Thời Gian Vận Chuyển Quốc Tế: Cách Tính, Yếu Tố Ảnh Hưởng

Để tính chính xác thời gian vận chuyển quốc tế, doanh nghiệp cần hiểu rõ từng mốc xử lý đơn hàng. Tiến độ này phụ thuộc lớn vào phương thức vận tải, tuyến đường và thủ tục hải quan. Việc bỏ qua các rủi ro phát sinh rất dễ gây trễ hẹn. Hãy cùng PTN Logistics tìm hiểu cách lập kế hoạch xuất nhập khẩu an toàn. 

Thời gian vận chuyển quốc tế được tính từ thời điểm nào đến thời điểm nào?

Để dự trù chính xác tiến độ sản xuất và lưu kho, doanh nghiệp cần phân tích rõ từng giai đoạn cấu thành toàn bộ vòng đời của một lô hàng xuất nhập khẩu.

Thời điểm đơn vị vận chuyển tiếp nhận hàng

Cột mốc đầu tiên tính thời gian vận chuyển quốc tế bắt đầu khi forwarder hoặc hãng vận tải chính thức nhận hàng (pick-up) từ kho người bán (Shipper). Tùy thuộc vào điều kiện Incoterms, khâu này bao gồm việc điều xe tải, đóng hàng vào container hoặc bốc xếp lên phương tiện nội địa để đưa ra cảng/sân bay, thường mất từ 1 đến 2 ngày làm việc.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm: booking là gì để nắm rõ quy trình đặt chỗ.

Thời gian xử lý tại đầu xuất

Giai đoạn này quyết định sự liền mạch của tổng thời gian giao hàng quốc tế. Hàng hóa sau khi hạ bãi hoặc đưa vào kho sẽ thực hiện cân đo, hun trùng (nếu có), làm thủ tục hải quan xuất khẩu và chờ xếp lên tàu. Các rủi ro như rớt tàu do kẹt cảng, thiếu hụt vỏ container có thể làm gián đoạn tiến độ dự kiến ban đầu.

Transit time trên chặng quốc tế

Đây là khoảng thời gian hàng hóa di chuyển thực tế trên biển hoặc không trung. Việc hiểu rõ transit time là cốt lõi để tính toán thời gian vận chuyển quốc tế an toàn. Chặng di chuyển này phụ thuộc lớn vào phương thức vận tải, tuyến khai thác (direct hay transit qua cảng chuyển tải), tốc độ tàu và điều kiện thời tiết thực tế trên lịch trình khai thác.

Khám phá thêm: Transshipment là gì?

Thời gian thông quan và giao hàng tại đầu nhập

Bước cuối cùng để kết thúc chuỗi thời gian vận chuyển quốc tế là quy trình xử lý tại quốc gia đến. Người mua tiến hành mở tờ khai hải quan nhập khẩu, đóng thuế, kiểm tra chuyên ngành (nếu có) và rút hàng khỏi cảng/sân bay. Sau khi hoàn tất thủ tục, xe tải nội địa sẽ kéo container hoặc vận chuyển kiện hàng về tận kho đích để dỡ hàng an toàn.

Phương thức vận chuyển ảnh hưởng thế nào đến tổng thời gian giao hàng?

Lựa chọn đúng phương thức vận tải sẽ giúp doanh nghiệp cân bằng giữa tốc độ chuỗi cung ứng và tối ưu chi phí.

Thời gian vận chuyển bằng Air Cargo

Đường hàng không là giải pháp phù hợp cho các lô hàng gấp, giá trị cao hoặc nhanh hỏng. Thông thường, thời gian vận chuyển quốc tế bằng Air Cargo dao động từ 1 đến 5 ngày tùy thuộc vào chuyến bay thẳng hay chuyển tải. Dù tốc độ bay nhanh, doanh nghiệp cần tính thêm thời gian làm thủ tục soi chiếu an ninh, cân đo và chờ cấp bãi tại kho hàng không để đảm bảo đúng lịch trình.

Thời gian vận chuyển bằng Sea Freight

Vận tải đường biển phù hợp với hàng rời hoặc nguyên container có khối lượng lớn. Tuy có cước phí tối ưu, nhưng tổng thời gian giao hàng quốc tế lại dài hơn, thường kéo dài từ 15 đến 45 ngày tùy tuyến.
Yếu tố ảnh hưởng trực tiếp bao gồm lịch chạy tàu định kỳ, quá trình chuyển tải tại các hub trung tâm và tình trạng kẹt cảng trong mùa cao điểm xuất khẩu.

Theo dõi lịch tàu: Tra cứu hành trình tàu biển.

Thời gian xử lý của Express

Chuyển phát nhanh (Express) qua các hãng như DHL, FedEx, UPS cung cấp dịch vụ Door-to-Door trọn gói. Phương thức này rút ngắn thời gian vận chuyển quốc tế, chỉ mất từ 2 đến 4 ngày làm việc. Điểm mạnh cốt lõi là thủ tục hải quan được hãng tự động xử lý trước và có hệ thống tracking minh bạch. Tuy nhiên, Express chỉ tối ưu cho các kiện hàng nhỏ lẻ, chứng từ hoặc hàng mẫu thương mại.

Xem thêm: Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế của PTN – Giá tốt, dịch vụ tận tâm

Vì sao transit time không phải lúc nào cũng bằng tổng thời gian giao hàng?

Một sai lầm phổ biến khi lập kế hoạch xuất nhập khẩu là đồng nhất hai khái niệm này. Thực tế, transit time chỉ là thời gian hàng hóa di chuyển trên biển hoặc máy bay. Để ra được tổng thời gian vận chuyển quốc tế thực tế, bạn phải cộng thêm thời gian booking, kéo hàng ra bãi, chờ thông quan xuất/nhập khẩu và giao hàng chặng cuối.

Tham khảo dự toán chi phí và lịch trình chi tiết cho lô hàng cụ thể của doanh nghiệp. TẠI ĐÂY

Tuyến vận chuyển và đặc điểm lô hàng ảnh hưởng thế nào đến thời gian giao?

Ngoài phương thức vận tải, lộ trình di chuyển và đặc thù của chính hàng hóa là những biến số định hình tiến độ cung ứng thực tế.

Khoảng cách và tuyến vận chuyển ảnh hưởng đến thời gian như thế nào?

Khoảng cách địa lý luôn là yếu tố nền tảng quyết định thời gian vận chuyển quốc tế. Tuy nhiên, một tuyến đường ngắn không đồng nghĩa với tốc độ nhanh nếu hạ tầng logistics tại đó kém phát triển. Các tuyến vận tải kết nối những cảng trung tâm (hub port) thường có hệ thống luân chuyển hiện đại, giúp giải phóng hàng nhanh chóng so với các cảng phụ trợ dù có khoảng cách địa lý gần hơn rất nhiều.

Lịch khai thác và tần suất chuyến ảnh hưởng ra sao?

Tần suất chuyến bay hoặc lịch tàu chạy tác động trực tiếp đến tổng thời gian giao hàng quốc tế. Những tuyến đường có sản lượng giao thương cao thường được hãng vận tải khai thác nhiều chuyến trong tuần. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt booking, giảm thiểu thời gian lưu bãi chờ đợi tàu chạy. Ngược lại, các tuyến ngách chỉ có một đến hai chuyến mỗi tuần sẽ khiến bạn mất nhiều ngày chờ xếp tài dự phòng.

Đừng bỏ lỡ: Thời hạn CY cut-off là gì?

Kích thước, số lượng và đặc điểm hàng có thể ảnh hưởng đến thời gian xử lý như thế nào?

Đặc thù hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc kéo dài hay rút ngắn thời gian vận chuyển quốc tế. Hàng siêu trường siêu trọng (OOG), hóa chất nguy hiểm (DG) hay thực phẩm đông lạnh luôn đòi hỏi quy trình kiểm tra chuyên ngành khắt khe hơn. Từ việc xin giấy phép xuất nhập khẩu, hun trùng, đến đóng gói theo tiêu chuẩn IATA, những khâu xử lý kỹ thuật này thường sẽ cộng thêm vài ngày vào tiến độ chung.

Vì sao cùng một phương thức nhưng thời gian giữa các tuyến có thể khác nhau?

Sự chênh lệch này chủ yếu xuất phát từ số lượng điểm dừng kỹ thuật dọc đường. Chẳng hạn, một tàu biển chạy thẳng (direct) sẽ có transit time tối ưu đáng kể. Ngược lại, nếu hàng hóa phải ghé qua nhiều cảng chuyển tải (transshipment hub) để dỡ và xếp lên tàu khác, chuỗi thời gian vận chuyển quốc tế sẽ dài hơn do cần thêm vài ngày cho khâu bốc xếp và chờ kết nối với chuyến tàu tiếp theo.

Cần kiểm tra nhanh lịch tàu hoặc lịch bay cho tuyến đường đang quan tâm, nhắn tin trực tiếp để trao đổi qua Zalo OA

Những yếu tố nào có thể khiến lịch giao hàng thay đổi?

Thực tế triển khai vận tải luôn có các biến số khách quan tác động trực tiếp đến tiến độ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Lịch tàu, lịch bay và các điểm trung chuyển

Yếu tố đầu tiên làm sai lệch thời gian vận chuyển quốc tế chính là các sự cố ngoài dự kiến từ hãng vận tải như hủy chuyến hoặc thay đổi hải trình. Đặc biệt, khi hàng hóa đang chờ nối chuyến tại các hub trung chuyển, rủi ro rớt tàu rất dễ xảy ra do thời tiết xấu hoặc kẹt cảng cục bộ. Việc theo dõi sát sao lộ trình sẽ giúp doanh nghiệp chủ động đưa ra phương án xử lý khi lịch trình bị gián đoạn.

Thời gian xử lý tại cảng hoặc sân bay

Tình trạng ùn ứ tại các terminal (port congestion) là nguyên nhân phổ biến kéo dài thời gian giao hàng quốc tế. Trong các mùa cao điểm (peak season), việc thiếu hụt nhân công bốc xếp, hạ tầng quá tải hoặc đình công có thể khiến container bị kẹt lại bãi nhiều ngày. Do đó, việc dỡ hàng và giải phóng phương tiện diễn ra chậm chạp sẽ ảnh hưởng dây chuyền đến toàn bộ tiến độ dự kiến ban đầu.

Chứng từ và thủ tục hải quan

Khâu thông quan đóng vai trò quyết định đến tổng thời gian vận chuyển quốc tế thực tế. Những sai sót nhỏ trên bộ chứng từ (Bill of Lading, Invoice, C/O) hoặc hàng hóa bị phân luồng đỏ, yêu cầu kiểm hóa sẽ gây chậm trễ đáng kể. Ngoài ra, việc chậm trễ xin giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành hay đóng thuế cũng khiến hàng bị lưu kho bãi, phát sinh chi phí lưu container.

Tìm hiểu thêm chuẩn bị hồ sơ: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu cần biết.

Điều kiện giao hàng tại chặng cuối

Dù thời gian di chuyển trên biển hoặc không trung đúng chuẩn, khâu giao hàng chặng cuối vẫn có thể phát sinh vấn đề. Những yếu tố như lệnh cấm tải nội đô, thiếu xe đầu kéo hay kho nhận hàng chưa sẵn sàng dỡ tải đều làm tăng thời gian vận chuyển quốc tế. Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với đối tác vận tải để tính toán thời điểm xe tải vào kho trả hàng, tránh đứt gãy chuỗi cung ứng.

Cập nhật nhanh tình hình khai thác cảng, quy định hải quan mới và trao đổi nghiệp vụ cùng cộng đồng nhân sự XNK. TẠI ĐÂY

Doanh nghiệp nên dự trù thời gian như thế nào khi lập kế hoạch XNK?

Để đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành trơn tru, việc lập kế hoạch dự phòng tiến độ là bước không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Xác định deadline thực tế của đơn hàng

Deadline cần phản ánh thời điểm hàng phải có mặt để phục vụ công việc tiếp theo. Nếu linh kiện cần đưa vào sản xuất vào thứ Hai, doanh nghiệp phải tính cả thời gian nhận kho, kiểm đếm và kiểm tra chất lượng trước đó.

Từ deadline này, tính ngược về ngày cần giao, ngày dự kiến đến, ngày khởi hành và ngày hàng phải sẵn sàng. Cách tính này giúp nhận ra sớm phương án nào không còn đủ thời gian.

Tách riêng thời gian vận chuyển và thời gian xử lý

Kế hoạch nên thể hiện từng mốc thay vì chỉ ghi “vận chuyển mất X ngày”:

• Ngày hàng sẵn sàng và ngày bàn giao.
• Cut-off hàng, chứng từ và ETD.
• ETA tại cảng hoặc sân bay.
• Ngày dự kiến hoàn tất thủ tục, sẵn sàng nhận.
• Ngày giao tại kho hoặc nhà máy.

Với mỗi mốc, cần ghi rõ đang là dự kiến hay đã hoàn thành. Việc này giúp xác định khâu nào cần xử lý khi lịch thay đổi.

Dự phòng cho các khâu có khả năng phát sinh

Không có một mức dự phòng chung phù hợp với mọi shipment. Khoảng dự phòng nên dựa trên lịch sử của tuyến, tần suất chuyến, đặc điểm hàng, yêu cầu hồ sơ và mức độ ảnh hưởng nếu giao chậm.

Lô linh kiện có nguy cơ làm dừng dây chuyền cần được đánh giá khác lô bổ sung tồn kho thông thường. Với hàng quan trọng, doanh nghiệp có thể cân nhắc chia lô hoặc chuẩn bị phương án vận chuyển thay thế từ đầu.

Theo dõi lịch trình để điều chỉnh kế hoạch khi cần

Doanh nghiệp nên theo dõi các mốc hàng đã tiếp nhận, thực tế khởi hành, đến điểm trung chuyển, đến đầu nhập, thông quan và giao hàng.

Khi có thay đổi, cần cập nhật ngày giao dự kiến và tác động đến sản xuất hoặc đơn hàng. Nếu lịch mới vượt deadline, nên đánh giá phương án thay thế ngay khi còn khả năng can thiệp.

Để được hỗ trợ thiết kế lộ trình vận chuyển an toàn và khớp với kế hoạch sản xuất, liên hệ ngay với đội ngũ của PTN

Quản trị tốt thời gian vận chuyển quốc tế giúp doanh nghiệp chủ động tránh rủi ro đứt gãy sản xuất. Thay vì tự xử lý những lịch trình phức tạp, hãy để chuyên gia đồng hành cùng bạn. PTN Logistics sẵn sàng mang đến giải pháp giao nhận minh bạch và an toàn. Liên hệ ngay đội ngũ của chúng tôi để thiết kế lộ trình phù hợp! 

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0926 75 7777
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Câu hỏi thường gặp về thời gian vận chuyển quốc tế