Bộ chứng từ xuất nhập khẩu: Gồm những gì và lý do quan trọng

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ và chính xác là điều không thể thiếu cho mọi lô hàng trong giao thương quốc tế. Đây không chỉ là tập hợp các giấy tờ pháp lý mà còn là cơ sở để khai báo hải quan và thực hiện thanh toán. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng bộ hồ sơ này chính là chìa khóa đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, tránh mọi rủi ro phát sinh. Cùng PTN Logistics tìm hiểu ngay!

Khám phá thêm các dịch vụ logistics khác của PTN Logistics!

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? 

Trong hoạt động giao thương quốc tế, việc chuẩn bị chứng từ là khâu tối quan trọng, quyết định sự thành bại của một lô hàng. Dù có hàng chục loại giấy tờ khác nhau tùy theo mặt hàng và quốc gia, mọi giao dịch đều xoay quanh một bộ chứng từ xuất nhập khẩu cốt lõi, được xem là “xương sống” pháp lý và thương mại.

Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Đây là thỏa thuận khung, là cơ sở pháp lý đầu tiên ràng buộc trách nhiệm và quyền lợi giữa người bán và người mua. Là căn cứ để soạn thảo các chứng từ khác và là cơ sở để giải quyết mọi tranh chấp nếu có. Trước khi có hợp đồng chính thức, hai bên thường làm việc dựa trên Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) để xác nhận các điều khoản sơ bộ.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Nếu hợp đồng là thỏa thuận, thì Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là yêu cầu thanh toán chính thức và là chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Ghi rõ giá trị lô hàng mà người mua phải thanh toán. Quan trọng hơn, đây là cơ sở để nhà nhập khẩu khai báo giá trị với cơ quan hải quan, làm căn cứ cho Tờ khai hải quan (Customs Declaration) và tính các loại thuế (thuế nhập khẩu, VAT…).

Phiếu đóng gói chi tiết (Packing List)

Phiếu đóng gói (Packing List) là bản kê chi tiết hàng hóa, cung cấp thông tin về quy cách đóng gói, số lượng và trọng lượng. Đây là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu giúp đẩy nhanh tốc độ thông quan. Cho phép các bên liên quan (hãng tàu, hải quan) dễ dàng xác minh lô hàng mà không cần kiểm tra toàn bộ.

Vận đơn (Bill of Lading – B/L hoặc Air Waybill – AWB)

Vận đơn có ba chức năng chính là:

• Bằng chứng của hợp đồng vận chuyển
• Biên lai xác nhận người vận chuyển đã nhận hàng
• Chứng từ sở hữu hàng hóa.

Đối với Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) gốc, người mua phải xuất trình nó để nhận được Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O). Trong khi đó, Vận đơn đường không (Air Waybill – AWB) không có chức năng sở hữu. Đây là chứng từ quan trọng bậc nhất trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu để nhận hàng tại cảng đích.

Xem thêm: Vận đơn đường bộ là gì? Những kiến thức mà bạn cần biết

Tờ khai hải quan xuất khẩu/nhập khẩu ( Customs Declaration)

Là chứng từ bắt buộc để thông quan hàng hóa. Tờ khai thể hiện đầy đủ thông tin lô hàng, bao gồm: người xuất/nhập khẩu, mã HS, trị giá tính thuế, số lượng, loại hình, phương thức vận chuyển… Đây là căn cứ để cơ quan hải quan kiểm tra, tính thuế và cấp phép thông quan hàng hóa.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Là chứng từ xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. C/O giúp người nhập khẩu được hưởng ưu đãi thuế quan theo các Hiệp định thương mại (FTA). Đồng thời, là căn cứ để đáp ứng yêu cầu kiểm soát xuất xứ của cơ quan hải quan tại nước nhập khẩu.

Chứng từ thanh toán

Là các chứng từ thể hiện việc thanh toán giữa người mua và người bán như: L/C (Thư tín dụng), TTR, hối phiếu, ủy nhiệm chi… Chứng từ này chứng minh cam kết tài chính của người mua và thường được ngân hàng kiểm tra trong giao dịch quốc tế, đặc biệt trong thanh toán qua L/C.

Bảng tóm tắt bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Dưới đây là bảng tóm tắt chi tiết các chứng từ quan trọng cần thiết trong hoạt động xuất nhập khẩu, cùng với thông tin về tính bắt buộc của chúng khi làm thủ tục hải quan và các trường hợp đặc biệt cần lưu ý.
Bảng tóm tắt bộ chứng từ xuất nhập khẩu

STT	Tên chứng từ	Bắt buộc
1	Hợp đồng ngoại thương	Có thể không nộp hải quan
2	Hóa đơn thương mại (Invoice)	✅
3	Phiếu đóng gói (Parking list)	✅
4	Vận đơn (BL,AWB)	✅
5	Tờ khai hải quan	✅
6	Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)	Có khi cần ưu đãi thuế
7	Chứng từ thanh toán	✅(đối với giao dịch có thanh toán)

Dịch vụ rà soát và chuẩn bị chứng từ gốc của bộ chứng từ xuất nhập khẩu PTN Logistics

Một sai sót nhỏ trên vận đơn có thể khiến bạn không nhận được hàng, một lỗi trên hóa đơn có thể khiến bạn bị truy thu thuế. Hiểu được điều đó, PTN Logistics cung cấp dịch vụ rà soát và chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu chuyên nghiệp

Chúng tôi sẽ kiểm tra chéo từng thông tin, đảm bảo sự nhất quán từ Hợp đồng đến Vận đơn, đồng thời hỗ trợ xin các giấy tờ liên quan khác như Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O), giúp bạn loại bỏ hoàn toàn rủi ro và tự tin thông quan.

Các loại chứng từ đặc thù của bộ chứng từ xuất nhập khẩu theo ngành hàng

Ngoài 4 chứng từ cốt lõi, một bộ chứng từ xuất nhập khẩu hoàn chỉnh thường phải có thêm các loại giấy phép con, tùy thuộc vào đặc tính của hàng hóa. Đây là yêu cầu bắt buộc của các cơ quan quản lý nhà nước, liên quan trực tiếp đến quy trình kiểm tra chuyên ngành trước khi thông quan.

Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary/Veterinary Certificate)

Đây là tấm vé thông hành bắt buộc cho các mặt hàng có nguồn gốc từ động, thực vật như nông sản, gỗ, thực phẩm, thức ăn chăn nuôi:

• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate): Đảm bảo sản phẩm không mang theo mầm bệnh, sâu hại.
• Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary Certificate): Xác nhận hàng hóa an toàn, không lây lan dịch bệnh.

Bảng kê khai hóa chất an toàn (MSDS)

Đối với hàng hóa là hóa chất, dung môi, sơn, hoặc các loại hàng nguy hiểm, Bảng kê khai hóa chất an toàn (MSDS – Material Safety Data Sheet) là chứng từ không thể thiếu. Cung cấp thông tin chi tiết nhất về hàng hóa.

Hãng tàu và hãng bay sẽ dựa vào MSDS để quyết định có nhận vận chuyển hay không và bố trí sắp xếp phù hợp. Đây là tài liệu quan trọng để hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu cho hàng hóa đặc biệt.

Giấy chứng nhận chất lượng/phân tích (CQ/CA)

Để chứng minh sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật đã cam kết, bạn cần có Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – C/Q). Đối với các mặt hàng cần thông số chính xác như hóa chất, dược phẩm, Giấy chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – C/A) sẽ ghi rõ thành phần, hàm lượng, độ tinh khiết… Đây là cơ sở để người mua kiểm tra chất lượng và là một phần của hồ sơ để làm thủ tục Công bố hợp quy tại cơ quan quản lý nhà nước.

Năng lực xử lý chứng từ chuyên ngành của PTN Logistics

Việc xác định đúng loại giấy phép cần thiết và quy trình xin cấp cho từng mặt hàng đòi hỏi kinh nghiệm và sự am hiểu sâu sắc. PTN Logistics với đội ngũ giàu kinh nghiệm sẽ tư vấn chính xác các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành cho hàng hóa của bạn.

Chúng tôi thay mặt khách hàng chuẩn bị hồ sơ, làm việc với các cơ quan chức năng để xin cấp các loại giấy phép phức tạp. Đảm bảo bộ chứng từ xuất nhập khẩu của bạn luôn đầy đủ và hợp lệ, giúp lô hàng được thông quan suôn sẻ, tránh mọi rủi ro phát sinh.

Hàng hóa của bạn có cần giấy phép chuyên ngành? Tránh bị “treo” tại cảng bằng cách liên hệ PTN Logistics để được tư vấn chính xác và đầy đủ nhất.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu theo từng giai đoạn

Việc hiểu rõ dòng chảy này qua từng giai đoạn giúp doanh nghiệp chủ động quản lý, lường trước rủi ro và đảm bảo mọi khâu được vận hành trơn tru.

Giai đoạn 1: Trước khi hàng rời xưởng

Đây là giai đoạn khởi tạo, nơi các thỏa thuận thương mại được hình thành và đặt nền móng cho toàn bộ giao dịch. Các chứng từ “khai sinh” trong giai đoạn này bao gồm:

• Đơn đặt hàng (PO): Xác nhận ý định mua bán.
• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Phác thảo các điều khoản.
• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Chính thức hóa mọi cam kết.

Dữ liệu trên các chứng từ này phải chính xác tuyệt đối vì chúng là nguồn thông tin gốc cho tất cả các giấy tờ về sau.

Giai đoạn 2: Tại cảng đi (Port of Loading)

Tại đây, vai trò của công ty forwarder trở nên cực kỳ quan trọng trong việc điều phối. Họ phát hành Booking Note để đặt chỗ với hãng tàu. Dựa trên đó, người bán tạo Hóa đơn thương mại và Phiếu đóng gói.

Các thông tin này được dùng để làm Tờ khai hải quan xuất khẩu, trong đó có bước khai báo trị giá hải quan. Sau khi VGM được nộp, hãng tàu sẽ phát hành Vận đơn. Đây là lúc một bộ chứng từ xuất nhập khẩu gần như hoàn chỉnh nhất.

Giai đoạn 3: Khi hàng đang trên biển

Trong khi container đang lênh đênh trên biển, một hành trình khác quan trọng không kém đang diễn ra trên không. Đây là quy trình xử lý chứng từ gốc: người bán phải nhanh chóng gửi chứng từ qua chuyển phát nhanh cho người mua.

Nếu áp dụng hình thức thanh toán bằng L/C (Thư tín dụng), bộ chứng từ sẽ đi qua hệ thống ngân hàng theo những quy tắc nghiêm ngặt. Song song đó, các bản sao (copy) được gửi qua email để người mua kiểm tra trước và chuẩn bị cho các thủ tục tiếp theo.

Xem thêm: Vận tải đường biển PTN Logistics – Dịch vụ vận chuyển tối ưu

Giai đoạn 4: Tại cảng đích (Port of Discharge)

Đây là nơi bộ chứng từ phát huy vai trò quyết định của mình. Người mua sử dụng Vận đơn gốc để nhận Lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu. Sau đó, họ dùng toàn bộ chứng từ để lên tờ khai và hoàn tất thủ tục thông quan hàng hóa.

Bất kỳ sự chậm trễ hay sai sót nào trong việc nhận và xử lý chứng từ ở giai đoạn này đều sẽ dẫn đến chi phí lưu kho, lưu bãi (DEM/DET) khổng lồ. Vì vậy, bộ chứng từ xuất nhập khẩu phải được chuẩn bị hoàn hảo trước khi tàu cập cảng.

PTN Logistics: Quản lý dòng chảy chứng từ xuyên suốt 4 giai đoạn của bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Để đảm bảo dòng chảy phức tạp trên vận hành một cách trơn tru, bạn cần một “nhạc trưởng” có chuyên môn và kinh nghiệm. PTN Logistics cung cấp dịch vụ quản lý toàn trình, theo dõi sát sao vòng đời của chứng từ qua cả 4 giai đoạn.

Chúng tôi chủ động kiểm tra, đôn đốc, phối hợp các bên để đảm bảo chứng từ được tạo lập chính xác, gửi đi kịp thời và trình báo đúng hạn. Với PTN Logistics, bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực, chứ không phải là một nguồn rủi ro tiềm ẩn cho doanh nghiệp của bạn.

Tại sao bộ chứng từ xuất nhập khẩu lại quan trọng sống còn?

Trong ngành logistics, một bộ chứng từ xuất nhập khẩu không chỉ là những tờ giấy thủ tục. Nó được xem là “hộ chiếu” của lô hàng, quyết định trực tiếp đến dòng tiền, tiến độ và sự an toàn pháp lý của doanh nghiệp. Bỏ qua tầm quan trọng của chúng đồng nghĩa với việc bạn đang đặt cược cả lô hàng vào rủi ro.

Vai trò pháp lý và thương mại

Bộ chứng từ là xương sống pháp lý và thương mại của mọi giao dịch quốc tế. Nó là bằng chứng không thể chối cãi cho việc mua bán, là cơ sở để khai báo hải quan và xác định nghĩa vụ thuế với nhà nước.

Đặc biệt, trong thương mại quốc tế, bộ chứng từ xuất nhập khẩu hoàn hảo là điều kiện tiên quyết để nhận được thanh toán, nhất là phương thức L/C. Đây cũng là cơ sở để người mua nhận được thanh toán, nhất là phương thức L/C. Và cũng là cơ sở để người mua nhận hàng và tiến hành khiếu nại bảo hiểm nếu có tổn thất.

Hậu quả của việc chuẩn bị sai hoặc thiếu chứng từ trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu sai sót có thể biến thương vụ của bạn thành một cơn ác mộng tài chính. Sai lệch nhỏ nhất cũng có thể khiến lô hàng bị ách tắc, dẫn đến tình trạng hàng bị “treo” tại cảng và phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi khổng lồ.

Doanh nghiệp có thể đối mặt với việc bị cơ quan hải quan xử phạt vi phạm hành chính hải quan vì khai báo sai. Nghiêm trọng hơn, nó gây ra rủi ro trong thanh toán quốc tế, ngân hàng từ chối thanh toán L/C, và thậm chí bạn có thể không nhận được hàng.

Đừng đặt cược cả lô hàng của bạn vào rủi ro. Nhận tư vấn miễn phí ngay qua hotline!

Giảm thiểu rủi ro, đảm bảo an toàn cùng dịch vụ của PTN Logistics

Dịch vụ của PTN Logistics hoạt động như một “tấm khiên” bảo vệ doanh nghiệp bạn. Chúng tôi không chỉ soạn thảo mà còn thực hiện quy trình rà soát, kiểm tra chéo nhiều lớp để đảm bảo mọi thông tin là nhất quán và tuân thủ các quy định mới nhất. Đầu tư vào một bộ chứng từ xuất nhập khẩu chuẩn xác là đầu tư vào sự thành công của cả lô hàng.

Các sai sót cần tránh trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Việc nắm vững lý thuyết là một chuyện, nhưng thực tế triển khai một bộ chứng từ xuất nhập khẩu lại tiềm ẩn vô số cạm bẫy có thể gây ra những thiệt hại khôn lường. Dưới đây là 5 nhóm sai sót kinh điển mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải cảnh giác để bảo vệ tài sản và uy tín của mình.

Sai lệch thông tin giữa các chứng từ

Đây là lỗi phổ biến và nguy hiểm nhất. Tình trạng sai lệch thông tin giữa các chứng từ. Ví dụ, trọng lượng trên Vận đơn khác Phiếu đóng gói, tên người nhận hàng trên Hóa đơn khác Hợp đồng – sẽ ngay lập tức tạo ra sự nghi ngờ cho cơ quan hải quan. Hậu quả trực tiếp là lô hàng có nguy cơ cao bị yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa), dẫn đến chậm trễ thông quan và phát sinh chi phí không đáng có. Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu thiếu nhất quán sẽ bị coi là không hợp lệ.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) không hợp lệ

Một C/O không hợp lệ có thể biến lợi thế cạnh tranh thành gánh nặng tài chính. Các lỗi thường gặp bao gồm sai form C/O, sai tiêu chí xuất xứ, lỗi chính tả, hoặc chữ ký không được đăng ký. Hậu quả là doanh nghiệp bị từ chối ưu đãi thuế quan, dẫn đến thiệt hại tài chính lớn.

Sai sót này còn tạo ra rủi ro trong thanh toán quốc tế khi ngân hàng từ chối bộ chứng từ theo phương thức L/C. Do đó, việc kiểm tra kỹ lưỡng C/O là bước không thể thiếu trong một bộ chứng từ xuất nhập khẩu hoàn chỉnh.

Vấn đề với vận đơn (Bill of Lading)

Vận đơn là chứng từ sở hữu hàng hóa, do đó sai sót liên quan đến nó mang lại hậu quả cực kỳ nghiêm trọng. Việc mất vận đơn gốc là cơn ác mộng tồi tệ nhất, có thể khiến bạn không thể nhận hàng và phải chịu chi phí lưu container khổng lồ.

Để phòng ngừa, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng Surrendered Bill of Lading (Vận đơn điện giao) hoặc Seaway Bill (Giấy gửi hàng đường biển) với các đối tác tin cậy. Bảo vệ sự toàn vẹn của vận đơn chính là bảo vệ tài sản của bạn trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Lo lắng về rủi ro mất vận đơn gốc? PTN Logistics sẽ tư vấn cho bạn các giải pháp an toàn như Surrendered B/L hay Seaway Bill.

Khai báo sai trị giá hải quan

Hành vi cố tình khai báo giá trị thấp hơn thực tế để trốn thuế sẽ đặt doanh nghiệp vào tình thế cực kỳ nguy hiểm. Cơ quan hải quan có đủ công cụ để xác minh, và khi bị phát hiện, doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế nhập khẩu, đối mặt với các khoản phạt nặng và xử phạt vi phạm hành chính hải quan.

Nghiêm trọng hơn, công ty sẽ bị đưa vào danh sách rủi ro, bị kiểm tra sau thông quan thường xuyên. Luôn tuân thủ nguyên tắc xác định trị giá hải quan là cách duy nhất để đảm bảo tính hợp pháp cho bộ chứng từ xuất nhập khẩu và sự phát triển bền vững.

Thiếu các giấy phép con cho hàng chuyên ngành

Đây là sai lầm thường gặp ở các doanh nghiệp mới hoặc khi xuất/nhập một mặt hàng lạ. Việc không chuẩn bị trước các giấy phép chuyên ngành (kiểm dịch, công bố hợp quy, kiểm tra chất lượng…) sẽ khiến hàng bị “treo” tại cảng.

Lô hàng không thể thông quan, gây ứ đọng vốn, phát sinh chi phí và trong trường hợp xấu nhất có thể bị buộc tái xuất hàng hóa. Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu chỉ thực sự hoàn chỉnh khi có đầy đủ các giấy phép bắt buộc này.

Đừng để rủi ro về thủ tục cản trở thành công của bạn. Liên hệ PTN Logistics ngay hôm nay!

Giải pháp phòng ngừa sai sót của bộ chứng từ xuất nhập khẩu từ PTN Logistics

Để phòng tránh toàn bộ các sai sót trên, giải pháp tối ưu là dựa vào chuyên môn của một đơn vị logistics chuyên nghiệp. Tại PTN Logistics, chúng tôi không chỉ làm dịch vụ, chúng tôi quản lý rủi ro cho bạn. Mỗi chứng từ đều được đội ngũ của chúng tôi rà soát qua một quy trình kiểm tra chéo nghiêm ngặt, đối chiếu từng chi tiết nhỏ nhất. Chúng tôi đảm bảo một bộ chứng từ xuất nhập khẩu không chỉ đầy đủ về số lượng mà còn hoàn hảo về chất lượng, giúp bạn an tâm tuyệt đối trong mọi giao dịch.

Tóm lại, bộ chứng từ xuất nhập khẩu là xương sống pháp lý và thương mại quyết định sự thành bại của một lô hàng. Mọi sai sót, dù là nhỏ nhất, đều có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng về chi phí và thời gian. Đừng để rủi ro về thủ tục giấy tờ cản trở hoạt động kinh doanh của bạn. Hãy liên hệ với PTN Logistics ngay hôm nay để các nhân viên của chúng tôi đảm bảo mỗi lô hàng được thông quan an toàn và hiệu quả.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về bộ chứng từ xuất nhập khẩu