Vận Chuyển Thực Phẩm Và Đồ Uống: Quy Trình Xuất Khẩu

Lên đúng phương án vận chuyển thực phẩm quốc tế sẽ quyết định trực tiếp đến biên độ lợi nhuận của doanh nghiệp. Bất kỳ sai sót nào về giấy tờ cũng có thể khiến lô hàng bị từ chối thông quan. Bài viết từ PTN Logistics sẽ hướng dẫn trọn gói về quy trình, chứng từ bắt buộc và chiến lược tối ưu cước logistics. 

Thực phẩm và đồ uống cần kiểm tra những điều kiện nào trước khi xuất khẩu?

Trước khi tiến hành xuất khẩu, doanh nghiệp cần rà soát kỹ các tiêu chuẩn an toàn để tránh rủi ro hàng bị trả về.

Xác định loại thực phẩm, đồ uống và đặc tính sản phẩm

Việc đầu tiên là phân loại rõ hàng hóa: đồ khô, hàng đông lạnh hay chất lỏng. Mỗi loại đều có yêu cầu riêng về dải nhiệt độ, độ ẩm và thời hạn sử dụng riêng biệt. Các mặt hàng dễ hỏng đòi hỏi thiết bị chuyên dụng như container lạnh (Reefer). Nắm rõ đặc tính hóa lý của sản phẩm giúp định hình phương án vận chuyển thực phẩm an toàn và tối ưu chi phí.

Kiểm tra yêu cầu của thị trường nhập khẩu

Mỗi quốc gia có tiêu chuẩn nhập khẩu riêng biệt. Ví dụ, Mỹ yêu cầu chứng nhận FDA, trong khi EU áp dụng tiêu chuẩn an toàn IFS hoặc BRC.

Doanh nghiệp cần tra cứu mã HS Code chính xác để biết mức thuế và các rào cản kỹ thuật. Không tìm hiểu kỹ quy định pháp lý từ nước sở tại có thể dẫn đến việc hàng hóa bị kẹt tại cảng, làm phát sinh chi phí lưu bãi một cách không đáng có.

Tham khảo thủ tục xuất khẩu nông sản sang Trung Quốc

Xác định điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển

Doanh nghiệp cần lấy yêu cầu bảo quản từ hồ sơ kỹ thuật hoặc hướng dẫn của nhà sản xuất. Nội dung cần làm rõ gồm nhiệt độ, độ ẩm nếu liên quan, khả năng chịu biến động nhiệt và hạn sử dụng còn lại khi giao hàng.

Với hàng lạnh, phương án vận chuyển thực phẩm phải bao quát từ kho xuất, vận chuyển nội địa, điểm chờ xuất đến kho người nhận. Việc sử dụng container lạnh cho chặng biển chưa đủ để bảo vệ hàng nếu các chặng còn lại thiếu điều kiện bảo quản phù hợp.

Xem chi tiết loại container phù hợp để vận chuyển hàng lạnh

Những trường hợp cần kiểm tra thêm giấy tờ hoặc điều kiện chuyên ngành

Để lô hàng thông quan trơn tru và tránh rủi ro bị tịch thu hoặc tiêu hủy tại cảng đích, doanh nghiệp cần chủ động rà soát các loại chứng từ chuyên ngành tương ứng với từng nhóm hàng đặc thù:

• Thịt, hải sản và sản phẩm gốc thực vật: Thường bắt buộc phải bổ sung giấy phép CITES hoặc giấy chứng nhận đánh bắt.
• Hàng hóa chứa cồn hoặc thành phần dễ cháy nổ: Phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về khai báo và vận chuyển hàng nguy hiểm (DG – Dangerous Goods).

Tìm hiểu danh mục thủy sản được phép nhập khẩu

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những chứng từ gì cho lô hàng vận chuyển thực phẩm?

Bộ chứng từ vận chuyển thực phẩm hợp lệ sẽ quyết định đến tốc độ thông quan của mọi lô hàng.

Thông tin hàng hóa và chứng từ thương mại

Hồ sơ cơ bản bắt buộc bao gồm Hợp đồng thương mại (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List). Các giấy tờ này phải thể hiện chính xác số lượng, trọng lượng (Gross/Net weight) và quy cách đóng thùng.

Sự sai lệch dù nhỏ giữa Invoice và Packing List đều có thể khiến hải quan giữ hàng để kiểm hóa, làm chậm trễ toàn bộ kế hoạch giao nhận.

Các giấy tờ liên quan đến nguồn gốc và sản phẩm khi được yêu cầu

Việc thiếu sót chứng từ pháp lý sẽ khiến lô hàng bị hải quan từ chối nhập cảnh tại cảng đích, do đó doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ:

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Áp dụng chuẩn xác các form (như E, D, EUR.1) giúp lô hàng được hưởng ưu đãi về thuế quan.
• Giấy chứng nhận y tế & Kiểm dịch động thực vật: Health Certificate và Phytosanitary Certificate là những giấy phép bắt buộc phải có khi gửi thực phẩm đi nước ngoài.

Kiểm tra sự thống nhất giữa chứng từ và hàng thực tế

Khai báo hải quan yêu cầu tính chính xác cao. Số lượng thùng carton, tem nhãn, hạn sử dụng trên bao bì phải khớp với thông tin trên vận đơn (Bill of Lading) và các chứng từ khác. Sự sai lệch, dù chỉ là lỗi đánh máy tên hàng hóa hay sai số seal, sẽ dẫn đến quy trình giải trình phức tạp, phát sinh chi phí phạt vi phạm hành chính và lưu bãi kéo dài tốn kém.

Chuẩn bị hồ sơ trước khi tiến hành xuất khẩu

Doanh nghiệp nên lập danh sách hồ sơ cùng người nhập khẩu và đơn vị logistics trước khi chốt lịch xuất. Mỗi giấy tờ cần có người phụ trách, thời điểm hoàn thành và yêu cầu về bản gốc hoặc bản điện tử.

Một số chứng thư cần kiểm tra hàng hoặc lấy mẫu trước khi cấp. Vì vậy, lịch chuẩn bị hồ sơ phải được kết nối với lịch sản xuất và ngày đóng hàng, tránh đến sát ngày xuất mới phát hiện thiếu tài liệu.

Kết nối ngay với Zalo OA của PTN để được cập nhật thông tin thị trường mới và hỗ trợ rà soát bộ chứng từ miễn phí

Nên lựa chọn phương thức vận chuyển nào cho thực phẩm và đồ uống?

Lựa chọn đúng phương thức vận chuyển thực phẩm giúp giải quyết việc tối ưu chi phí và đảm bảo chất lượng hàng hóa.

Khi nào Air Cargo phù hợp với hàng cần giao nhanh?

Vận tải hàng không (Air Cargo) là giải pháp vận chuyển thực phẩm cho mặt hàng cao cấp, có hạn sử dụng ngắn như nấm tươi, trái cây, hoặc thủy hải sản sống. Tốc độ bay nhanh giúp giảm thiểu rủi ro suy giảm chất lượng.

Tham khảo dịch vụ vận chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay

Tuy nhiên, cước phí Air Cargo rất cao và chịu giới hạn nghiêm ngặt về kích thước, tải trọng, cũng như quy định kiểm tra an ninh soi chiếu khắt khe tại các ga hàng hóa sân bay quốc tế.

Khi nào Sea Freight phù hợp với lô hàng lớn?

Vận tải đường biển (Sea Freight) là lựa chọn tối ưu chi phí cho các đơn hàng khối lượng lớn, đóng nguyên container (FCL). Phương thức này rất lý tưởng để vận chuyển đồ uống đóng chai, đồ hộp, hoặc thực phẩm đông lạnh date dài ngày.

Nhược điểm của Sea Freight là thời gian transit kéo dài, đòi hỏi doanh nghiệp phải tính toán kỹ lịch trình supply chain để tránh tình trạng đứt gãy tồn kho.

Dịch vụ vận chuyển hàng đông lạnh lẻ của PTN Logistics

Khi nào Express phù hợp với lô hàng nhỏ hoặc cần giao nhanh?

Express, hay chuyển phát nhanh quốc tế, có thể phù hợp với hàng mẫu hoặc lô nhỏ được hãng chấp nhận. Phương thức vận chuyển thực phẩm này giúp doanh nghiệp tiếp cận dịch vụ giao nhận theo mạng lưới của hãng, nhưng không mặc định bao gồm bảo quản lạnh.

Khi gửi thực phẩm đi nước ngoài qua Express, doanh nghiệp cần xác nhận chính sách nhận hàng theo sản phẩm, tuyến và dịch vụ. Nếu sử dụng đá khô, doanh nghiệp phải kiểm tra yêu cầu đóng gói, khai báo và chấp thuận của hãng trước khi gửi.

Những yếu tố cần cân nhắc dựa trên thời gian, quy mô và đặc tính hàng

Doanh nghiệp nên so sánh các phương án vận chuyển thực phẩm theo thời điểm hàng có thể đến kho người nhận và hạn sử dụng còn lại khi giao. Cước vận chuyển cần được xem cùng chi phí bảo quản, xử lý và các chặng nội địa.

Tiêu chí	Air Cargo (Đường hàng không)	Sea Freight (Đường biển)	Express (Chuyển phát nhanh)
Quy mô lô hàng	Vừa & Lớn (>100kg đến vài tấn)	Rất lớn (Hàng FCL/LCL, >1 CBM)	Rất nhỏ, Hàng mẫu (<100kg)
Thời gian	Nhanh (1 – 5 ngày)	Chậm (15 – 45 ngày tùy tuyến)	Rất nhanh (1 – 3 ngày)
Đặc tính hàng hóa	Hàng tươi sống, date ngắn, giá trị cao	Đồ hộp, hàng đông lạnh date dài	Hàng mẫu test, chứng từ
Nhu cầu giao nhận	Cảng đến Cảng (Port to Port)	Cảng đến Cảng, Cửa đến Cửa	Giao tận nơi (Door to Door)

Nếu bạn vẫn đang phân vân phương án nào tối ưu nhất, hãy nhắn tin trực tiếp qua Zalo OA để chuyên gia tư vấn giải pháp 1:1 phù hợp

Chi phí vận chuyển thực phẩm và đồ uống quốc tế phụ thuộc vào những yếu tố nào?

Hoạch định chính xác các cấu thành phí logistics giúp bảo vệ hiệu quả biên độ lợi nhuận kinh doanh.

Số lượng, trọng lượng và thể tích của lô hàng

Cước phí logistics luôn được tính toán dựa trên sự so sánh giữa trọng lượng thực tế (Gross Weight) và trọng lượng thể tích (Volumetric Weight). Đối với hàng thực phẩm cồng kềnh nhưng nhẹ, hãng vận chuyển sẽ tính phí theo thể tích (CBM). Việc tính toán chính xác hai chỉ số này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa cách đóng gói, xếp dỡ pallet nhằm giảm thiểu tối đa không gian thừa thãi.

Phương thức và tuyến vận chuyển

Khoảng cách địa lý và phương thức vận tải (Air, Sea, Express) quyết định phần lớn cấu thành cước phí trong dịch vụ vận chuyển thực phẩm. Tuyến đường trực tiếp (Direct routing) thường giá cao hơn nhưng rút ngắn transit time. Ngược lại, việc chọn các cảng chuyển tải (Transshipment port) có cước rẻ hơn nhưng rủi ro chậm trễ cao. Doanh nghiệp cần cập nhật liên tục phụ phí cước biển (GRI, PSS) theo sự biến động của mùa vụ.

Tham khảo bảng giá cước vận chuyển container đường biển quốc tế

Yêu cầu đóng gói, bảo quản và xử lý hàng

Bảo quản F&B đòi hỏi chi phí đầu tư lớn cho bao bì cách nhiệt, đá khô (dry ice) hay gel giữ lạnh. Việc sử dụng container lạnh (Reefer) sẽ phát sinh phụ phí cắm điện (PTI) tại cảng. Ngoài ra, chi phí hun trùng (Fumigation) cho pallet gỗ hay phí làm kiểm dịch cũng cần tính toán. Đóng gói đạt chuẩn quốc tế là cách tốt nhất để tránh thiệt hại hư hỏng khi vận chuyển thực phẩm.

Chi phí vận chuyển nội địa và giao hàng đến địa chỉ cuối

Chặng từ nhà máy đến cảng hoặc sân bay, cũng như chặng từ cửa khẩu nhập đến kho người nhận, có thể được báo riêng. Xe bảo quản nhiệt độ, lịch nhận hàng và điều kiện bốc dỡ tại kho đều ảnh hưởng đến chi phí.

Hai bên cần thống nhất ai chịu phí thông quan, thuế nhập khẩu và giao hàng theo điều kiện thương mại đã thỏa thuận. Phạm vi này nên được thể hiện rõ trước khi xác nhận dịch vụ.

Những khoản phát sinh doanh nghiệp cần dự trù trước khi gửi hàng

Các khoản cần xem xét gồm phí lưu kho, lưu bãi, lưu container, điện container lạnh, kiểm tra chuyên ngành hoặc lấy mẫu khi phát sinh. Việc điều chỉnh chứng từ và thay đổi lịch vận chuyển cũng có thể tạo thêm chi phí.

Doanh nghiệp nên hỏi rõ thời gian miễn phí, điều kiện tính phí và bên chịu trách nhiệm. Với hàng có hạn sử dụng ngắn, chi phí chậm giao còn có thể liên quan đến giảm thời gian bán hàng hoặc xử lý sản phẩm không đạt yêu cầu.

Gửi thông tin lô hàng tại đây để nhận ngay bảng dự toán cước phí minh bạch và chi tiết từ PTN Logistics

Quy trình vận chuyển thực phẩm và đồ uống quốc tế diễn ra như thế nào?

Một quy trình chuẩn hóa giúp kiểm soát giảm thiểu rủi ro và đảm bảo lô hàng thông quan đúng hẹn.

Kiểm tra thông tin và điều kiện của lô hàng

Bước đầu tiên là xác nhận đầy đủ thông tin: tên hàng, HS code, trọng lượng, nhiệt độ yêu cầu và điều kiện Incoterms ký kết. Đơn vị logistics sẽ đối chiếu dữ liệu này với quy định của nước nhập khẩu nhằm đảm bảo hàng hóa đủ tiêu chuẩn xuất ngoại. Việc khảo sát kỹ lưỡng ngay từ khâu đầu giúp thiết lập phương án vận chuyển thực phẩm phù hợp, giảm thiểu các vướng mắc pháp lý.

Chuẩn bị hàng, đóng gói và chứng từ

Doanh nghiệp kiểm tra tình trạng sản phẩm, bao bì, số lô và hạn sử dụng trước khi đóng kiện. Phương án đóng gói cần xử lý đúng nguy cơ của hàng, như vỡ chai, rò rỉ, hút ẩm hoặc biến động nhiệt.

Bộ chứng từ được chuẩn bị song song và đối chiếu với hàng đã đóng. Các giấy tờ cần cấp trước khi xuất phải hoàn thành đúng thời điểm.

Xác định phương án bảo quản và sắp xếp lịch vận chuyển

Đơn vị vận chuyển sẽ chọn vỏ container lạnh đạt chuẩn, cài đặt thông số nhiệt độ (set temp), độ thông gió theo đúng đặc tính lô hàng F&B. Sau đó, tiến hành kéo container rỗng về kho đóng hàng và hạ bãi chờ xuất. Lịch trình tàu hoặc chuyến bay (ETD/ETA) được cập nhật liên tục cho khách hàng, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên, hạn chế tối đa rủi ro lưu kho bãi do trễ chuyến.

Thực hiện thủ tục và vận chuyển quốc tế

Tiến hành truyền tờ khai hải quan điện tử (VNACCS) và xử lý các vấn đề kiểm hóa (nếu luồng đỏ/vàng). Khi hàng đã qua khu vực giám sát hải quan và được đưa lên tàu hoặc máy bay, hãng vận chuyển sẽ phát hành Vận đơn (Bill of Lading). Lúc này, hàng hóa chính thức bước vào hành trình quốc tế. Nhà xuất khẩu cần gửi sớm bản copy chứng từ cho đối tác nước ngoài để chuẩn bị thủ tục nhận hàng.

Theo dõi và giao hàng đến địa chỉ người nhận

Suốt chặng vận chuyển thực phẩm, tình trạng lô hàng được giám sát chặt chẽ qua hệ thống tracking. Khi hàng cập cảng đích, đại lý forwarder sẽ gửi thông báo hàng đến và phối hợp cùng người mua làm thủ tục thông quan nhập khẩu. Cuối cùng, hàng hóa được rút khỏi container và giao bằng xe tải chuyên dụng đến kho đích an toàn, kết thúc chuỗi cung ứng khép kín chuyên nghiệp.

Để lại thông tin liên hệ, đội ngũ PTN Logistics sẽ chủ động liên lạc và thiết kế lộ trình vận chuyển riêng biệt cho bạn 

Vận chuyển thực phẩm quốc tế thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ chứng từ đến nhiệt độ bảo quản. Bất kỳ sai sót nào cũng dễ gây thiệt hại lớn. Hãy để PTN Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp tối ưu cước phí và thông quan an toàn. Liên hệ PTN Logistics ngay hôm nay để nhận báo giá chi tiết! 

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0926 75 7777
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Câu hỏi thường gặp về vận chuyển thực phẩm và đồ uống quốc tế