Thuê Khai Báo Hải Quan Nhập Khẩu: Chi Phí Và Hồ Sơ Cần Biết

Một lô hàng nhập khẩu cần chuẩn bị những gì trước khi thuê khai báo hải quan? Ngoài chứng từ, doanh nghiệp còn cần làm rõ thông tin hàng hóa, phạm vi dịch vụ và trách nhiệm của từng bên. Bài viết dưới đây của PTN Logistics giúp doanh nghiệp nắm các bước phối hợp và chủ động hơn khi nhận báo giá.

Thuê khai báo hải quan nhập khẩu gồm những công việc nào?

Khi thuê dịch vụ khai báo hải quan nhập khẩu, quy trình thực hiện sẽ bao gồm các nghiệp vụ từ khâu rà soát chứng từ, xử lý tờ khai đến thông quan hàng hóa, cùng với một số công việc chuyên ngành phát sinh theo thỏa thuận riêng.

Kiểm tra chứng từ và rà soát thông tin hàng hóa trước khi khai

Trước khi truyền tờ khai, đơn vị dịch vụ sẽ kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ nhập khẩu do doanh nghiệp cung cấp. Các chứng từ cơ bản bao gồm:

• Hợp đồng
• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói
• Vận đơn

Chuyên viên sẽ rà soát tính thống nhất của thông tin, đối chiếu mô tả hàng hóa để xác định mã HS sơ bộ và kiểm tra xem mặt hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không, nhằm giảm thiểu rủi ro sai sót.

>>Tham khảo thêm: Danh sách chứng từ cần chuẩn bị khi nhập khẩu để đối chiếu các thông tin trên bộ hồ sơ

Lập tờ khai, tiếp nhận phân luồng và phối hợp xử lý hồ sơ

Sau khi chốt dữ liệu, đại lý sẽ lên tờ khai nháp và truyền lên hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS. Khi có kết quả phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ), họ tiếp tục xử lý các bước tương ứng.

• Luồng Vàng yêu cầu mang hồ sơ giấy đi đối chiếu
• Luồng Đỏ cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm hóa thực tế lô hàng

Mọi tiến độ đều được cập nhật liên tục để doanh nghiệp nắm bắt tình trạng thông quan.

>>Tìm hiểu thêm về: tờ khai hải quan và các thông tin cần có để doanh nghiệp chủ động kiểm tra dữ liệu trước khi đăng ký

Những công việc cần thỏa thuận riêng ngoài khai báo

Ngoài các nghiệp vụ cơ bản, doanh nghiệp thuê khai thuê hải quan cần lưu ý những công việc phát sinh đòi hỏi thỏa thuận bổ sung. Các công việc này thường bao gồm:

• Xin giấy phép nhập khẩu
• Đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước
• Xin cấp chứng nhận hợp quy

Nếu doanh nghiệp yêu cầu đơn vị dịch vụ hỗ trợ rút ruột container, dán tem nhãn phụ tại cảng, hai bên cần ghi rõ trong hợp đồng để tránh tranh chấp.

Doanh nghiệp cần hỗ trợ khai báo hải quan nhập khẩu có thể trao đổi thêm với PTN Logistics để được tư vấn theo từng lô hàng

Chi phí thuê khai báo hải quan nhập khẩu gồm những khoản nào?

Cơ cấu chi phí luôn là yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp nhận báo giá khai báo hải quan từ các đối tác.

>>Cần hỗ trợ thông quan nhanh chóng, hạn chế sai sót chứng từ và chi phí phát sinh? Liên hệ PTN Logistics để được tư vấn dịch vụ hải quan trọn gói phù hợp với lô hàng.

Phí dịch vụ khai báo hải quan và xử lý hồ sơ

Mức phí này thường được tính theo mỗi tờ khai hoặc theo từng lô hàng, phụ thuộc vào số lượng dòng hàng và tính chất phức tạp của sản phẩm.

Các lô hàng có nhiều mã HS hoặc yêu cầu xử lý gấp thường có mức phí dịch vụ cao hơn so với những mặt hàng thông thường, dễ phân loại trên hệ thống VNACCS.

Thuế nhập khẩu, thuế GTGT và các nghĩa vụ tài chính áp dụng

Dù sử dụng dịch vụ ngoài, chủ hàng vẫn là người chịu trách nhiệm nộp thuế cho nhà nước. Các khoản thuế này bao gồm:

• Thuế nhập khẩu (tùy thuộc mã HS và C/O)
• Thuế giá trị gia tăng
• Thuế tiêu thụ đặc biệt
• Thuế bảo vệ môi trường nếu có

Đơn vị dịch vụ khai báo hàng nhập chỉ đóng vai trò thông báo số tiền thuế cần nộp sau khi tờ khai được truyền chính thức, giúp chủ hàng chủ động chuẩn bị dòng tiền để nộp vào ngân sách.

Phí hải quan và chi phí kiểm tra chuyên ngành nếu có

Lệ phí hải quan là khoản thu bắt buộc của cơ quan chức năng cho mỗi tờ khai đăng ký thành công.

Bên cạnh đó, nếu lô hàng thuộc danh mục hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành, chủ hàng sẽ phải trả thêm phí lấy mẫu, phí kiểm dịch, hoặc phí thử nghiệm chất lượng.

Các khoản này thường được đóng trực tiếp cho trung tâm kiểm định và đại lý hải quan có thể nhận chi hộ dựa trên hóa đơn chứng từ thực tế.

>>Tham khảo hướng dẫn: nộp lệ phí tờ khai hải quan online để nắm cách thực hiện nghĩa vụ lệ phí

Chi phí tại cảng, kho, bãi và vận chuyển về kho

Trong quá trình đưa hàng ra khỏi khu vực giám sát, hàng loạt chi phí bến bãi sẽ phát sinh. Cụ thể như:

• Phí nâng hạ container
• Phí lưu kho bãi
• Phí bốc xếp
• Phí vệ sinh container

Sau khi thông quan, doanh nghiệp cũng cần thanh toán cước vận tải nội địa để kéo hàng từ cảng về kho đích. Thông thường, các nhà cung cấp dịch vụ logistics sẽ liệt kê gộp chung các khoản này trong bảng dự toán tổng thể.

Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin gì để nhận báo giá?

Để nhận được báo giá khai báo hải quan khai báo nhập khẩu chính xác, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ các thông tin liên quan đến hàng hóa. Dữ liệu cung cấp càng rõ ràng thì báo giá nhận được sẽ càng chi tiết và sát thực tế.

Thông tin doanh nghiệp và loại hình xuất nhập khẩu

Trước tiên, đại lý hải quan cần biết thông tin cơ bản của chủ hàng, bao gồm mã số thuế và tên công ty để kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số.

Song song đó, doanh nghiệp cần xác định rõ loại hình xuất nhập khẩu như kinh doanh tiêu dùng, gia công, sản xuất xuất khẩu, hay phi mậu dịch. Mỗi loại hình sẽ có chính sách quản lý và thủ tục thông quan khác biệt, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và chi phí xử lý.

Thông tin hàng hóa, mã HS dự kiến và chính sách xuất nhập khẩu

Người mua cần cung cấp tên thương mại, tên khoa học, cấu tạo và mục đích sử dụng của sản phẩm. Việc cung cấp mã HS dự kiến (nếu có) sẽ giúp chuyên viên pháp chế tra cứu nhanh các chính sách mặt hàng đi kèm.

Họ sẽ đánh giá xem lô hàng có bị cấm nhập, cần xin giấy phép, hay phải đăng ký kiểm tra chất lượng hay không. Thông tin hàng hóa càng chi tiết, báo giá khai báo hải quan được đưa ra sẽ càng minh bạch và chính xác.

Chứng từ hiện có và tình trạng hồ sơ

Nhà cung cấp dịch vụ cần nắm rõ hiện trạng của bộ chứng từ lô hàng để đánh giá khối lượng công việc. Doanh nghiệp nên gửi bản nháp hợp đồng, invoice, packing list, và chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có.

Nếu chứng từ có lỗi sai sót hoặc thiếu sót, đại lý sẽ yêu cầu bổ sung và chỉnh sửa trước khi hàng cập cảng.

>>Tìm hiểu: cách kiểm hóa hàng hóa nhập khẩu để nắm rõ một trong những khâu có thể ảnh hưởng đến thời gian xử lý lô hàng

Thông tin lô hàng, địa điểm và thời gian dự kiến

Số lượng container, trọng lượng, và thể tích (CBM) là cơ sở để tính chi phí bốc xếp và vận tải. Ngoài ra, thông tin về cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, và ngày tàu cập bến dự kiến (ETA) cũng rất quan trọng.

Nắm được lịch trình này, đại lý sẽ lên kế hoạch nhân sự túc trực tại cảng và chủ động thực hiện khai báo trước, giúp lô hàng được thông quan kịp thời, hạn chế phát sinh chi phí lưu bãi quá hạn.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị lô hàng nhập khẩu có thể kết nối với PTN Logistics để được tư vấn và nhận báo giá phù hợp.

Cách đọc và so sánh báo giá khai báo hải quan nhập khẩu

Việc lựa chọn đối tác không nên chỉ dựa vào mức tổng chi phí thấp nhất hiển thị trên báo giá khai báo hải quan. Doanh nghiệp cần biết cách phân tích từng hạng mục trong bảng chào giá để đảm bảo quyền lợi.

Kiểm tra phạm vi và đơn vị tính phí

Mỗi đơn vị có cách trình bày báo giá khác nhau, vì vậy cần xem xét kỹ phí dịch vụ đang được tính trên đơn vị một tờ khai, một container hay một lô hàng tổng.

Đồng thời, chủ hàng phải đối chiếu xem phạm vi dịch vụ khai báo nhập khẩu đã bao gồm việc mang hồ sơ ra cảng đối chiếu chưa, hay chỉ đơn thuần là việc truyền dữ liệu từ xa.

Xác định khoản bao gồm, loại trừ và chi hộ

Bảng dự toán cần phân định giữa phí dịch vụ của đại lý và các khoản chi hộ có biên lai từ bên thứ ba. Hãy rà soát danh sách các mục bị loại trừ, ví dụ như phí xếp dỡ, phí lưu bãi, hoặc lệ phí xin cấp phép chuyên ngành.

Những công ty báo giá quá rẻ thường cố tình giấu các khoản chi hộ này, khiến doanh nghiệp bất ngờ khi phải thanh toán một số tiền lớn hơn rất nhiều vào cuối kỳ.

Kiểm tra điều kiện phát sinh và duyệt phí bổ sung

Quá trình thông quan thực tế luôn tiềm ẩn rủi ro phát sinh do kiểm hóa hoặc hệ thống hải quan gặp sự cố. Báo giá uy tín sẽ quy định rõ mức phụ phí khi tờ khai bị phân luồng đỏ, phí ngoài giờ hành chính, hoặc phí chỉnh sửa tờ khai do lỗi chủ quan.

Đơn vị thuê khai báo hải quan cần yêu cầu quy trình duyệt chi phí bổ sung bằng văn bản trước khi thực hiện để đảm bảo ngân sách lô hàng được kiểm soát chặt chẽ.

Đánh giá hiệu lực báo giá, tiến độ và đầu mối phụ trách

Báo giá cước vận tải và phí bến bãi thường biến động theo thị trường, nên cần lưu ý đến thời hạn hiệu lực của bảng giá. Hơn nữa, cam kết về tiến độ thông quan tính từ lúc nhận đủ chứng từ cũng phản ánh năng lực của nhà cung cấp.

Một đối tác chuyên nghiệp sẽ chỉ định rõ đầu mối liên lạc, giúp doanh nghiệp nhập khẩu dễ dàng theo dõi sát sao tình hình lô hàng 24/7 mà không bị gián đoạn.

Quy trình phối hợp khi thuê dịch vụ khai báo nhập khẩu

Để lô hàng thông quan nhanh chóng, quy trình làm việc giữa chủ hàng và đối tác dịch vụ khai báo nhập khẩu cần được chuẩn hóa.

Tiếp nhận thông tin, rà soát điều kiện nhập khẩu

Ngay khi nhận yêu cầu, đại lý sẽ tiếp nhận toàn bộ bộ chứng từ qua email và bắt đầu đánh giá sơ bộ. Chuyên viên sẽ rà soát các điều kiện pháp lý để xác nhận lô hàng có đủ tiêu chuẩn nhập khẩu vào Việt Nam hay không.

Bước này đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng mới, giúp phát hiện sớm các yêu cầu về giấy phép con, tránh tình trạng hàng về đến cảng nhưng không thể mở tờ khai do thiếu sót thủ tục.

Thống nhất báo giá, phạm vi và cách phối hợp

Sau khi nắm rõ tình trạng lô hàng, đơn vị dịch vụ khai báo nhập khẩu sẽ gửi bảng báo giá chi tiết đi kèm hợp đồng nguyên tắc. Hai bên sẽ đàm phán và chốt lại các điều khoản, xác định rõ trách nhiệm cung cấp chữ ký số, cách thức chuyển giao chứng từ gốc và quy định thanh toán.

Việc thống nhất phương thức làm việc và thiết lập kênh liên lạc chung sẽ tạo tiền đề cho quá trình xử lý công việc hiệu quả về sau.

>>Tìm hiểu: hợp đồng đại lý hải quan để tham khảo các nội dung cần làm rõ khi phối hợp với đơn vị dịch vụ

Kiểm tra dữ liệu trước khi đăng ký tờ khai

Trước thời điểm tàu cập cảng, chuyên viên chứng từ sẽ nhập liệu lên phần mềm và xuất file nháp gửi lại cho doanh nghiệp kiểm tra chéo.

Chủ hàng cần xác nhận sự chính xác của tên hàng, số lượng, trị giá invoice và quan trọng nhất là mã HS áp dụng.

Theo dõi phân luồng, kiểm tra và hoàn tất nghĩa vụ

Dựa trên kết quả phân luồng, nhân viên hiện trường sẽ mang hồ sơ ra chi cục hải quan để làm thủ tục. Đối với luồng đỏ, họ sẽ điều phối việc cắt seal, mở container để cán bộ kiểm tra thực tế.

Mọi phát sinh về số lượng hoặc quy cách so với chứng từ sẽ được báo cáo để tìm hướng xử lý hợp lệ. Sau khi hoàn tất đối chiếu và kiểm tra, tờ khai sẽ được đóng dấu thông quan để lấy hàng ra khỏi cảng.

Bàn giao kết quả, hồ sơ và đối soát chi phí

Khi hàng đã được giao an toàn về kho đích, quy trình khai báo khép lại bằng bước bàn giao chứng từ. Đơn vị dịch vụ khai báo nhập khẩu sẽ gửi lại tờ khai thông quan gốc, biên lai nộp thuế và bộ hóa đơn VAT cho phí dịch vụ cũng như các khoản chi hộ.

Bộ phận kế toán của doanh nghiệp sẽ dựa vào bảng kê chi tiết này để đối soát dòng tiền, đảm bảo mọi chi phí đều khớp với thỏa thuận ban đầu và hoàn tất thanh toán.

Để chủ động phối hợp khi hàng về, doanh nghiệp có thể gửi thông tin lô hàng cho PTN ngay từ giai đoạn chuẩn bị.

Những sai sót thường khiến chi phí và thời gian xử lý tăng

Việc chuẩn bị thiếu cẩn trọng khi quyết định thuê khai thuê hải quan có thể kéo theo nhiều hệ lụy tài chính.

Dùng mã HS cũ mà chưa đối chiếu lô hàng

Một số doanh nghiệp có thói quen tái sử dụng mã HS của các lần nhập khẩu trước cho sản phẩm mới. Tuy nhiên, quy định áp mã của hải quan có thể thay đổi hoặc cấu tạo của lô hàng mới có sự khác biệt nhỏ.

Việc áp sai mã HS không chỉ dẫn đến truy thu thuế mà còn đi kèm với các mức phạt hành chính nặng nề. Hậu quả là tờ khai bị đình trệ, hàng hóa phải nằm lại cảng chờ giải trình, làm phát sinh phí lưu bãi.

Chờ hàng đến mới kiểm tra giấy phép, chính sách

Nhiều chủ hàng đợi đến khi tàu cập cảng mới cung cấp chứng từ cho bên dịch vụ khai báo nhập khẩu rà soát. Lúc này, nếu phát hiện mặt hàng cần giấy phép chuyên ngành hoặc giấy chứng nhận kiểm dịch, việc nộp hồ sơ xin cấp phép sẽ mất từ vài ngày đến vài tuần.

Trong thời gian chờ đợi này, chi phí lưu kho bãi (DEM/DET) tại cảng sẽ tăng lên cấp số nhân, tạo ra gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp.

Chọn giá thấp khi chưa rõ khoản ngoài phạm vi

Khi lựa chọn dịch vụ logistics, doanh nghiệp nên cân nhắc tổng thể các khoản chi phí thay vì chỉ tập trung vào mức phí ban đầu.

Một báo giá rõ ràng, minh bạch về các hạng mục như phí nâng hạ, cước vận tải và chi phí kiểm hóa ngoài giờ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động dự trù ngân sách, kiểm soát chi phí và tối ưu hiệu quả nhập khẩu.

Cung cấp thông tin hàng hóa và chứng từ không thống nhất

Sự không đồng nhất giữa hợp đồng, hóa đơn và vận đơn là nguyên nhân hàng đầu khiến hồ sơ bị cơ quan hải quan bác bỏ. Chẳng hạn, trọng lượng trên Packing List không khớp với Bill of Lading, hoặc tên hàng sai chính tả so với C/O.

Những sai sót này buộc doanh nghiệp phải liên hệ lại với đối tác nước ngoài để chỉnh sửa chứng từ. Quá trình sửa đổi rất mất thời gian, khiến lô hàng bị tắc nghẽn dài ngày tại cửa khẩu.

Cùng PTN cập nhật những thay đổi về thủ tục hải quan qua cộng đồng Zalo dành cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Lựa chọn thuê khai báo hải quan cần dựa trên nhu cầu thực tế, mức độ hỗ trợ và sự rõ ràng của báo giá. Khi hồ sơ được rà soát sớm, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong quá trình phối hợp. Nếu cần tư vấn cho lô hàng nhập khẩu, hãy liên hệ PTN để trao đổi chi tiết trước khi triển khai.

Câu hỏi thường gặp khi thuê khai báo hải quan