Phí Dịch Vụ Hải Quan Bao Gồm Những Khoản Nào?

Phí dịch vụ hải quan bao gồm những công việc nào và có khác với thuế, phí kho bãi hay không? Đây là điều doanh nghiệp cần làm rõ trước khi thuê dịch vụ. Trong bài viết này, PTN Logistics sẽ phân tích các khoản chi phí, yếu tố ảnh hưởng đến báo giá và cách đối chiếu để lựa chọn phù hợp.

Những công việc nào được tính trong phí dịch vụ hải quan?

Khi thuê ngoài thủ tục thông quan, doanh nghiệp cần biết rõ mức phí dịch vụ hải quan mình trả sẽ bao gồm những nghiệp vụ cụ thể nào.

>>Dịch vụ hải quan trọn gói tại PTN Logistics – Giải pháp thông quan cho doanh nghiệp

Kiểm tra chứng từ và thông tin khai báo

Rà soát hồ sơ là bước đầu tiên để đảm bảo tính hợp lệ trước khi truyền dữ liệu. Các chuyên viên logistics sẽ tiếp nhận bộ chứng từ gồm:

• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói
• Vận đơn
• Chứng nhận xuất xứ

Họ đối chiếu cẩn thận để phát hiện điểm bất thường, kiểm tra sự hợp lý của mã HS cũng như chính sách mặt hàng. Quá trình rà soát này giúp phòng tránh lỗi sai lệch, hạn chế rủi ro bị phạt hoặc làm chậm trễ tiến độ giao nhận.

Lập, truyền tờ khai và theo dõi kết quả

Khâu truyền dữ liệu lên hệ thống hải quan đòi hỏi độ chính xác cao. Chuyên viên dùng phần mềm nghiệp vụ để nhập liệu theo chứng từ.

Sau khi truyền, sẽ theo dõi sát để nhận kết quả phân luồng xanh, vàng hoặc đỏ. Nếu có lỗi, người khai lập tức sửa và truyền lại. Việc này giúp hồ sơ được ghi nhận hợp lệ và chuyển sang bước xử lý tiếp theo.

Làm việc với cơ quan hải quan theo thỏa thuận

Nhân viên hiện trường giúp giải quyết nhanh gọn các thủ tục trực tiếp tại chi cục. Người đại diện sẽ nộp bộ hồ sơ giấy đối với luồng vàng, hoặc hỗ trợ khui hàng kiểm hóa với luồng đỏ.

Họ thay mặt doanh nghiệp giải trình các nghi vấn về giá trị, mã HS hay xuất xứ. Kỹ năng nghiệp vụ tốt giúp tháo gỡ vướng mắc nhanh chóng.

>>Tìm hiểu: dịch vụ đại lý hải quan và phạm vi hỗ trợ

Theo dõi hoàn tất thủ tục và bàn giao hồ sơ

Dịch vụ hoàn tất khi hồ sơ lô hàng được bàn giao đầy đủ cho khách hàng. Khi hàng qua khu vực giám sát, nhân viên sẽ theo dõi đến lúc tờ khai chính thức thông quan.

Tiếp đó, cần tập hợp bộ chứng từ gốc, biên lai nộp thuế và tờ khai hoàn chỉnh để gửi trả doanh nghiệp. Khâu bàn giao rõ ràng giúp kế toán dễ dàng lưu trữ và công ty có thể chủ động nếu có đợt kiểm tra sau thông quan từ phía cơ quan nhà nước.

Nếu đang cân nhắc thuê ngoài thủ tục hải quan, PTN sẵn sàng trao đổi để doanh nghiệp hiểu rõ từng hạng mục dịch vụ.

Những khoản nào cần phân biệt với phí dịch vụ hải quan?

Trong bảng báo giá dịch vụ hải quan, doanh nghiệp thường nhầm lẫn phí thuê dịch vụ với các chi phí bắt buộc khác.

Phí hải quan nộp ngân sách nhà nước

Đây là khoản lệ phí cố định do nhà nước quy định trên từng tờ khai. Theo quy định hiện hành, lệ phí làm thủ tục hải quan là 20.000 đồng một tờ khai và phải nộp vào ngân sách.

Khoản tiền này tách biệt hoàn toàn với phần thù lao trả cho đại lý khai báo. Đơn vị cung cấp dịch vụ chỉ đóng vai trò nộp hộ số tiền này. Lệ phí nhà nước sẽ được thể hiện minh bạch, đính kèm biên lai cụ thể trên bảng kê chứng từ khi hai bên quyết toán chi phí cho lô hàng.

Thuế xuất nhập khẩu, VAT và các thuế liên quan

Nghĩa vụ nộp thuế là trách nhiệm tài chính của mỗi chủ hàng. Tùy vào mã HS, lô hàng có thể chịu thuế nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt hoặc VAT.

Khách hàng cần chuẩn bị sẵn tiền để nộp trực tiếp hoặc nhờ dịch vụ nộp thay. Hoàn thành đóng thuế sớm là yêu cầu bắt buộc để hệ thống chấp nhận thông quan và cho phép mang hàng về.

Chi phí kiểm tra chuyên ngành, thử nghiệm và chứng nhận

Tùy mặt hàng và quy định áp dụng, lô hàng có thể phải qua kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, thử nghiệm hoặc chứng nhận. Chi phí phụ thuộc vào yêu cầu kiểm tra, số lượng mẫu và đơn vị thực hiện.

Đơn vị logistics có thể hỗ trợ nộp hồ sơ, phối hợp lấy mẫu và theo dõi kết quả theo thỏa thuận. Tuy nhiên, các khoản này không nằm trong phí dịch vụ hải quan.

>>Xem thêm: về báo cáo quyết toán hải quan

Chi phí hãng vận chuyển, cảng, kho bãi và vận tải nội địa

Phí liên quan đến khâu vận tải thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí. Đó có thể là:

• Phí lưu container, lưu bãi
• Phí nâng hạ
• Cước chứng từ do hãng tàu thu

Ngoài ra, chi phí thuê xe chở hàng từ cảng về kho cũng thuộc một mảng riêng biệt. Nếu doanh nghiệp không thỏa thuận dịch vụ logistics trọn gói, các khoản phí bên thứ ba sẽ được tính riêng, ngoài phí dịch vụ thông quan đã báo giá.

Vì sao giá khai báo hải quan khác nhau giữa các lô hàng?

Bảng giá khai báo hải quan hiếm khi đồng nhất vì mỗi lô hàng mang những đặc thù và yêu cầu xử lý hoàn toàn khác biệt.

Đặc điểm hàng, số dòng hàng và chính sách mặt hàng

Mỗi loại hàng hóa luôn chịu sự quản lý của các quy định pháp luật khác nhau. Việc khai báo thiết bị y tế, hóa chất sẽ đòi hỏi nghiệp vụ khắt khe hơn so với hàng tiêu dùng thông thường.

Thêm vào đó, danh mục hàng trên hóa đơn càng dài, chuyên viên càng tốn công tra mã HS và lên tờ khai. Chính vì thế, các công ty logistics luôn cần xem trước bộ chứng từ sản phẩm chi tiết để đưa ra mức phí xử lý tương xứng với khối lượng công việc thực tế.

Loại hình xuất nhập khẩu và độ phức tạp hồ sơ

Hàng kinh doanh thông thường có thủ tục khá đơn giản. Tuy nhiên, nếu công ty làm hàng gia công, sản xuất xuất khẩu hay tạm nhập tái xuất, bên dịch vụ phải theo dõi định mức và lập báo cáo quyết toán.

Quy trình càng khó, đòi hỏi kiến thức chuyên môn sâu và rủi ro nghiệp vụ cao thì cước phí sẽ được định giá cao hơn mức thông thường dành cho hàng thương mại.

Phương thức vận chuyển, nơi làm thủ tục và quy mô lô hàng

Hàng đi đường biển, hàng không hay chuyển phát nhanh có yêu cầu xử lý khác nhau. Nơi làm thủ tục tại cảng, sân bay hoặc kho cũng ảnh hưởng đến thời gian di chuyển và bố trí nhân sự hiện trường.

Ngoài ra, số lượng container, số kiện và yêu cầu kiểm tra quyết định khối lượng công việc thực tế. Lô hàng cần nhiều nhân sự và thời gian phối hợp thường có phí dịch vụ cao hơn.

>>Tham khảo chi tiết: quy định về hàng tạm nhập tái xuất

Phạm vi công việc, tiến độ và tần suất sử dụng dịch vụ

Phí dịch vụ phụ thuộc vào phạm vi hỗ trợ, từ khai báo hải quan đến xin giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc điều phối vận chuyển. Yêu cầu xử lý gấp cũng có thể phát sinh thêm chi phí bố trí nhân sự.

Với nhu cầu sử dụng thường xuyên, doanh nghiệp có thể thỏa thuận mức phí theo sản lượng và thời gian hợp tác. Việc thống nhất rõ công việc và tiến độ ngay từ đầu giúp đơn vị dịch vụ báo giá phù hợp, hạn chế phát sinh ngoài dự kiến.

Doanh nghiệp có thể liên hệ PTN để tham khảo báo giá, kèm phạm vi hỗ trợ và các điều kiện áp dụng

Khi nào doanh nghiệp có thể được báo thêm phí dịch vụ?

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, một số sự cố hoặc yêu cầu chuyên biệt có thể làm phát sinh thêm chi phí thông quan.

Phối hợp kiểm hóa ngoài báo giá ban đầu

Tờ khai bị phân luồng đỏ luôn kéo theo hàng loạt công việc phát sinh. Thông thường, bảng giá chuẩn chỉ áp dụng cho hàng luồng xanh hoặc luồng vàng.

Khi bắt buộc kiểm tra thực tế, nhân viên phải túc trực tại bãi, thuê cắt chì, điều xe nâng hạ và mở thùng cùng cán bộ. Các công đoạn này tiêu tốn rất nhiều sức lực và thời gian..

Làm giấy phép, hồ sơ chuyên ngành ngoài gói

Nếu hải quan yêu cầu bổ sung chứng nhận hợp quy, kiểm tra thực phẩm hay khai báo hóa chất mà công ty chưa có, đại lý sẽ hỗ trợ làm thay.

Đây là việc có độ khó cao, cần soạn hồ sơ riêng và nộp cho các ban ngành liên quan. Vì thế, tiền thù lao cho mảng nghiệp vụ này luôn được thỏa thuận và thu thêm phụ phí tách biệt hoàn toàn so với phí thông quan ban đầu.

Khai bổ sung, sửa hồ sơ hoặc xử lý ngoài phạm vi

Nếu công ty vô tình cấp sai số lượng, trọng lượng hoặc mã hàng sau khi tờ khai đã truyền xong, nhân viên bắt buộc phải làm nghiệp vụ khai bổ sung hoặc xin hủy tờ khai.

Việc giải trình sửa đổi với chi cục tiêu tốn thời gian và cần sự nhạy bén. Công sức làm lại thủ tục này sẽ được tính thêm phụ phí để bù đắp nỗ lực tháo gỡ vướng mắc cho lô hàng đang bị kẹt.

Làm ngoài giờ, khác địa điểm hoặc theo yêu cầu khẩn

Tiến độ vượt mức thông thường luôn đi kèm chi phí vận hành cao. Đối với hàng đông lạnh, thiết bị y tế cần lấy gấp trong đêm hoặc dịp lễ, nhân viên hiện trường phải làm ngoài giờ hành chính.

Tương tự, nếu nhà máy nằm xa cảng và muốn cử người xuống tận nơi hỗ trợ kiểm đếm, chi phí đi lại chắc chắn sẽ phát sinh.

Cách so sánh báo giá dịch vụ hải quan giữa các đơn vị

Để chọn được mức chi phí thông quan hợp lý, người tìm kiếm cần biết cách đối chiếu thông tin khoa học thay vì chỉ nhìn vào con số.

Chuẩn bị cùng bộ thông tin lô hàng để lấy báo giá

Trước khi hỏi giá, công ty nên tập hợp sẵn hóa đơn, phiếu đóng gói, mã HS dự kiến và địa điểm giao nhận hàng. Khi tất cả các đại lý cùng nhận được lượng thông tin chi tiết và giống hệt nhau, họ sẽ tính toán được mức dự toán bám sát thực tế.

Việc này giúp bạn dễ dàng đặt các bản chào giá lên bàn cân mà không lo bị sai lệch do hiểu lầm về khối lượng công việc.

>>Tìm hiểu quy trình: hợp đồng đại lý hải quan cần có những nội dung gì?

So sánh phạm vi, đơn vị tính và điều kiện áp dụng

Mỗi đơn vị có thể báo giá theo phạm vi khác nhau: gộp phí khai báo và xử lý hiện trường hoặc tách riêng từng công việc. Doanh nghiệp cần đối chiếu các hạng mục đã bao gồm để so sánh chính xác.

Đồng thời, cần làm rõ mức phí tính theo lô, tờ khai hay container và các điều kiện kèm theo như số dòng hàng, số container hoặc yêu cầu kiểm hóa. Đây là cơ sở xác định khoản có thể phát sinh khi thực tế lô hàng thay đổi.

Kiểm tra khoản bao gồm, loại trừ và thuế dịch vụ

Minh bạch các khoản mục là cách tốt nhất để phòng tránh phát sinh chi phí. Khi cầm bản chào giá, chủ hàng cần kiểm tra ngay những khoản chưa được gộp vào như:

• Phí nâng hạ bã
• Phí lưu kho
• Lệ phí nhà nước…

Đặc biệt, hãy làm rõ con số đại lý đưa ra đã bao gồm thuế giá trị gia tăng hay chưa. Một công ty uy tín sẽ liệt kê rõ các hạng mục loại trừ, giúp doanh nghiệp chủ động tính toán chuẩn xác dòng tiền cho đợt nhập hàng sắp tới.

Những cập nhật về hải quan có thể ảnh hưởng đến kế hoạch giao nhận. Anh/chị hãy tham gia cộng đồng Zalo để tiện theo dõi các quy định mới nhé.

Hiểu rõ phí dịch vụ hải quan giúp doanh nghiệp so sánh báo giá và chủ động ngân sách cho từng lô hàng. Trước khi triển khai, hãy thống nhất phạm vi công việc cùng các khoản có thể phát sinh. Liên hệ PTN Logisics để được rà soát thông tin lô hàng, tư vấn phạm vi hỗ trợ và nhận báo giá phù hợp.

Câu hỏi thường gặp về phí dịch vụ hải quan