Arrival notice là gì? Tìm hiểu tổng quan giấy báo hàng đến

Arrival notice hay còn gọi là giấy báo hàng đến, là một chứng từ do hãng tàu, hãng bay hoặc đơn vị vận tải gửi cho người nhận hàng. Hiểu rõ bản chất của giấy báo hàng đến trong xuất nhập khẩu là bước đầu tiên để chủ động trong mọi khâu. Cùng PTN khám phá để làm chủ toàn bộ quy trình nhận hàng, đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng và suôn sẻ.

Định nghĩa và vai trò của arrival notice trong quy trình nhập khẩu

Trong logistics, việc tiếp nhận thông tin kịp thời và chính xác là yếu tố quan trọng. Điều này quyết định sự thành công của một lô hàng. Giấy báo hàng đến, hay arrival notice, chính là một trong những mắt xích thông tin quan trọng đó.

Định nghĩa arrival notice (Giấy báo hàng đến) trong logistics

Arrival notice là một chứng từ do hãng vận tải (hãng tàu, hãng hàng không) hoặc đại lý của họ (forwarder) tại cảng dỡ hàng phát hành. Mục đích của chứng từ này là để thông báo cho người nhận hàng (Consignee) về việc lô hàng của họ đã hoặc sắp cập cảng/sân bay đích.

Đây là tài liệu chỉ dẫn quan trọng, cung cấp các thông tin cần thiết để người nhận hàng chuẩn bị cho các thủ tục tiếp theo. Việc hiểu rõ bản chất của giấy báo hàng đến trong xuất nhập khẩu là bước đầu tiên để chủ động trong mọi khâu.

Chức năng và mục đích chính của giấy báo hàng đến

Chức năng chính của arrival notice là cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng và các khoản phí liên quan tại cảng đến. Thông thường, chứng từ này có thể kèm theo các loại phí như:

• Phí địa phương (Local Charges)
• Phí xử lý chứng từ (D/O fee)
• Một số chi phí khác…

Các khoản phí này có thể sẽ được liệt kê trong hóa đơn riêng do hãng vận tải/đại lý phát hành. Người nhận hàng cần hoàn tất các nghĩa vụ thanh toán này trước khi lấy hàng. Một arrival notice form mẫu chuẩn sẽ bao gồm thông tin tàu/chuyến bay, số vận đơn, mô tả hàng hóa, và chi tiết các loại phí.

Nguồn gốc và thời điểm phát hành Arrival Notice trong quy trình nhập khẩu

Để quy trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi, việc xác định chính xác ai là người phát hành và thời điểm nhận được giấy báo hàng đến là vô cùng quan trọng. Sự rõ ràng trong hai yếu tố này giúp doanh nghiệp chuẩn bị kế hoạch tài chính và thủ tục một cách hiệu quả.

Arrival notice do ai phát hành?

Chứng từ này do hãng vận tải hoặc đại lý của họ tại cảng đến phát hành.

• Đối với vận tải biển, đó là hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu
• Đối với vận tải hàng không, hãng hàng không hoặc đại lý của họ sẽ chịu trách nhiệm này

Thông báo sẽ được gửi trực tiếp đến người nhận hàng (Consignee) có tên trên Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill). Vai trò hãng tàu trong phát hành arrival notice là đảm bảo thông tin được gửi đi chính xác và kịp thời.

Arrival notice được lập khi nào trong chuỗi cung ứng?

Thời điểm phát hành giấy báo hàng đến được tính toán để người nhận hàng có đủ thời gian chuẩn bị. Thông thường, giấy báo hàng đến được gửi đi trước ngày tàu dự kiến cập cảng (ETA – Estimated Time of Arrival) thường trước ETA 2–3 ngày, nhưng cũng có thể trễ hơn.

Việc xác định được arrival notice lập khi nào giúp người nhận hàng chủ động sắp xếp các công việc tiếp theo. Chẳng hạn như chuẩn bị bộ chứng từ, lên kế hoạch tài chính để nộp phí và mở tờ khai hải quan.

Đây chính là thời điểm thích hợp nhất để nhận giấy báo hàng đến trong quy trình logistics. Được gửi đúng hạn là yếu tố quan trọng để tối ưu hóa thời gian và chi phí.

>>Tìm hiểu: Dịch vụ vận tải đường biển từ PTN Logistics giúp tối ưu chi phí và trọng lượng hàng hóa

Mối quan hệ giữa arrival notice và lệnh giao hàng 

Giấy báo hàng đến và lệnh giao hàng (D/O) có mối quan hệ chặt chẽ. Giấy báo hàng đến là cơ sở để tiến hành lấy Lệnh giao hàng. Sau khi nhận được arrival notice, người nhận hàng cần hoàn thành nghĩa vụ thanh toán các khoản phí được liệt kê trên đó cho hãng vận tải.

Đồng thời, họ phải xuất trình Vận đơn gốc (Original B/L) đã được ký hậu (nếu có). Chỉ khi hai điều kiện này được đáp ứng, hãng vận tải mới cấp D/O. Nắm vững các thông tin cốt lõi này giúp doanh nghiệp làm chủ được tiến độ và tránh các phát sinh không đáng có trong quá trình nhập khẩu.

Quy trình các bước cần thực hiện sau khi nhận arrival notice

Ngay khi nhận được arrival notice, một loạt các hành động cần được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác để đảm bảo hàng hóa được giải phóng kịp thời. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận liên quan.

Bước 1: Xác thực thông tin và chuẩn bị chứng từ liên quan

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ thông tin trên arrival notice. Cần đối chiếu các chi tiết như tên người nhận hàng, số vận đơn, số container/seal, mô tả hàng hóa với bộ chứng từ gốc (Vận đơn, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói).

Việc này giúp phát hiện sớm sai sót và yêu cầu điều chỉnh kịp thời. Đây là cách kiểm tra thông tin trên giấy báo hàng đến hiệu quả để tránh các rắc rối về sau. Sau khi xác thực, cần tập hợp đầy đủ bộ chứng từ cần thiết để chuẩn bị cho các bước tiếp theo. Bao gồm cả các giấy phép chuyên ngành nếu có.

Bước 2: Thanh toán chi phí và lấy lệnh giao hàng (D/O)

Dựa trên các khoản phí được liệt kê trên arrival notice, doanh nghiệp tiến hành thanh toán cho hãng vận tải hoặc đại lý của họ. Bao gồm:

• Phí xếp dỡ tại cảng (THC)
• Phí lệnh giao hàng (D/O fee)
• Phí vệ sinh container (Cleaning fee) tùy theo hãng vận tải…

Sau khi thanh toán, doanh nghiệp mang giấy giới thiệu, vận đơn gốc và bằng chứng thanh toán đến văn phòng của hãng vận tải. Tại đây, họ sẽ nhận được lệnh giao hàng (D/O). Quá trình này được gọi là các bước xử lý arrival notice cơ bản.

Bước 3: Phối hợp thông quan và giải phóng hàng hóa

Khi đã có lệnh giao hàng (D/O), doanh nghiệp hoặc đại lý giao nhận (forwarder) sẽ tiến hành mở tờ khai hải quan. Bộ hồ sơ hải quan sẽ tùy thuộc vào quy định hải quan liên quan đến arrival notice và loại hàng hóa. Bao gồm:

• Tờ khai Hải quan
• Hóa đơn thương mại
• Vận đơn
• D/O và các chứng từ liên quan khác

Sau khi có arrival notice và hoàn tất thủ tục thông quan hàng hóa, doanh nghiệp sẽ nộp thuế (nếu có). Tiếp đó, cần trình D/O cho cảng hoặc kho hàng để làm thủ tục cuối cùng và đưa hàng ra khỏi cảng.

>>Xem thêm: Điều phối viên là gì? Tìm hiểu các vai trò trong logistics

Những lưu ý quan trọng và các lỗi thường gặp khi xử lý arrival notice

Việc xử lý arrival notice tuy là nghiệp vụ cơ bản nhưng vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Điều này có thể gây ra tổn thất về thời gian và tiền bạc. Nhận thức rõ các vấn đề này là cách tốt nhất để phòng tránh.

Làm gì khi thông tin trên giấy báo hàng đến bị sai sót?

Sai sót thông tin trên chứng từ là một trong những lỗi thường gặp với arrival notice. Các lỗi phổ biến bao gồm sai tên công ty, sai số vận đơn, sai số container.

Khi phát hiện bất kỳ thông tin nào không chính xác, cần liên hệ ngay lập tức với đơn vị phát hành (hãng tàu/đại lý). Sau đó yêu cầu họ kiểm tra và phát hành lại một giấy báo hàng đến đã được điều chỉnh. Việc chậm trễ trong khâu này có thể dẫn đến việc tờ khai hải quan bị bác bỏ hoặc không thể lấy được D/O. Việc này sẽ gây gián đoạn toàn bộ quy trình.

Cách chủ động theo dõi để nhận được giấy báo hàng đến đúng hạn

Để không bị động, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi lịch trình của tàu hoặc chuyến bay. Có thể theo dõi thông qua các công cụ trực tuyến của hãng vận tải. Việc theo dõi nhận giấy báo hàng đến đúng hạn là một phần trong kinh nghiệm xử lý arrival notice trong nhập khẩu.

Duy trì liên lạc với đầu xuất khẩu và đại lý tại Việt Nam để nắm bắt thông tin sớm. Sự chủ động này giúp đảm bảo rằng ngay khi giấy báo hàng đến được phát hành, doanh nghiệp đã sẵn sàng cho các bước tiếp theo.

Để được chuyên gia tư vấn 1–1 về Arrival Notice cho lô hàng của bạn, hãy liên hệ ngay với PTN!

Rủi ro phát sinh chi phí nếu chậm trễ xử lý arrival notice

Chậm trễ trong việc phản hồi và xử lý giấy báo hàng đến là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến các chi phí không đáng có. Chi phí phát sinh khi xử lý arrival notice chậm bao gồm:

• Phí lưu container tại cảng (Demurrage)
• Phí lưu bãi của cảng (Storage)
• Phí lưu vỏ container (Detention)

Các chi phí này được tính theo ngày và có thể tăng lũy tiến. Từ đó gây áp lực tài chính lớn.

Tóm lại, arrival notice là một mắt xích không thể thiếu, khởi đầu toàn bộ quy trình nhận hàng tại cảng đích. Việc nắm vững định nghĩa, vai trò, quy trình và các lưu ý khi xử lý giấy báo hàng đến không chỉ giúp chủ động trong công việc. Nó còn giúp tối ưu chi phí và thời gian. Hãy liên hệ PTN Logistics để được hỗ trợ chuyên sâu và hiệu quả nhất trong mọi quy trình nhập khẩu hàng hóa.

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến arrival notice