Thủ Tục Hải Quan Hàng Nhập: Chuẩn Bị Trước Khi Hàng Về

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi lô hàng nhập khẩu sắp cập cảng? Ngoài bộ chứng từ, còn có chính sách mặt hàng, dữ liệu khai báo và kế hoạch phối hợp nhận hàng. Cùng PTN Logistics tìm hiểu những công việc cần rà soát cho thủ tục hải quan hàng nhập để chủ động hơn khi triển khai tại hiện trường.

Cần xác nhận những thông tin nào khi nhận lịch hàng sắp đến?

Việc xác nhận kỹ thông tin trước khi thực hiện thủ tục hải quan hàng nhập giúp bộ phận logistics chủ động lên kế hoạch tiếp nhận hàng hóa, hạn chế vướng mắc và tránh phát sinh chi phí lưu bãi.

>>PTN Logistics hỗ trợ thủ tục hải quan trọn gói, giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian thông quan

Kiểm tra ngày dự kiến đến, cảng hoặc sân bay và địa điểm lưu giữ hàng

Nắm rõ lịch trình phương tiện vận tải là bước đầu tiên để doanh nghiệp chủ động sắp xếp công việc. Cụ thể, nhân viên logistics cần tra cứu hệ thống của hãng tàu hoặc hãng hàng không nhằm chốt ngày dự kiến đến (ETA).

Khi biết chính xác tên cảng, sân bay và vị trí kho bãi dỡ hàng, sẽ tính toán được thời gian làm thủ tục hải quan hàng nhập.

Xác nhận tình trạng vận đơn và điều kiện nhận hàng

Doanh nghiệp cần làm rõ chứng từ đang ở dạng vận đơn gốc (Original Bill), vận đơn điện tử (Surrendered) hay Seaway Bill.

Mỗi loại hình sẽ yêu cầu một quy trình giải phóng hàng hóa khác biệt từ phía đại lý vận chuyển. Việc xác minh sớm các điều kiện giao nhận này giúp doanh nghiệp kịp thời xử lý vướng mắc thanh toán và tránh chậm trễ.

Kiểm tra thông báo hàng đến và thời hạn lấy lệnh giao hàng (D/O)

Thông báo hàng đến (Arrival Notice) là cơ sở quan trọng để tiến hành lấy lệnh giao hàng. Thông thường, hãng vận chuyển sẽ gửi thông báo này trước khi phương tiện cập cảng khoảng một đến hai ngày.

Khi nhận được chứng từ này, nhân viên xuất nhập khẩu cần đối chiếu cẩn thận các phụ phí cước biển và nắm rõ thời hạn cấp lệnh D/O.

Nếu chưa rõ điều kiện lấy lệnh và nhận hàng, PTN Logistics sẵn sàng cùng doanh nghiệp kiểm tra thông tin.

Xác minh thông tin hàng hóa và chính sách nhập khẩu

Hiểu rõ bản chất sản phẩm sẽ giúp áp dụng đúng quy định chuyên ngành và ngăn ngừa nguy cơ hàng hóa bị giữ lại cửa khẩu.

Thu thập mô tả hàng, công dụng, vật liệu và thông số kỹ thuật

Hiểu rõ đặc tính vật lý và kỹ thuật của sản phẩm là nền tảng để xác định đúng loại hàng hóa. Doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp gửi đầy đủ tài liệu như catalogue, bảng phân tích thành phần hoặc bản vẽ chi tiết.

Thông tin về công dụng, chất liệu cấu thành và thông số vận hành giúp phân loại mã hàng chuẩn xác. Thiếu dữ liệu này thường gây ra rủi ro cao khi tiến hành làm bộ thủ tục hải quan hàng nhập với cơ quan chức năng.

>>Tìm hiểu: cách khai manifest hàng nhập

Rà soát mã HS và điều kiện nhập khẩu theo đặc điểm thực tế

Mã HS tác động trực tiếp đến mức thuế suất và biện pháp quản lý rủi ro của cơ quan hải quan. Dựa trên tài liệu kỹ thuật thu thập được, người khai hải quan cần đối chiếu với biểu thuế hiện hành để áp đúng mã số.

Việc rà soát kỹ đặc điểm thực tế của sản phẩm giúp phát hiện sớm quy định cấm hoặc hạn chế nhập khẩu.

Xác định yêu cầu giấy phép, kiểm tra chuyên ngành và thời điểm thực hiện

Tùy mặt hàng và trường hợp nhập khẩu, doanh nghiệp cần xác định yêu cầu về giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, chứng nhận hợp quy và thời điểm hoàn thành từng thủ tục hải quan hàng nhập.

Rà soát sớm giúp chủ động hồ sơ, lịch giao nhận và hạn chế chi phí lưu bãi. Nếu được đưa về bảo quản chờ kết quả kiểm tra, hàng vẫn chịu giám sát hải quan đến khi thông quan.

Chuẩn bị và đối chiếu chứng từ trước khi hàng về cảng

Hoàn thiện đầy đủ chứng từ trước khi hàng về cảng là bước quan trọng trong thủ tục hải quan hàng nhập, giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót hồ sơ và giảm nguy cơ chậm trễ thông quan.

Kiểm tra tính thống nhất giữa hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và vận đơn

Doanh nghiệp cần đối chiếu các nội dung giữa Invoice, Packing List và vận đơn như:

• Thông tin các bên
• Mô tả hàng
• Số kiện và trọng lượng…

Các chứng từ có thể thể hiện mức độ chi tiết khác nhau nhưng phải phù hợp với cùng một lô hàng. Nếu phát hiện sai lệch, cần xác minh và điều chỉnh hoặc làm rõ trước khi khai báo để hạn chế việc bổ sung, giải trình hồ sơ.

Kiểm tra chứng từ xuất xứ để xem xét áp dụng thuế ưu đãi

Doanh nghiệp cần kiểm tra chứng từ xuất xứ theo hiệp định áp dụng, gồm:

• Thông tin hàng hóa
• Tiêu chí xuất xứ
• Hình thức chứng từ
• Các điều kiện liên quan

Không phải mọi sai sót trên chứng từ xuất xứ đều dẫn đến việc bị từ chối ưu đãi thuế. Tùy quy định áp dụng, chứng từ có thể được chấp nhận hoặc cần bổ sung, xác minh.

Rà soát tính đầy đủ, hợp lệ của giấy phép và chứng từ chuyên ngành

Tùy mặt hàng, doanh nghiệp cần kiểm tra giấy phép, hồ sơ đăng ký và kết quả kiểm tra chuyên ngành theo yêu cầu áp dụng. Nội dung rà soát gồm thông tin hàng hóa, chủ thể đứng tên, phạm vi áp dụng, thời hạn và hình thức chứng từ.

Chuẩn bị hồ sơ hải quan đầy đủ, đúng thời điểm giúp hạn chế việc bổ sung hồ sơ và hỗ trợ quá trình làm thủ tục hải quan hàng nhập.

Phối hợp nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển sửa sai lệch, chốt bộ chứng từ

Khắc phục sai sót ngay từ giai đoạn đầu giúp hồ sơ đạt chuẩn trước khi khai báo chính thức. Nếu phát hiện điểm bất hợp lý, cần yêu cầu đối tác xuất khẩu hoặc đại lý vận tải chỉnh sửa thông tin chứng từ.

Quá trình này cần sự bám sát liên tục để đảm bảo bản thảo cuối cùng đã chính xác và đúng với hợp đồng.

Doanh nghiệp có thể gửi lịch hàng dự kiến cho PTN Logistics để được hỗ trợ lên phương án giao nhận và báo giá phù hợp.

Chuẩn bị dữ liệu và điều kiện khai hải quan trước khi hàng đến

Chuẩn bị hồ sơ hải quan kỹ lưỡng kết hợp việc xử lý dữ liệu từ sớm sẽ giúp quá trình truyền tờ khai diễn ra thuận lợi hơn.

Thống nhất loại hình nhập khẩu và các thông tin khai báo

Doanh nghiệp cần xác định mã loại hình phù hợp với mục đích nhập khẩu và bản chất giao dịch, như nhập kinh doanh, sản xuất xuất khẩu hoặc gia công. Đồng thời, rà soát các chỉ tiêu khai báo liên quan đến thanh toán, địa điểm lưu kho và cơ quan hải quan đăng ký tờ khai.

Thống nhất thông tin trước khi truyền tờ khai giúp hạn chế sai sót, giảm việc sửa đổi, bổ sung và hỗ trợ quá trình xử lý hồ sơ.

Rà soát trị giá hải quan và số thuế dự kiến

Tính toán trước nghĩa vụ tài chính giúp doanh nghiệp chủ động dòng tiền nộp ngân sách nhà nước. Dựa trên giá trị hóa đơn, phí vận tải và bảo hiểm, người khai sẽ phân bổ khoản cộng hoặc trừ để ra trị giá tính thuế.

Việc bám sát biểu thuế hiện hành giúp bạn tính chuẩn xác tiền thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng.

Kiểm tra chữ ký số, hệ thống khai và việc ủy quyền khi sử dụng dịch vụ

Trước ngày dự kiến mở tờ khai, bộ phận phụ trách nên kiểm tra thời hạn chữ ký số, thông tin đăng ký tài khoản và khả năng kết nối của phần mềm khai hải quan. Nếu chữ ký số vừa được gia hạn hoặc thay đổi, cần kiểm tra việc cập nhật trên hệ thống để kịp xử lý lỗi phát sinh.

Khi thuê dịch vụ, hai bên cần làm rõ tư cách đại diện, phạm vi công việc, chữ ký số sử dụng và trách nhiệm cung cấp, xác nhận dữ liệu. Các nội dung này nên được thống nhất trong hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền phù hợp với hình thức dịch vụ.

Phân biệt chuẩn bị dữ liệu, khai trước thông tin và đăng ký tờ khai

Nắm vững các cột mốc thời gian trên hệ thống giúp doanh nghiệp thực hiện đúng luật định hiện hành.

• Chuẩn bị dữ liệu: Nhập và kiểm tra bản nháp, chưa gửi lên hệ thống hải quan.
• Khai trước thông tin (IDA): Gửi dữ liệu lên VNACCS, nhận số tờ khai nhưng chưa đăng ký chính thức.
• Đăng ký tờ khai (IDC): Gửi đăng ký chính thức để hệ thống tiếp nhận, kiểm tra điều kiện và phân luồng.

Nếu cần hỗ trợ chuẩn bị dữ liệu khai báo, doanh nghiệp có thể trao đổi cùng PTN Logistics về dịch vụ hải quan phù hợp.

Phân công trách nhiệm và kế hoạch phối hợp trước khi thông quan, nhận hàng

Thống nhất đầu mối, phân công trách nhiệm và tiến độ phối hợp giữa các bên trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan hàng nhập giúp doanh nghiệp chủ động thông quan và nhận hàng đúng kế hoạch.

Phân công đầu mối, thời hạn xử lý và cách cập nhật tiến độ

Quy định người chịu trách nhiệm chính giúp các luồng thông tin không bị chồng chéo hay bỏ sót. Mỗi khâu từ theo dõi hồ sơ, làm việc với hãng tàu, đến truyền dữ liệu cần được giao cụ thể cho từng cá nhân.

Mọi thành viên phải bám sát thời hạn xử lý công việc và liên tục báo cáo tình trạng tiến độ trên hệ thống chung.

Thống nhất phương án phối hợp khi phát sinh kiểm tra hồ sơ hoặc hàng hóa

Khi tờ khai được phân luồng vàng hoặc đỏ, cần xác định đầu mối bổ sung, giải trình hồ sơ và người phối hợp kiểm tra thực tế hàng hóa nếu có yêu cầu.

Đồng thời, thống nhất cách liên hệ, bố trí nhân sự và phối hợp với cảng, kho bãi để xử lý kịp thời, hạn chế thời gian chờ.

>>Tham khảo: quy trình kiểm hóa luồng đỏ

Chuẩn bị nguồn tiền thanh toán, lịch xe và lịch nhận hàng tại kho

Đồng bộ giữa tài chính và kho bãi đảm bảo lô hàng được giải phóng đúng hạn mà không tắc nghẽn. Phòng kế toán cần chuẩn bị đủ ngân sách để đóng thuế và thanh toán phụ phí bến bãi cho đơn vị vận tải.

Song song đó, đội điều phối xe tải phải lên lịch lấy container tại cảng theo đúng khung giờ đã thống nhất từ trước. Bộ phận kho cũng cần dọn dẹp không gian dự trữ, sắp xếp nhân công bốc dỡ hợp lý khi xe chở hàng hóa chạy về đến bến xưởng.

Kiểm tra lần cuối các công việc còn tồn đọng trước khi triển khai

Trước khi triển khai, rà soát các hạng mục chưa hoàn tất về chứng từ, thuế, thủ tục chuyên ngành và kế hoạch giao nhận.

Với mỗi vướng mắc, cần xác định người phụ trách, thời hạn xử lý và mức độ ảnh hưởng để ưu tiên giải quyết, tránh gián đoạn khi làm thủ tục hải quan hàng nhập và nhận hàng.

Bảng rà soát công việc trước khi làm thủ tục hải quan hàng nhập và nhận hàng

Nếu muốn cập nhật thông tin hải quan thường xuyên hơn, anh/chị  có thể tham gia cộng đồng Zalo để tiện theo dõi và tra cứu các quy định hải quan mới nhất.

Chuẩn bị thủ tục hải quan hàng nhập từ sớm giúp doanh nghiệp chủ động chứng từ, nguồn tiền và kế hoạch giao nhận. Các bên cũng cần thống nhất trách nhiệm để xử lý kịp thời những công việc còn tồn đọng. Nếu cần hỗ trợ rà soát hồ sơ và dự trù chi phí, hãy liên hệ PTN Logistics để trao đổi. 

Câu hỏi thường gặp về thủ tục hải quan hàng nhập