Cách điền mẫu tờ khai hải quan đơn giản và chính xác nhất

Việc điền mẫu tờ khai hải quan là yêu cầu cốt lõi trong mọi hoạt động xuất nhập khẩu. Đây là chìa khóa để quy trình thông quan hàng hóa diễn ra suôn sẻ, hợp pháp và nhanh chóng. Thiếu hiểu biết về chứng từ này có thể dẫn đến nhiều rủi ro không đáng có. Cùng PTN Log tìm hiểu chi tiết các khái niệm nền tảng và cách khai báo trong bài viết này.

Tờ khai hải quan và các khái niệm cốt lõi

Để tự tin làm chủ quy trình, việc đầu tiên và quan trọng nhất là trang bị một nền tảng kiến thức vững chắc về những định nghĩa, hệ thống và khái niệm nền tảng. Đây là chìa khóa để hiểu được bản chất của hoạt động khai báo hải quan.

Tờ khai hải quan là gì?

Về bản chất pháp lý, việc kê khai mẫu tờ khai hải quan là nghĩa vụ bắt buộc, trong đó chủ hàng hoặc người được ủy quyền phải cung cấp chi tiết thông tin về lô hàng xuất nhập khẩu.

Dựa trên mẫu tờ khai hải quan này, cơ quan chức năng sẽ tiến hành kiểm tra, tính thuế và cho phép thông quan hàng hóa; nếu thiếu, lô hàng sẽ bị coi là bất hợp pháp. Hiện nay, quy trình khai báo điện tử đã gần như thay thế hoàn toàn phương thức truyền thống, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường tính minh bạch.

Hệ thống VNACCS/VCIS là gì?

Khi nói đến hải quan điện tử tại Việt Nam, không thể không nhắc đến Hệ thống VNACCS/VCIS. Đây là hệ thống xương sống cho toàn bộ hoạt động thông quan hiện đại.

VNACCS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System)

VNACCS là hệ thống thông quan hàng hóa tự động cho phép người khai hải quan thực hiện mọi nghiệp vụ từ xa 24/7 như đăng ký thông tin doanh nghiệp, khai báo trước thông tin lô hàng, nộp các chứng từ điện tử, nhận phản hồi và kết quả phân luồng từ cơ quan hải quan.

Hệ thống này được thiết kế để xử lý một khối lượng giao dịch khổng lồ một cách tự động và nhanh chóng.

VCIS (Vietnam Customs Intelligence Information System)

VCIS là hệ thống thông tin tình báo hải quan, hoạt động ở tầng sâu hơn, đóng vai trò là “bộ não” phân tích rủi ro. VCIS dựa trên dữ liệu VNACCS để phân tích lịch sử tuân thủ doanh nghiệp. Hệ thống cũng đánh giá tính chất mặt hàng và tuyến đường vận chuyển. Kết quả phân tích giúp quyết định phân luồng kiểm tra phù hợp.

Hai hệ thống này tích hợp chặt chẽ với nhau, việc làm chủ và khai báo thông tin chính xác trên mẫu tờ khai hải quan thông qua VNACCS/VCIS là kỹ năng bắt buộc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và tránh các sai sót không đáng có.

Luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ là gì?

Kết quả phân luồng là phản hồi quan trọng nhất mà doanh nghiệp nhận được sau khi truyền tờ khai hải quan. Mỗi màu sắc tương ứng với một mức độ kiểm tra khác nhau:

• Luồng xanh: Thông quan ngay, được miễn kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa.
• Luồng vàng: Yêu cầu kiểm tra hồ sơ, chứng từ. Lô hàng sẽ được thông quan nếu hồ sơ hợp lệ.
• Luồng đỏ: Mức độ kiểm tra cao nhất, yêu cầu kiểm tra cả hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Nắm vững ý nghĩa của các luồng này giúp doanh nghiệp chuẩn bị tâm thế và nguồn lực cho mọi kịch bản có thể xảy ra với mẫu tờ khai hải quan của mình.

Tải mẫu tờ khai hải quan ở đâu?

Để đảm bảo sử dụng đúng mẫu tờ khai hải quan mới nhất theo quy định hiện hành, doanh nghiệp nên tải biểu mẫu trực tiếp từ các nguồn chính thống.

Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan Việt Nam, chuyên mục “Biểu mẫu – Văn bản” hoặc tra cứu tại Thư viện Pháp Luật để tải các mẫu HQ/2015/XK (xuất khẩu) và HQ/2015/NK (nhập khẩu). Hoặc trong phần mềm khai báo như ECUS5 hoặc Hải Quan Điện Tử, các mẫu này cũng thường được tích hợp sẵn trong hệ thống để tiện cho việc thao tác và in ấn.

Bên cạnh đó, có thể sử dụng phần mềm đăng ký tờ khai hải quan điện tử. Một số phần mềm phổ biến hiện nay gồm:

• ECUS5-VNACCS
• FPT.TQDT
• Hải Quan Điện Tử

Việc sử dụng đúng phần mềm không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tuân thủ chuẩn VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.

Phân biệt tờ khai hải quan nhập khẩu và tờ khai hải xuất khẩu

Mặc dù cùng là mẫu tờ khai hải quan, nhưng mục đích, tính chất và các chỉ tiêu quan trọng giữa tờ khai cho hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu có sự khác biệt rõ rệt. Hiện nay có hai loại chính tương ứng với luồng hàng vào và ra khỏi Việt Nam.

Mẫu tờ khai hải quan nhập khẩu 

Mẫu tờ khai hải quan này dùng để quản lý hàng hóa đi vào lãnh thổ Việt Nam và thực thi chính sách thuế của nhà nước. Đây là công cụ để cơ quan hải quan xác định chính xác các khoản thu cho ngân sách. Bao gồm:

• Thuế nhập khẩu
• Thuế GTGT hàng nhập khẩu
• Các loại thuế khác như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có).

Ngoài ra, tờ khai nhập khẩu còn là cơ sở thực hiện các biện pháp quản lý chuyên ngành và kiểm tra chất lượng. Đồng thời, tờ khai hỗ trợ kiểm soát an toàn thực phẩm và kiểm dịch động thực vật. Nhờ đó, hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật hiện hành.

Mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu

Đây là mẫu tờ khai hải quan phục vụ cho việc quản lý hàng hóa từ Việt Nam đi ra các nước khác và hỗ trợ doanh nghiệp tận dụng các ưu đãi thương mại.

Các thông tin trên tờ khai xuất khẩu giúp nhà nước thống kê kim ngạch xuất khẩu, quản lý các mặt hàng xuất khẩu có điều kiện (như tài nguyên khoáng sản).

Đây là chứng từ gốc để xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). C/O là giấy tờ không thể thiếu giúp đối tác nhập khẩu. Nhờ đó, họ được hưởng thuế suất ưu đãi theo các FTA mà Việt Nam tham gia.

Phân biệt rõ hai loại mẫu tờ khai hải hải quan nhập khẩu và xuất khẩu là yêu cầu tiên quyết cho mọi hoạt động xuất nhập khẩu.

>>Xem ngay: Dịch vụ hải quan PTN – Giải pháp xuất nhập khẩu hàng đầu 2025

Cách điền mẫu tờ khai hải quan nhập khẩu (A11 – Nhập kinh doanh)

Để đảm bảo tờ khai được thông quan nhanh chóng, doanh nghiệp cần nắm vững cách điền các nhóm thông tin cốt lõi, từ thông tin chung, chi tiết hàng hóa cho đến trị giá tính thuế.

Nhóm thông tin chung

Đây là các trường thông tin định danh cơ bản. Cần điền chính xác mã số thuế, tên, địa chỉ của người xuất khẩu và người nhập khẩu trong mẫu tờ khai hải quan. Một lỗi sai nhỏ ở đây có thể dẫn đến việc tờ khai bị từ chối.

Đặc biệt quan trọng phải chọn đúng mã Chi cục hải quan nơi đăng ký tờ khai. Thông thường, đây là chi cục tại cảng hoặc sân bay nơi hàng đến.

Các thông tin về phương tiện vận tải (số hiệu chuyến bay, tên tàu, ngày hàng đến) phải được điền khớp với thông báo hàng đến từ hãng vận chuyển.

Nhóm thông tin hàng hóa

Đây là phần phức tạp và dễ xảy ra sai sót nhất khi điền mẫu tờ khai hải quan. Mục mô tả hàng hóa phải chi tiết, rõ ràng, thể hiện đúng bản chất của sản phẩm (tên thương mại, model, ký mã hiệu, công dụng).

Quan trọng nhất là việc xác định Mã HS (HS Code). Mã HS là một hệ thống mã số được chuẩn hóa quốc tế để phân loại hàng hóa. Việc áp sai mã HS có thể dẫn đến việc áp sai thuế suất, vi phạm chính sách mặt hàng và bị xử phạt nặng.

Ngoài ra, các thông tin trong mẫu từ khai hải quan về xuất xứ, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng phải khớp 100% với các chứng từ như Invoice và Packing List.

Nhóm thông tin thuế và trị giá

Nhóm này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí tài chính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần ghi rõ cửa khẩu xuất hàng dự kiến, ví dụ Cảng Cát Lái hoặc Nội Bài. Đồng thời khai báo thông tin phương tiện như tên tàu và số chuyến bay. Các chi tiết số container và số chì cũng phải được cung cấp cụ thể.

Dựa trên trị giá này và mã HS đã áp, hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền thuế phải nộp. Bao gồm thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Bất kỳ sự thiếu trung thực nào trong việc khai báo trị giá vào mẫu tờ khai hải quan đều là hành vi gian lận và sẽ bị cơ quan hải quan xử lý nghiêm khắc khi phát hiện.

Xem thêm các bài viết chuyên sâu về dịch vụ hải quan để khai báo chính xác hơn

Cách điền mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu (B11 – Xuất kinh doanh)

Về cơ bản, cách điền mẫu tờ khai hải quan cho hàng xuất có phần đơn giản hơn. Điểm khác biệt lớn nhất là sự tập trung vào việc tuân thủ quy định của nước nhập khẩu và chứng minh nguồn gốc hàng hóa.

Cửa khẩu xuất hàng, phương tiện vận tải

Doanh nghiệp phải khai báo chính xác trị giá trên hóa đơn và điều kiện giao hàng theo Incoterms. Các chi phí vận tải, bảo hiểm quốc tế cần được cộng hoặc trừ khi tính trị giá tính thuế. Incoterms như FOB và CIF sẽ xác định rõ các khoản phụ phí phải tính.

Các thông tin điền vào mẫu tờ khai hải quan phải khớp với booking note đã xác nhận với hãng vận chuyển, đảm bảo hàng hóa được xếp lên đúng phương tiện và đi đúng lịch trình.

Thông tin về thuế xuất khẩu (nếu có) và hóa đơn thương mại

Hầu hết hàng hóa của Việt Nam được hưởng thuế suất xuất khẩu 0%. Tuy nhiên, một số mặt hàng đặc thù, chủ yếu là tài nguyên khoáng sản (than đá, dầu thô, quặng…) sẽ chịu thuế xuất khẩu.

Nếu hàng hóa thuộc diện này, doanh nghiệp phải tự tính và khai báo số thuế phải nộp trên mẫu tờ khai hải quan. Thông tin trên hóa đơn thương mại xuất cho khách hàng phải được điền đầy đủ, chính xác và nhất quán.

Khai báo thông tin Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để đối tác hưởng ưu đãi

Đây là một trong những chỉ tiêu quan trọng nhất, mang lại lợi thế cạnh tranh cho hàng hóa Việt Nam. Khi điền mẫu tờ khai hải quan, tại mục ghi chú hoặc mục dành riêng cho C/O, doanh nghiệp phải khai báo số và ngày cấp của C/O tương ứng.

Việc này không chỉ là yêu cầu thủ tục mà còn là một cam kết về nguồn gốc, giúp người nhập khẩu ở nước ngoài chứng minh với cơ quan hải quan của họ để được hưởng thuế suất ưu đãi theo các FTA.

Thách thức khi tự khai báo và tầm quan trọng của dịch vụ chuyên nghiệp

Việc điền mẫu tờ khai hải quan không chỉ đơn thuần là nhập liệu mà đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về mã HS, trị giá tính thuế và các quy định pháp lý phức tạp.

Chỉ một sai sót nhỏ trong việc áp mã HS có thể dẫn đến sai lệch thuế suất. Trong khi khai báo sai trị giá có thể bị xem là gian lận thương mại, gây ra những tổn thất tài chính và pháp lý nghiêm trọng.

Đối mặt với hệ thống VNACCS/VCIS hiện đại nhưng cũng đầy thách thức, việc sở hữu một đối tác khai báo chuyên nghiệp không còn là lựa chọn. Đây được xem là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thông suốt cho chuỗi cung ứng của bạn.

>>Đừng bỏ lỡ: Đăng ký tờ khai hải quan – Những điều doanh nghiệp cần biết

Giải pháp của PTN Logistics giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro

PTN Logistics cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan, giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn các rủi ro liên quan đến việc điền mẫu tờ khai hải quan.

Dịch vụ khai báo chuyên nghiệp

Đội ngũ của PTN Logistics với nền tảng kiến thức vững chắc sẽ thay bạn thực hiện mọi nghiệp vụ, chẳng hạn:

• Rà soát bộ chứng từ
• Áp mã HS chính xác
• Truyền tờ khai
• Xử lý các tình huống phát sinh khi hàng hóa bị phân vào luồng vàng hoặc đỏ.

PTN Logistics đảm bảo mọi mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu và nhập khẩu đều được xử lý nhanh chóng, tuân thủ 100% quy định, giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.

Cam kết từ PTN Logistics

Sử dụng dịch vụ của PTN Logistics, doanh nghiệp sẽ được đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trên từng chỉ tiêu của tờ khai hải quan mẫu. Chúng tôi cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm về những sai sót phát sinh từ quá trình khai báo. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp an tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Dù là mẫu tờ khai hải quan nhập khẩu với các yêu cầu phức tạp về thuế hay các thủ tục xin C/O cho hàng xuất, công ty đều có quy trình xử lý chuyên biệt. Hãy để PTN Logistics trở thành “bộ phận xuất nhập khẩu” đắc lực của bạn, tối ưu hóa mọi quy trình và chi phí.

Cần hỗ trợ điền mẫu tờ khai hải quan chuẩn? Kết nối ngay với PTN Logistics để được hướng dẫn chi tiết

Tóm lại, mẫu tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc giúp hàng hóa xuất nhập khẩu được thông quan hợp pháp và đúng quy định. Nếu bạn chưa rõ cách điền hoặc muốn tránh sai sót, giảm thiểu rủi ro, hãy liên hệ PTN Logistics để được hỗ trợ chuyên nghiệp và chính xác ngay từ bước đầu.

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về mẫu tờ khai hải quan