Lưu ý khi gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển: Xem ngay!

Gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển là phương thức vận tải tối ưu nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu doanh nghiệp thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Một sai sót nhỏ trong thủ tục giấy tờ xuất khẩu cũng có thể dẫn đến việc hàng hóa bị ách tắc. Từ đó phát sinh chi phí lưu kho bãi hoặc bị phạt thuế. Cùng PTN Logistics tìm hiểu để nắm vững quy trình pháp lý và đảm bảo an toàn cho lô hàng.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc 

Trong vận tải quốc tế, bộ chứng từ đóng vai trò như “hộ chiếu” của hàng hóa. Bất kỳ sai sót nào trong khâu chuẩn bị thủ tục giấy tờ xuất khẩu đều có thể dẫn đến việc gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển bị đình trệ.

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

Đây là văn bản pháp lý cao nhất, ràng buộc trách nhiệm giữa người mua và người bán.

Khi thực hiện gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển, hợp đồng thương mại quốc tế cần quy định rõ các điều khoản. Cụ thể như tên hàng, quy cách, phẩm chất, giá cả và phương thức thanh toán.

Đặc biệt, việc lựa chọn điều kiện incoterms (như FOB, CIF, EXW) sẽ quyết định điểm chuyển giao rủi ro và trách nhiệm mua bảo hiểm. Một hợp đồng chặt chẽ là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết tranh chấp nếu quá trình gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển xảy ra sự cố hư hỏng hoặc mất mát.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) & Chi tiết đóng gói (Packing List)

Cặp chứng từ Commercial Invoice và Packing List là hai chứng từ không thể tách rời khi làm thủ tục hải quan.

• Hóa đơn thương mại xác định trị giá lô hàng để tính thuế
• Packing List mô tả quy cách đóng gói, trọng lượng tịnh (Net Weight) và trọng lượng cả bì (Gross Weight)

Khi gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển, sự sai lệch số liệu giữa hai chứng từ này với thực tế là lỗi sơ đẳng nhưng gây hậu quả nghiêm trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin trên Invoice/Packing List trùng khớp hoàn toàn để quá trình gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển diễn ra thuận lợi.

Vận đơn (Bill of Lading)

Vận đơn đường biển là bằng chứng xác nhận hợp đồng vận tải và quyền sở hữu hàng hóa. Tùy thuộc vào yêu cầu của người nhập khẩu, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Phát hành vận đơn gốc (Original Bill)
• Sử dụng surrender bill (điện giao hàng) để đẩy nhanh tốc độ giải phóng hàng

Trong quy trình gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển, việc làm mất vận đơn gốc là rủi ro cực lớn, đòi hỏi thủ tục ký quỹ bảo lãnh phức tạp. Do đó, hiểu rõ tính năng của từng loại vận đơn giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong khâu thanh toán và nhận hàng khi gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển.

Tối ưu thuế nhập khẩu với C/O Form E/D chuẩn xác. Nhận tư vấn ngay!

Các chứng từ đặc thù theo mặt hàng & quốc gia

Mỗi quốc gia và loại hàng hóa sẽ có rào cản kỹ thuật riêng. Việc gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển đối với hàng thực phẩm, hóa chất đòi hỏi nhiều giấy phép con phức tạp.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để hưởng ưu đãi thuế (Form E, D, EUR.1…)

Để tận dụng các hiệp định thương mại tự do (FTA), doanh nghiệp cần xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Ví dụ:

• C/O form E dùng cho hàng đi Trung Quốc
• C/O form D cho khu vực ASEAN.

Việc xác định đúng tiêu chí và quy tắc xuất xứ (như RVC, CTC) là bắt buộc để lô hàng được hưởng thuế suất 0% tại nước nhập khẩu. Nếu C/O bị bác bỏ do sai sót hình thức, chi phí gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển sẽ đội lên rất cao do thuế nhập khẩu bị truy thu. Việc này làm giảm năng lực cạnh tranh của hàng hóa Việt Nam.

Giấy phép xuất khẩu cho hàng có điều kiện

Không phải mặt hàng nào cũng được phép tự do thông quan. Một số nhóm hàng như khoáng sản, tài nguyên hay thiết bị y tế chuyên dụng yêu cầu phải có giấy phép chuyên ngành hoặc giấy phép xuất khẩu tự động từ Bộ Công Thương/Bộ Y Tế.

Doanh nghiệp cần tra cứu kỹ danh mục hàng hóa cấm hoặc hạn chế trước khi lên kế hoạch gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển.

Việc thiếu giấy phép tại thời điểm đăng ký tờ khai sẽ khiến lô hàng bị dừng thông quan. Từ đó dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho bãi rất lớn trong quá trình chờ đợi bổ sung hồ sơ gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển.

Khám phá: Dịch vụ vận tải đường biển chuyên nghiệp giúp tối ưu chi phí mà PTN Logistics cung cấp

MSDS (Material Safety Data Sheet) cho hàng hóa chất

Đối với hàng hóa chất, pin, chất lỏng hoặc khí nén, hãng tàu bắt buộc yêu cầu cung cấp bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS).

Tài liệu này cung cấp thông tin về tính chất lý hóa, mức độ độc hại và quy trình xử lý sự cố khẩn cấp. Khi gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển, hãng tàu sẽ dựa vào MSDS để quyết định có chấp nhận vận chuyển hay không. Đồng thời có thể sắp xếp vị trí xếp hàng trên tàu phù hợp.

Khai báo gian dối về tính chất hàng hóa để tránh phí hàng nguy hiểm là hành vi vi phạm nghiêm trọng trong hoạt động gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển.

Các chứng nhận chất lượng (FDA, CE, Phyto, Health Cert…)

Hàng nông sản, thực phẩm khi gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển bắt buộc phải có giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary). Giấy này để chứng minh không mang mầm bệnh.

Riêng thị trường Mỹ yêu cầu chứng nhận FDA, thị trường Châu Âu cần tiêu chuẩn CE. Ngoài ra, chứng nhận lưu hành tự do (CFS) cũng thường xuyên được yêu cầu đối với mỹ phẩm hoặc thực phẩm chức năng.

Việc chuẩn bị thiếu các chứng nhận này sẽ khiến hàng hóa bị từ chối nhập cảnh và buộc phải tiêu hủy hoặc tái xuất. Điều này gây thiệt hại nặng nề cho doanh nghiệp gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển.

Liên hệ PTN Logistics để nhận báo giá trọn gói và minh bạch

Quy trình khai báo Hải quan điện tử (VNACCS/VCIS)

Hệ thống thông quan tự động đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Một sai sót nhỏ trên tờ khai gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển cũng có thể dẫn đến việc kiểm hóa và phạt hành chính.

Xác định mã HS Code chính xác để tránh bị phạt thuế

Việc tra cứu mã HS Code (mã số hàng hóa) là bước quan trọng nhất để xác định thuế suất và chính sách quản lý chuyên ngành. Áp sai mã HS nhằm gian lận thuế hoặc do thiếu hiểu biết đều bị xử lý nghiêm khắc.

Khi gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển, doanh nghiệp nên tham khảo biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành hoặc sử dụng dịch vụ tham vấn chuyên nghiệp.

Mã HS chính xác giúp doanh nghiệp dự toán đúng chi phí. Bên cạnh đó có thể tránh nguy cơ bị truy thu thuế sau thông quan đối với các lô hàng gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển.

Phân luồng tờ khai (Xanh, Vàng, Đỏ) và cách xử lý

Sau khi truyền dữ liệu lên hệ thống vnaccs/vcis, tờ khai sẽ được phân luồng tự động.

• Luồng Xanh được miễn kiểm tra
• Luồng Vàng kiểm tra hồ sơ giấy
• Luồng đỏ yêu cầu kiểm tra hồ sơ và kiểm hóa thực tế hàng hóa

Trong quy trình gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển, phân luồng tờ khai hải quan phụ thuộc vào mức độ tuân thủ pháp luật và lịch sử xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị bộ chứng từ đồng nhất và khai báo hải quan điện tử trung thực là chìa khóa để giảm tỷ lệ luồng Đỏ. Từ đó rút ngắn thời gian thông quan cho lô hàng gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển.

Tham vấn giá & Kiểm hóa thực tế

Cơ quan hải quan có quyền nghi ngờ trị giá tính thuế khai báo thấp hơn thực tế và yêu cầu tham vấn giá hải quan. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh giá giao dịch (hợp đồng, chứng từ thanh toán) để bảo vệ quyền lợi.

Bên cạnh đó, việc kiểm hóa thực tế tại cảng đòi hỏi hàng hóa phải đúng chủng loại, số lượng như khai báo.

Bất kỳ sự gian lận nào được phát hiện trong khâu này khi gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển đều sẽ bị xử phạt nặng và đưa vào danh sách đen quản lý rủi ro. Doanh nghiệp cần lưu ý thuế suất ưu đãi đặc biệt cũng có thể bị bác bỏ nếu giá trị không minh bạch.

Tìm hiểu thêm: Nguyên nhân giá cước vận tải biển tăng cao

Những rủi ro pháp lý thường gặp và cách phòng tránh

Rủi ro trong gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển thường đến từ sự bất cẩn trong khâu chứng từ và tuân thủ quy định nhãn mác. Việc này dẫn đến chi phí phát sinh không đáng có.

Sai lệch thông tin giữa Manifest và Bill of Lading

Hãng tàu bắt buộc phải thực hiện khai báo Manifest (bản lược khai hàng hóa) với hải quan trước khi tàu cập cảng.

Thông tin trên Manifest phải trùng khớp hoàn toàn với Vận đơn (Bill of Lading). Trong thực tế gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển, lỗi sai lệch về tên hàng, trọng lượng hay thông tin người nhận rất phổ biến. Khi đó, doanh nghiệp phải chịu phí chỉnh sửa manifest rất cao và thời gian thông quan bị kéo dài.

Để phòng tránh, việc đối chiếu kỹ Draft Bill trước khi phát hành là bước bắt buộc trong quy trình gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển.

Hàng hóa bị giữ tại cảng đích do thiếu chứng từ nhập khẩu

Tình trạng hàng đến cảng nhưng không thể lấy do thiếu C/O gốc, thiếu giấy phép nhập khẩu dẫn đến phí lưu kho lưu bãi (DEM/DET) tăng. Thậm chí, nhiều lô hàng gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển bị buộc tái xuất do không đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật nước sở tại.

Giải pháp là doanh nghiệp cần:

• Gửi trước bản scan bộ chứng từ cho đối tác kiểm tra và thực hiện thông quan hàng hóa ngay khi tàu cập cảng
• Sẵn sàng các công văn giải trình hợp lý nếu có sự cố phát sinh để giảm thiểu thiệt hại cho hoạt động gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển

Quy định về nhãn mác hàng hóa (Labeling) tại nước sở tại

Vi phạm quy định nhãn mác (Nghị định 111/2021/NĐ-CP và luật nước nhập khẩu) là lỗi sai nghiêm trọng khiến hàng bị ách tắc. Nhãn hàng hóa phải thể hiện rõ:

• Tên hàng
• Xuất xứ trên bao bì (Made in Vietnam)
• Tên nhà sản xuất
• Các cảnh báo an toàn…

Khi gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển, đặc biệt là đi Mỹ hay EU, nhãn mác sai quy cách sẽ bị coi là hàng giả hoặc lừa dối người tiêu dùng. Doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính hải quan. Bên cạnh đó còn có nguy cơ đối mặt với nguy cơ tiêu hủy toàn bộ lô hàng gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển.

Khám phá chi tiết: Cước vận tải biển là gì và cách tối ưu cước phí

Giải pháp gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển an toàn và tối ưu chi phí tại PTN Logistics

PTN Logistics mang đến giải pháp vận chuyển toàn diện, giúp doanh nghiệp gỡ bỏ gánh nặng thủ tục khi gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển.

Năng lực xử lý thủ tục hải quan và chứng từ chuyên sâu

PTN Logistics không chỉ là đơn vị vận chuyển, booking cước tàu mà còn đóng vai trò là chuyên gia tư vấn pháp lý cho từng lô hàng. Đội ngũ nghiệp vụ nắm rõ các quy định về C/O Form E, D, EUR.1 và quy trình khai báo VNACCS, cam kết giảm thiểu tối đa tỷ lệ tờ khai luồng Đỏ.

Đối với các mặt hàng khó như hóa chất cần MSDS hay thực phẩm cần kiểm dịch, quy trình kiểm tra chứng từ 3 lớp được áp dụng nghiêm ngặt trước khi gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển.

Sự tỉ mỉ này giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn nguy cơ bị hãng tàu từ chối vận chuyển hoặc hàng hóa bị ách tắc tại cảng đích do thiếu sót giấy tờ nhập khẩu.

Minh bạch bảng giá cước và tối ưu hóa chi phí Logistics

Bài toán chi phí luôn là ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp xuất nhập khẩu. PTN Logistics cung cấp báo giá All-in (trọn gói) bao gồm cước Ocean Freight và các loại Local Charges, tuyệt đối không phát sinh phí ẩn sau khi ký kết hợp đồng.

Nhờ hệ thống đối tác rộng khắp và hợp đồng volume lớn với các liên minh hãng tàu quốc tế, mức cước phí gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển tại PTN luôn cạnh tranh và ổn định ngay cả trong mùa cao điểm.

Bên cạnh đó, các giải pháp gom hàng lẻ (LCL) hoặc tư vấn đóng gói tối ưu thể tích container được triển khai linh hoạt. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể ngân sách vận chuyển mà vẫn đảm bảo an toàn hàng hóa.

Đội ngũ nhân sự thực chiến và mạng lưới đại lý toàn cầu

Sức mạnh của PTN Logistics nằm ở đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm thực chiến, sẵn sàng xử lý các tình huống phát sinh khẩn cấp như:

• Rớt tàu
• Chỉnh sửa Manifest
• Tham vấn giá hải quan…

Mạng lưới đại lý (Agency Network) uy tín tại hơn 200 quốc gia cho phép PTN hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các điều kiện giao hàng phức tạp. Khi lựa chọn dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển của PTN, mỗi lô hàng đều được theo dõi qua hệ thống Tracking Real-time, đảm bảo cập nhật thông tin liên tục và chủ động thông báo lịch trình.

Tóm lại gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong khâu chuẩn bị chứng từ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hải quan. Việc am hiểu luật lệ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro bị truy thu thuế mà còn tối ưu hóa thời gian thông quan. Đừng để những rào cản pháp lý làm chậm cơ hội kinh doanh quốc tế. Liên hệ PTN Logistics để nhận tư vấn giải pháp vận chuyển trọn gói, minh bạch và an toàn ngay hôm nay.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến gửi hàng đi nước ngoài bằng đường biển