Dịch vụ hải quan đóng vai trò thiết yếu cho hành trình xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, doanh nghiệp nhỏ và mới thường gặp khó khăn với các thủ tục phức tạp và quy định thay đổi liên tục. Thấu hiểu điều này, PTN Logistics cung cấp dịch vụ hải quan trọn gói chuyên nghiệp và an toàn. Chúng tôi giúp đối tác yên tâm phát triển trong hội nhập thương mại toàn cầu.
Dịch vụ hải quan là gì?
Dịch vụ hải quan là quá trình tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, khai báo tờ khai, xử lý các yêu cầu kiểm tra và hoàn tất thủ tục với cơ quan hải quan để hàng hóa được xuất khẩu, nhập khẩu hoặc quá cảnh đúng quy định.
Dịch vụ này không chỉ dừng ở việc truyền tờ khai, mà còn bao gồm việc xác định mã HS, kiểm tra chính sách mặt hàng, tính thuế, rà soát chứng từ, xử lý C/O, giấy phép chuyên ngành và các phát sinh trong quá trình thông quan.
Vai trò của dịch vụ hải quan trong chuỗi logistics
Vai trò của dịch vụ hải quan chuyên nghiệp trong chuỗi logistics được thể hiện qua các trọng tâm sau:
- Bản chất và vị trí: Là thủ tục xuất nhập khẩu bắt buộc, đóng vai trò như mắt xích kết nối trực tiếp giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý Nhà nước.
- Phạm vi nghiệp vụ: Đảm nhiệm trọn gói từ tư vấn chính sách, kiểm tra hồ sơ, lên tờ khai, xử lý phát sinh đến giải quyết các vấn đề về thuế và phí.
- Tối ưu thời gian và chi phí: Đảm bảo đúng tiến độ thông quan, ngăn chặn tình trạng lưu bãi lâu ngày, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho và tối ưu dòng tiền kinh doanh.
- Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Hạn chế tối đa các sai sót trong khai báo, giúp doanh nghiệp tránh được nguy cơ bị xử phạt hành chính, giữ hàng hoặc từ chối thông quan.
Tìm hiểu ngay dịch vụ vận tải trọn gói giúp tối ưu chi phí và rút ngắn hành trình logistics
Những doanh nghiệp nào cần sử dụng dịch vụ hải quan?
Thật ra, mọi doanh nghiệp khi tham gia hoạt động xuất nhập khẩu đều cần đến một dịch vụ hải quan chuyên nghiệp. Dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, việc am hiểu và tuân thủ các quy định hải quan là yếu tố then chốt để hàng hóa được thông quan nhanh chóng và tránh phát sinh chi phí không đáng có.
Dưới đây sẽ là một số tiêu chí để doanh nghiệp có thể tham khảo để biết được mức độ cần thiết của doanh nghiệp mình đối với dịch vụ hải quan:
Doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm chuyên môn đối với việc khai báo hải quan
Nếu bạn là một doanh nghiệp mới tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu, hoặc chưa có nhân sự giàu kinh nghiệm về thủ tục hải quan, việc tự mình thực hiện các bước này có thể dẫn đến sai sót, chậm trễ, thậm chí là có thể phát sinh các khoản phạt. Dịch vụ hải quan sẽ giúp bạn đi đứng hướng ngay từ đầu.
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) chưa có bộ phận chuyên trách về khai báo hải quan xuất nhập khẩu
Đối với các SMEs, việc xây dựng và duy trì một bộ phận chuyên trách về hải quan có thể tốn kém và không hiệu quả. Thuê ngoài dịch vụ hải quan là giải pháp tối ưu để đảm bảo công việc được thực hiện bởi đội ngũ chuyên nghiệp mà không cần đầu tư lớn vào cơ sở vật chất và nhân sự.
Cần được thông quan hàng hóa nhanh chóng với chi phí tối ưu nhất
Thời gian là tiền bạc trong kinh doanh. Một dịch vụ hải quan chuyên nghiệp có thể giúp bạn rút ngắn đáng kể thời gian làm thủ tục, tránh tình trạng hàng hóa bị kẹt tại cảng, kho bãi, từ đó tiết kiệm chi phí lưu kho và vận chuyển.
Rút ngắn thời gian làm thủ tục hải quan và giải quyết các thủ tục phát sinh
Quy trình hải quan thường khá phức tạp và dễ phát sinh các vấn đề không lường trước. Các dịch vụ hải quan có kinh nghiệm sẽ biết cách xử lý nhanh chóng các thủ tục hành chính, giải quyết các vướng mắc phát sinh một cách hiệu quả.
Doanh nghiệp có hàng hóa đặc thù
Đối với các loại hàng hóa đặc biệt như thực phẩm đông lạnh, thiết bị y tế, hàng nguy hiểm, hay những mặt hàng yêu cầu giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu đặc biệt, quy trình hải quan sẽ phức tạp hơn rất nhiều. Các dịch vụ hải quan chuyên nghiệp thường có kiến thức sâu rộng và kinh nghiệm xử lý các loại hàng hóa này, đảm bảo tuân thủ mọi quy định và tiêu chuẩn cần thiết.
Khám phá giải pháp xuất nhập khẩu toàn diện cho doanh nghiệp từ A-Z tại PTN Logistics
Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói tại PTN Logistics bao gồm những gì?
Với dịch vụ hải quan trọn gói của chúng tôi, khách hàng sẽ được đáp ứng hầu hết các nhu cầu cần thiết trong lĩnh vực hải quan như:
- Kê khai và truyền tờ khai điện tử cho hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Khai báo hàng hóa lẻ ghé Container (LCL) và nguyên Container (FCL).
- Dịch vụ xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) với đầy đủ các mẫu phổ biến như B, D, E, VK, VJ, AI, Rex, CPTTP, AANZ.
- Thủ tục khai báo hải quan cho đa dạng các loại hình như kinh doanh (mậu dịch), phi mậu dịch, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất…
- Xử lý các thủ tục kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa, bao gồm khử trùng, kiểm dịch thực vật và động vật, kiểm tra an toàn thực phẩm, xin giấy phép nhập khẩu, kiểm tra hợp quy và khai báo hóa chất…
- Hoàn thuế nhập khẩu.
- Chỉnh sửa bổ sung tờ khai sau thông quan.
- Thực hiện công bố sản phẩm thực phẩm, mỹ phẩm; khai báo hóa chất và xin phép nhập khẩu các tiền chất công nghiệp.
Toàn bộ những nhu cầu liên quan đến hải quan đều được đáp ứng đầy đủ và toàn diện trong dịch vụ hải quan của chúng tôi, giúp khách hàng giảm thiểu tối đa các bước rườm rà, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Gửi hàng quốc tế an toàn – nhanh chóng với dịch vụ chuyển phát nhanh toàn cầu
Một bộ hồ sơ khai báo hải quan cơ bản gồm những gì?
Việc chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan đầy đủ và chính xác là chìa khóa để đảm bảo hàng hóa của bạn được thông quan nhanh chóng và suôn sẻ. Để quá trình của dịch vụ hải quan diễn ra trôi chảy, bạn cần chuẩn bị những tài liệu sau:
Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
Thể hiện thỏa thuận giữa bên bán và bên mua. Gồm điều kiện giao hàng (Incoterms), giá cả, thời gian giao,…
Tờ khai hải quan
Đây là tài liệu xương sống trong dịch vụ hải quan, cung cấp cái nhìn toàn diện về lô hàng của bạn. Từ số lượng, giá trị cho đến mã HS – mọi thông tin đều được thể hiện rõ ràng trên tờ khai này. Nó giúp cơ quan hải quan nắm bắt thông tin, từ đó áp dụng đúng các quy định thuế quan và thực hiện kiểm tra hàng hóa theo tiêu chuẩn.
Hóa đơn thương mại
Như một bản hợp đồng tài chính, hóa đơn thương mại phản ánh giá trị giao dịch thực tế giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Đây là căn cứ không thể thiếu để cơ quan hải quan tính toán chính xác các loại thuế và phí liên quan.
Phiếu đóng gói
Tài liệu này cung cấp cái nhìn cận cảnh về cách thức lô hàng được đóng gói, bao gồm số lượng kiện hàng, trọng lượng và kích thước. Phiếu đóng gói đóng vai trò quan trọng trong việc giúp cơ quan hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa, đối chiếu với thông tin trên tờ khai, đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
Vận đơn
Là một chứng từ vận tải thiết yếu do đơn vị vận chuyển phát hành. Nó không chỉ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển mà còn là cơ sở pháp lý để thực hiện việc giao nhận hàng.
Giấy chứng nhận xuất xứ
Đây là tài liệu xác thực nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Sở hữu giấy chứng nhận này giúp lô hàng của bạn đủ điều kiện hưởng các mức thuế ưu đãi theo các hiệp định thương mại tự do mà Việt Nam tham gia, nếu có.
Các giấy phép/kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện quản lý đặc biệt)
Giấy phép nhập khẩu, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm,…
Việc chuẩn bị cẩn thận từng tài liệu này không chỉ giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có mà còn đẩy nhanh tiến độ thông quan, đưa hàng hóa đến tay người nhận một cách hiệu quả nhất.
Lợi ích khách hàng nhận được khi sử dụng dịch vụ hải quan trọn gói tại PTN Logistics
Với hơn 15 năm kinh nghiệm, dịch vụ hải quan trọn gói của PTN Logistics mang lại những giá trị thiết thực cho doanh nghiệp:
Tối ưu thời gian và chi phí
Giải pháp của chúng tôi giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ thông quan và sử dụng ngân sách hiệu quả nhất.
- Thông quan siêu tốc: Đạt tỷ lệ thành công 99%, tiết kiệm đến 30% thời gian.
- Kiểm soát chi phí: Hạn chế phí phát sinh nhờ áp dụng chính xác mã HS và các ưu đãi thuế quan.
Đội ngũ và nghiệp vụ chuyên sâu
Năng lực xử lý linh hoạt về dịch vụ hải quan với mọi loại hàng hóa phức tạp nhờ lực lượng nhân sự chuyên môn cao và am hiểu thực tế.
- Nhân sự hùng hậu: Hơn 100 chuyên viên có chứng chỉ, túc trực liên tục tại các cửa khẩu, cảng biển.
- Chuyên trị hàng khó: Dày dặn kinh nghiệm xử lý hàng nguy hiểm, thiết bị y tế, thực phẩm đông lạnh và máy móc cũ.
Dịch vụ trọn gói, tận tâm
Mang đến trải nghiệm an tâm tuyệt đối với sự hỗ trợ toàn diện trong suốt quá trình giao nhận hàng hóa.
- Quy trình từ A-Z: Phụ trách trọn vẹn từ khâu tư vấn, làm chứng từ đến giao hàng tận nơi.
- Đồng hành 24/7: Liên tục cập nhật tiến độ, minh bạch thông tin với tỷ lệ khách hàng hài lòng lên đến 99%.
Mạng lưới và đối tác vận tải
Đảm bảo chuỗi cung ứng liền mạch nhờ hệ thống kết nối uy tín và mạng lưới khai báo rộng khắp.
- Phủ sóng toàn quốc: Hoạt động mạnh mẽ tại các cảng, sân bay, ICD và khu công nghiệp trọng điểm.
- Cước phí cạnh tranh: Tối ưu giá cước và đa dạng phương thức vận chuyển nhờ hợp tác chiến lược với các hãng tàu, hàng không toàn cầu.
Các rủi ro thường gặp khi doanh nghiệp tự làm thủ tục hải quan
Tự làm thủ tục hải quan giúp doanh nghiệp chủ động hơn, nhưng nếu thiếu kinh nghiệm về mã HS, trị giá, chính sách mặt hàng và chứng từ, lô hàng rất dễ bị chậm thông quan, phát sinh chi phí hoặc bị xử phạt.
Sai mã HS dẫn đến sai thuế suất
Sai mã HS là rủi ro phổ biến khi doanh nghiệp chưa hiểu rõ bản chất, công dụng, vật liệu hoặc cấu tạo của hàng hóa. Việc áp sai mã có thể dẫn đến sai thuế suất, nộp thiếu thuế, bị ấn định thuế hoặc xử phạt sau thông quan. Dịch vụ hải quan giúp rà soát mã HS dựa trên hồ sơ kỹ thuật, catalog và biểu thuế hiện hành trước khi mở tờ khai.
Khai sai trị giá hải quan
Trị giá hải quan không chỉ dựa trên giá mua bán ghi trên invoice mà còn liên quan đến điều kiện Incoterms, cước vận chuyển, bảo hiểm và các khoản điều chỉnh khác. Nếu khai thấp, thiếu căn cứ hoặc không khớp chứng từ, doanh nghiệp có thể bị tham vấn giá, truy thu thuế và kéo dài thời gian thông quan.
Thiếu giấy phép nhập khẩu hoặc kiểm tra chuyên ngành
Nhiều mặt hàng cần giấy phép, công bố, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc kiểm tra an toàn thực phẩm trước khi thông quan. Nếu không kiểm tra chính sách mặt hàng từ đầu, hàng có thể về cảng nhưng chưa đủ điều kiện làm thủ tục, gây lưu kho, lưu bãi và chậm giao hàng. Dịch vụ hải quan giúp doanh nghiệp rà soát yêu cầu này trước khi nhập hàng.
Invoice, packing list, vận đơn và C/O không khớp thông tin
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu cần thống nhất về tên hàng, số lượng, trọng lượng, số kiện, điều kiện giao hàng, thông tin người mua bán và hành trình vận chuyển. Nếu invoice, packing list, vận đơn hoặc C/O lệch dữ liệu, hải quan có thể yêu cầu giải trình, sửa hồ sơ hoặc không chấp nhận ưu đãi thuế C/O.
Chọn sai loại hình tờ khai
Mỗi loại hình tờ khai như kinh doanh, sản xuất xuất khẩu, gia công, tạm nhập tái xuất hay phi mậu dịch đều có mục đích và cách quản lý riêng. Nếu chọn sai loại hình, doanh nghiệp có thể phải sửa, hủy tờ khai hoặc gặp rủi ro khi quyết toán, hoàn thuế và kiểm tra sau thông quan.
Không nắm quy định về hàng cấm, hàng hạn chế nhập khẩu hoặc xuất khẩu
Một số hàng hóa thuộc diện cấm, hạn chế hoặc phải đáp ứng điều kiện quản lý chuyên ngành trước khi xuất nhập khẩu. Nếu không kiểm tra trước khi ký hợp đồng hoặc đặt lịch vận chuyển, doanh nghiệp có thể bị giữ hàng, buộc tái xuất, xử phạt hoặc phát sinh chi phí xử lý ngoài kế hoạch.
Không xử lý kịp khi bị phân luồng vàng hoặc luồng đỏ
Khi tờ khai bị phân luồng vàng hoặc đỏ, doanh nghiệp cần nhanh chóng bổ sung hồ sơ, giải trình hoặc phối hợp kiểm tra thực tế hàng hóa. Nếu xử lý chậm, lô hàng dễ phát sinh phí lưu kho, lưu bãi và trễ kế hoạch giao nhận. Dịch vụ hải quan có kinh nghiệm hiện trường sẽ giúp theo dõi phân luồng và xử lý phát sinh kịp thời.
Chậm nộp thuế, thiếu thuế hoặc bị kiểm tra sau thông quan
Chậm nộp thuế, khai thiếu thuế hoặc không chuẩn bị đủ căn cứ giải trình có thể khiến doanh nghiệp bị tính tiền chậm nộp, truy thu hoặc kiểm tra sau thông quan. Những sai sót lặp lại còn ảnh hưởng đến mức độ tuân thủ của doanh nghiệp trong các lô hàng tiếp theo.
Quy trình 6 bước dịch vụ hải quan chuyên nghiệp tại PTN Logistics
Quy trình hải quan chuyên nghiệp chính là yếu tố then chốt cho sự thành công và tốc độ thông quan hàng hóa. Tại PTN Logistics, mọi khâu trong quy trình đều đã được chuẩn hóa bài bản, minh bạch và tuân thủ nghiêm ngặt mọi quy định của pháp luật.
Quy trình dịch vụ khai báo hải quan sẽ được chúng tôi thực hiện qua các bước cơ bản sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ và tư vấn chuyên sâu
Ngay khi khách hàng liên hệ, đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ tiếp nhận đầy đủ thông tin về lô hàng: loại hàng, xuất xứ, mục đích xuất khẩu hay nhập khẩu,… Từ đó sẽ đánh giá và tư vấn chính xác loại hình tờ khai phù hợp như nhập khẩu, xuất khẩu, tạm nhập tái xuất hay quá cảnh.
Đồng thời khách hàng cũng sẽ được hướng dẫn chi tiết về cách chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ cần thiết đúng theo quy định pháp luật hiện hành. Nếu có hàng hóa yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, giấy phép nhập khẩu hay công bố sản phẩm sẽ được chúng tôi tư vấn chi tiết và hỗ trợ khách hàng chuẩn bị.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ và lập tờ khai hải quan
Bộ phận khai báo hải quan sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép liên quan và cả tờ khai cũ nếu có. Việc này giúp đảm bảo tính hợp lệ của bộ chứng từ, cũng như không có sai sót về thông tin để tránh rủi ro bị kiểm tra, xử phạt.
Sau đó, tờ khai sẽ được lập và truyền qua hệ VNACCS/VCIS đúng thời hạn để đảm bảo tiến độ thông quan.
Bước 3: Truy vấn phân luồng và phối hợp xử lý
Dựa trên phản hồi của hệ thống hải quan, chúng tôi sẽ xác định luồng thông quan cho lô hàng trong toàn bộ quá trình của dịch vụ hải quan:
- Luồng xanh: Thông quan nhanh, không kiểm tra hàng.
- Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy tờ, cần chuẩn bị thêm tài liệu nếu yêu cầu.
- Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa, phối hợp chặt chẽ với hải quan và khách hàng để xử lý kịp thời.
Chúng tôi sẽ luôn chủ động trong việc liên hệ với khách hàng để thông báo kịp thời về tình trạng phân luồng cùng các yêu cầu phát sinh. Đồng thời cũng sẽ hỗ trợ chuẩn bị, bổ sung hồ sơ, giải trình, làm việc trực tiếp với các cơ quan liên quan như hải quan, kiểm tra chuyên ngành để tối ưu thời gian thông quan.
Bước 4: Tính toán và nộp thuế đúng quy định, giảm thiểu rủi ro
Đội ngũ chuyên gia của PTN Logistics sẽ tư vấn rà soát mức thuế nhập khẩu, xuất khẩu, thuế VAT cùng các loại phí liên quan đúng theo quy định hiện hành.
Khách hàng sẽ được hỗ trợ nộp thuế nhanh chóng và chính xác nhất, tránh các sai sót dẫn đến phạt chậm nộp hay thiếu thuế.
Bước 5: Thông quan và giao nhận hàng hóa
Sở hữu cho mình đội ngũ nhân viên hiện trường giàu kinh nghiệm, PTN Logistics sẽ dễ dàng xử lý thủ tục thông quan một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Chúng tôi sẽ phối hợp chặt chẽ với hải quan, đơn vị vận chuyển và kho bãi để hàng hóa đảm bảo được giao đúng địa điểm và thời hạn theo yêu cầu.
Khách hàng cũng sẽ được cập nhập liên tục tiến độ vận chuyển để chủ động trong kế hoạch kinh doanh.
Bước 6: Hỗ trợ sau thông quan
Sau khi hàng hóa đã được thông quan, chúng tôi tiếp tục hỗ trợ khách hàng xử lý các phát sinh như khiếu nại, hoàn thuế, kiểm tra bổ sung…
Ngoài ra, chúng tôi luôn thu thập ý kiến phản hồi để cải tiến dịch vụ hải quan ngày càng tốt hơn.
Đọc thêm các bài phân tích chuyên sâu về thủ tục và dịch vụ hải quan do PTN biên tập
Việc ủy thác các thủ tục của dịch vụ hải quan cho đối tác tin cậy giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí và giảm thiểu rủi ro sai sót. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm sẽ đảm bảo hồ sơ chuẩn xác, tuân thủ pháp luật, giúp hàng hóa thông quan an toàn. Hãy để PTN Logistics đồng hành, giúp bạn vượt qua mọi thử thách và tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu.
Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và tìm giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn!
Thông tin liên hệ chi tiết
- Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
- Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com
