Gửi hàng nước ngoài về Việt Nam an toàn, tiết kiệm chi phí

Rào cản gửi hàng nước ngoài về Việt Nam về thuế và thủ tục hải quan phức tạp thường gây nhiều trở ngại lớn cho doanh nghiệp. Việc áp dụng linh hoạt các giải pháp vận chuyển quốc tế đa phương thức chính là chìa khóa vàng giúp chủ hàng tối ưu chi phí và thời gian. Cùng PTN Logistics khám phá để lựa chọn phương án nhập khẩu an toàn, hiệu quả và minh bạch nhất cho lô hàng của bạn.

Các phương thức vận chuyển phổ biến

Hiện nay, hoạt động gửi hàng nước ngoài về Việt Nam được thực hiện qua ba phương thức chính. Tùy thuộc vào trọng lượng, tính chất hàng hóa và ngân sách của chủ hàng. Mỗi phương thức đều có ưu nhược điểm riêng biệt cần được cân nhắc kỹ lưỡng.

Vận chuyển hàng không

Đối với các lô hàng giá trị cao, thiết bị điện tử hoặc dược phẩm cần thời gian toàn trình ngắn, dịch vụ air cargo là lựa chọn tối ưu nhất khi gửi hàng nước ngoài về Việt Nam. Phương thức này cho phép vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn hơn so với chuyển phát nhanh nhưng vẫn đảm bảo tốc độ vượt trội. Thời gian trung bình dao động từ 5 đến 7 ngày.

Mặc dù cước phí cao hơn đường biển, nhưng sự an toàn và khả năng giảm thiểu rủi ro hư hỏng là điểm cộng lớn. Các chuyến bay chuyên dụng giúp việc gửi hàng nước ngoài về Việt Nam không bị gián đoạn. Từ đó đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành liên tục cho doanh nghiệp sản xuất.

Chuyển phát nhanh – Express

Chuyển phát nhanh quốc tế là giải pháp phù hợp cho các kiện hàng nhỏ, tài liệu hoặc hàng mẫu (sample) dưới 30kg khi cần gửi gấp. Các đơn vị tích hợp thường cung cấp dịch vụ trọn gói từ khâu nhận hàng đến giao hàng tận nơi.

Thời gian gửi hàng nước ngoài về Việt Nam qua Express rất nhanh. Chỉ từ khoảng 3 đến 5 ngày. Tuy nhiên, đơn giá trên mỗi kilogram thường cao nhất trong các phương thức.

Doanh nghiệp lựa chọn cách này thường ưu tiên sự tiện lợi và khả năng theo dõi hành trình chi tiết theo thời gian thực. Điều này giúp giảm thiểu tối đa các thủ tục giấy tờ phức tạp tại cửa khẩu.

Vận chuyển đường biển

Vận tải biển chiếm tỷ trọng lớn nhất trong hoạt động gửi hàng nước ngoài về Việt Nam nhờ chi phí thấp và khả năng chuyên chở khối lượng khổng lồ. Doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Vận chuyển đường biển FCL (Full Container Load) cho các lô hàng lớn
• Vận chuyển đường biển LCL (Less than Container Load) để tiết kiệm chi phí khi không đủ hàng đóng nguyên container

Đây là hình thức vận chuyển quốc tế giúp tối ưu hóa kinh tế. Thời gian gửi hàng nước ngoài về Việt Nam bằng đường biển thường kéo dài từ khoảng 25 đến 40 ngày. Phương thức này thường phù hợp các mặt hàng cồng kềnh, máy móc hoặc nguyên liệu sản xuất.

Chưa chốt được phương án Air hay Sea? Nhận tư vấn tối ưu từ PTN Logistics.

Quy trình giao dịch gửi hàng về Việt Nam 

Để đảm bảo lô hàng được thông quan thuận lợi, việc nắm rõ các bước này giúp chủ hàng kiểm soát tốt tiến độ gửi hàng nước ngoài về Việt Nam và hạn chế phát sinh chi phí.

Bước 1: Kiểm tra hàng hóa & tư vấn mã HS

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình gửi hàng nước ngoài về Việt Nam là xác định chính xác mã HS Code (Harmonized System Code). Việc tra cứu mã HS sai lệch có thể dẫn đến việc áp sai thuế suất, bị phạt hành chính hoặc thậm chí bị tịch thu hàng hóa.

Tại bước này, đơn vị dịch vụ sẽ kiểm tra tính chất lý hóa của hàng để tư vấn mã HS phù hợp trước khi tiến hành gửi hàng. Đồng thời, các quy định quản lý chuyên ngành (như kiểm tra chất lượng, xin giấy phép nhập khẩu) cũng được rà soát kỹ lưỡng.

Sự chuẩn bị chu đáo ngay từ đầu sẽ giúp quá trình gửi hàng nước ngoài về Việt Nam diễn ra suôn sẻ, tránh ách tắc tại cửa khẩu.

Bước 2: Nhận yêu cầu Shipment & báo giá

Sau khi đã xác định được thông tin hàng hóa, đơn vị vận chuyển tiếp nhận yêu cầu shipment (Booking Request) từ khách hàng muốn gửi hàng nước ngoài về Việt Nam. Các thông tin cần thiết bao gồm:

• Cảng đi (POL)
• Cảng đến (POD)
• Kích thước
• Trọng lượng
• Điều kiện giao hàng (Incoterms)

Dựa trên dữ liệu này, Forwarder sẽ tính toán và cung cấp bảng báo giá chi tiết cho việc gửi hàng nước ngoài về Việt Nam. Báo giá cần thể hiện rõ thời gian vận chuyển dự kiến và các khoản phí local charge tại hai đầu bến. Việc minh bạch hóa chi phí ngay từ bước này giúp doanh nghiệp hoạch định tài chính chính xác cho lô hàng.

Bước 3: Nhận hàng tại nước ngoài 

Sau khi chốt giá, quy trình gửi hàng nước ngoài về Việt Nam chuyển sang giai đoạn thu gom hàng.

Đối với điều kiện EXW (Ex Works), đơn vị vận chuyển sẽ điều xe đến kho người bán để thực hiện pickup hàng hóa. Hàng hóa sau đó được đưa về kho tập kết (Warehouse) tại nước sở tại để cân đo lại kích thước và dán nhãn trước khi gửi.

Tại đây, việc kiểm tra tình trạng bao bì đóng gói là bắt buộc để đảm bảo hàng đủ điều kiện xuất khẩu. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa đại lý nước ngoài và đơn vị điều phối để đảm bảo lô hàng kịp lịch tàu/bay đã đăng ký.

Khám phá: Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế uy tín và chuyên nghiệp tại PTN Logistics

Bước 4: Book vận chuyển & phát hành vận đơn

Khi hàng đã sẵn sàng tại kho, Forwarder tiến hành thực hiện booking vận tải với hãng tàu hoặc hãng hàng không để đặt chỗ cho lô hàng.

Sau khi hàng được xếp lên phương tiện vận chuyển, người chuyên chở sẽ phát hành bill of lading (Vận đơn đường biển) hoặc Airway Bill (Vận đơn hàng không). Đây là chứng từ sở hữu hàng hóa quan trọng nhất trong quá trình gửi hàng nước ngoài về Việt Nam.

Thông tin trên vận đơn phải trùng khớp tuyệt đối với Invoice và Packing List. Bất kỳ sai sót nào trên vận đơn cũng có thể gây trì hoãn việc gửi hàng và phát sinh phí chỉnh sửa chứng từ.

Bước 5: Thông quan tại Việt Nam

Khi hàng cập cảng/sân bay Việt Nam, quá trình thủ tục hải quan nhập khẩu bắt đầu. Nhân viên hiện trường sẽ truyền tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS dựa trên bộ chứng từ đã chuẩn bị.

Đối với dịch vụ gửi hàng nước ngoài về Việt Nam chính ngạch, việc nộp thuế nhập khẩu và VAT là bắt buộc để được thông quan hàng hóa. Nếu luồng tờ khai là Vàng hoặc Đỏ, hàng hóa sẽ phải trải qua quá trình kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm hóa thực tế.

Đây là giai đoạn nhạy cảm nhất trong chuỗi gửi hàng nước ngoài về Việt Nam. Do đó đòi hỏi đơn vị dịch vụ phải có nghiệp vụ xử lý linh hoạt để giải trình với cán bộ hải quan. Từ đó đảm bảo hàng được giải phóng nhanh nhất.

Bước 6: Giao hàng cuối cùng 

Bước cuối cùng hoàn tất quy trình là vận chuyển nội địa. Sau khi thông quan, hàng hóa được rút từ cảng/kho sân bay và điều phối xe tải hoặc xe container để giao đến kho của khách hàng (last-mile delivery).

Đối với dịch vụ dịch vụ door-to-door, trách nhiệm của đơn vị vận chuyển chỉ kết thúc khi hàng được giao an toàn và có biên bản ký nhận đầy đủ. Việc theo dõi lộ trình giao hàng chặng cuối này giúp người nhận chủ động kế hoạch kho bãi.

Dịch vụ gửi hàng nước ngoài về Việt Nam chuyên nghiệp luôn cam kết bảo toàn nguyên trạng hàng hóa cho đến tận tay người nhận cuối cùng.

Đừng để thủ tục làm chậm dòng hàng. Nhận tư vấn 1:1 từ PTN Logistics ngay!

Phí gửi hàng nước ngoài về Việt Nam gồm những gì?

Cơ cấu chi phí bao gồm nhiều khoản mục khác nhau. Hiểu rõ cách tính phí giúp chủ hàng tránh được các khoản phí ẩn khi sử dụng dịch vụ.

Phí vận chuyển quốc tế (theo trọng lượng thực/tính cước)

Cước phí chính (Freight cost) khi gửi hàng nước ngoài về Việt Nam được tính dựa trên nguyên tắc so sánh giữa gross weight (trọng lượng thực tế) và chargeable weight (trọng lượng tính cước).

Trong ngành logistics, hàng hóa được chia làm hai loại là hàng nặng và hàng nhẹ (cồng kềnh). Nếu hàng nhẹ nhưng chiếm diện tích lớn, cước gửi hàng nước ngoài về Việt Nam sẽ được tính theo công thức quy đổi thể tích (Dài x Rộng x Cao / 5000 hoặc 6000 tùy phương thức).

Việc áp dụng trọng lượng quy đổi này nhằm đảm bảo công bằng cho đơn vị vận chuyển. Khách hàng cần lưu ý kỹ bảng giá cước vận chuyển để tối ưu cách đóng gói, giảm thiểu thể tích rỗng.

Các loại phụ phí khác

Ngoài cước vận chuyển, chi phí gửi hàng nước ngoài về Việt Nam còn bao gồm các loại phụ phí (Surcharges) và thuế. Các phụ phí thường gặp bao gồm:

• Phụ phí xăng dầu (FSC)
• Phí an ninh (SSC)
• Phí chứng từ (D/O)

Đặc biệt, khi hàng về đến Việt Nam, doanh nghiệp phải đóng thuế nhập khẩu và thuế vat hàng nhập khẩu theo quy định của Nhà nước. Mức thuế này phụ thuộc vào mã HS của từng mặt hàng.

Ngoài ra, việc tối ưu chi phí logistics còn phụ thuộc vào khả năng đàm phán các khoản phí Local Charge tại cảng. Tổng chi phí gửi hàng nước ngoài về Việt Nam (Landed Cost) phải được tính toán bao gồm tất cả các khoản này để xác định giá vốn hàng bán chính xác.

Tối ưu chi phí logistics để gia tăng lợi nhuận. Nhận báo giá cạnh tranh từ PTN.

Những lưu ý quan trọng khi giao dịch vận chuyển quốc tế

Hoạt động gửi hàng nước ngoài về Việt Nam tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu không tuân thủ quy định. Dưới đây là những lưu ý quan trọng để đảm bảo lô hàng được an toàn.

Hóa đơn thương mại & chứng từ phải có

Bộ chứng từ nhập khẩu là “xương sống” của quá trình gửi hàng nước ngoài về Việt Nam. Trong đó, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và packing list (Phiếu đóng gói) là hai văn bản bắt buộc phải có độ chính xác tuyệt đối.

• Invoice thể hiện giá trị giao dịch để tính thuế
• Packing List mô tả quy cách đóng gói

Ngoài ra, để được hưởng ưu đãi thuế quan đặc biệt khi gửi hàng nước ngoài về Việt Nam, doanh nghiệp nên yêu cầu người bán cung cấp chứng nhận xuất xứ (C/O).

Sự thiếu sót hoặc sai lệch thông tin giữa các chứng từ này là nguyên nhân hàng đầu khiến lô hàng bị hải quan giữ lại kiểm tra. Khi đó sẽ gây phát sinh phí lưu kho bãi đắt đỏ.

Quy định danh mục cấm nhập khẩu

Trước khi tiến hành gửi hàng nước ngoài về Việt Nam, chủ hàng bắt buộc phải đối chiếu hàng hóa với danh mục hàng cấm nhập khẩu theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP và các văn bản liên quan.

Các mặt hàng như vũ khí, pháo nổ, văn hóa phẩm đồi trụy, thiết bị đã qua sử dụng (trong một số trường hợp) tuyệt đối không được phép gửi hàng nước ngoài về Việt Nam.

Đối với hàng hạn chế nhập khẩu hoặc hàng nhập khẩu có điều kiện, cần phải xin giấy phép chuyên ngành trước.

Việc cố tình gửi các mặt hàng cấm sẽ dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Bao gồm tịch thu hàng hóa và truy cứu trách nhiệm hình sự. Để đảm bảo an toàn tài chính, việc mua bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu cũng được khuyến nghị mạnh mẽ.

Yêu cầu đóng gói theo tiêu chuẩn 

Quy cách đóng gói đóng vai trò quyết định đến sự an toàn của hàng hóa khi gửi hàng nước ngoài về Việt Nam, đặc biệt là đường hàng không. Hàng hóa phải được đóng gói tuân thủ tiêu chuẩn đóng gói IATA (Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế).

• Đối với hàng dễ vỡ, cần chèn xốp, đóng kiện gỗ
• Đối với hàng lỏng, cần chai lọ kín và vật liệu thấm hút

Khi gửi hàng nước ngoài về Việt Nam qua các hãng chuyển phát nhanh, kiện hàng phải chịu được va đập và áp lực xếp chồng. Việc đóng gói không đúng chuẩn có thể khiến hãng vận chuyển từ chối gửi hàng hoặc không chịu trách nhiệm bồi thường khi xảy ra hư hỏng.

Đừng bỏ lỡ: Các tin tức dịch vụ logistics thiết yếu cho doanh nghiệp XNK

Dịch vụ uy tín và chuyên nghiệp tại PTN Logistics

PTN Logistics tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp gửi hàng nước ngoài về Việt Nam toàn diện. Đồng thời đáp ứng mọi tiêu chuẩn khắt khe của thị trường logistics quốc tế.

Mạng lưới kết nối toàn cầu và năng lực thông quan vượt trội

PTN Logistics sở hữu hệ thống đại lý rộng khắp tại các thị trường trọng điểm. Chẳng hạn như Mỹ, Trung Quốc, Nhật Bản, EU,… đảm bảo quy trình gửi hàng nước ngoài về Việt Nam được vận hành liền mạch.

Thế mạnh của đơn vị nằm ở năng lực xử lý thủ tục hải quan cho các lô hàng khó, hàng chuyên ngành cần giấy phép phức tạp. Đội ngũ nhân sự am hiểu sâu sắc luật thương mại quốc tế giúp giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý trong quá trình gửi hàng nước ngoài về Việt Nam.

Minh bạch về chi phí và giá cả cạnh tranh

Một trong những rào cản lớn nhất khi gửi hàng nước ngoài về Việt Nam là các khoản phí phát sinh không kiểm soát. PTN Logistics giải quyết  vấn đề này bằng chính sách báo giá All-in trọn gói, cam kết không phí ẩn.

Đơn vị chủ động tư vấn mã HS chính xác nhất để tối ưu thuế nhập khẩu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể ngân sách

PTN có lợi thế đàm phán cước phí cạnh tranh với các hãng tàu và hãng hàng không lớn. Nhờ đó mang lại mức giá gửi hàng nước ngoài về Việt Nam tốt nhất thị trường. Mọi hóa đơn, chứng từ đều được cung cấp đầy đủ, minh bạch, phục vụ tốt cho công tác kế toán và kiểm toán của doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Nhượng quyền chuyển phát nhanh là gì trong xuất nhập khẩu

Quy trình hỗ trợ chuyên nghiệp 

Đội ngũ chăm sóc khách hàng sẵn sàng giải đáp thắc mắc và xử lý sự cố phát sinh ngay lập tức.

PTN không chỉ đơn thuần là đơn vị vận chuyển mà còn đóng vai trò là nhà tư vấn chiến lược, đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp thông qua dịch vụ gửi hàng nước ngoài về Việt Nam uy tín.

Tóm lại gửi hàng nước ngoài về Việt Nam là một quy trình đòi hỏi sự am hiểu về luật pháp, mã HS và quy cách đóng gói chuẩn quốc tế để tránh các rủi ro không đáng có. Đừng để những lo lắng về thủ tục hành chính làm chậm trễ cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp. Liên hệ PTN Logistics để nhận tư vấn giải pháp vận chuyển trọn gói, minh bạch chi phí và báo giá ưu đãi nhất ngay hôm nay.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến gửi hàng nước ngoài về Việt Nam