Freehand là gì trong xuất nhập khẩu? Phân biệt với Nominated

Freehand là gì? Đây là câu hỏi mà bất kỳ ai làm trong ngành xuất nhập khẩu đều cần nắm vững. Việc phân biệt rõ ràng giữa hàng Freehand và Nominated sẽ quyết định ai là người nắm quyền kiểm soát. Từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và hiệu quả của cả chuỗi cung ứng. Cùng PTN tìm hiểu để đưa ra quyết định vận chuyển thông minh và bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp của mình.

Định nghĩa hàng Freehand và hàng Nominated là gì?

Việc hiểu đúng bản chất của từng thuật ngữ Freehand là gì và Nominated là gì sẽ là nền tảng để phân tích sâu hơn về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan.

Tìm hiểu hàng Freehand là gì?

Hàng Freehand (hay hàng tự do) là thuật ngữ mô tả lô hàng mà người xuất khẩu có toàn quyền lựa chọn đơn vị vận chuyển. Thường là một công ty giao nhận vận tải (freight forwarder), để thực hiện việc vận chuyển quốc tế.

Trong trường hợp này, người bán sẽ chủ động liên hệ, đàm phán giá cước và các điều kiện trong hợp đồng vận tải (contract of carriage). Quyền tự quyết này giúp người bán kiểm soát tốt hơn về mặt chi phí tại đầu xuất, lịch trình vận chuyển và chất lượng dịch vụ. Việc hiểu rõ freehand là gì giúp nhà xuất khẩu chủ động hơn trong việc tối ưu hóa lợi nhuận của mình.

Tìm hiểu hàng Nominated là gì?

Ngoài việc tìm hiểu Freehand là gì cũng cần nắm được hàng Nominated là gì? Đây là thuật ngữ chỉ lô hàng mà người nhập khẩu sẽ chỉ định một công ty giao nhận vận tải cụ thể để thay mặt họ xử lý lô hàng. Người bán, mặc dù có thể là người ký hợp đồng với hãng tàu, nhưng phải sử dụng dịch vụ của forwarder do người mua chỉ định.

Thông thường, người mua sẽ làm việc với một đại lý ở nước ngoài (overseas agent) của họ. Đại lý này sẽ kết nối với văn phòng tại nước xuất khẩu để thu xếp lô hàng. Đây là một điểm khác biệt cơ bản khi so sánh hàng freehand và hàng nominated.

Nguồn gốc của sự khác biệt: Điều kiện Incoterms nào quyết định Freehand là gì?

Sự phân định giữa hàng Freehand và Nominated không phải ngẫu nhiên mà bắt nguồn trực tiếp từ các điều khoản thương mại quốc tế (Incoterms).

Vai trò của Incoterms trong việc phân chia trách nhiệm và chi phí

Incoterms là bộ quy tắc do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành. Đóng vai trò then chốt trong việc phân chia trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua. Mỗi điều kiện Incoterms sẽ quy định rõ ràng điểm chuyển giao rủi ro từ người bán sang người mua diễn ra ở đâu.

Chính tại điểm này, trách nhiệm thuê phương tiện vận tải và thanh toán cước phí cũng được xác định. Do đó, lựa chọn incoterms phù hợp là yếu tố quyết định lô hàng đó sẽ là Freehand hay Nominated. Việc hiểu freehand là gì phải gắn liền với Incoterms.

Các nhóm Incoterms thường dẫn đến hàng Freehand 

Các điều kiện thuộc nhóm E (EXW) và nhóm F (FCA, FOB) thường tạo ra hàng Freehand. Ví dụ:

• Điều kiện EXW (EXW term), trách nhiệm của người bán kết thúc ngay tại xưởng
• Điều kiện FOB (FOB term), trách nhiệm của người gửi hàng (shipper) kết thúc khi hàng đã được giao qua lan can tàu tại cảng xếp

Ở các trường hợp này, người mua chịu trách nhiệm thuê phương tiện vận tải chính. Tuy nhiên, người bán vẫn phải xử lý các thủ tục đầu xuất. Họ có quyền tự do chọn forwarder để làm các thủ tục này. Đây là một ví dụ điển hình khi tìm hiểu freehand là gì.

>>Khám phá: Dịch vụ vận tải PTN – Xương sống của chuỗi cung ứng hiện đại

Các nhóm Incoterms thường dẫn đến hàng Nominated 

Các điều kiện thuộc nhóm C (CFR, CIF) và nhóm D (DAP, DDP) thường dẫn đến hàng Nominated. Theo các điều khoản này, người bán có trách nhiệm ký kết hợp đồng vận tải và trả cước phí cho chặng vận chuyển chính.

Tuy nhiên, trong thực tế giao thương, người nhận hàng thường có mạng lưới logistics mạnh hơn hoặc có hợp đồng giá tốt với một số forwarder nhất định. Do đó, họ sẽ yêu cầu (chỉ định) người bán phải sử dụng forwarder của họ. Lúc này, dù người bán trả cước, nhưng quyền quyết định lại thuộc về người mua. Đây chính là bản chất của hàng nominated là hàng gì.

So sánh trực tiếp hàng Freehand và hàng Nominated

Để có cái nhìn toàn diện, việc so sánh trực tiếp các ưu và nhược điểm của hai hình thức này đối với mỗi bên là cực kỳ cần thiết.

Bảng so sánh các tiêu chí cơ bản

So sánh hàng freehand và hàng nominated cho thấy sự khác biệt rõ rệt về quyền kiểm soát.

Ưu và nhược điểm đối với từng bên

Đối với nhà xuất khẩu (Shipper)

Khi làm hàng Freehand, nhà xuất khẩu có lợi thế lớn trong việc tối ưu chi phí vận chuyển và lựa chọn dịch vụ uy tín. Nhờ đó tránh được rủi ro bị tính phí local charges cao vô lý. Tuy nhiên, họ sẽ phải tốn nhiều công sức hơn để tìm kiếm và quản lý forwarder.

Ngược lại, khi làm hàng nominated, trách nhiệm của người bán giảm đi, họ chỉ cần giao hàng cho đơn vị được chỉ định. Nhưng rủi ro tiềm ẩn là chi phí tại cảng xếp có thể bị đẩy lên cao bởi forwarder được chỉ định. Việc này ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và sức cạnh tranh.

Đối với nhà nhập khẩu (Consignee)

Khi nhận hàng Freehand, nhà nhập khẩu có thể có được giá mua hàng tốt hơn do người bán đã tối ưu được chi phí đầu xuất. Tuy nhiên, họ sẽ bị động trong việc theo dõi lịch trình và kiểm soát lô hàng trên biển.

Ngược lại, khi chỉ định hàng Nominated, trách nhiệm của người mua là tìm một đối tác tin cậy. Bù lại, họ có thể chủ động lựa chọn forwarder uy tín, đàm phán được giá cước tốt hơn và quản lý lịch trình hiệu quả. Việc hiểu rõ ưu và nhược điểm này là cốt lõi khi tìm hiểu freehand là gì và đối tác của nó.

>>Tìm hiểu: Carrier là gì trong xuất nhập khẩu? Tìm hiểu tổng quan A-Z

Bộ chứng từ giao nhận cần có của hàng freehand và hàng nominated

Dù là hình thức nào, một bộ chứng từ đầy đủ và hợp lệ luôn là yêu cầu bắt buộc để lô hàng được thông quan và giao nhận suôn sẻ.

Hợp đồng (Sale Contract)

Đây là chứng từ nền tảng, xác lập mối quan hệ và các điều khoản giữa người bán và người mua. Hợp đồng ngoại thương (sales contract) phải ghi rõ điều kiện Incoterms đã thống nhất. Vì đây là cơ sở pháp lý để xác định lô hàng là Freehand hay Nominated.

Việc định nghĩa rõ ràng freehand là gì trong hợp đồng giúp tránh tranh chấp. Hợp đồng cũng là cơ sở để giải quyết mọi mâu thuẫn phát sinh sau này liên quan đến chi phí và trách nhiệm.

Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)

Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán phát hành để yêu cầu người mua thanh toán tiền hàng. Nó ghi rõ thông tin chi tiết về hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, và các điều khoản thanh toán.

Đây là chứng từ không thể thiếu cho việc khai báo thủ tục hải quan ở cả hai đầu xuất và nhập. Đối với cả hàng freehand và hàng nominated, hóa đơn thương mại là chứng từ cốt lõi để xác định trị giá tính thuế của lô hàng.

Phiếu đóng gói (Packing list)

Phiếu đóng gói chi tiết hóa nội dung của lô hàng. Bao gồm số lượng, trọng lượng (tịnh và cả bì), thể tích, và cách thức đóng gói của từng kiện hàng. Chứng từ này giúp công ty vận tải, cơ quan hải quan và người nhận hàng dễ dàng kiểm tra và xác định hàng hóa.

Việc có một phiếu đóng gói chính xác giúp quá trình xếp dỡ và kiểm đếm diễn ra nhanh chóng. Từ đó giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình vận hành, một phần quan trọng trong quản lý chi phí logistics.

Vận đơn đường biển (Bill of Lading)

Vận đơn đường biển (bill of lading) là chứng từ quan trọng bậc nhất do hãng tàu (shipping line) hoặc đại diện của họ phát hành cho người gửi hàng. Nó có ba chức năng chính:

• Biên lai nhận hàng
• Bằng chứng của hợp đồng vận tải
• Chứng từ sở hữu hàng hóa

Dù là Freehand hay Nominated, B/L vẫn là chứng từ bắt buộc để người nhận hàng có thể nhận hàng tại cảng đích. Việc hiểu freehand là gì cũng liên quan đến việc ai là người nhận B/L gốc từ đầu.

Chứng từ xuất xứ (Certificate of Origin)

Chứng từ xuất xứ (C/O) xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền tại nước xuất khẩu. C/O là cơ sở để được hưởng các ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA).

Việc chuẩn bị C/O kịp thời và chính xác có thể giúp nhà nhập khẩu tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể, dù đó là hàng freehand hay hàng chỉ định.

Dù là Freehand hay Nominated, PTN Logistics luôn có giải pháp vận chuyển tối ưu. Liên hệ chúng tôi ngay!

Tờ khai hải quan (Customs clearance)

Tờ khai hải quan là văn bản bắt buộc mà chủ hàng phải nộp cho cơ quan hải quan để hàng hóa được phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Quá trình này bao gồm việc cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng và các chứng từ liên quan để cơ quan chức năng kiểm tra và tính thuế.

Tóm lại, freehand là gì? Đây không chỉ là một thuật ngữ mà là một lựa chọn chiến lược, quyết định ai là người nắm quyền kiểm soát chi phí và dịch vụ vận chuyển. Việc hiểu rõ bản chất của nó và hàng Nominated sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định sáng suốt dựa trên Incoterms đã chọn. Liên hệ PTN Logistics để nhận tư vấn chuyên sâu, giúp bạn lựa chọn giải pháp tối ưu nhất cho từng lô hàng cụ thể.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến Freehand