Ngày hàng đến trên tờ khai hải quan: Lưu ý khi làm thủ tục!

Khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan có thể khiến lô hàng bị chậm thông quan và chịu mức phạt hành chính nặng nề. Đối với nhân viên chứng từ, việc nắm vững cách kiểm tra dữ liệu trên hệ thống Manifest là chìa khóa để đảm bảo dòng chảy hàng hóa thông suốt. PTN Logistics hiểu rõ những khó khăn trong thủ tục đăng ký tờ khai nhập khẩu mà doanh nghiệp thường xuyên đối mặt. Tìm hiểu ngay!

Ngày hàng đến trên tờ khai hải quan là gì?

Trong quy trình làm thủ tục xuất nhập khẩu, việc xác định chính xác các mốc thời gian là yếu tố sống còn để đảm bảo tờ khai được hệ thống chấp nhận thông suốt.

Khái niệm theo nghiệp vụ hải quan

Ngày hàng đến trên tờ khai hải quan là thông tin bắt buộc phản ánh chính xác thời điểm phương tiện vận tải cập cảng hoặc cửa khẩu đầu tiên tại Việt Nam. Dựa trên Quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC, đây là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan hải quan kiểm soát hành trình lô hàng và quản lý rủi ro.

Thuật ngữ chuyên ngành này thường được gọi là Arrival Date trong nghiệp vụ hải quan, đóng vai trò quyết định trong việc áp dụng các chính sách quản lý hàng hóa và thuế suất. Việc hiểu rõ bản chất nghiệp vụ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong khâu chuẩn bị hồ sơ thông quan một cách chuyên nghiệp.

Xem thêm: Vai trò ngày thông quan trên tờ khai hải quan bạn cần biết!

Hiểu đúng “ngày hàng đến” là ngày nào?

Thực tế, ngày hàng đến trên tờ khai hải quan chính là ngày phương tiện vận tải đến cảng dỡ hàng được ghi trên thông báo hàng đến (Arrival Notice). Trên hệ thống điện tử, người khai hải quan cần nhập thông tin này vào Chỉ tiêu 1.27 trên phần mềm ECUS/VNACCS để truyền dữ liệu chính thức.

Đây là bước khởi đầu quan trọng không thể thiếu trong Thủ tục đăng ký tờ khai nhập khẩu của mỗi lô hàng. Cần lưu ý, dữ liệu này trực tiếp ảnh hưởng đến Thời điểm xác định nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước. Do đó, bạn cần đối soát kỹ với Manifest để đảm bảo ngày hàng đến trên tờ khai hải quan không bị sai lệch.

Cách xác định ngày hàng đến trong hoạt động logistics

Việc xác định đúng thời điểm hàng về là mấu chốt để tránh các sai lệch dữ liệu không đáng có trên hệ thống VNACCS. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng phương thức vận tải cụ thể:

Đối với vận tải đường biển

Cách xác định ngày hàng đến trong hoạt động logistics đường biển phụ thuộc hoàn toàn vào thời điểm tàu cập cảng đích thực tế. Khi doanh nghiệp sở hữu Vận đơn đường biển (Bill of Lading), bạn cần theo dõi sát lịch trình tàu để chủ động chuẩn bị bộ chứng từ.

Thực tế, ngày hàng đến trên tờ khai hải quan chuẩn xác nhất phải là ngày phương tiện vận tải cập cầu bến thực tế theo quy định của cảng và hải quan. Việc kê khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan thường dẫn đến những lỗi hệ thống nghiêm trọng, gây treo tờ khai. Vì vậy, Ops cần kiểm tra kỹ số hiệu tàu và ngày cập cảng thực tế trên trang chủ hãng tàu.

Đối với vận tải hàng không

Với hàng Air, việc Tra cứu thông báo hàng đến (Arrival Notice) là bước tiên quyết để lấy thông tin chính xác về lịch trình bay. Trên mỗi Vận đơn hàng không (Airway Bill) đều thể hiện mã chuyến bay cụ thể, nhưng ngày hàng đến trên tờ khai hải quan bắt buộc phải là ngày máy bay hạ cánh tại kho hàng không Việt Nam.

Bạn cần thực hiện Kiểm tra dữ liệu trên hệ thống Manifest để đảm bảo tính đồng bộ thông tin trước khi truyền dữ liệu chính thức. Nếu ngày hàng đến trên tờ khai hải quan không khớp với dữ liệu hãng bay truyền cho hải quan, tờ khai sẽ bị từ chối.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu tờ khai hải quan

Đối với vận tải đường bộ – đường sắt

Đối với hình thức vận tải bộ hoặc sắt qua biên giới, Ngày phương tiện vận chuyển đến cửa khẩu đầu tiên của Việt Nam chính là mốc thời gian cốt lõi cần xác định. Sau khi hoàn tất việc bàn giao hàng hóa và ký nhận Biên bản giao nhận hàng hóa (POD), doanh nghiệp cần chốt số liệu ngay để thực hiện truyền tờ khai.

Lưu ý rằng ngày hàng đến trên tờ khai hải quan trong trường hợp này thường là ngày xe tải hoặc tàu hỏa đi vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu đường bộ. Việc xác định sai mốc thời gian này không chỉ gây chậm trễ thông quan mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch điều xe giao nhận cho các chặng tiếp theo.

Xem thêm: Dịch vụ hải quan PTN: giải pháp xuất nhập khẩu hàng đầu 2025

Vai trò của ngày hàng đến trên tờ khai hải quan

Việc xác định chuẩn xác ngày hàng về không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là “kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp làm chủ lộ trình hàng hóa của mình.

Ảnh hưởng đến thời điểm khai báo

Vai trò của ngày hàng đến trên tờ khai hải quan thể hiện rõ nhất qua việc xác định mốc thời gian pháp lý để mở tờ khai. Doanh nghiệp cần tuân thủ Thời hạn làm thủ tục hải quan 30 ngày kể từ ngày hàng về cửa khẩu để tránh bị xử phạt. Nếu ngày hàng đến trên tờ khai hải quan bị khai báo sai lệch, hệ thống sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Đặc biệt, thông tin này ảnh hưởng trực tiếp đến việc áp dụng Tỷ giá tính thuế tại thời điểm đăng ký tờ khai. Vì vậy, chốt đúng ngày hàng đến trên tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp tối ưu nghĩa vụ tài chính và đảm bảo tính hợp lệ cho toàn bộ hồ sơ nhập khẩu của mình.

Liên quan đến lưu kho – lưu bãi

Trong Logistics, việc Quản lý chi phí lưu kho bãi (DEM/DET) phụ thuộc mật thiết vào mốc thời gian tàu cập bến thực tế được ghi nhận trên hệ thống. Khi ngày hàng đến trên tờ khai hải quan khớp với dữ liệu hãng tàu, quá trình giải phóng hàng sẽ diễn ra suôn sẻ, tránh tình trạng container bị lưu lại quá lâu gây phát sinh chi phí không đáng có.

Việc nắm chắc ngày hàng đến trên tờ khai hải quan giúp bộ phận kế toán và Ops chủ động tính toán được thời gian miễn phí để điều phối ngân sách. Đây chính là mắt xích quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính và tối ưu hóa lợi nhuận trong từng lô hàng.

Tác động đến kế hoạch giao nhận

Một Quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu chuyên nghiệp luôn bắt đầu bằng việc kiểm soát tiến độ hàng về cửa khẩu. Thông tin ngày hàng đến trên tờ khai hải quan chính xác là cơ sở để bộ phận điều vận lên Kế hoạch vận tải đa phương thức từ cảng về kho một cách nhịp nhàng.

Nếu có sự sai lệch về thời gian, toàn bộ lịch trình xe kéo sẽ bị đảo lộn, gây lãng phí nguồn lực và ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng. Do đó, kiểm soát dữ liệu ngày hàng về là chìa khóa để duy trì sự ổn định cho dòng chảy hàng hóa, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh.

Những sai sót thường gặp về ngày hàng đến trên tờ khai hải quan

Việc thiếu cẩn trọng trong khâu đối soát dữ liệu thường dẫn đến những sai sót không đáng có, gây tắc nghẽn cho cả quy trình thông quan của doanh nghiệp.

Khai trước quá sớm

Mặc dù doanh nghiệp muốn đẩy nhanh tiến độ, nhưng việc truyền tờ khai quá sớm so với Ngày tàu rời cảng (ETD) là một lỗi phổ biến.

Khi thực hiện Ngày ký số trên tờ khai điện tử, nếu ngày hàng đến trên tờ khai hải quan được dự báo quá xa, hệ thống VNACCS có thể từ chối do chưa có dữ liệu manifest đối ứng. Việc xác định ngày hàng đến trên tờ khai hải quan không chuẩn xác trong giai đoạn này khiến tờ khai bị treo, buộc doanh nghiệp phải hủy và truyền lại, gây lãng phí thời gian và làm giảm uy tín của đơn vị XNK với cơ quan quản lý hải quan.

Khai khi hàng chưa đến

Rất nhiều nhân viên chứng từ không phân biệt được Sự khác biệt giữa ETA và ATA, dẫn đến việc truyền dữ liệu khi tàu chưa thực sự cập cảng. Đặc biệt là những lô hàng có Thời gian tàu neo đậu tại khu chuyển tải kéo dài, khiến lịch trình thực tế bị lùi sâu so với dự kiến.

Khi đó, ngày hàng đến trên tờ khai hải quan mà bạn đã khai báo sẽ không khớp với thực tế phương tiện vào cảng. Sai sót này buộc doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục chỉnh sửa phức tạp. Luôn nhớ rằng ngày hàng đến trên tờ khai hải quan chỉ nên được chốt sau khi có xác nhận chính thức từ phía đại lý tàu.

Khai sai ngày thực tế

Trong danh sách Những sai sót thường gặp về ngày hàng đến trên tờ khai hải quan, việc nhập nhầm ngày trên Arrival Notice là lỗi gây hậu quả nặng nề nhất. Đối với hàng nhập kho ngoại quan, Thời điểm hàng về đến kho ngoại quan phải được đối soát nghiêm ngặt với phiếu nhập kho.

Nếu ngày hàng đến trên tờ khai hải quan bị sai lệch dù chỉ một ngày, doanh nghiệp có thể đối mặt với việc bị bác bỏ trị giá tính thuế hoặc xử phạt hành chính. Việc kiểm tra kỹ lưỡng giúp đảm bảo dòng chảy hàng hóa không bị gián đoạn và tối ưu hóa quy trình thông quan tại các cửa khẩu biên giới hiện nay.

Bạn gặp khó khăn khi đối soát ngày hàng đến? Chat ngay với chuyên gia PTN tại Zalo OA để được hỗ trợ 24/7!

PTN Logistics – Giải pháp khai báo hải quan chuyên nghiệp, hạn chế tối đa rủi ro chứng từ

Để vượt qua những rào cản về thủ tục và sai sót chứng từ, doanh nghiệp cần một đối tác chuyên nghiệp giúp kiểm soát chặt chẽ mọi dữ liệu đầu vào.

Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong mọi chỉ tiêu tờ khai

PTN Logistics cam kết mang đến sự chuẩn xác tối đa trong từng khâu xử lý chứng từ hải quan. Chúng tôi giúp doanh nghiệp loại bỏ mọi rủi ro sai sót ngay từ bước khởi tạo hồ sơ thông qua các giải pháp chuyên biệt:

• PTN Logistics – Giải pháp khai báo hải quan chuyên nghiệp thực hiện rà soát hai lớp mọi chỉ tiêu tờ khai, từ mã loại hình đến áp mã thuế suất.
• Đảm bảo ngày hàng đến trên tờ khai hải quan khớp tuyệt đối với dữ liệu thực tế nhằm tránh tình trạng tờ khai bị treo trên hệ thống VNACCS.
• Sử dụng Dịch vụ khai thuê hải quan trọn gói để đối soát kỹ lưỡng giữa thông báo hàng đến và thực tế vận hành trước khi truyền dữ liệu chính thức.
• Loại bỏ hoàn toàn các sai lệch về ngày hàng đến trên tờ khai hải quan, giúp doanh nghiệp an tâm về tính hợp lệ của bộ hồ sơ chứng từ nhập khẩu.

Tối ưu hóa thời gian thông quan – Giảm thiểu chi phí lưu kho bãi

PTN Logistics mang đến quy trình xử lý chuyên nghiệp nhằm rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi tại cảng. Chúng tôi tập trung vào việc tối ưu hóa hiệu quả vận hành để bảo vệ lợi ích tài chính và thời gian của khách hàng:

• Là Đại lý làm thủ tục hải quan uy tín, PTN Logistics cam kết đẩy nhanh tốc độ giải phóng hàng hóa tại các cửa khẩu trọng điểm.
• Việc xác định chuẩn ngày hàng đến trên tờ khai hải quan giúp chúng tôi chủ động lên kế hoạch điều xe và đăng ký kiểm tra chuyên ngành kịp thời.
• Cung cấp Giải pháp Logistics tối ưu chi phí doanh nghiệp bằng cách triệt tiêu các khoản phí DEM/DET phát sinh do chậm trễ hồ sơ.
• Đảm bảo dữ liệu ngày hàng đến trên tờ khai hải quan được khớp lệnh nhanh chóng để dòng chảy hàng hóa luôn thông suốt và ổn định.
• Cam kết vàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối đa hóa hiệu quả kinh doanh trong từng lô hàng.

Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, tư vấn tận tâm

Đội ngũ chuyên viên của PTN sở hữu kiến thức Tư vấn nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực chiến dày dặn, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng xử lý các tình huống khó phát sinh. Khi gặp sự cố như tàu delay hay sai lệch Manifest, chúng tôi luôn biết cách xử lý ngày hàng đến trên tờ khai hải quan sao cho đúng luật và an toàn nhất.

Chuyên viên PTN sẽ hướng dẫn bạn cách đối soát thông tin để không bao giờ xảy ra lỗi khi khai báo ngày hàng đến trên tờ khai hải quan trên phần mềm ECUS hiện đại. Chúng tôi không chỉ làm dịch vụ, mà còn là người bạn đồng hành giúp doanh nghiệp quản trị rủi ro và giải quyết mọi vướng mắc phát sinh với cơ quan hải quan 24/7.

Liên hệ PTN Logistics ngay hôm nay để dòng chảy hàng hóa của bạn luôn thông suốt!

Kiểm soát tốt ngày hàng đến trên tờ khai hải quan không chỉ giúp tối ưu chi phí lưu kho bãi mà còn bảo vệ uy tín doanh nghiệp. Để hạn chế tối đa các lỗi chứng từ và rủi ro phải khai bổ sung AMA, việc lựa chọn đại lý hải quan uy tín như PTN Logistics là quyết định đầu tư đúng đắn. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc nghiệp vụ của bạn 24/7. Hãy nhận báo giá dịch vụ trọn gói ngay hôm nay để dòng chảy hàng hóa của bạn luôn thông suốt.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về ngày hàng đến trên tờ khai hải quan