Quy trình gửi hàng Nhật về Việt Nam với các bước chi tiết

Nhu cầu gửi hàng Nhật về Việt Nam của nhiều cá nhân và doanh nghiệp ngày càng tăng, nhưng những rào cản về thủ tục hải quan và rủi ro thất lạc khiến quy trình gửi trở nên khó khăn. Làm thế nào để đảm bảo hàng hóa về nước an toàn với chi phí hợp lý nhất? Cùng PTN Logistics tìm hiểu để lựa chọn phương án vận chuyển tối ưu và hiệu quả nhất cho lô hàng.

Tổng quan dịch vụ gửi hàng Nhật về Việt Nam

Thị trường logistics hai chiều Nhật – Việt hiện nay rất sôi động với đa dạng hình thức vận chuyển, đáp ứng từ nhu cầu cá nhân nhỏ lẻ đến nhập khẩu container số lượng lớn. Việc hiểu rõ tổng quan thị trường giúp người gửi xác định được phương án tối ưu cho lô hàng của mình.

Nhu cầu thực tế của người Việt mua hàng tại Nhật

Sự ưa chuộng hàng hóa Nhật Bản về chất lượng và độ bền đã thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động gửi hàng Nhật về Việt Nam. Nhu cầu hiện nay bao gồm như:

• Học sinh, thực tập sinh gửi quà biếu tặng
• Các chủ shop kinh doanh hàng xách tay cần vận chuyển nhanh,…

Hiện nay xu hướng chuyển dịch từ gửi hàng tiểu ngạch rủi ro cao sang nhập khẩu chính ngạch đang ngày càng phổ biến. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp muốn minh bạch hóa đơn chứng từ. Việc lựa chọn đúng hình thức ngay từ đầu sẽ quyết định sự thành công của toàn bộ quá trình gửi hàng Nhật về Việt Nam.

Các loại hàng hóa được phép và hạn chế vận chuyển

Không phải mọi sản phẩm đều có thể thông quan dễ dàng. Trước khi thực hiện gửi hàng Nhật về Việt Nam, người gửi buộc phải phân loại hàng hóa chính xác.

• Nhóm hàng thông thường bao gồm quần áo, đồ gia dụng, máy móc cơ khí,…
• Nhóm hàng hóa hạn chế vận chuyển như thực phẩm chức năng, mỹ phẩm dạng lỏng, pin lithium hay các thiết bị điện tử đã qua sử dụng,…

Việc cố tình gửi các mặt hàng nằm trong danh mục cấm mà không khai báo sẽ dẫn đến nguy cơ bị tịch thu hoặc tiêu hủy ngay tại cửa khẩu. Điều này gây thiệt hại tài chính nặng nề cho người có nhu cầu gửi hàng Nhật về Việt Nam.

Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp 

Tùy thuộc vào tính chất hàng hóa, người gửi cần cân nhắc giữa ba phương thức chính.

• Vận chuyển đường hàng không và chuyển phát nhanh quốc tế (EMS) phù hợp cho hàng nhẹ, giá trị cao
• Vận chuyển đường biển là giải pháp kinh tế cho hàng cồng kềnh, máy móc nặng với chi phí thấp hơn đáng kể

Mỗi phương thức gửi hàng Nhật về Việt Nam đều có ưu nhược điểm riêng về cước phí và thời gian. Sự lựa chọn thông minh sẽ giúp cân bằng giữa ngân sách và tiến độ kinh doanh.

Cần gửi hàng gấp nhưng sợ cước cao? Liên hệ PTN Logistics để nhận lịch trình bay phù hợp

Quy trình gửi hàng Nhật về Việt Nam chi tiết

Để đảm bảo an toàn và tránh phát sinh rủi ro pháp lý, quy trình gửi hàng Nhật về Việt Nam tại PTN Logistics được chuẩn hóa qua các bước nghiêm ngặt. Từ khâu tiếp nhận tại Nhật Bản cho đến khi giao hàng tận tay tại Việt Nam.

Bước 1: Kiểm tra hàng hóa & đóng gói đúng tiêu chuẩn 

Bước đầu tiên trong quy trình gửi hàng Nhật về Việt Nam là kiểm tra ngoại quan và đóng gói.

Hàng hóa phải tuân thủ quy cách đóng gói chuẩn Nhật, sử dụng thùng carton cứng 5-7 lớp, chèn xốp khí chống sốc cho hàng dễ vỡ. Đặc biệt với hàng máy móc, việc đóng kiện gỗ là bắt buộc để đảm bảo an toàn. Đóng gói không đạt chuẩn là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận tải quốc tế.

Tại bước này, việc đo đạc kích thước chính xác là cực kỳ quan trọng để tính toán chi phí gửi hàng Nhật về Việt Nam sau này.

Bước 2: Khai báo thông tin hàng hóa & chuẩn bị chứng từ 

Tính pháp lý của lô hàng phụ thuộc hoàn toàn vào bộ chứng từ. Khi gửi hàng Nhật về Việt Nam, người gửi cần chuẩn bị hóa đơn thương mại invoice thể hiện rõ giá trị giao dịch và phiếu đóng gói packing list chi tiết quy cách hàng hóa.

Thông tin trên chứng từ phải khớp 100% với thực tế hàng hóa để phục vụ việc khai báo hải quan. Bất kỳ sự sai lệch nào về số lượng, chủng loại hay giá trị đều có thể khiến lô hàng gửi hàng Nhật về Việt Nam bị giữ lại kiểm tra. Từ đó dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho bãi và phạt hành chính không đáng có.

Khám phá: Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế trọn gói tại PTN Logistics

Bước 3: Lựa chọn đơn vị vận chuyển và tạo booking

Sau khi hoàn thiện đóng gói và chứng từ, người gửi tiến hành xác nhận đơn vị vận chuyển và yêu cầu cấp booking note (lệnh đặt chỗ). Đây là văn bản xác nhận việc hãng tàu hoặc hãng bay đã dành chỗ cho lô hàng gửi hàng Nhật về Việt Nam trên phương tiện vận tải.

Trên booking note sẽ thể hiện rõ các thông tin như:

• Cảng đi (POL)
• Cảng đến (POD)
• Thời gian khởi hành (ETD)
• Thời gian dự kiến đến (ETA)

Việc có booking sớm giúp chủ động kế hoạch kinh doanh. Đồng thời giúp tránh tình trạng rớt tàu (off-load) trong các mùa cao điểm của dịch vụ gửi hàng Nhật về Việt Nam.

Bước 4: Bàn giao hàng & nhận mã tracking

Hàng hóa sẽ được tập kết về kho gom hàng tại Nhật (thường đặt tại Tokyo hoặc Osaka). Tại đây, nhân viên kho sẽ tiến hành dán nhãn dán thùng hàng (Shipping Mark) để nhận diện. Việc này sẽ giúp tránh thất lạc.

Sau khi bàn giao thành công, người gửi sẽ nhận được mã vận đơn tracking number. Mã số này cực kỳ quan trọng, cho phép theo dõi lộ trình thực tế của lô hàng gửi hàng Nhật về Việt Nam 24/7 trên hệ thống.

Việc giám sát chặt chẽ ở bước này giúp xử lý kịp thời các sự cố phát sinh trước khi hàng rời khỏi lãnh thổ Nhật Bản.

Bước 5: Thông quan tại Nhật & vận chuyển quốc tế

Trước khi hàng được xếp lên tàu hoặc máy bay gửi về Việt Nam, đơn vị vận chuyển phải hoàn tất thủ tục xuất khẩu tại hải quan Nhật Bản. Quá trình này yêu cầu sự minh bạch tuyệt đối về nguồn gốc hàng hóa.

Sau khi thông quan thành công, hàng hóa bắt đầu vận chuyển quốc tế. Trong giai đoạn này, thủ tục thông quan hàng nhập cũng bắt đầu được chuẩn bị trước tại đầu Việt Nam để rút ngắn thời gian chờ đợi.

Sự chuyên nghiệp trong khâu này quyết định tốc độ của dịch vụ gửi hàng Nhật về Việt Nam.

Bước 6: Thông quan tại Việt Nam & giao hàng nội địa

Khi hàng về đến cảng/sân bay Việt Nam sẽ tiến hành thông quan nhập khẩu. Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và có thể yêu cầu kiểm hóa hải quan thực tế để đối chiếu.

Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế, hàng hóa được giải phóng và chuyển sang quy trình giao hàng nội địa (Last mile delivery). Đơn vị vận chuyển sẽ điều phối xe tải/xe máy giao hàng đến tận địa chỉ người nhận, hoàn tất quy trình gửi hàng Nhật về Việt Nam một cách an toàn và nguyên vẹn.

Xem ngay: Các tin tức dịch vụ Logistics quan trọng mà doanh nghiệp XNK không thể bỏ qua

Chi phí giao dịch gửi hàng Nhật – Việt Nam

Tổng chi phí gửi hàng Nhật về Việt Nam được cấu thành từ cước vận chuyển, thuế nhập khẩu và các loại phụ phí địa phương (Local charges).

Cách tính cước phí

Trong logistics, cước phí gửi hàng Nhật về Việt Nam không chỉ tính theo cân nặng thực tế. Các hãng vận chuyển áp dụng nguyên tắc so sánh giữa trọng lượng thực và trọng lượng thể tích (tính theo công thức dài x rộng x cao).

• Đối với hàng lẻ LCL hoặc Air cargo, nếu hàng nhẹ nhưng kích thước lớn, cước sẽ tính theo trọng lượng quy đổi.
• Đối với hàng nguyên container FCL, cước tính theo container.

Hiểu rõ cách tính số khối CBM giúp khách hàng dự toán chính xác ngân sách khi gửi hàng Nhật về Việt Nam.

Các loại phụ phí

Ngoài cước chính, bảng báo giá gửi hàng Nhật về Việt Nam thường bao gồm các khoản phụ phí (Surcharges). Chẳng hạn như:

• Phụ phí nhiên liệu (Fuel Surcharge) biến động theo giá dầu thế giới
• Phí xử lý hàng hóa (Handling fee)
• Phí chứng từ (Doc fee)
• Phí vùng sâu vùng xa (Remote area surcharge) nếu địa chỉ nhận hàng nằm ở khu vực hẻo lánh

Để tránh “phí ẩn”, khách hàng nên yêu cầu đơn vị vận chuyển cung cấp báo giá logistics trọn gói ngay từ đầu. Việc này sẽ giúp đảm bảo minh bạch tài chính cho lô hàng gửi hàng Nhật về Việt Nam.

Gửi thông tin lô hàng, PTN Logistics tính cước và báo giá chính xác sau 5 phút.

Hồ sơ và chứng từ bắt buộc khi giao dịch

Để quá trình gửi hàng Nhật về Việt Nam diễn ra suôn sẻ và hợp pháp, bộ chứng từ xuất nhập khẩu là yếu tố vô cùng quan trọng. Một bộ hồ sơ chuẩn chỉnh không chỉ giúp thông quan nhanh mà còn là cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi chủ hàng. Bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ xác định giá trị lô hàng để tính thuế.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết quy cách, số lượng, trọng lượng từng kiện hàng.
• Tờ khai hải quan: Văn bản kê khai với cơ quan nhà nước về hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Tùy theo phương thức vận chuyển, chủ hàng sẽ nhận vận đơn đường biển bill of lading hoặc vận đơn hàng không airway bill. Đây là bằng chứng xác nhận hợp đồng vận chuyển và quyền sở hữu hàng hóa.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Giấy chứng nhận xuất xứ c/o (thường là mẫu JV) là “chìa khóa” để xin miễn giảm thuế nhập khẩu khi gửi hàng Nhật về Việt Nam.

Lưu ý rủi ro giao dịch thường gặp

Dù quy trình có chặt chẽ đến đâu, hoạt động gửi hàng Nhật về Việt Nam vẫn tiềm ẩn những rủi ro nhất định. Nhận diện sớm các nguy cơ này giúp khách hàng có phương án phòng ngừa hiệu quả.

Sai mã HS dẫn đến tăng thuế

Một trong những lỗi phổ biến nhất khi gửi hàng Nhật về Việt Nam là áp sai mã HS. Hậu quả của việc này không chỉ là doanh nghiệp phải nộp bổ sung thuế mà còn bị phạt hành chính vì hành vi khai báo gian dối (dù vô tình).

Nghiêm trọng hơn, lô hàng có thể bị tái xuất hoặc giữ lại cảng trong thời gian dài để giám định lại. Điều này sẽ gây phát sinh phí lưu kho bãi (DEM/DET). Do đó, việc tham vấn chuyên gia về mã HS trước khi gửi hàng Nhật về Việt Nam là bước đi an toàn để bảo toàn lợi nhuận.

Hàng bị cấm/vi phạm tiêu chuẩn Nhật

Nhật Bản có tiêu chuẩn xuất khẩu rất khắt khe. Nhiều trường hợp gửi hàng Nhật về Việt Nam thất bại. Lý do là vì hàng hóa vi phạm quy định an toàn bay (như pin cháy nổ) hoặc thuộc danh mục hàng cấm nhập khẩu của Việt Nam (như thiết bị y tế cũ, hàng điện lạnh cũ).

Nếu không kiểm tra kỹ lưỡng, hàng hóa sẽ bị ách lại ngay tại cửa khẩu, thậm chí bị tiêu hủy bắt buộc. Rủi ro pháp lý này có thể khiến người gửi hàng Nhật về Việt Nam mất trắng toàn bộ giá trị lô hàng và đối mặt với án phạt.

Rủi ro thất lạc và hư hỏng trong vận chuyển

Quãng đường vận chuyển dài hàng ngàn km luôn tiềm ẩn nguy cơ va đập, móp méo hoặc thất lạc kiện hàng. Đặc biệt với các đơn vị gom hàng thiếu uy tín, tình trạng mất mát xảy ra khá thường xuyên.

Dựa trên kinh nghiệm gửi hàng Nhật Việt lâu năm, PTN Logistics khuyến cáo khách hàng nên mua bảo hiểm hàng hóa quốc tế. Với chi phí nhỏ, bảo hiểm mang lại chính sách đền bù thất lạc. Đây là lá chắn tài chính vững chắc nhất cho mọi giao dịch gửi hàng Nhật về Việt Nam.

Tìm hiểu: Các thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế

PTN Logistics – Đối tác chiến lược tối ưu quy trình gửi hàng Nhật về Việt Nam

Giữa thị trường vận tải đầy biến động, PTN Logistics định vị là đơn vị cung cấp giải pháp chuỗi cung ứng toàn diện chứ không đơn thuần là đơn vị vận chuyển. Với kinh nghiệm xử lý hàng nghìn lô hàng mỗi năm, đơn vị cam kết mang lại sự an tâm tuyệt đối thông qua quy trình chuẩn hóa và năng lực pháp lý vững vàng.

Giải pháp thông quan chính ngạch – Xóa bỏ rủi ro pháp lý

Thủ tục hải quan phức tạp luôn là rào cản lớn nhất khiến doanh nghiệp e ngại khi thực hiện gửi hàng Nhật về Việt Nam. PTN Logistics tự hào sở hữu đội ngũ chuyên viên chứng từ am hiểu sâu sắc luật thương mại quốc tế và các hiệp định thương mại tự do (như VJEPA).

Đơn vị hỗ trợ doanh nghiệp tra cứu mã HS Code chính xác tuyệt đối, tư vấn xin giấy phép nhập khẩu (C/O mẫu JV) để hưởng ưu đãi thuế quan. Mọi chứng từ từ Invoice, Packing List đến Tờ khai hải quan đều được rà soát kỹ lưỡng nhằm đảm bảo tính hợp lệ.

Với PTN Logistics, hoạt động gửi hàng Nhật về Việt Nam không chỉ nhanh chóng mà còn đảm bảo tính pháp lý minh bạch. Đồng thời giúp doanh nghiệp nhập khẩu an tâm kê khai thuế và lưu thông hàng hóa trên thị trường nội địa.

Minh bạch chi phí & Cam kết bảo hiểm hàng hóa toàn diện

PTN Logistics xây dựng bảng giá cước dựa trên nguyên tắc “All-in” (Trọn gói), cam kết không phát sinh phí ẩn sau khi đã chốt báo giá. Mọi khoản mục từ cước vận chuyển, phụ phí nhiên liệu đến lệ phí địa phương đều được liệt kê chi tiết trong hợp đồng gửi hàng Nhật về Việt Nam.

Bên cạnh đó, thấu hiểu nỗi lo về rủi ro mất mát hay hư hỏng, đơn vị cung cấp chính sách bảo hiểm hàng hóa quốc tế linh hoạt. Đây là lá chắn tài chính vững chắc, bảo vệ quyền lợi tối đa cho chủ hàng trước các sự cố bất khả kháng trong quá trình vận tải.

Xem ngay: Cước chuyển phát nhanh quốc tế thuế suất bao nhiêu?

Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm – Tư vấn tận tâm

Dựa trên nhu cầu cụ thể về ngân sách và đặc thù hàng hóa, chuyên viên sẽ thiết kế lộ trình gửi hàng Nhật về Việt Nam tối ưu nhất. Đội ngũ hỗ trợ 24/7 sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc về thủ tục. Đồng thời theo dõi sát sao hành trình đơn hàng và xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh.

Mục tiêu cuối cùng không chỉ là vận chuyển một kiện hàng, mà là đồng hành cùng sự phát triển kinh doanh của khách hàng. Sự tận tâm và chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự chính là mảnh ghép hoàn thiện, tạo nên chất lượng dịch vụ vượt trội cho mỗi chuyến hàng.

Tóm lại gửi hàng Nhật về Việt Nam không đơn thuần là vận chuyển mà cần phải cân đối giữa chi phí, thời gian và tính pháp lý để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hóa. Đừng để những trở ngại về thủ tục hải quan làm chậm trễ kế hoạch kinh doanh. Liên hệ PTN Logistics để nhận giải pháp giúp doanh nghiệp nắm vững quy trình để tránh các rủi ro không đáng có và báo giá ưu đãi ngay hôm nay .

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến gửi hàng Nhật về Việt Nam