Cách tối ưu phí gửi hàng máy bay – Khám phá ngay từ A đến Z!

Phí gửi hàng máy bay luôn là một bài toán chi phí lớn khi lựa chọn vận tải hàng không. Dù sở hữu ưu thế về tốc độ, việc kiểm soát khoản phí này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và một chiến lược thông minh. Chủ động lên kế hoạch chính là chìa khóa để đạt được mức giá cước cạnh tranh nhất. Cùng PTN Logistics khám phá ngay!

Chủ động lên kế hoạch giúp tối ưu chi phí

Vận chuyển hàng không là giải pháp tốc độ nhưng việc tối ưu chi phí lại là một bài toán. Bằng cách tiếp cận có hệ thống, mọi doanh nghiệp đều có thể làm chủ quy trình và đạt được mức phí gửi hàng máy bay cạnh tranh.

Lập kế hoạch chi tiết trước khi gửi hàng giúp dự báo và kiểm soát các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến phí gửi hàng máy bay. Việc này không chỉ giúp tránh các chi phí phát sinh không đáng có do sai sót, chậm trễ mà còn mở ra cơ hội đàm phán được mức giá tốt hơn.

Một kế hoạch rõ ràng cho thấy sự chuyên nghiệp. Từ đó giúp các đối tác logistics dễ dàng hỗ trợ và đưa ra giải pháp vận chuyển tối ưu nhất. Chủ động trong kế hoạch là chìa khóa để quản lý hiệu quả phí gửi hàng máy bay.

Bước 1: Xác định rõ nhu cầu lô hàng của bạn

Thông tin chính xác và đầy đủ ngay từ đầu là nền tảng cho một báo giá vận chuyển hiệu quả, giúp tính toán phí gửi hàng máy bay sát với thực tế nhất.

Checklist thông tin hàng hóa

Để nhận được báo giá chính xác, cần cung cấp đầy đủ:

• Tên hàng hóa chi tiết
• Phân loại hàng (hàng thường, hàng nguy hiểm, hàng dễ hỏng…)
• Trọng lượng thực tế (Gross Weight)
• Kích thước ba chiều (Dài x Rộng x Cao) của từng kiện hàng

Những dữ liệu này là cơ sở cốt lõi để các hãng bay và công ty forwarder tính toán phí gửi hàng máy bay dựa trên trọng lượng thực hoặc trọng lượng thể tích, tùy theo giá trị nào lớn hơn.

Checklist yêu cầu về thời gian (gấp, thông thường, linh hoạt)

Mức độ khẩn cấp của lô hàng ảnh hưởng lớn đến phí gửi hàng máy bay. Cần xác định rõ yêu cầu về thời gian:

• Dịch vụ hỏa tốc (Express) cho các lô hàng cần đi ngay lập tức
• Dịch vụ thông thường (Standard) với thời gian bay cân bằng
• Dịch vụ linh hoạt (Deferred) cho các lô hàng không quá gấp, có thể chờ chuyến bay có chỗ trống để tối ưu chi phí

Lựa chọn linh hoạt thường mang lại mức phí gửi hàng máy bay tốt nhất.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ cần thiết

Sự chậm trễ tại khâu hải quan do thiếu sót chứng từ có thể phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi không đáng có, làm tăng tổng chi phí lô hàng ngoài phí gửi hàng máy bay.

Checklist các chứng từ cần thiết

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu chuẩn bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói chi tiết (Packing List)
• Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB)

Tùy thuộc vào mặt hàng và nước nhập khẩu, có thể cần thêm Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q) hoặc các giấy phép chuyên ngành khác. Việc chuẩn bị đầy đủ giúp quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, đảm bảo lô hàng được vận chuyển theo đúng phí gửi hàng máy bay đã báo.

Lưu ý đặc biệt cho các mặt hàng đặc thù

Các loại hàng hóa như hóa chất, mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế, hàng điện tử có pin… đều yêu cầu giấy tờ chuyên biệt. Ví dụ:

• Hàng nguy hiểm cần Phiếu an toàn hóa chất (MSDS) và Tờ khai hàng nguy hiểm (DGD)
• Hàng thực phẩm cần Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật/động vật

Thiếu các giấy tờ này không chỉ gây trì hoãn mà còn có thể dẫn đến phạt nặng, khiến phí gửi hàng máy bay chỉ là một phần nhỏ trong tổng thiệt hại.

>>Khám phá ngay: Dịch vụ vận tải hàng không giúp nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp XNK

Bước 3: Đóng gói hàng hóa đúng chuẩn hàng không

Đóng gói không chỉ để bảo vệ hàng hóa mà còn là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến phí gửi hàng máy bay cuối cùng.

Quy cách đóng gói an toàn

Hàng hóa cần được đóng trong thùng carton cứng, kiện gỗ chắc chắn, phù hợp với trọng lượng và đặc tính sản phẩm. Sử dụng vật liệu chèn lót (mút, xốp, giấy) để lấp đầy khoảng trống, tránh va đập.

Dán nhãn hàng dễ vỡ, nhãn chiều đi lên (This side up) và các nhãn cảnh báo cần thiết khác. Đóng gói đúng chuẩn giúp hạn chế tối đa rủi ro hư hỏng, đảm bảo giá trị lô hàng không bị ảnh hưởng, một yếu tố quan trọng bên cạnh phí gửi hàng máy bay.

Cách tối ưu đóng gói để giảm trọng lượng thể tích

Trong vận tải hàng không, phí gửi hàng máy bay được tính dựa trên Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight). Đây là giá trị lớn hơn giữa Trọng lượng thực (Gross Weight) và Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight).

Để giảm chi phí, cần tối ưu kích thước đóng gói. Sử dụng thùng carton vừa vặn, tháo rời các bộ phận không cần thiết, sắp xếp hàng hóa khoa học để giảm thể tích chiếm chỗ. Từ đó trực tiếp giảm phí gửi hàng máy bay.

Bước 4: Lựa chọn forwarder uy tín

Một công ty giao nhận (Forwarder) chuyên nghiệp không chỉ cung cấp dịch vụ vận chuyển mà còn là đối tác chiến lược giúp tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng và phí gửi hàng máy bay. Một Forwarder uy tín cần có:

• Mạng lưới đối tác hàng không rộng khắp
• Kinh nghiệm xử lý các loại hàng hóa đa dạng
• Hệ thống theo dõi đơn hàng minh bạch
• Đội ngũ nhân viên am hiểu nghiệp vụ và tư vấn tận tâm

Quan trọng hơn cả là khả năng cung cấp các giải pháp vận chuyển linh hoạt và một cấu trúc phí gửi hàng máy bay rõ ràng. Đồng thời không có chi phí ẩn. Đánh giá dựa trên các tiêu chí này giúp chọn được đối tác tin cậy.

Bước 5: Yêu cầu và so sánh báo giá

Xem báo giá là một kỹ năng quan trọng để hiểu rõ các khoản mục chi phí và tránh những phụ phí bất ngờ. Từ đó đảm bảo phí gửi hàng máy bay không vượt ngân sách.

Các điểm cần có trong một báo giá chuyên nghiệp

Một báo giá phí gửi hàng máy bay đầy đủ và minh bạch cần bao gồm:

• Cước hàng không (Air Freight)
• Phụ phí nhiên liệu (FSC)
• Phí soi an ninh (SCC)
• Phí làm vận đơn (AWB fee)
• Phí xử lý hàng hóa tại sân bay (Handling fee)

Ngoài ra, báo giá cần ghi rõ các điều khoản đi kèm như lịch trình dự kiến, các dịch vụ bao gồm và không bao gồm (ví dụ: phí hải quan, phí vận tải nội địa), để có cái nhìn toàn diện về phí gửi hàng máy bay.

Cách xem báo giá để tránh các bẫy chi phí ẩn

Hãy chú ý đến các thuật ngữ như “All-in” (trọn gói) nhưng cần hỏi rõ trọn gói bao gồm những gì. Cần kiểm tra kỹ các khoản phụ phí có thể thay đổi theo thời điểm như phụ phí nhiên liệu hay phụ phí mùa cao điểm.

Đừng ngần ngại yêu cầu Forwarder giải thích chi tiết từng hạng mục. Một báo giá càng chi tiết, càng ít khả năng phát sinh chi phí ẩn. So sánh các báo giá trên cùng một cơ sở để chọn ra mức phí gửi hàng máy bay hợp lý nhất.

Bước 6: Mua bảo hiểm hàng hóa

Bỏ qua bảo hiểm hàng hóa là một sự tiết kiệm ngắn hạn nhưng có thể dẫn đến rủi ro tài chính lớn nếu sự cố xảy ra.

Tại sao cần mua bảo hiểm hàng hóa

Vận tải hàng không dù an toàn nhưng không thể loại bỏ 100% rủi ro như mất mát, hư hỏng do va đập hay sự cố bất khả kháng. Trách nhiệm bồi thường của hãng vận chuyển thường rất hạn chế và thấp hơn nhiều so với giá trị thực của hàng hóa.

Bảo hiểm hàng hóa chính là tấm lá chắn tài chính, giúp bảo vệ toàn bộ giá trị lô hàng. Chi phí bảo hiểm rất nhỏ so với phí gửi hàng máy bay và giá trị hàng.

PTN Logistics tư vấn gói bảo hiểm phù hợp với giá trị lô hàng

PTN hợp tác với các công ty bảo hiểm uy tín hàng đầu, cung cấp các gói bảo hiểm vận chuyển với mức phí cạnh tranh. Dựa trên giá trị và đặc tính của lô hàng, chúng tôi sẽ tư vấn gói bảo hiểm phù hợp nhất, giúp khách hàng an tâm tuyệt đối trong suốt quá trình vận chuyển.

Việc tích hợp bảo hiểm vào dịch vụ giúp quy trình đơn giản hơn, đảm bảo quyền lợi khách hàng bên cạnh việc tối ưu phí gửi hàng máy bay

Xem thêm kiến thức về logistics tại danh mục bài viết do PTN Logistics biên soạn

Bước 7: Theo dõi lịch trình lô hàng

Giám sát chủ động hành trình của lô hàng giúp nắm bắt thông tin kịp thời và xử lý nhanh chóng nếu có bất kỳ sự thay đổi nào. Sau khi hàng đã cất cánh, cần theo dõi các thông tin quan trọng như:

• Số vận đơn (AWB)
• Tên hãng bay và số hiệu chuyến bay
• Lịch trình dự kiến (ETD – Estimated Time of Departure, ETA – Estimated Time of Arrival)

Việc theo dõi các cột mốc này giúp cập nhật tình hình cho đối tác nhận hàng và chủ động chuẩn bị cho các bước tiếp theo như làm thủ tục hải quan. Việc này đảm bảo giá trị của phí gửi hàng máy bay đã bỏ ra.

Bước 8: Hoàn tất thủ tục nhận hàng

Bước cuối cùng trong quy trình là hoàn tất các thủ tục cần thiết tại điểm đến để nhận hàng một cách nhanh chóng và hợp pháp.

Giấy tờ cần thiết khi nhận hàng

Để nhận hàng tại sân bay đích, người nhận hàng (Consignee) cần xuất trình:

• Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
• Vận đơn hàng không (AWB)
• Giấy giới thiệu của công ty và giấy tờ tùy thân

Đối với doanh nghiệp, cần thêm bộ chứng từ đã được thông quan (hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói…). Chuẩn bị sẵn sàng các giấy tờ này sẽ giúp quá trình nhận hàng diễn ra thuận lợi, không tốn thời gian chờ đợi.

Dịch vụ giao hàng tận nơi (door-to-door)

Để đơn giản hóa tối đa cho khách hàng, công ty giao nhận cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi (door-to-door). Công ty sẽ thay mặt khách hàng thực hiện toàn bộ quy trình từ thủ tục hải quan đầu nhập, thanh toán các loại phí tại sân bay cho đến việc vận chuyển hàng về tận kho chỉ định.

Dịch vụ này mang lại sự tiện lợi vượt trội, cung cấp một báo giá phí gửi hàng máy bay trọn gói, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức.

Bạn có lô hàng đặc biệt? Liên hệ PTN Logistics để nhận phương án vận chuyển được thiết kế riêng, an toàn tuyệt đối.

PTN Logistics – Đối tác chiến lược tối ưu hóa phí gửi hàng máy bay

Việc lựa chọn một đối tác logistics đáng tin cậy là bước đi chiến lược quyết định sự thành công của toàn bộ quy trình vận chuyển. Tại PTN Logistics, chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ, chúng tôi mang đến giải pháp.

Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc thị trường

Tại PTN Logistics, đội ngũ chuyên gia không chỉ am tường về nghiệp vụ mà còn sở hữu kinh nghiệm thực chiến với đa dạng mặt hàng. Chúng tôi phân tích sâu sắc từng yêu cầu của lô hàng, từ đó tư vấn giải pháp phù hợp nhất, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ phí gửi hàng máy bay.

Sự thấu hiểu về quy định hải quan và đặc thù của từng hãng hàng không đảm bảo mọi lô hàng được thông quan nhanh chóng. Từ đó tránh tuyệt đối các chi phí phát sinh không đáng có, mang lại hiệu quả tối ưu cho khách hàng.

Mạng lưới đối tác hàng không toàn cầu & giá cước cạnh tranh

PTN Logistics tự hào sở hữu mạng lưới đối tác chiến lược với các hãng hàng không hàng đầu thế giới. Nhờ sản lượng vận chuyển lớn và mối quan hệ bền chặt, chúng tôi luôn có được các mức phí gửi hàng máy bay ưu đãi nhất.

Điều này cho phép doanh nghiệp tiếp cận dịch vụ chất lượng cao với một ngân sách hợp lý. Ngay cả trong mùa cao điểm, PTN vẫn đảm bảo được chỗ và đưa ra mức phí gửi hàng máy bay ổn định. Nhờ đó giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi kế hoạch kinh doanh.

Giải pháp logistics toàn diện từ A đến Z

Chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ vận chuyển. PTN Logistics mang đến một giải pháp logistics tích hợp. Bao gồm tư vấn chứng từ, hỗ trợ thủ tục hải quan, đóng gói và giao nhận tận nơi.

Cách tiếp cận này giúp loại bỏ các khâu trung gian phức tạp, tối ưu hóa thời gian và đảm bảo phí gửi hàng máy bay ban đầu không bị đội lên bởi các chi phí ẩn. Báo giá trọn gói của chúng tôi minh bạch mọi khoản mục, giúp doanh nghiệp dễ dàng dự toán và quản lý phí gửi hàng máy bay hiệu quả nhất.

>>Xem thêm: Các yếu tố cấu thành giá cước vận chuyển hàng không quốc tế

Phí gửi hàng máy bay sẽ không còn là gánh nặng nếu doanh nghiệp có một kế hoạch bài bản và đối tác đồng hành tin cậy. Việc áp dụng các bước trên không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng. Hãy liên hệ với PTN Logistics ngay hôm nay để nhận được sự tư vấn chuyên nghiệp và giải pháp vận chuyển tối ưu, biến mọi thách thức logistics thành lợi thế cạnh tranh.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến phí gửi hàng máy bay