Chính Sách Mặt Hàng Nhập Khẩu: Cần Kiểm Tra Những Gì?

Không phải sản phẩm được nhà cung cấp bán ra đều có thể nhập khẩu vào Việt Nam với cùng một bộ hồ sơ. Chính sách mặt hàng nhập khẩu cần được xác định theo đặc điểm và mục đích sử dụng hàng hóa. Cùng PTN Logistics tìm hiểu cách rà soát điều kiện, chứng từ trước khi thống nhất kế hoạch mua hàng.

Những chính sách mặt hàng nhập khẩu cần rà soát trước khi đặt hàng

Để đảm bảo tiến độ thông quan, người mua cần hiểu rõ các chính sách nhập khẩu hàng hóa đang áp dụng cho sản phẩm của mình.

>>Xem thêm: Incoterms 2020 và trách nhiệm của người mua, người bán

Hàng hóa có thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng nhập khẩu không?

Việc đầu tiên là xác định sản phẩm có được phép đưa vào lãnh thổ Việt Nam hay không. Người mua cần đối chiếu thông tin hàng hóa với Phụ lục I Nghị định 69/2018/NĐ-CP và các văn bản quản lý liên quan.

Nếu lô hàng thuộc diện cấm hoặc đang bị tạm ngừng nhập khẩu, cơ quan hải quan sẽ từ chối thông quan, buộc tái xuất hoặc tiêu hủy.

Hàng hóa có phải xin giấy phép hoặc đáp ứng điều kiện nhập khẩu không?

Nhiều nhóm hàng đặc thù đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chấp thuận từ cơ quan chức năng trước khi nhập. Việc tra cứu xem hàng hóa có cần giấy phép nhập khẩu hay không giúp bạn có thời gian chuẩn bị hồ sơ hợp lệ.

Một số mặt hàng như thiết bị y tế, hóa chất hay thiết bị phát sóng vô tuyến đều yêu cầu giấy phép, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh mới được phép đưa hàng về lưu thông hợp pháp trên thị trường.

Hàng hóa có thuộc diện kiểm tra chất lượng hoặc chứng nhận hợp quy không?

Đảm bảo chất lượng sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn Việt Nam là yêu cầu bắt buộc đối với nhiều nhóm hàng.

Khi kiểm tra chính sách nhập khẩu, bạn cần xem sản phẩm có nằm trong danh mục phải chứng nhận hợp quy hay kiểm tra chất lượng nhà nước không (ví dụ: linh kiện điện tử, mũ bảo hiểm).

Doanh nghiệp phải đăng ký kiểm tra trước khi mở tờ khai và lấy mẫu thử nghiệm để được cấp chứng thư, làm cơ sở hoàn tất thông quan.

Hàng hóa có thuộc diện kiểm dịch động vật, thực vật không?

Các sản phẩm có nguồn gốc từ tự nhiên luôn tiềm ẩn nguy cơ mang theo mầm bệnh hoặc sinh vật gây hại. Do đó, nông sản, gỗ, thực vật tươi sống hay các sản phẩm từ động vật bắt buộc phải đăng ký kiểm dịch động thực vật.

Purchasing cần yêu cầu nhà cung cấp xuất trình Phytosanitary Certificate (Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật) hoặc Health Certificate từ nước xuất khẩu để nộp cho cơ quan kiểm dịch tại cảng Việt Nam.

Hàng hóa có thuộc diện kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm không?

Nhóm hàng thực phẩm, bao bì tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm luôn chịu sự giám sát chặt chẽ để bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng. Doanh nghiệp cần kiểm tra xem hàng hóa có phải làm thủ tục công bố sản phẩm và kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm lô hàng nhập khẩu không.

Tùy thuộc vào loại thực phẩm và cơ quan quản lý (Bộ Y tế, Bộ Công Thương, Bộ NN&PTNT), hồ sơ và phương thức kiểm tra sẽ khác nhau.

Hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành khác không?

Ngoài các chính sách phổ biến, một số sản phẩm còn chịu sự chi phối của các quy định quản lý đặc thù. Doanh nghiệp cần rà soát thêm:

• Yêu cầu về dán nhãn năng lượng (đối với thiết bị điện gia dụng, động cơ)
• Khai báo hóa chất (đối với nguyên liệu công nghiệp)
• Kiểm tra văn hóa (đối với ấn phẩm, máy in)

Việc bỏ sót bất kỳ khâu kiểm tra chuyên ngành nào cũng sẽ khiến lô hàng bị ách tắc tại cảng, làm phát sinh chi phí.

Nếu chưa rõ mặt hàng cần đáp ứng những điều kiện nào, doanh nghiệp có thể liên hệ PTN Logistics để được hỗ trợ rà soát trước khi đặt hàng.

Cần thông tin gì để xác định đúng chính sách nhập khẩu hàng hóa?

Muốn tra cứu chính xác các chính sách nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần có đầy đủ dữ liệu về lô hàng. Thiếu thông tin sẽ dẫn đến việc xin sai giấy phép nhập khẩu hoặc áp dụng nhầm thủ tục kiểm tra chuyên ngành.

Tên hàng, công dụng, thành phần và thông số

Đây là những dữ liệu quan trọng để nhận diện bản chất thật của sản phẩm thương mại. Bộ phận thu mua cần yêu cầu đối tác cung cấp rõ catalogue, tài liệu kỹ thuật (MSDS đối với hóa chất), bảng thành phần chi tiết và mô tả công dụng.

Cơ quan hải quan và các bộ ngành luôn căn cứ vào tính chất, cấu tạo, và nguyên lý hoạt động thực tế của sản phẩm để áp dụng các chính sách quản lý nhà nước tương ứng.

Tình trạng, mục đích nhập khẩu và xuất xứ

Tình trạng hàng mới 100% hay đã qua sử dụng quyết định rất lớn đến điều kiện nhập khẩu. Bên cạnh đó, mục đích nhập khẩu như thương mại, phi thương mại, gia công, sản xuất xuất khẩu cũng làm thay đổi thủ tục áp dụng.

Đồng thời, xuất xứ hàng hóa (C/O) không chỉ ảnh hưởng đến thuế suất ưu đãi mà còn liên quan đến các lệnh trừng phạt hoặc hạn ngạch từ một số quốc gia.

Mã HS dự kiến và căn cứ phân loại

Mã HS (HS code) là chìa khóa quan trọng để tra cứu mọi chính sách liên quan đến hàng hóa. Bộ phận mua hàng (Purchasing) cần phối hợp với bộ phận xuất nhập khẩu để xác định mã HS dự kiến dựa trên 6 quy tắc phân loại và chú giải hệ thống điều hòa.

Xác định đúng mã HS ngay từ đầu giúp doanh nghiệp biết chính xác các loại thuế phải nộp, cũng như định vị đúng văn bản pháp luật và thủ tục kiểm tra chuyên ngành cần thực hiện.

>>Xem thêm: Mã chương thuế nhập khẩu và cách tra cứu

Tra cứu chính sách mặt hàng nhập khẩu ở đâu và theo trình tự nào?

Việc tra cứu cần được thực hiện dựa trên các nền tảng thông tin đáng tin cậy. Xác định đúng trình tự tra cứu chính sách mặt hàng nhập khẩu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

Chọn nguồn chính thức và cơ quan quản lý

Để thông tin chính xác, doanh nghiệp nên tra cứu trên:

• Cổng thông tin một cửa quốc gia
• Website của Tổng cục Hải quan
• Các hệ thống dữ liệu văn bản pháp luật chính thống

Cần xác định rõ sản phẩm thuộc phạm vi quản lý của Bộ ngành nào (Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ Khoa học Công nghệ…) để tìm đúng Thông tư, Nghị định đang điều chỉnh trực tiếp nhóm hàng đó, tránh tham khảo thông tin từ các nguồn không có tính pháp lý.

>>Tìm hiểu thêm: Quy trình nhập khẩu hàng hóa

Đối chiếu đặc điểm hàng, mã HS và danh mục

Khi đã có mã HS và mô tả hàng hóa, bước tiếp theo là soi chiếu chúng vào các phụ lục danh mục hàng hóa đính kèm trong các văn bản quy phạm pháp luật.

Doanh nghiệp cần đọc kỹ phần ghi chú trong danh mục để xem hàng của mình có thuộc diện ngoại lệ hay không. Đôi khi mã HS có trong danh mục nhưng đặc tính kỹ thuật hoặc điện áp không khớp với mô tả trong văn bản thì sản phẩm vẫn có thể không phải chịu quản lý chuyên ngành.

Kiểm tra hiệu lực, chuyển tiếp và miễn áp dụng

Luật pháp và chính sách luôn thay đổi, do đó việc kiểm tra tình trạng hiệu lực của văn bản là cần thiết. Doanh nghiệp cần chú ý đến các điều khoản thi hành, giai đoạn chuyển tiếp giữa quy định cũ và mới để chuẩn bị hồ sơ cho đúng thời điểm lô hàng cập cảng.

Đồng thời, rà soát kỹ các quy định về đối tượng được miễn kiểm tra chuyên ngành hoặc miễn giấy phép nhập khẩu (ví dụ: hàng mẫu phi thương mại) để giảm bớt thủ tục.

Xác định hồ sơ, thời điểm và làm rõ vướng mắc

Sau khi rõ chính sách, cần lập danh sách các chứng từ cần thiết và xác định thời điểm phải hoàn thành (trước khi hàng lên tàu, trước khi mở tờ khai hay trước khi thông quan).

Nếu quy định có sự chồng chéo hoặc từ ngữ chưa rõ ràng, doanh nghiệp nên gửi công văn tham vấn hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan quản lý, bộ phận hỗ trợ hải quan để được hướng dẫn chính thức.

Khi đã có thông tin hàng hóa và lịch giao dự kiến, hãy gửi PTN Logistics để được hỗ trợ lên phương án và báo giá.

Những sai sót khiến hàng đã đặt nhưng gặp vướng mắc khi nhập khẩu

Thực tế có nhiều trường hợp Purchasing chốt đơn xong nhưng hàng về đến cảng lại không thể lấy ra. Đa phần xuất phát từ sự chủ quan trong việc rà soát các chính sách nhập khẩu hàng hóa hoặc bỏ qua khâu kiểm tra chuyên ngành.

Chưa đối chiếu mã HS, chứng nhận với quy định Việt Nam

Nhiều doanh nghiệp quá tin tưởng vào mã HS và các loại giấy chứng nhận (CE, RoHS…) do nhà cung cấp nước ngoài cấp. Tuy nhiên, mã HS của nước xuất khẩu có thể khác biệt ở các số đuôi so với biểu thuế Việt Nam.

Tương tự, chứng nhận quốc tế thường chỉ có giá trị tham khảo, không thể thay thế cho các giấy chứng nhận hợp quy hay kết quả kiểm tra chất lượng do cơ quan quản lý nhà nước tại Việt Nam chỉ định cấp phép.

Đặt hàng trước khi kiểm tra giấy phép, hồ sơ chuyên ngành

Đây là lỗi phổ biến ở các nhân sự mua hàng chưa có nhiều kinh nghiệm. Việc vội vàng chuyển tiền cọc và cho hàng lên tàu khi chưa rõ mặt hàng có cần xin giấy phép nhập khẩu hay không mang lại rủi ro lớn.

Khi hàng đến cảng, doanh nghiệp mới bắt đầu làm hồ sơ xin phép sẽ dẫn đến thời gian chờ đợi kéo dài, phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi rất cao, thậm chí hàng có thể bị buộc xuất trả nếu bị từ chối cấp phép.

>>Xem thêm: Bill of Lading (B/L) là gì?

Không rà soát khi thay đổi thông tin hàng hóa

Trong quá trình đàm phán, nhà cung cấp có thể thay đổi một vài thông số kỹ thuật, thành phần hoặc model sản phẩm so với dự kiến ban đầu. Nếu Purchasing bỏ qua, không rà soát lại chính sách cho sản phẩm mới, hồ sơ nhập khẩu chuẩn bị trước đó sẽ trở nên vô nghĩa.

Hải quan khi kiểm hóa phát hiện hàng thực tế sai lệch với giấy phép chuyên ngành hoặc bản công bố sẽ tiến hành lập biên bản xử phạt và đình chỉ thông quan.

Nhầm lẫn giữa bảo quản, thông quan và lưu thông

Nhiều người lầm tưởng việc hải quan cho phép đưa hàng về kho bảo quản nghĩa là hàng đã được thông quan và có thể bán ra thị trường. Thực chất, đưa về bảo quản chỉ để giảm chi phí lưu bãi, hàng hóa vẫn đang chịu sự giám sát của hải quan chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành.

Nếu tự ý mang hàng đi tiêu thụ, sử dụng trước khi có chứng thư đạt chuẩn và được chính thức thông quan, doanh nghiệp sẽ vi phạm pháp luật nghiêm trọng.

Nếu còn băn khoăn về hồ sơ hoặc điều kiện nhập khẩu, doanh nghiệp có thể gửi thông tin lô hàng cho PTN Logistics để được hỗ trợ rà soát.

Purchasing cần phối hợp với bộ phận xuất nhập khẩu và đơn vị logistics như thế nào?

Để đảm bảo chính sách mặt hàng nhập khẩu được thực thi trơn tru, sự phối hợp nội bộ là rất cần thiết. PTN Logistics với vai trò là đơn vị am hiểu nghiệp vụ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chặt chẽ ngay từ đầu.

Purchasing xác nhận sản phẩm và chứng từ

Bộ phận mua hàng làm việc với nhà cung cấp để thu thập thông tin sản phẩm, hình ảnh, catalogue và bản nháp chứng từ liên quan (Invoice, Packing List, C/O, CQ) cho nội bộ rà soát.

Đồng thời, theo dõi và đôn đốc hoàn thiện chứng từ đúng hạn, đáp ứng yêu cầu nhập khẩu tại Việt Nam.

>>Tìm hiểu thêm: Commercial Invoice là gì và vai trò trong bộ chứng từ nhập khẩu

Bộ phận xuất nhập khẩu rà soát điều kiện, hồ sơ và thời hạn

Nhận dữ liệu từ Purchasing, chuyên viên xuất nhập khẩu sẽ trực tiếp rà soát mã HS và bóc tách các điều kiện quản lý nhà nước. Họ có trách nhiệm phản hồi lại cho Purchasing biết lô hàng này cần xin giấy phép gì, phải làm thủ tục gì và mất bao lâu để hoàn thành.

Từ đó, bộ phận xuất nhập khẩu tiến hành soạn thảo hồ sơ, nộp lên cổng thông tin một cửa quốc gia đúng thời hạn nhằm đảm bảo tiến độ thông quan trôi chảy.

Đơn vị logistics phối hợp giao nhận theo tiến độ thủ tục

Các đơn vị logistics chuyên nghiệp như PTN Logistics sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp để lên kế hoạch vận tải phù hợp với thời gian làm thủ tục.

Chúng tôi sẽ tư vấn lịch tàu, theo dõi sát sao hành trình hàng hóa và phối hợp lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành ngay khi hàng cập cảng. Sự nhịp nhàng của đơn vị logistics giúp hạn chế tối đa số ngày lưu bãi chờ chứng thư, tối ưu chi phí và đẩy nhanh việc giải phóng hàng hóa.

Thống nhất trước khi ký hợp đồng, thanh toán và giao hàng

Trước khi chốt đơn hàng, ba bên (Purchasing, Xuất nhập khẩu, Logistics) cần xác nhận lô hàng không vướng mắc về mặt pháp lý và chứng từ đã chuẩn bị sẵn sàng.

Purchasing chỉ nên đặt cọc tiền hàng khi bộ phận nghiệp vụ xác nhận có thể xin được giấy phép. Đồng thời, các mốc thời gian giao hàng (ETD, ETA) phải được tính toán dự phòng thêm số ngày làm thủ tục kiểm tra nhà nước để không ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất.

Cùng PTN Logistics cập nhật thông tin xuất nhập khẩu và quy định hải quan qua cộng đồng Zalo.

Rà soát chính sách mặt hàng nhập khẩu từ đầu giúp doanh nghiệp làm rõ điều kiện, chuẩn bị chứng từ và chủ động kế hoạch nhận hàng. Sự phối hợp giữa Purchasing, xuất nhập khẩu và logistics cũng cần được thống nhất trước khi chốt đơn. Liên hệ PTN Logistics để được hỗ trợ kiểm tra hồ sơ theo đặc điểm lô hàng.

Câu hỏi thường gặp về chính sách mặt hàng nhập khẩu