Dịch vụ xuất nhập khẩu

Sử dụng dịch vụ xuất nhập khẩu là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách, giúp tối ưu chi phí và nguồn lực. Cùng PTN Logistics tìm hiểu những khâu có thể thuê ngoài, những phần việc doanh nghiệp vẫn cần tự thực hiện và cách lựa chọn đối tác phù hợp. 

Dịch vụ xuất nhập khẩu bao gồm những công việc nào?

Khác với các bưu kiện chuyển phát nhanh thông thường, lô hàng thương mại cần được xử lý qua nhiều khâu và yêu cầu hồ sơ, thủ tục chặt chẽ hơn.

Kiểm tra thông tin và điều kiện của lô hàng

Trước khi vận hành, cần rà soát tính pháp lý của lô hàng, bao gồm mã HS, chính sách mặt hàng và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Đánh giá sớm giúp doanh nghiệp dự toán đúng thuế phí, chuẩn bị đủ giấy phép và hạn chế hàng bị giữ tại cảng do thiếu hồ sơ hoặc khai báo sai thông tin.

Chuẩn bị chứng từ

Các thành phần cốt lõi trong bộ chứng từ thương mại quốc tế bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi nhận chi tiết giá trị lô hàng, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán giữa người mua và người bán.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Thể hiện quy cách đóng gói, trọng lượng tịnh, trọng lượng tổng và số lượng kiện hàng thực tế.
• Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill): Chứng từ quan trọng do hãng vận chuyển phát hành, xác nhận quyền sở hữu và tiến độ vận chuyển hàng hóa.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa để doanh nghiệp được hưởng các ưu đãi thuế quan đặc biệt theo các hiệp định thương mại.

Thực hiện thủ tục hải quan

Đây là khâu đòi hỏi kinh nghiệm để xử lý hồ sơ và các tình huống phát sinh. Đại lý sẽ truyền tờ khai qua hệ thống VNACCS/VCIS, nộp thuế và giải trình hải quan khi có nghi vấn. Việc ủy thác thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu cho các chuyên gia giúp doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian thông quan, đặc biệt là khi lô hàng thương mại rơi vào luồng vàng (kiểm tra hồ sơ) hoặc luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng), giảm thiểu chi phí lưu kho.

Tổ chức vận chuyển và giao nhận

Không chỉ dừng ở cửa khẩu, nghiệp vụ này bao gồm việc điều phối phương tiện chuyên chở container hoặc xe tải trọng lớn, khác biệt với mạng lưới giao bưu phẩm nhỏ lẻ. Đơn vị logistics sẽ lấy booking với hãng tàu, tổ chức vận tải nội địa từ kho ra cảng và ngược lại. Toàn bộ quy trình này được giám sát chặt chẽ bằng các hệ thống theo dõi chuyên nghiệp, đảm bảo hàng hóa giao nhận an toàn, đúng nguyên trạng và đáp ứng đúng tiến độ.

Cần xử lý nhanh toàn bộ quy trình trên? Liên hê ngay để chuyên gia hỗ trợ!

Doanh nghiệp có thể thuê ngoài những khâu nào trong quy trình xuất nhập khẩu?

Tùy vào nguồn lực, doanh nghiệp có thể chủ động lựa chọn những khâu cần thuê ngoài thay vì giao toàn bộ quy trình. Một số hình thức ủy thác phổ biến gồm:

Thuê ngoài từng nghiệp vụ

Mô hình này phù hợp khi công ty bạn đã có sẵn nhân sự chứng từ nhưng lại thiếu kinh nghiệm làm việc trực tiếp tại cảng. Thay vì phải thực hiện tất cả, bạn có thể thuê ngoài xuất nhập khẩu ở những khâu đặc thù như khai báo hải quan, xin giấy phép chuyên ngành hoặc kéo container chuyên dụng nội địa. Giải pháp phân chia này giúp tối ưu ngân sách vận hành mà vẫn đảm bảo tính tuân thủ pháp lý khắt khe của hàng hóa thương mại, phức tạp hơn rất nhiều so với gửi chuyển phát nhanh.

Hỗ trợ theo từng lô hàng

Phù hợp với doanh nghiệp không phát sinh nhu cầu thông quan thường xuyên. Khi có lô hàng máy móc hoặc nguyên liệu cần nhập, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ thay vì duy trì đội ngũ chuyên trách.

Các đại lý logistics sẽ đánh giá lô hàng, tư vấn thủ tục và xử lý các nghiệp vụ liên quan, đồng thời chuẩn bị chứng từ và giấy phép thương mại phù hợp ngay từ đầu.

Hỗ trợ toàn bộ quy trình

Đây là phương án ủy thác toàn diện, từ khâu liên hệ nhà cung cấp nước ngoài, book cước vận tải biển/hàng không, đến thông quan và giao hàng tận kho. Sử dụng trọn gói dịch vụ XNK giúp các chủ doanh nghiệp SMEs tiết kiệm nguồn lực và tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.

Đặc biệt với hàng mậu dịch số lượng lớn, quy trình được phối hợp xuyên suốt giữa các khâu, giúp hàng hóa luân chuyển thuận lợi và hạn chế phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Những doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ xuất nhập khẩu?

Giải pháp ủy thác logistics thương mại, hoàn toàn khác biệt với các hình thức chuyển phát nhanh cá nhân, đặc biệt phát huy tối đa hiệu quả tối ưu chi phí và rủi ro cho các nhóm doanh nghiệp sau:

Doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu

Thay vì tốn thêm chi phí cố định để duy trì nhân sự chuyên trách, các công ty quy mô vừa và nhỏ nên tận dụng dịch vụ xuất nhập khẩu chuyên nghiệp. Đơn vị đại lý sẽ đóng vai trò như một phòng ban in-house, xử lý một cách chuyên nghiệp các chứng từ thương mại phức tạp mà các tuyến chuyển phát nhanh không hỗ trợ. Điều này giúp doanh nghiệp cắt giảm quỹ lương, tối ưu ngân sách vận hành mà hàng hóa vẫn lưu thông liên tục, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của cơ quan hải quan.

Doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động xuất nhập khẩu

Khi mới gia nhập vào loại hình mậu dịch quốc tế, phần lớn nhất là rủi ro áp sai thuế hoặc thiếu sót chứng từ. Khác với gửi bưu kiện thông thường, giao thương đòi hỏi sự am hiểu pháp lý khắt khe. Do đó, việc sử dụng dịch vụ XNK trọn gói giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính và chi phí lưu bãi tốn kém.

Với sự hỗ trợ từ đơn vị chuyên môn, doanh nghiệp có thể tập trung phát triển hoạt động kinh doanh, thay vì mất nhiều thời gian xử lý các thủ tục và vướng mắc tại cửa khẩu.

Doanh nghiệp cần xử lý các lô hàng đặc thù

Đặc biệt với các mặt hàng như hóa chất, thiết bị y tế, thực phẩm đông lạnh, doanh nghiệp có thể cần thực hiện thêm các thủ tục kiểm tra chuyên ngành và yêu cầu về điều kiện bảo quản. Đơn vị cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu sẽ hỗ trợ xin giấy phép, chuẩn bị hồ sơ và điều phối phương tiện phù hợp, giúp lô hàng được xử lý đúng quy định và đảm bảo trong suốt quá trình vận chuyển.

Tự thực hiện hay thuê ngoài dịch vụ xuất nhập khẩu?

Việc cân nhắc giữa hai phương án tự thực hiện hay thuê ngoài được thể hiện qua bảng đối chiếu trực quan sau:

Phân vân giữa tự làm hay đi thuê? Nhắn tin Zalo ngay để nhận tư vấn phương án xuất nhập khẩu tối ưu chi phí! 

Quy trình phối hợp giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ

Để lô hàng thương mại mậu dịch quốc tế vận hành suôn sẻ, doanh nghiệp và đơn vị dịch vụ cần thống nhất rõ phạm vi công việc và trách nhiệm của từng bên. Cách phối hợp minh bạch giúp quá trình xử lý hồ sơ, thông quan và giao nhận diễn ra đúng kế hoạch.

Doanh nghiệp cung cấp thông tin và hồ sơ

Bước khởi đầu mang tính quyết định là việc chủ hàng cung cấp bộ chứng từ thương mại ban đầu như Invoice, Packing List, Sales Contract và thông tin chi tiết về hàng hóa. Khác với giao dịch nội địa hay chuyển phát nhỏ lẻ, các dữ liệu này cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đơn vị cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu có cơ sở đánh giá chính xác chính sách mặt hàng, mã HS code và các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành liên quan, đảm bảo tính pháp lý trước khi tiến hành khai báo.

Đơn vị dịch vụ tư vấn phương án thực hiện

Dựa trên hồ sơ thực tế, chuyên gia logistics sẽ tiến hành phân tích và đề xuất giải pháp tối ưu nhất về tuyến đường, phương thức vận tải cũng như lộ trình thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu. Phương án này giúp doanh nghiệp dự toán trước toàn bộ chi phí phát sinh, lựa chọn cửa khẩu phù hợp và nắm rõ thời gian thông quan.

Phối hợp theo dõi và xử lý lô hàng

Trong suốt quá trình vận chuyển và thông quan tại cảng, hai bên sẽ duy trì kênh liên lạc liên tục để cập nhật trạng thái dòng hàng. Đơn vị cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu sẽ trực tiếp xử lý các phát sinh thực tế như kiểm hóa hay giải trình hải quan, đồng thời báo cáo tiến độ chi tiết cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp vẫn cần thực hiện những trách nhiệm gì khi thuê ngoài?

Khi sử dụng dịch vụ ủy thác, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện các trách nhiệm cốt lõi sau để bảo đảm tính pháp lý và tiến độ cho lô hàng:

• Cung cấp chứng từ và thông tin pháp lý gốc: Chủ hàng chịu trách nhiệm về tính chính xác của hợp đồng thương mại, hóa đơn, thông số kỹ thuật và nguồn gốc xuất xứ. Thông tin đầy đủ, chính xác giúp hạn chế rủi ro sai mã HS, sai lệch hồ sơ hoặc vi phạm quy định hải quan. .
• Phối hợp tài chính và phê duyệt phát sinh: Doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đúng hạn, đồng thời chủ động phê duyệt các phương án xử lý nhanh chóng khi lô hàng gặp sự cố thực tế tại cảng như kiểm hóa hay điều chỉnh chứng từ.

Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu

Để đánh giá và lựa chọn đúng đối tác ủy thác uy tín, doanh nghiệp cần dựa trên các tiêu chí chuyên môn cốt lõi sau:

• Năng lực nghiệp vụ và kinh nghiệm thực chiến: Đơn vị cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu phải am hiểu sâu sắc luật hải quan, chính sách mặt hàng và có bề dày kinh nghiệm xử lý thông quan tại các cửa khẩu, cảng biển lớn để nhanh chóng tháo gỡ điểm nghẽn pháp lý.
• Sự minh bạch và cam kết trong hợp đồng: Cần xem xét kỹ các yếu tố về biểu phí rõ ràng, hệ thống theo dõi định vị hành trình lô hàng minh bạch cùng các điều khoản cam kết bồi thường tổn thất cụ thể.
• Chất lượng đội ngũ hỗ trợ: Đội ngũ tư vấn tận tâm, chuyên môn cao và luôn sẵn sàng phản hồi, hỗ trợ giải đáp thắc mắc 24/7 giúp doanh nghiệp duy trì sự an tâm trong suốt quá trình giao thương.

Giải quyết trọn gói các bài toán về chứng từ và thông quan hàng hóa sẽ trở nên dễ dàng hơn khi có sự đồng hành của đơn vị chuyên môn. Gửi thông tin lô hàng của bạn ngay cho PTN Logistics để nhận hỗ trợ kịp thời. Trải nghiệm ngay dịch vụ xuất nhập khẩu an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí! 

Đang tìm kiếm đối tác xuất nhập khẩu uy tín? Kết nối Zalo để trao đổi trực tiếp với đội ngũ chuyên viên của PTN

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 092 675 7777
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com