Cách khai tờ khai hải quan chuẩn trên VNACCS mới nhất!

Bạn chưa rõ cách khai tờ khai hải quan điện tử trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển? Nhưng việc nắm vững quy trình khai báo hải quan là yêu cầu tiên quyết đối với mọi doanh nghiệp. Trong bài viết này, PTN Logistics sẽ giúp bạn nắm rõ khái niệm, chuẩn bị chứng từ và thực hiện từng bước trên hệ thống VNACCS/VCIS. Cùng tìm hiểu ngay!

Xem thêm chuyên mục dịch vụ hải quan với nhiều hướng dẫn, kinh nghiệm thực tế và cập nhật pháp lý mới nhất.

Tờ khai hải quan là gì? Và giữ vai trò như thế nào?

Là một văn bản pháp lý bắt buộc, tờ khai hải quan đóng vai trò then chốt trong việc thông quan hàng hóa, xác định nghĩa vụ thuế và là công cụ quản lý của nhà nước.

Tờ khai hải quan là gì?

Tờ khai hải quan tên tiếng anh là Customs Declaration là văn bản mà ở đó, chủ hàng hóa (người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu) hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.

Đây là bước đầu tiên trong cách khai tờ khai hải quan. Đòi hỏi người khai phải tuân thủ đúng quy trình và cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin về một lô hàng cụ thể. Khi nó được vận chuyển qua biên giới quốc gia, dù là xuất khẩu hay nhập khẩu.

Mục đích chính của tờ khai là để cơ quan Hải quan có cơ sở thực hiện việc kiểm tra, giám sát hàng hóa và tính toán các loại thuế liên quan theo quy định của pháp luật.

Vai trò và ý nghĩa quan trọng

Việc khai tờ khai hải quan không chỉ là một thủ tục bắt buộc. Mà còn giữ vai trò trung tâm trong toàn bộ chuỗi cung ứng logistics và thủ tục thông quan. Vai trò của nó được thể hiện qua các khía cạnh sau:

Cơ sở để thông quan hàng hóa

Đây là văn bản pháp lý cần thiết để cơ quan Hải quan quyết định cho phép một lô hàng được xuất khẩu ra khỏi hoặc nhập khẩu vào Việt Nam. Việc nắm rõ cách khai tờ khai hải quan đúng chuẩn sẽ giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng.

Căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế

Dựa trên các thông tin được khai báo như mã HS, trị giá, xuất xứ, cơ quan Hải quan sẽ xác định số thuế mà doanh nghiệp phải nộp, bao gồm thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), thuế bào vệ môi trường (BVMT) (nếu có), thuế chóng bán phá giá/ tự vệ/ chống trợ cấp (nếu có).

Công cụ quản lý của nhà nước

Thông tin trên tờ khai là nguồn dữ liệu quan trọng để nhà nước thống kê hoạt động thương mại quốc tế, từ đó hoạch định các chính sách về kinh tế và thương mại.

Chứng từ pháp lý

Tờ khai là bằng chứng cho việc tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp (nếu có).

Các loại hình tờ khai phổ biến

Tùy thuộc vào mục đích cụ thể của từng lô hàng. Người khai báo sẽ phải lựa chọn loại hình tờ khai cho cách khai tờ khai hải quan cho phù hợp. Một số loại hình phổ biến bao gồm:

Một số loại hình tờ khai phổ biến

Loại hình xuất khẩu

Loại hình nhập khẩu

⭕ Xuất kinh doanh ⭕ Xuất sau khi đã tạm xuất ⭕ Xuất khẩu hàng đã nhập khẩu ⭕ Xuất sản phẩm gia công cho thương nhân nước ngoài ⭕ Xuất sản phẩm sản xuất xuất khẩu ⭕ Xuất nguyên liệu, vật tư thuê gia công ở nước ngoài ⭕ Tái xuất hàng tạm nhập miễn thuế ⭕ Tạm xuất hàng hóa ⭕ Hàng hóa từ kho ngoại quan xuất đi nước ngoài ⭕ Hàng đưa ra khu phi thuế quan ⭕ Xuất khẩu hàng khác

⭕ Nhập kinh doanh tiêu dùng ⭕ Nhập kinh doanh sản xuất ⭕ Nhập khẩu hàng hóa đã xuất khẩu ⭕ Nhập hàng hóa của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài ⭕ Thay đổi mục đích sử dụng hoặc chuyển tiêu thụ nội địa ⭕ Nhập khẩu hàng hóa thuộc Chương trình ưu đãi thuế ⭕ Tạm nhập hàng hóa bán tại cửa hàng miễn thuế ⭕ Nhập hàng hóa khác vào khu phi thuế quan ⭕ Nhập nguyên liệu, vật tư của DNCX từ nội địa ⭕ Nhập nguyên liệu, vật tư để gia công cho thương nhân nước ngoài ⭕ Nhập sản phẩm thuê gia công ở nước ngoài ⭕ Tạm nhập hàng hóa miễn thuế ⭕ Tạm nhập hàng hóa khác ⭕ Tạm nhập máy móc, thiết bị phục vụ dự án có thời hạn

Cơ sở pháp lý

Mọi quy trình, yêu cầu và trách nhiệm liên quan đến tờ khai tờ khai hải quan tại Việt Nam đều được quy định chặt chẽ trong các văn bản pháp luật.

Các văn bản quan trọng nhất bao gồm Luật Hải quan và các thông tư hướng dẫn đi kèm. Trong đó Thông tư 39/2018/TT-BTC là một trong những văn bản cốt lõi. Điều chỉnh chi tiết về cách khai tờ khai hải quan và thủ tục hải quan điện tử.

Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi khai tờ khai hải quan

Để quá trình khai báo diễn ra suôn sẻ. Khâu chuẩn bị là quan trọng nhất. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng thể hiện sự chuyên nghiệp. Và là bước đầu tiên trong cách khai tờ khai hải quan thành công. Giúp tránh sai sót không đáng có.

Các chứng từ cần thiết để chuẩn bị cho khai tờ khai hải quan

Đây là những chứng từ không thể thiếu mà bạn cần chuẩn bị sẵn sàng trước khi tiến hành khai báo hải quan cho lô hàng của mình:

• Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để hưởng ưu đãi thuế
• Giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
• Xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation)

Khám phá dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp giúp thông quan nhanh, đúng chuẩn.

Thông tin cần có để khai tờ khai hải quan

Đây là những dữ liệu nền tảng cho cách khai tờ khai hải quan chính xác:

• Xác định chính xác mã HS của hàng hóa.
• Trị giá hải quan.
• Số lượng, trọng lượng, đơn vị tính của hàng hóa.
• Mã loại hình xuất nhập khẩu phù hợp.

Hệ thống và phần mềm

Quá trình khai tờ khai hải quan hiện nay chủ yếu được thực hiện qua Hệ thống khai báo hải quan điện tử VNACCS/VCIS. Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản và quyền truy cập hệ thống này. Đồng thời, cần có chữ ký số để xác thực tờ khai.

Hướng dẫn cách khai tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS 

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách khai tờ khai hải quan qua 6 bước cốt lõi trên hệ thống:

Bước 1: Đăng nhập và tạo tờ khai mới

Đầu tiên trước khi khai tờ khai hải quan bạn cần đăng nhập vào phần mềm khai báo hải quan điện tử đã được kết nối với hệ thống VNACCS. Tại giao diện chính, chọn chức năng tạo tờ khai mới (nhập khẩu hoặc xuất khẩu).

Bước 2: Khai báo thông tin chung cho khai tờ khai hải quan

Ở bước này, bạn cần điền các thông tin tổng quan về lô hàng. Đây là những thông tin cơ bản nhưng có vai trò định hình cho toàn bộ cách khai tờ khai hải quan sau này:

• Mã loại hình: Chọn mã phù hợp với mục đích xuất nhập khẩu.
• Cơ quan hải quan: Chọn đúng chi cục hải quan nơi bạn sẽ làm thủ tục.
• Thông tin người xuất khẩu/nhập khẩu: Điền chính xác tên, địa chỉ, mã số thuế. Nếu sử dụng dịch vụ, cần điền thông tin đại lý hải quan.

Bước 3: Khai báo thông tin hàng hóa

Đây là phần quan trọng nhất trong cách khai tờ khai hải quan, quyết định đến số thuế và chính sách quản lý:

• Mã HS và mô tả hàng hóa: Khai báo mã HS code chính xác cho từng mặt hàng, đi kèm mô tả rõ ràng.
• Số lượng và đơn vị tính: Điền đúng số lượng theo đơn vị tính trên hóa đơn.
• Trị giá hải quan và thuế suất: Nhập trị giá tính thuế cho từng mặt hàng và áp dụng thuế suất (thuế nhập khẩu, VAT,…) tương ứng.
• Thông tin C/O, Giấy phép: Nếu hàng hóa có C/O ưu đãi hoặc giấy phép nhập khẩu, cần khai báo số và ngày của các chứng từ này.

Bước 4: Khai báo thông tin vận tải và cảng

Các thông tin trên vận đơn sẽ được sử dụng ở bước này:

• Số vận đơn (B/L hoặc AWB): Nhập chính xác số vận đơn. Trường hợp tờ khai xuất chưa có vận đơn khi khai báo, người khai thực hiện xin số định danh hàng hóa, hệ thống sẽ cấp số quản lý hàng hóa (số định danh) cho lô hàng xuất khẩu và người khai hải quan sử dụng số đó để khai tại ô này.
• Tên tàu/Số chuyến bay: Điền tên phương tiện vận chuyển, ngày hàng đi dự kiến.
• Cảng đi/Cảng đến: Ghi rõ cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.

Bước 5: Khai báo các thông tin khác (nếu có)

Một số thông tin bổ sung có thể cần khai báo bao gồm:

• Điều kiện giao hàng (Incoterms): Ví dụ như CIF, FOB, EXW.
• Phương thức thanh toán: Ví dụ như T/T, L/C.

Bước 6: Kiểm tra, ký số và gửi tờ khai

Hoàn tất cách khai tờ khai hải quan bằng việc kiểm tra, ký số và gửi tờ khai:

• Kiểm tra kỹ các cảnh báo lỗi của hệ thống.
• Sử dụng chữ ký số để xác thực tờ khai.
• Sau khi ký số, bạn gửi tờ khai đến cơ quan hải quan và chờ hệ thống phản hồi kết quả phân luồng (Luồng Xanh, Vàng, Đỏ).

Hậu quả của việc thực hiện sai cách khai tờ khai hải quan

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, tính chính xác của tờ khai hải quan là yếu tố sống còn. Bất kỳ một sai sót nào, dù là vô tình hay cố ý trong toàn bộ cách khai tờ khai hải quan. Đều có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thời gian và uy tín của doanh nghiệp.

Nguyên nhân của các lỗi thường gặp trong cách khai tờ khai hải quan

Việc khai báo sai có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Từ sự thiếu kinh nghiệm, không cập nhật quy định mới cho đến sự chủ quan trong khâu kiểm tra dữ liệu. Một số lỗi phổ biến trong cách khai tờ khai hải quan bao gồm:

Sai mã HS Code

Đây là lỗi nghiêm trọng và phổ biến nhất. Nguyên nhân có thể do người khai không hiểu rõ về bản chất hàng hóa, áp dụng sai quy tắc phân loại, hoặc cố tình áp mã có thuế suất thấp hơn.

Sai trị giá hải quan

Khai báo sai trị giá tính thuế (thấp hơn hoặc cao hơn thực tế) do nhầm lẫn về điều kiện giao hàng (FOB/CIF) hoặc không phân bổ đúng các chi phí.

Sai sót về số lượng, trọng lượng, đơn vị tính

Không đối chiếu kỹ lưỡng thông tin giữa hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List) và thực tế hàng hóa.

Nhầm lẫn về thông tin C/O, giấy phép

Khai sai số C/O, ngày cấp, hoặc không khai báo giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành khi hàng hóa thuộc diện phải có.

Sai mã loại hình

Lựa chọn sai mục đích sử dụng hàng hóa (ví dụ: nhầm lẫn giữa nhập kinh doanh và nhập phi mậu dịch), dẫn đến áp dụng sai chính sách quản lý và thuế.

Hậu quả pháp lý và tài chính khi thực hiện sai sách khai tờ khai hải quan

Hậu quả của việc khai sai không chỉ dừng lại ở việc phải sửa đổi tờ khai mà còn kéo theo nhiều hệ lụy nặng nề khác:

Phạt hành chính

Đây là hậu quả trực tiếp và chắc chắn xảy ra khi thực hiện sai cách khai tờ khai hải quan. Cơ quan hải quan sẽ ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với các hành vi khai báo sai, mức phạt tùy thuộc vào tính chất và mức độ của lỗi vi phạm.

Truy thu thuế và tiền chậm nộp

Trong trường hợp khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp , doanh nghiệp sẽ bị truy thu toàn bộ số thuế thiếu. Đồng thời, doanh nghiệp phải nộp tiền lãi chậm nộp tính trên số thuế bị truy thu, gây ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền.

Chậm thông quan

Tờ khai bị phát hiện sai sót sẽ bị hệ thống từ chối hoặc chuyển luồng kiểm tra thực tế. Dẫn đến kéo dài thời gian làm thủ tục. Việc này gây ra các chi phí phát sinh không đáng có như phí lưu kho, lưu bãi, và làm gián đoạn kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Trách nhiệm pháp lý

Việc khai sai có thể bị xem là hành vi vi phạm pháp luật hải quan. Trong các trường hợp nghiêm trọng, nếu có dấu hiệu của sự cố ý gian lận, trốn thuế, doanh nghiệp và cá nhân liên quan có thể phải đối mặt với các trách nhiệm pháp lý nặng hơn khi thực hiện sai cách khai tờ khai hải quan.

Xử lý các tình huống thường gặp và kinh nghiệm thực tế 

Ngay cả khi đã nắm rõ cách khai tờ khai hải quan, việc gặp phải các tình huống phát sinh là điều khó tránh khỏi. Việc trang bị kiến thức để xử lý các vấn đề này một cách bình tĩnh và đúng quy trình. Sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh các rủi ro không đáng có.

Xử lý khi tờ khai bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung thông tin

Khi bạn gửi tờ khai hải quan và nhận được phản hồi từ hệ thống là “tờ khai bị từ chối”. Điều quan trọng là phải đọc kỹ lý do mà cơ quan hải quan đưa ra.

Công chức hải quan sẽ nêu rõ lỗi sai ở chỉ tiêu nào. Việc của bạn là kiểm tra lại thông tin tương ứng, đối chiếu với bộ chứng từ gốc, chỉnh sửa cho chính xác và sau đó truyền lại tờ khai.

Cách sửa đổi hoặc hủy tờ khai đã khai báo

Nếu phát hiện sai sót sau khi tờ khai đã được thông quan. Bạn cần thực hiện nghiệp vụ khai bổ sung trên hệ thống. Việc sửa đổi này phải tuân thủ các quy định của pháp luật hải quan. Việc hủy tờ khai chỉ được thực hiện trong một số trường hợp nhất định theo quy định.

Ví dụ như hàng hóa thực tế không được xuất/nhập khẩu. Bạn cần thực hiện thủ tục đề nghị hủy trên hệ thống VNACCS/VCIS. Và được sự chấp thuận của cơ quan hải quan.

>>Tìm hiểu ngay: Hủy tờ khai hải quan – Giải pháp cho sai sót nghiêm trọng!

Sai sót thường gặp và cách khắc phục

Một trong những sai lầm phổ biến nhất trong cách khai tờ khai hải quan là khai sai mã HS Code và trị giá hải quan. Để tránh các lỗi này, doanh nghiệp cần đầu tư thời gian tra cứu kỹ biểu thuế xuất nhập khẩu. Hoặc sử dụng các phần mềm chuyên dụng để xác định mã HS.

Đối với trị giá, cần hiểu rõ các điều kiện giao hàng (Incoterms) để khai báo đúng cơ sở tính thuế. Việc kiểm tra và đối chiếu thông tin kỹ lưỡng trước khi khai chính thức là bước không thể bỏ qua.

Lưu ý quan trọng về thời hạn khai báo và nộp thuế

Tuân thủ thời hạn trong khai tờ khai hải quan là một yêu cầu bắt buộc trong thủ tục hải quan.

• Thời hạn khai báo: Quy định về thời hạn nộp tờ khai hải quan là rất nghiêm ngặt và doanh nghiệp phải tuân thủ để tránh bị xử phạt.
• Thời hạn nộp thuế: Việc chậm nộp thuế sẽ dẫn đến phạt hành chính và phát sinh lãi suất chậm nộp. Gây ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và dòng tiền của doanh nghiệp. Do đó, cần lên kế hoạch tài chính để đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đúng hạn.

Vì sao lựa chọn dịch vụ khai báo hải quan của PTN Logistics là quyết định đúng đắn?

Việc nắm vững quy trình khai báo là yêu cầu tiên quyết, nhưng hợp tác với một đối tác chuyên nghiệp mới là chìa khóa để tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng.

Chuyên môn sâu rộng – Giảm thiểu rủi ro sai sót trong cách khai tờ khai hải quan

Đội ngũ của PTN Logistics luôn cập nhật các quy định pháp lý mới nhất. Đảm bảo mọi tờ khai đều tuân thủ pháp luật. Việc tư vấn đúng trị giá hải quan và lựa chọn chính xác mã loại hình cũng là một phần quan trọng trong cách khai tờ khai hải quan mà chúng tôi cung cấp.

Quy trình tối ưu – Tiết kiệm thời gian & chi phí cho doanh nghiệp

PTN Logistics cung cấp dịch vụ thông quan hàng hóa trọn gói. Giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực hiệu quả. Thay vì phải tự mình xử lý, chúng tôi sẽ thay bạn chuẩn bị một bộ hồ sơ hải quan đầy đủ và chuẩn xác. Một bộ chứng từ hoàn chỉnh là nền tảng cho cách khai tờ khai hải quan suôn sẻ, tối đa hóa khả năng được phân luồng Xanh. Từ đó rút ngắn thời gian thông quan và tránh các chi phí phát sinh không đáng có như phí lưu kho, lưu bãi.

Đồng hành toàn diện 

Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quy trình thủ tục hải quan điện tử. Dịch vụ của PTN Logistics không chỉ dừng lại ở việc gửi tờ khai thành công. Chúng tôi còn hỗ trợ xử lý các tình huống phức tạp sau thông quan. Từ việc khai bổ sung khi phát hiện sai sót cho đến việc giải trình khi có yêu cầu kiểm tra sau thông quan từ cơ quan chức năng.

Bất kể thách thức nào trong cách khai tờ khai hải quan mà bạn đối mặt, PTN Logistics đều có giải pháp. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc của bạn. Với PTN Logistics, khai báo hải quan không còn là gánh nặng, mà trở thành một quy trình được quản lý chuyên nghiệp, hiệu quả và an toàn.

Quy trình và cách khai tờ khai hải quan điện tử tuy đã được hệ thống hóa. Nhưng vẫn đòi hỏi sự am hiểu chuyên môn và sự cẩn trọng cao độ. Nắm vững các bước khai báo trên VNACCS/VCIS. Và liên tục cập nhật các quy định mới. Chính là chìa khóa để đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi.

PTN Logistics tự hào là đối tác tin cậy. Giúp mọi doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan điện tử một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất. 

Liên hệ ngay PTN Logistics để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp, tối ưu nhất!

Thông tin liên hệ chi tiết

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Câu hỏi thường gặp liên quan đến cách khai tờ khai hải quan