Bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không cần những gì?

Bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không là yếu tố quan trọng quyết định tốc độ thông quan của mọi lô hàng. Nhiều doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi xử lý vận đơn hàng không hoặc sai lệch số liệu dẫn đến phí lưu kho cao. Hãy cùng PTN Logistics tìm hiểu chi tiết quy trình chuẩn hóa hồ sơ để chủ động kiểm soát rủi ro và tối ưu chi phí nhập khẩu hiệu quả ngay sau đây.

Bộ chứng từ nhập khẩu hàng không tiêu chuẩn

Để lô hàng được thông quan thuận lợi, doanh nghiệp cần nắm rõ thành phần cơ bản của bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không. Việc này sẽ hạn chế tối đa sai sót trong khâu đối chiếu số liệu.

Các chứng từ cơ bản

• Trong nghiệp vụ nhập khẩu Air, vận đơn hàng không (Air Waybill) đóng vai trò là bằng chứng xác nhận hợp đồng vận chuyển và biên lai nhận hàng
• Song song đó, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là căn cứ quan trọng để cơ quan hải quan xác định trị giá tính thuế
• Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên phiếu đóng gói (Packing List) để đảm bảo khớp số liệu về trọng lượng, kích thước với thực tế hàng hóa
• Cuối cùng, tờ khai hải quan (Customs Declaration) là văn bản pháp lý bắt buộc. Tổng hợp toàn bộ thông tin của bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không để trình lên hệ thống một cửa quốc gia

Sự đồng bộ giữa bốn loại trong bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không này là điều kiện tiên quyết để tránh bị bác bỏ hồ sơ.

Các chứng từ khác

Ngoài các chứng từ cơ bản, có thể sẽ cần thêm 1 số chứng từ khác trong bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không. Chẳng hạn như:

• Arrival Notice (Thông báo hàng đến) là giấy tờ đầu tiên doanh nghiệp nhận được để biết tình trạng lô hàng
• Đối với hàng hóa muốn hưởng ưu đãi thuế quan, C/O form E, D, AK, AJ hoặc các FTA khác phải được chuẩn bị bản gốc hoặc bản điện tử hợp lệ
• Nếu mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp bắt buộc phải có Import License hoặc giấy phép con tương ứng
• Tùy tính chất hàng hóa, Giấy kiểm tra chất lượng hoặc kiểm dịch thực vật/động vật sẽ được yêu cầu bổ sung vào bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không
• Bên cạnh đó, Debit Note từ đại lý vận tải cũng cần được lưu trữ để hạch toán chi phí logistics chính xác.

Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không trên giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi tình huống phát sinh tại cửa khẩu.

Đừng để mất tiền oan vì sai HS Code. Yêu cầu PTN tra cứu mã và tư vấn miễn phí tại đây

Quy trình xử lý chứng từ nhập khẩu hàng không tại Việt Nam

Hiểu rõ quy trình luân chuyển của bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không tại hiện trường giúp nhân viên xuất nhập khẩu rút ngắn thời gian giải phóng hàng đáng kể.

Nhận chứng từ từ shipper/forwarder nước ngoài

Quy trình bắt đầu khi doanh nghiệp nhận bản nháp từ đối tác. Lúc này, cần phân biệt rõ vận đơn chủ (MAWB) và vận đơn nhà (HAWB) để xác định quyền sở hữu hàng hóa.

Nếu bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không không gửi kèm vận đơn gốc, doanh nghiệp phải yêu cầu shipper thực hiện telex release hoặc cung cấp surrender bill ngay lập tức. Việc kiểm tra kỹ lưỡng thông tin người nhận và bên được thông báo trên vận đơn ngay từ giai đoạn này sẽ giúp tránh các phí sửa đổi về sau.

Chọn lựa một forwarder uy tín ở khâu này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thất lạc bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không.

Kiểm tra manifest & thông tin về lô hàng

Sau khi tàu bay cất cánh, hãng hàng không hoặc đại lý sẽ tiến hành khai báo manifest lên hệ thống hải quan Việt Nam. Nhân viên nhập khẩu cần đối chiếu thông tin trên hệ thống này với bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không đang nắm giữ.

Mọi sự sai lệch về số lượng kiện, trọng lượng hay mô tả hàng hóa đều phải được chỉnh sửa trước khi mở tờ khai chính thức.

Việc soi chiếu kỹ lưỡng dữ liệu manifest giúp ngăn chặn tình trạng bị hải quan từ chối tiếp nhận hồ sơ hoặc chuyển luồng kiểm tra thực tế hàng hóa không mong muốn. Đây là bước đệm quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ của lô hàng khi cập cảng.

Tìm hiểu: Dịch vụ vận tải chuyên nghiệp với báo giá trọn gói từ PTN Logistics

Cập nhật thông tin cho hệ thống khai báo hải quan

Dựa trên dữ liệu đã được xác thực, nhân viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm khai báo (ECUS/VNACCS). Tại bước này, việc áp mã HS Code chính xác và tra cứu biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành là cực kỳ quan trọng để tối ưu nghĩa vụ thuế.

Thông tin từ bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không phải được nhập liệu chính xác tuyệt đối. Chẳng hạn như:

• Số vận đơn
• Ngày khởi hành
• Trị giá hóa đơn

Hệ thống sẽ tự động phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ) dựa trên mức độ rủi ro, lịch sử chấp hành pháp luật của doanh nghiệp và tùy thuộc và các mặt hàng khác nhau. Một sai sót nhỏ trong khâu nhập liệu cũng có thể dẫn đến việc tham vấn giá hoặc kiểm tra sau thông quan.

Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order)

Khi hàng đã đến sân bay, doanh nghiệp mang vận đơn gốc (hoặc giấy báo hàng đến kèm điện giao hàng) đến văn phòng đại lý vận tải để đổi lệnh giao hàng (D/O). Tại đây, doanh nghiệp cần thanh toán các khoản local charge hàng nhập, phí handling và nhận lại bộ hồ sơ để làm thủ tục tại kho.

Nhân viên cần kiểm tra kỹ thời hạn hiệu lực của lệnh giao hàng để tránh việc lệnh hết hạn khi chưa kịp lấy hàng.

Đồng thời, việc đối chiếu các khoản phí trên Debit note với báo giá ban đầu là cần thiết. Việc này giúp kiểm soát chi phí của toàn bộ bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không.

Nộp chứng từ tại kho TCS/SCSC/NCTS

Tùy thuộc vào hãng bay chỉ định, hàng hóa sẽ được tập kết tại kho TCS, kho SCSC (TP.HCM) hoặc kho NCTS (Hà Nội). Nhân viên hiện trường sẽ nộp bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không đã được hải quan thông quan cho bộ phận thương vụ kho để đóng phí lao vụ và in phiếu xuất kho.

Tại đây, hàng hóa phải trải qua khu vực soi chiếu an ninh nghiêm ngặt trước khi được phép đưa lên phương tiện vận tải.

Việc nắm vững sơ đồ và quy trình vận hành riêng biệt của từng kho sẽ giúp nhân viên hiện trường xử lý nhanh gọn. Từ đó tránh tình trạng hàng hóa bị lưu kho quá lâu gây phát sinh phí lưu kho.

Lo ngại phí phát sinh tại kho do lệch Gross Weight? Nhận bảng báo giá Local Charge chi tiết, cam kết không phí ẩn.

Rủi ro thường gặp khi sai chứng từ

Sai sót trong bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trước cơ quan hải quan.

Sai tên hàng, sai mã HS

Một trong những lỗi phổ biến nhất làm gián đoạn quy trình xử lý bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không là khai báo sai tên hàng hoặc áp mã HS không phù hợp. Điều này thường dẫn đến việc hải quan yêu cầu kiểm tra chuyên ngành hoặc giám định lại tính chất hàng hóa.

Nếu mã HS bị thay đổi sau khi kiểm tra, doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế và xử phạt hành chính. Nghiêm trọng hơn, việc mô tả sai tên hàng có thể bị quy vào hành vi gian lận thương mại.

Do đó, việc xác định đúng mã HS và đối chiếu với các quy định công bố hợp quy là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo an toàn pháp lý cho bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không.

Lệch số kiện, trọng lượng

Sự chênh lệch giữa Gross Weight (trọng lượng thực) và Chargeable Weight (trọng lượng tính cước) trên chứng từ so với thực tế thường xuyên xảy ra.

Trong bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không, nếu trọng lượng khai báo trên tờ khai thấp hơn trọng lượng cân tại kho, hải quan sẽ yêu cầu giải trình và sửa tờ khai. Đặc biệt đối với hàng hóa cồng kềnh bị tính theo Volume Weight, hiểu lầm về cách tính cước có thể khiến doanh nghiệp bị động về chi phí.

Việc kiểm soát chặt chẽ số kiện và trọng lượng ngay từ khi hàng rời cảng đi là biện pháp tốt nhất để hạn chế rủi ro này khi hàng về đến Việt Nam.

Xem ngay: Tin tức dịch vụ logistics quan trọng mà doanh nghiệp XNK không thể bỏ qua

AWB chưa surrender hoặc chưa xác nhận cước prepaid

Nhiều lô hàng đã về đến sân bay nhưng doanh nghiệp không thể lấy lệnh giao hàng. Nguyên nhân do trên hệ thống hãng bay chưa thể hiện trạng thái “Surrendered” hoặc chưa xác nhận thanh toán cước (đối với điều kiện Incoterms 2020 nhóm C hoặc D).

Thiếu sót này trong bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không khiến hàng hóa bị kẹt lại kho.

Doanh nghiệp cần đôn đốc shipper hoàn tất nghĩa vụ thanh toán và gửi điện giải phóng hàng trước khi máy bay hạ cánh. Sự chậm trễ trong khâu xác nhận chứng từ vận tải là nguyên nhân hàng đầu gây ách tắc chuỗi cung ứng hàng Air.

C/O không hợp lệ dẫn đến áp sai thuế

Việc C/O form E hoặc các mẫu C/O ưu đãi khác bị hải quan bác bỏ thường do sai lệch thông tin so với bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không. Các lỗi thường gặp bao gồm:

• Sai số invoice
• Sai tiêu chí xuất xứ
• Chữ ký không khớp với dữ liệu đăng ký

Khi C/O bị bác bỏ, doanh nghiệp sẽ không được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt mà phải đóng thuế theo mức MFN. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ từng ô thông tin trên C/O nháp trước khi phát hành bản chính thức để đảm bảo tính hợp lệ của bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không khi phân luồng hải quan.

Tìm hiểu chi tiết: Hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Gợi ý cách chuẩn hóa bộ chứng từ

Chuẩn hóa bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không theo quy trình chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu. Việc này có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và cắt giảm chi phí logistics.

Check-list chuẩn áp dụng thực tế

Doanh nghiệp nên xây dựng một Check-list kiểm tra chéo cho toàn bộ bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không trước khi hàng về. Danh sách này cần bao gồm việc đối chiếu ba bên giữa Hợp đồng – Invoice – Packing List về đơn giá, số lượng và tổng tiền.

Tiếp theo, kiểm tra tính pháp lý của Vận đơn, C/O và các giấy phép chuyên ngành. Bất kỳ sự sai lệch nào dù là nhỏ nhất về lỗi chính tả hay định dạng ngày tháng cũng cần được điều chỉnh ngay lập tức.

Việc áp dụng quy trình nhập khẩu hàng air chuẩn hóa với Check-list chi tiết sẽ giúp loại bỏ phần lớn lỗi sai sót do yếu tố con người.

Quy định theo từng hãng 

Mỗi hãng hàng không như Singapore Airlines (SQ), Korean Air (KE), Cathay Pacific (CX), Turkish Airlines (TK) hay Vietnam Airlines đều có những quy định riêng về định dạng bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không.

Một số hãng yêu cầu ghi chú cụ thể trên vận đơn về nhiệt độ bảo quản hoặc kích thước kiện hàng đặc biệt.

Việc sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan chuyên nghiệp, am hiểu quy định của từng hãng bay sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi từ chối phục vụ tại kho hàng.

Giải pháp xử lý bộ chứng từ nhập khẩu hàng không tối ưu tại PTN Logistics

Việc lựa chọn một đối tác logistics am hiểu tường tận nghiệp vụ là chìa khóa giúp doanh nghiệp gỡ bỏ gánh nặng về bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không.

Năng lực tư vấn và kiểm soát rủi ro chứng từ chuyên sâu

Với kinh nghiệm thực chiến dày dặn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, PTN Logistics năm rõ các quy định khắt khe về bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không của từng thị trường và từng hãng bay.

Đội ngũ nhân sự tại đây luôn cập nhật liên tục các thông tư, nghị định mới nhất từ Tổng cục Hải quan để tư vấn chính xác mã HS.

Quy trình kiểm soát bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không được áp dụng nghiêm ngặt nhằm phát hiện và xử lý triệt để các lỗi sai lệch về số liệu trước khi hàng về đến cảng. VIệc này đảm bảo sự đồng bộ tuyệt đối cho hồ sơ nhập khẩu trước khi truyền tờ khai chính thức.

Tối ưu hóa thời gian thông quan và chi phí lưu kho

PTN Logistics cam kết tối ưu hóa thời gian xử lý bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không để hoàn tất thủ tục thông quan nhanh chóng Nhờ sự am hiểu quy trình vận hành tại các kho, nhân sự hiện trường có khả năng xử lý nhanh các tình huống phát sinh. Từ đó có thể cắt giảm tối đa chi phí lưu kho bãi đắt đỏ.

Không chỉ dừng lại ở việc khai báo, PTN còn đưa ra các giải pháp tư vấn chuyên sâu về trị giá tính thuế. Nhờ vậu có thể bảo vệ quyền lợi hợp pháp và tối đa hóa lợi nhuận cho chủ hàng trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay.

Đội ngũ nhân sự hiện trường chuyên nghiệp và tận tâm

Sở hữu đội ngũ nhân sự hiện trường am hiểu tường tận nghiệp vụ và quy trình của cơ quan hải quan, PTN Logistics tự tin xử lý trọn gói mọi yêu cầu phức tạp nhất liên quan đến bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không.

Từ khâu xin giấy phép chuyên ngành, kiểm tra chất lượng đến việc lấy lệnh giao hàng, tất cả đều được vận hành trơn tru theo quy trình khép kín. Khách hàng sử dụng dịch vụ sẽ được cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực (Real-time tracking).

Tóm lại bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không cần được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính hợp lệ và tránh các khoản phạt không đáng có tại cửa khẩu. Sự am hiểu về quy định từng hãng bay sẽ giúp bạn an tâm hơn khi làm hàng. Gọi ngay PTN Logistics để được hỗ trợ rà soát hồ sơ và cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan chuyên nghiệp, uy tín nhất.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không