Thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu có thể khiến doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, đặc biệt khi phải xử lý nhiều yêu cầu về hồ sơ và quy định. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hàng hóa chậm thông quan hoặc phát sinh thêm chi phí. Sử dụng dịch vụ hải quan chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp giảm bớt khối lượng công việc, hạn chế sai sót và chủ động hơn trong quá trình làm thủ tục. Cùng PTN Logistics tìm hiểu ngay.
Dịch vụ hải quan hỗ trợ doanh nghiệp những công việc nào?
Dịch vụ hải quan hỗ trợ doanh nghiệp từ kiểm tra hồ sơ, khai báo đến theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan hàng hóa.
Kiểm tra hồ sơ và thông tin hàng hóa
Trước khi mở tờ khai, PTN Logistics rà soát các thông tin như tên hàng, số lượng, trị giá, điều kiện giao hàng, mã HS dự kiến, xuất xứ và chứng từ vận tải.
Việc đối chiếu sớm sẽ giúp phát hiện sai lệch giữa invoice, packing list, vận đơn và thực tế lô hàng để kịp thời bổ sung, điều chỉnh.
Tham khảo thêm: Chứng từ vận tải giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các loại chứng từ được sử dụng trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Hỗ trợ khai báo hải quan
Khi hồ sơ đầy đủ, PTN hỗ trợ lập và truyền tờ khai hải quan điện tử.
Các thông tin về loại hình, mã HS, trị giá hải quan, xuất xứ và thuế suất được kiểm tra trước khi đăng ký. Việc này giúp hạn chế sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và tiến độ thông quan.
Tìm hiểu thêm: Mã loại hình B11 để tham khảo thông tin về một loại hình tờ khai trong hoạt động nhập khẩu.
Theo dõi quá trình xử lý thủ tục
Sau khi đăng ký tờ khai, PTN theo dõi phản hồi từ hệ thống và cơ quan hải quan, bao gồm phân luồng, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hoặc yêu cầu bổ sung chứng từ.
Doanh nghiệp nhờ đó có thể chủ động hơn trong kế hoạch giao nhận và phối hợp với kho, cảng, hãng vận chuyển.
Doanh nghiệp có hàng nhập khẩu? Khai Manifest hàng nhập cung cấp thêm thông tin về một khâu cần thực hiện trong quá trình xử lý hàng nhập.
Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh
Nếu lô hàng cần giải trình, bổ sung chứng từ, điều chỉnh khai báo hoặc kiểm tra chuyên ngành, PTN sẽ phối hợp cùng doanh nghiệp xác định nội dung cần xử lý và chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Trước khi làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?
Việc chuẩn bị trước giúp doanh nghiệp nắm rõ yêu cầu của lô hàng, hoàn thiện chứng từ và hạn chế phát sinh khi thông quan.
Kiểm tra chính sách đối với mặt hàng
Trước khi khai báo hải quan, doanh nghiệp cần kiểm tra các yêu cầu quản lý áp dụng cho mặt hàng, gồm:
- Chính sách xuất nhập khẩu: Xác định hàng có thuộc diện cấm, hạn chế, quản lý theo giấy phép hoặc hạn ngạch hay không
- Thông tin hàng hóa: Rà soát tên hàng, công dụng, thành phần, tình trạng mới/đã qua sử dụng và nước xuất xứ
- Yêu cầu chuyên ngành: Kiểm tra hàng có thuộc diện kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm hoặc quản lý chuyên ngành khác hay không
- Hồ sơ cần chuẩn bị: Xác định trước giấy phép, chứng nhận hoặc chứng từ liên quan để chủ động hoàn thiện trước khi làm thủ tục
Tham khảo thêm: Các loại hình tờ khai hải quan để có thêm thông tin khi xác định loại hình phù hợp cho lô hàng.
Kiểm tra mã HS và nghĩa vụ thuế
Trước khi mở tờ khai, doanh nghiệp cần đối chiếu mô tả, cấu tạo, công dụng và tài liệu kỹ thuật với Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.
Là đơn vị cung cấp dịch vụ hải quan chuyên nghiệp, PTN có thể hỗ trợ rà soát mã HS, thuế xuất nhập khẩu, VAT và khả năng áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt khi đáp ứng quy tắc xuất xứ, C/O.
Cần tham khảo cách xác định mã HS cho từng nhóm hàng? HS Code vải là một nội dung có thể tham khảo khi xác định mã HS cho nhóm hàng tương ứng.
Chuẩn bị giấy phép và hồ sơ chuyên ngành nếu cần
Hàng hóa cần được kiểm tra xem có thuộc diện kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm, hợp quy hoặc quản lý chuyên ngành hay không.
Nếu có, doanh nghiệp phải chuẩn bị đúng giấy phép, hồ sơ và đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Thông tin trên giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành cần thống nhất với tờ khai để hạn chế yêu cầu bổ sung khi thông quan.
Cần kiểm tra mã HS, chính sách mặt hàng hoặc hồ sơ trước khi khai báo? PTN Logistics có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và chuẩn bị hồ sơ phù hợp ngay từ đầu.
Quy trình thông quan một lô hàng diễn ra như thế nào?
Quy trình thông quan hàng hóa thường bắt đầu từ việc kiểm tra chứng từ, đăng ký tờ khai và thực hiện các yêu cầu kiểm tra theo kết quả xử lý của cơ quan hải quan.
Kiểm tra hồ sơ
Trước khi đăng ký tờ khai, doanh nghiệp cần kiểm tra tính đầy đủ và thống nhất của hồ sơ hải quan, gồm:
- Thông tin trên hợp đồng
- Commercial invoice
- Packing list
- Vận đơn
- Các chứng từ liên quan theo từng loại hình
Hồ sơ được rà soát kỹ từ đầu sẽ tạo cơ sở chính xác hơn cho bước khai báo. Đồng thời hạn chế yêu cầu sửa đổi, bổ sung về sau.
Khai báo hải quan
Khi hồ sơ đã đầy đủ, đơn vị cung cấp dịch vụ hải quan thực hiện khai hải quan điện tử và đăng ký tờ khai trên hệ thống.
Trước khi truyền tờ khai, các thông tin như loại hình, mã HS, trị giá hải quan, thuế và chứng từ đính kèm cần được kiểm tra đầy đủ. Sau khi tiếp nhận, hệ thống sẽ xác định mức độ kiểm tra và các bước xử lý tiếp theo đối với lô hàng.
Muốn hiểu rõ hơn về cách khai báo? Đăng ký tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp tham khảo thêm thông tin liên quan đến bước đăng ký tờ khai.
Xử lý theo kết quả phân luồng
Sau khi tờ khai được đăng ký, hệ thống hải quan phân luồng trên cơ sở quản lý rủi ro để xác định mức độ kiểm tra. Với lô hàng được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ hoặc thực tế hàng hóa, thủ tục có thể được xử lý theo điều kiện quy định.
Trường hợp phải kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế, cần xuất trình chứng từ, phối hợp mở hàng hoặc thực hiện yêu cầu nghiệp vụ.
Lô hàng phải kiểm tra thực tế? Quy trình kiểm hóa luồng đỏ cung cấp thêm thông tin về các bước xử lý trong trường hợp này.
Hoàn tất thông quan
Lô hàng được thông quan khi đã hoàn thành các yêu cầu kiểm tra, nghĩa vụ thuế và thủ tục chuyên ngành liên quan nếu có.
Sau khi tờ khai đủ điều kiện thông quan, PTN Logistics sẽ tiếp tục phối hợp với cơ quan hải quan, cảng, kho và hãng vận chuyển để hoàn tất thủ tục giám sát, lấy hàng hoặc bàn giao hàng theo phương án vận chuyển đã thống nhất.
Những vấn đề nào có thể ảnh hưởng đến tiến độ thông quan?
Tiến độ thông quan có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố. Do đó, việc sử dụng dịch vụ hải quan chuyên nghiệp tại PTN sẽ giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng và hạn chế các vướng mắc này.
Hồ sơ chưa đầy đủ hoặc thông tin chưa thống nhất
Hồ sơ thiếu hoặc dữ liệu giữa invoice, packing list, vận đơn và tờ khai không thống nhất có thể làm chậm quá trình thông quan.
Bên cạnh đó, các sai lệch về tên hàng, số lượng, trị giá, mã HS hoặc xuất xứ có thể dẫn đến yêu cầu kiểm tra, giải trình hoặc khai bổ sung.
Hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành
Hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành có thể kéo dài thời gian thông quan do phải thực hiện các bước như đăng ký, lấy mẫu, kiểm tra và chờ kết quả.
Tùy mặt hàng, yêu cầu có thể gồm kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm hoặc thủ tục chuyên ngành khác.
Phát sinh yêu cầu bổ sung hồ sơ
Trong quá trình xử lý tờ khai, cơ quan hải quan có thể yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc làm rõ thông tin khi phát hiện điểm chưa phù hợp giữa hồ sơ, khai báo và thực tế hàng hóa.
PTN theo dõi phản hồi trên hệ thống, xác định nội dung cần bổ sung và phối hợp cùng doanh nghiệp chuẩn bị tài liệu giải trình. Trường hợp cần khai bổ sung, việc thực hiện phải theo đúng thời điểm và quy định hiện hành.
Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ hải quan?
Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ khai báo hải quan khi cần hỗ trợ nghiệp vụ, kiểm soát hồ sơ hoặc phối hợp nhiều khâu trong quá trình thông quan. Một số trường hợp phổ biến gồm:
- Lần đầu xuất nhập khẩu một mặt hàng: Doanh nghiệp chưa nắm rõ mã HS, thuế suất, chính sách mặt hàng, giấy phép hoặc yêu cầu kiểm tra chuyên ngành
- Hàng hóa có đặc tính hoặc hồ sơ phức tạp: Lô hàng có nhiều chủng loại, thông số kỹ thuật chi tiết hoặc chứng từ từ nhiều bên cần được rà soát trước khi đăng ký tờ khai
- Phát sinh nhiều lô hàng thường xuyên: Doanh nghiệp cần theo dõi khai báo hải quan, phân luồng, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế và phối hợp với cảng, kho hoặc đơn vị vận chuyển
- Tờ khai phát sinh yêu cầu xử lý: Các trường hợp cần giải trình, khai bổ sung, điều chỉnh thông tin hoặc bổ sung chứng từ chuyên ngành thường cần đơn vị có nghiệp vụ theo sát và phối hợp xử lý
- Doanh nghiệp chưa có bộ phận Logistics chuyên trách: Đơn vị dịch vụ có thể hỗ trợ kiểm tra chứng từ, khai báo, theo dõi tiến độ và xử lý các yêu cầu phát sinh trong phạm vi được ủy quyền
Doanh nghiệp cần cung cấp gì cho đơn vị hỗ trợ thủ tục hải quan?
Để thực hiện khai báo và thông quan, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ các thông tin, chứng từ chính sau:
- Commercial Invoice và Packing List
- Vận đơn hoặc thông tin booking
- Thông tin chi tiết hàng hóa (tên hàng, công dụng, chất liệu, model, thông số kỹ thuật)
- C/O và chứng từ xuất xứ nếu áp dụng ưu đãi thuế
- Giấy phép, hồ sơ kiểm tra chuyên ngành (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý)
- Thông tin giao nhận và hồ sơ ủy quyền (nếu có)
Doanh nghiệp cần hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, khai báo hoặc xử lý thủ tục hải quan cho lô hàng xuất nhập khẩu, hãy liên hệ PTN Logistics để được tư vấn phương án phù hợp.
Quá trình thông quan luôn đòi hỏi sự chính xác cao trong từng loại chứng từ và thủ tục. Vì vậy, việc lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ hải quan uy tín sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí. Với kinh nghiệm chuyên môn sâu rộng, chúng tôi luôn tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay PTN Logistics để được hỗ trợ.
Thông tin liên hệ chi tiết
- Hotline: 1900 2197 – 092 675 7777
- Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com
