Thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế chi tiết nhất

Thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về giấy tờ để tránh các trì hoãn không đáng có. Tùy vào cá nhân hay doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế, các chứng từ yêu cầu sẽ khác nhau. Việc chuẩn bị đúng và đủ ngay từ đầu là chìa khóa để thông quan nhanh chóng. Khám phá ngay cùng PTN Log.

Hiểu đúng về chuyển phát nhanh quốc tế (Express Delivery)

Để thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế diễn ra thuận lợi, việc đầu tiên là nắm vững các khái niệm và vai trò của từng bên liên quan.

Chuyển phát nhanh quốc tế là gì? Khác gì so với vận chuyển thông thường?

Để đơn giản hóa thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế, doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất của hình thức này.

Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế (Express) là hình thức vận chuyển hàng hóa quốc tế được tối ưu hóa về mặt thời gian. Thường hình thức này sẽ nhanh hơn so với vận chuyển thường (Economy/Standard).

Thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế khác biệt ở quy trình khép kín. Từ lấy hàng đến thông quan, đảm bảo giao hàng tận tay nhanh nhất. Đây là lựa chọn lý tưởng cho lô hàng cần tốc độ và độ chính xác cao.

Các bên liên quan trong thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế

Trong thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế, có sự tham gia các bên khác nhau. Người gửi là người khởi tạo lô hàng và người nhận chính là khách hàng.

Các hãng vận chuyển chịu trách nhiệm logistics, cung cấp mã tracking, Việc này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi đơn hàng quốc tế và tra cứu vận đơn trực tuyến.

Việc hiểu rõ vai trò của các bên sẽ giúp thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế diễn ra suôn sẻ hơn. Cuối cùng, cơ quan hải quan là đơn vị của nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, giám sát hàng hóa và đảm bảo tuân thủ pháp luật xuất nhập khẩu của Việt Nam.

Vai trò của công ty logistics trong việc hỗ trợ nhận hàng

Khi nhận được thông báo hàng đến, nhiều cá nhân và doanh nghiệp nhỏ thường cảm thấy bối rối về thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế. Đây là lúc một công ty logistics chuyên nghiệp phát huy vai trò của mình.

Họ hoạt động như một đối tác đáng tin cậy, đại diện làm việc trực tiếp với hãng vận chuyển và cơ quan hải quan. Đồng thời tư vấn, chuẩn bị chứng từ, và xử lý các vấn đề phát sinh, giúp cho toàn bộ quy trình nhận hàng từ nước ngoài trở nên đơn giản, hiệu quả, giúp bạn hoàn tất thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế một cách an tâm.

Nắm vững những kiến thức nền tảng này là bước đầu tiên để bạn tự tin làm chủ quá trình nhận hàng của mình.

Các bước cơ bản trong thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế

Để quá trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi, việc nắm vững toàn bộ lộ trình từ điểm đi đến điểm đến là yếu tố then chốt. Dưới đây là quy trình chi tiết giúp doanh nghiệp làm chủ mọi khâu và đảm bảo hàng hóa về tay an toàn, nhanh chóng.

Bước 1: Người gửi bàn giao hàng cho hãng vận chuyển và nhận mã vận đơn

Điểm khởi đầu của mọi lô hàng quốc tế là khi người gửi (shipper) lựa chọn và liên hệ với một đơn vị vận chuyển. Tại đây, người gửi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, người nhận và hoàn tất các thủ tục cần thiết tại quốc gia xuất khẩu.

Sau khi bàn giao kiện hàng, hãng vận chuyển sẽ cấp một mã vận đơn duy nhất. Đây là bước đầu tiên và nền tảng cho toàn bộ thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế.

Việc lựa chọn một dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế uy tín ở khâu này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và sự an toàn của cả quá trình.

Bước 2: Hàng được làm thủ tục xuất khẩu và tiến hành vận chuyển

Sau khi tiếp nhận hàng hóa, hãng vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục xuất khẩu tại nước sở tại. Quá trình này bao gồm việc khai báo hải quan, kiểm tra an ninh và sắp xếp lô hàng lên phương tiện vận chuyển (thường là máy bay).

Toàn bộ lịch trình và trạng thái của lô hàng sẽ được cập nhật thông qua vận đơn hàng không (Air Waybill). Người gửi và người nhận có thể chủ động tra cứu vận đơn (air waybill) trên website của hãng để theo dõi tiến độ.

Bước này là mắt xích quan trọng trong thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế. Đảm bảo hàng hóa rời khỏi nước gửi một cách hợp pháp.

Bước 3: Nhận thông báo hàng đến từ hãng chuyển phát nhanh

Khi máy bay chở kiện hàng của bạn hạ cánh an toàn tại sân bay Việt Nam và hàng đã được dỡ xuống, bộ phận khai thác của hãng vận chuyển tại Việt Nam sẽ gửi đến một thông báo hàng đến (arrival notice).

Thông báo này thường được gửi qua email hoặc tin nhắn. Trong đó nêu rõ các thông tin quan trọng như:

• Số vận đơn
• Thông tin người gửi/người nhận,
• Mô tả sơ bộ hàng hóa
• Dự kiến thời gian giao hàng

Đây là tín hiệu chính thức cho thấy kiện hàng của bạn đã có mặt tại Việt Nam và bạn cần chuẩn bị cho các bước tiếp theo để nhận hàng.

Bước 4: Chuẩn bị và cung cấp chứng từ cho hãng vận chuyển

Dựa trên thông báo hàng đến, cần nhanh chóng chuẩn bị bộ chứng từ theo yêu cầu. Đối với hàng hóa cá nhân (hàng phi mậu dịch), giấy tờ thường chỉ bao gồm Căn cước công dân hoặc Passport.

Tuy nhiên, với hàng hóa của doanh nghiệp (hàng mậu dịch), quy trình sẽ phức tạp hơn, yêu cầu vận đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và có thể cả giấy giới thiệu.

Việc cung cấp chính xác và đầy đủ giấy tờ là yêu cầu cốt lõi trong quy trình nhận hàng từ nước ngoài. Hoàn thành tốt bước này sẽ giúp thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế được xử lý nhanh chóng.

Bước 5: Hoàn tất thuế, phí và thủ tục hải quan

Đây là giai đoạn mang tính quyết định đến thời gian hàng hóa được giải phóng. Hãng vận chuyển sẽ thay mặt bạn nộp bộ chứng từ cho cơ quan hải quan.

Dựa trên tính chất lô hàng, hải quan sẽ phân luồng (xanh, vàng, đỏ) để quyết định thông quan ngay, kiểm tra hồ sơ hay kiểm tra thực tế hàng hóa. Các loại thuế có thể phát sinh bao gồm thuế nhập khẩu, thuế GTGT.

Với hàng hóa đặc thù, bạn có thể cần cung cấp giấy phép hoặc làm kiểm tra chuyên ngành. Quá trình thông quan hàng hóa hoàn tất khi mọi nghĩa vụ về thuế, phí được thanh toán đầy đủ.

Bước 6: Nhận hàng và kiểm tra kiện hàng

Sau khi lô hàng được thông quan, hãng vận chuyển sẽ thực hiện chặng cuối cùng là giao hàng đến địa chỉ bạn đã đăng ký. Khi nhận hàng, hãy kiểm tra kỹ tình trạng bên ngoài của thùng hàng có bị móp méo, ẩm ướt, hay rách nát không.

Nếu phát hiện bất kỳ dấu hiệu bất thường nào, bạn nên yêu cầu đồng kiểm với nhân viên giao hàng và chụp ảnh lại làm bằng chứng. Việc đối chiếu thông tin thực tế với lịch trình đã theo dõi đơn hàng quốc tế cũng rất quan trọng.

Bước kiểm tra cẩn thận này sẽ chính thức khép lại thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế của bạn một cách trọn vẹn.

>>Tìm hiểu ngay: Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế – Giá tốt, dịch vụ tận tâm

Giấy tờ cần thiết trong thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế

Chuẩn bị đúng và đủ giấy tờ là chìa khóa để thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế diễn ra nhanh chóng.

Đối với cá nhân: CCCD/Passport, thông tin đơn hàng

Khi thực hiện thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế cho hàng phi mậu dịch (hàng cá nhân, quà biếu), giấy tờ thường rất đơn giản. Chủ yếu là Căn cước công dân hoặc Passport để xác minh nhân thân.

Tuy nhiên, các chứng từ này cũng là cơ sở để hải quan áp dụng quy định miễn thuế nhập khẩu đối với hàng quà tặng có giá trị dưới 1.000.000 VNĐ.

Nếu vượt ngưỡng này, cơ quan hải quan sẽ dựa trên hóa đơn hoặc giá trị khai báo để xác định trị giá tính thuế hải quan. Từ đó áp dụng cách tính thuế nhập khẩu phù hợp. Đây là một bước quan trọng trong thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế, trước khi cho phép bạn nhận hàng.

Đối với doanh nghiệp: Giấy giới thiệu, thông tin đăng ký kinh doanh, vận đơn

Khác với cá nhân, doanh nghiệp nhận hàng mậu dịch cần cung cấp bộ hồ sơ pháp lý đầy đủ, bao gồm:

• Giấy giới thiệu
• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh
• Vận đơn (AWB)
• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói.

Một yếu tố cực kỳ quan trọng là phải xác định chính xác mã HS của sản phẩm. Việc hiểu rõ mã HS code là gì và tiến hành tra cứu mã HS code cẩn thận sẽ quyết định đến mức thuế suất áp dụng.

Điều này giúp hoàn tất thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế một cách minh bạch. Đồng thời, nó còn cho phép tính chính xác số thuế giá trị gia tăng nhập khẩu cho lô hàng.

Các chứng từ đặc biệt cho hàng hóa có điều kiện (Giấy phép nhập khẩu, Kiểm tra chuyên ngành)

Một số mặt hàng như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế được xếp vào nhóm “hàng có điều kiện” trong thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế.

Ngoài các giấy tờ cơ bản, bắt buộc phải có giấy phép nhập khẩu hoặc giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành tương ứng. Thiếu chứng từ khiến lô hàng bị tạm giữ, phát sinh nhiều chi phí không đáng có. Doanh nghiệp cần lường trước các loại phí như lưu kho hoặc xử lý hàng phức tạp.

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ là yêu cầu tiên quyết để hoàn tất thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế suôn sẻ. Điều này không chỉ là nghĩa vụ, mà còn giúp tối ưu thời gian và chi phí vận chuyển.

Các loại thuế, phí thường gặp và cách tính sơ bộ

Hiểu rõ các loại thuế và phí là bước quan trọng để bạn làm chủ hoàn toàn chi phí nhận hàng.

Thuế nhập khẩu: Khi nào được miễn, khi nào phải đóng?

Đây là loại thuế đầu tiên bạn cần quan tâm trong thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế. Theo quy định, hàng quà biếu, quà tặng gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh sẽ được miễn thuế nhập khẩu nếu trị giá hải quan của lô hàng dưới 1.000.000 VNĐ.

Quy định này sẽ không áp dụng đối với hàng hóa thuộc danh mục cấm nhập khẩu hoặc cần giấy phép. Nếu giá trị lô hàng vượt ngưỡng 1.000.000 VNĐ, sẽ phải đóng thuế nhập khẩu dựa trên trị giá và mã HS code của hàng hóa đó.

Thuế giá trị gia tăng (VAT)

Ngoài thuế nhập khẩu, hầu hết các mặt hàng nhập khẩu đều phải chịu thuế giá trị gia tăng (VAT).

Công thức tính cơ bản là:

• Thuế VAT = (Trị giá tính thuế nhập khẩu + Thuế nhập khẩu) x Thuế suất VAT (thường là 8% hoặc 10% tùy mặt hàng).

Đây là một nghĩa vụ tài chính bắt buộc trong thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế. Để đảm bảo giá trị hàng hóa trước các rủi ro, doanh nghiệp có thể cân nhắc mua bảo hiểm hàng hóa vận chuyển quốc tế.

Khoản phí này tuy không phải là một phần nằm trong công thức tính thuế của hàng hóa. Nhưng nó lại giúp bảo toàn tài sản của bạn trong suốt quá trình thực hiện thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế.

Phí hải quan, phí xử lý hàng hóa của hãng vận chuyển

Bên cạnh thuế của nhà nước, bạn sẽ cần trả thêm một số khoản phí dịch vụ cho hãng vận chuyển. Các phí này bao gồm:

• Phí khai báo hải quan
• Phí xử lý hàng hóa tại kho nếu phát sinh
• Phí lưu kho nếu chậm trễ trong việc cung cấp chứng từ.

Các khoản phí này phát sinh để bù đắp công sức hãng vận chuyển khi xử lý lô hàng. Ví dụ, khi nghi ngờ hàng hư hại và thực hiện đồng kiểm, doanh nghiệp có thể phải chịu thêm phí.

Việc tính toán các chi phí này trong thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế có thể phức tạp. Nhưng một đối tác logistics chuyên nghiệp có thể giúp tối ưu và dự trù chính xác mọi thứ

>>Tìm hiểu ngay: Hàng quốc tế giao lâu do đâu? Tìm hiểu giải kháp khắc phục

Lưu ý quan trọng trong thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế 

Cần nắm vững một vài lưu ý quan trọng để tránh được những rủi ro không đáng có. Điều này sẽ giúp thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế trở nên suôn sẻ hơn rất nhiều.

Kiểm tra thông tin người nhận chính xác ngay từ đầu

Đây là bước phòng ngừa rủi ro đơn giản nhưng hiệu quả nhất trong toàn bộ thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế.

Tên, địa chỉ và số điện thoại của người nhận được cung cấp cho người gửi một cách chính xác. Đồng thời phải trùng khớp với thông tin trên giấy tờ tùy thân (CCCD/Passport).

Một sai sót nhỏ như sai tên, nhầm số nhà hay sai số điện thoại đều có thể dẫn đến việc hàng hóa bị giữ lại tại kho. Việc này khiến chậm trễ giao hàng hoặc thậm chí bị hoàn trả về cho người gửi. Đồng thời gây tốn kém thời gian và chi phí không đáng có cho cả hai bên.

Lưu ý về các mặt hàng cấm/hạn chế nhập khẩu

Trước khi bắt đầu thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế,  cần phân biệt rõ hai khái niệm: “hàng cấm” và “hàng có điều kiện”. Hàng cấm là những mặt hàng tuyệt đối không được phép nhập khẩu vào Việt Nam dưới mọi hình thức.

Trong khi đó, hàng có điều kiện là mặt hàng được nhập khẩu nếu đáp ứng các yêu cầu riêng. Cụ thể như giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành. Việc tìm hiểu kỹ danh mục này sẽ giúp bạn tránh được nguy cơ hàng hóa bị tịch thu hoặc bị phạt.

Cách xử lý khi hàng hóa bị hư hỏng, thất lạc hoặc chậm trễ

Khi gặp sự cố, hãy bình tĩnh và thực hiện các bước sau.

• Nếu hàng hóa bị hư hỏng: Hãy yêu cầu đồng kiểm với nhân viên giao hàng, chụp ảnh lại tình trạng kiện hàng và lập biên bản trước khi ký nhận để làm bằng chứng khiếu nại.
• Nếu hàng bị thất lạc: Hãy liên hệ ngay với hãng vận chuyển và cung cấp mã tracking để họ tiến hành truy vết.

Việc xử lý thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế đôi khi sẽ gặp trường hợp phức tạp. Những trường hợp này sẽ cần đến sự can thiệp từ các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp.

Liên hệ ngay với PTN Logistics để được tư vấn cách tiết kiệm chi phí giao nhận hàng

PTN Logistics – Giải pháp giúp thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế trở nên đơn giản 

Những lưu ý trên sẽ giúp bạn tự tin hơn. Tuy nhiên, để mọi việc trở nên thật sự đơn giản và an toàn, một đối tác chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu.

Xử lý trọn gói quy trình, từ theo dõi đến giao hàng tận tay

Thay vì phải tự mình theo dõi đơn hàng và làm việc với nhiều bên, PTN Logistics cung cấp dịch vụ hải quan trọn gói. Giúp doanh nghiệp đảm nhận toàn bộ thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế.

Chúng tôi sẽ chủ động theo dõi hành trình đơn hàng, chuẩn bị hồ sơ, làm việc với hãng vận chuyển và cơ quan hải quan. Cuối cùng là giao hàng nguyên vẹn đến tận tay bạn.

Đây là giải pháp giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và công sức. Đặc biệt với những ai không quen thuộc với thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế.

Tư vấn và xử lý chuyên nghiệp các vấn đề về chứng từ, hải quan

Với các lô hàng phức tạp cần giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành, đội ngũ của PTN Logistics sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chính xác, tránh sai sót.

Chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn thủ tục hải quan chi tiết. Giúp doanh nghiệp chuẩn bị đúng và đủ các loại giấy tờ cần thiết ngay từ đầu. Nhờ đó, PTN đảm bảo lô hàng của bạn được thông quan nhanh chóng. Đồng thời hoàn tất thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế một cách hợp lệ.

Tóm lại, thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế bao gồm nhiều bước từ theo dõi, chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất thuế phí. Nắm vững quy trình giúp doanh nghiệp chủ động hơn. Để đảm bảo quá trình nhận hàng diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ và không phát sinh chi phí ngoài dự kiến, hãy liên hệ ngay với PTN Logistics để được tư vấn chuyên nghiệp.

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về thủ tục nhận hàng chuyển phát nhanh quốc tế