Tìm hiểu chi tiết chuyển phát nhanh là gì cùng PTN Logistics

Chuyển phát nhanh là gì mà lại trở thành thiết yếu trong kỷ nguyên hội nhập quốc tế? Để giúp bạn tối ưu hóa việc gửi hàng. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện từ quy trình, thủ tục cho đến cách chọn nhà cung cấp uy tín. Hãy cùng PTN Logistics khám phá sâu hơn. Để tìm ra giải pháp vận chuyển được thiết kế riêng cho doanh nghiệp của bạn.

Chuyển phát nhanh là gì?

Chuyển phát nhanh (tên tiếng Anh: Express Delivery) là dịch vụ vận chuyển hàng hóa, bưu phẩm, tài liệu. Với thời gian toàn trình được rút ngắn và tối ưu hóa. Đây là dịch vụ được thiết kế nhằm giúp khách hàng phát chuyển nhanh hàng hóa. Đảm bảo thời gian và chất lượng. Điểm khác biệt cốt lõi của dịch vụ này với các dịch vụ giao nhận khác nằm ở tốc độ và sự tiện lợi.

Bản chất của dịch vụ chuyển phát nhanh có thể được tóm gọn trong 3 đặc điểm chính:

✔️ Door-to-door: Hàng hóa được lấy tận nơi người gửi và giao tận tay người nhận.

✔️ Thời gian toàn trình nhanh: Đây là ưu điểm lớn nhất, thời gian được cam kết và nhanh hơn đáng kể so với các dịch vụ vận chuyển thông thường.

✔️ Thủ tục trọn gói: Đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ thay mặt khách hàng xử lý phần lớn các thủ tục phức tạp. Đặc biệt là thủ tục hải quan đối với hàng quốc tế.

Hiểu đúng chuyển phát là gì sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh.

Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế là gì?

Vậy, cụ thể hơn trong lĩnh vực quốc tế, chuyển phát nhanh là gì? Mở rộng khái niệm trên. Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế là hình thức vận chuyển hàng hóa Express vượt ra ngoài biên giới một quốc gia.

Sự khác biệt lớn nhất so với dịch vụ trong nước chính là yếu tố hải quan. Việc hiểu rõ khía cạnh này là mấu chốt để nắm được bản chất chuyển phát là gì ở quy mô toàn cầu.

Mỗi lô hàng đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về xuất khẩu tại nước gửi và nhập khẩu tại nước đến. Đây cũng là lý do tại sao việc lựa chọn một đối tác có kinh nghiệm xử lý thủ tục hải quan là vô cùng quan trọng.

Hải quan không chỉ là một mà là hai cửa

Mỗi lô hàng quốc tế phải đi qua ít nhất hai “cửa” hải quan:

✅ Hải quan Xuất khẩu (tại nước gửi): Cơ quan này đảm bảo hàng hóa rời khỏi quốc gia một cách hợp pháp. Họ kiểm tra xem hàng hóa có thuộc danh mục cấm xuất khẩu không. Có cần giấy phép đặc biệt không, và các thông tin khai báo có chính xác không.

✅ Hải quan Nhập khẩu (tại nước đến): Đây là rào cản phức tạp và quan trọng hơn. Cơ quan này có vai trò bảo vệ kinh tế, an ninh và người tiêu dùng nội địa. Quá trình này bao gồm:

• Phân loại hàng hóa (HS Code Classification): Xác định mã HS cho sản phẩm để áp đúng biểu thuế. Sai mã có thể dẫn đến phạt hoặc chậm trễ.
• Định giá hàng hóa (Valuation): Kiểm tra giá trị bạn khai báo trên hóa đơn (Invoice) có hợp lý không để tính thuế.
• Tính và thu thuế: Áp các loại thuế như thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), và có thể cả thuế tiêu thụ đặc biệt.
• Kiểm tra tuân thủ: Xác minh hàng hóa có đáp ứng các tiêu chuẩn, quy định về an toàn, sức khỏe của nước sở tại hay không (ví dụ: yêu cầu về an toàn thực phẩm, dược phẩm).

Tuân thủ quy định không chỉ về giấy tờ

Để phát chuyển nhanh một lô hàng thành công, sự tuân thủ nghiêm ngặt không chỉ dừng ở việc có đủ Invoice hay Packing List. Nó còn bao gồm:

• Tính chính xác của thông tin: Mô tả hàng hóa phải rõ ràng, chi tiết. Một mô tả mơ hồ như “Sample” (Hàng mẫu) có thể khiến hải quan nghi ngờ và yêu cầu kiểm tra thực tế, gây chậm trễ nhiều ngày.
• Giấy phép chuyên ngành: Nhiều mặt hàng (như mỹ phẩm, thiết bị y tế, thực phẩm chức năng…) đòi hỏi giấy phép nhập khẩu hoặc công bố sản phẩm từ các cơ quan quản lý chuyên ngành trước khi được thông quan.

Hiểu rõ chuyển phát nhanh là gì và các quy định hải quan sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có. Và đảm bảo lô hàng của mình đến nơi an toàn, đúng hẹn.

>>Xem thêm: Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế – Giá tốt, dịch vụ tận tâm

Quy trình một lô hàng chuyển phát nhanh là gì?

Bạn có thắc mắc chuyển phát nhanh là gì và quy trình diễn ra như thế nào? Dưới đây là các bước trong quy trình gửi hàng quốc tế chuyên nghiệp. Đây cũng chính là cách chúng tôi hiện thực hóa định nghĩa chuyển phát nhanh là gì trong từng bước dịch vụ.

🏃‍♂️‍➡️ Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và tư vấn

Tiếp nhận thông tin về lô hàng (loại hàng, trọng lượng, điểm đến…) và tư vấn cho khách hàng giải pháp, báo giá tối ưu nhất.

🏃‍♂️‍➡️ Bước 2: Đóng gói hàng hóa (Packaging)

Hàng hóa được đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế. Đảm bảo an toàn trong suốt quá trình vận chuyển và đáp ứng yêu cầu của hãng hàng không.

🏃‍♂️‍➡️ Bước 3: Khai báo hải quan (Customs Declaration)

Hỗ trợ khách hàng chuẩn bị các chứng từ cần thiết như Invoice, Packing List, Bill of Lading/Air Waybill và tiến hành khai báo hải quan xuất khẩu.

🏃‍♂️‍➡️ Bước 4: Vận chuyển (Transportation)

Lô hàng được vận chuyển bằng các phương thức phù hợp nhất. Chủ yếu là hàng không hoặc đường bộ kết hợp. Để đảm bảo thời gian nhanh nhất.

🏃‍♂️‍➡️ Bước 5: Thông quan tại nước đến (Customs Clearance)

Mạng lưới đại lý toàn cầu sẽ thực hiện thủ tục thông quan nhập khẩu tại nước đến một cách nhanh chóng.

🏃‍♂️‍➡️ Bước 6: Giao hàng cho người nhận (Last-mile delivery)

Sau khi thông quan, hàng được vận chuyển và giao đến tận tay người nhận cuối cùng.

Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian và chi phí của chuyển phát nhanh là gì?

Nắm được các yếu tố chính ảnh hưởng đến giá cước và thời gian sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc lập kế hoạch phát chuyển nhanh. Vậy những yếu tố của chuyển phát nhanh là gì?

• Loại hàng hóa: Tài liệu, hàng mẫu, hàng thương mại,…Mỗi loại sẽ có yêu cầu và quy trình xử lý khác nhau.
• Kích thước và trọng lượng: Chi phí được dựa trên trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng thể tích. Tùy theo giá trị nào lớn hơn.
• Địa điểm gửi và nhận: Khoảng cách địa lý và mức độ phức tạp của thủ tục hải quan tại mỗi quốc gia. Sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và chi phí.
• Thủ tục hải quan và thuế: Các loại thuế, phí như thuế nhập khẩu, thuế VAT,…Là một phần chi phí bắt buộc đối với hàng hóa thương mại.

Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh là gì?

Để đảm phát chuyển nhanh bảo hàng hóa được an toàn và giao đúng hẹn. Việc lựa chọn đối tác uy tín là yếu tố then chốt. Các tiêu chí quan trọng để chọn nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh là gì?

Kinh nghiệm và mạng lưới quốc tế

Khi tìm hiểu chuyển phát nhanh là gì, nhiều người chỉ tập trung vào giá cước. Nhưng kinh nghiệm và mạng lưới quốc tế mới là yếu tố tạo nên sự khác biệt. Đây không chỉ là “thâm niên” trong ngành. Tiêu chí này cần được hiểu sâu hơn:

• Kinh nghiệm xử lý khủng hoảng: Một công ty có kinh nghiệm đã từng đối mặt và xây dựng quy trình cho vô số tình huống phức tạp. Họ không bị động mà có sẵn phương án giải quyết. Giúp giảm thiểu thiệt hại về thời gian và chi phí cho bạn.
• Mạng lưới đại lý: Đây là sức mạnh vô hình. Một mạng lưới rộng khắp có nghĩa là họ có những đối tác bản địa đáng tin cậy tại nước đến. Đối tác này am hiểu luật pháp, văn hóa làm việc và có mối quan hệ tốt với hải quan địa phương. Khi có vấn đề phát sinh tại khâu nhập khẩu. Chính đối tác bản địa này sẽ là người trực tiếp xử lý.

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Một phần quan trọng để trả lời câu hỏi chuyển phát nhanh là gì nằm ở chính chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng. Sự hỗ trợ không chỉ là trả lời các câu hỏi của bạn. Một dịch vụ khách hàng xuất sắc phải là:

• Tư vấn chủ động: Chủ động thông báo nếu thấy chứng từ của bạn có khả năng bị hải quan từ chối. Tư vấn cách mô tả hàng hóa sao cho rõ ràng nhất. Cần những giấy phép gì trước khi hàng được gửi đi.
• Chuyên môn hóa: Đội ngũ hỗ trợ phải am hiểu sâu về các thủ tục, đặc biệt là hải quan. Có thể giải thích tại sao lô hàng cần giấy phép này. Hoặc tại sao mức thuế lại như vậy. Sự tư vấn này biến họ từ một đơn vị vận chuyển đơn thuần thành một đối tác logistics thực thụ. Giúp bạn phòng ngừa rủi ro ngay từ đầu.

Hệ thống tracking minh bạch

Để thực sự hiểu chuyển phát nhanh là gì, bạn cần có khả năng thấy được hành trình của lô hàng. “Minh bạch” và “real-time” không chỉ là thấy được trạng thái “đang vận chuyển”. Một hệ thống tracking chuyên nghiệp phải cung cấp các cột mốc chi tiết:

• Đã lấy hàng tại kho người gửi.
• Hàng đã đến kho sân bay.
• Hàng đã khởi hành từ sân bay.
• Hàng đã đến sân bay đích.
• Đang làm thủ tục thông quan.
• Thông quan hoàn tất.
• Đang trên đường giao đến người nhận.

Chính sách bảo hiểm hàng hóa

Rủi ro trong vận chuyển quốc tế là điều khó tránh. Một chính sách bảo hiểm tốt phải rõ ràng ở các điểm sau:

• Phạm vi bảo hiểm: Bảo hiểm cho những trường hợp nào?
• Mức đền bù: Mức đền bù tối đa là bao nhiêu? Có dựa trên giá trị thực của hàng hóa hay không?
• Quy trình khiếu nại: Khi xảy ra sự cố, bạn cần cung cấp những chứng từ gì, liên hệ ai. Và thời gian xử lý khiếu nại là bao lâu?

Nhiều nhà cung cấp chỉ có mức đền bù mặc định rất thấp. Một chính sách bảo hiểm minh bạch cho thấy nhà cung cấp nghiêm túc với việc bảo vệ quyền lợi tài chính của khách hàng.

>>Khám phá ngay: Tracking hàng air – Tra cứu đơn hàng quốc tế hiệu quả

Đánh giá từ khách hàng

Cuối cùng, câu trả lời thực tế nhất cho câu hỏi chuyển phát nhanh là gì? Thường đến từ chính những người đã sử dụng dịch vụ. Đây là nguồn thông tin tham khảo vô giá và khách quan nhất. Khi xem đánh giá, hãy chú ý:

• Tìm kiếm sự lặp lại: Nếu nhiều khách hàng cùng phàn nàn về “chi phí phát sinh không báo trước”. Hoặc cùng khen ngợi về “tốc độ xử lý khiếu nại”. Đó là những dấu hiệu đáng tin cậy về điểm mạnh và điểm yếu của công ty.
• Tìm kiếm sự tương đồng: Cố gắng tìm những đánh giá từ các doanh nghiệp có cùng ngành nghề hoặc quy mô với bạn. Cách họ được phục vụ có thể là cách bạn sẽ được phục vụ.

Các hiểu lầm thường gặp về dịch vụ chuyển phát nhanh là gì?

Để tối ưu hóa chi phí và tránh những rủi ro không đáng có khi gửi hàng, hãy cùng làm sáng tỏ những hiểu lầm phổ biến nhất về dịch vụ phát chuyển nhanh.

➡️Hiểu lầm 1: “Chuyển phát nhanh lúc nào cũng đắt đỏ nhất”

Mặc dù chi phí có thể cao hơn. Nhưng lợi ích về thời gian, cơ hội kinh doanh và giảm thiểu rủi ro hưu hỏng mang lại hiệu quả tài chính cao hơn. Cần phân tích điểm hòa vốn để thấy rõ lợi ích.

➡️Hiểu lầm 2: “Mọi loại hàng hóa đều có thể phát chuyển nhanh”

Vai trò của người gửi rất quan trọng khi phát chuyển nhanh hàng hóa. Đặc biệt là trong việc cung cấp thông tin và chứng từ chính xác. Sai sót trong khâu này có thể dẫn đến việc lô hàng bị giữ lại hoặc bị phạt, gây chậm trễ và tốn kém không đáng có.

➡️Hiểu lầm 3: “Chỉ cần giao hàng cho hãng là xong”

Vai trò của người gửi rất quan trọng khi phát chuyển nhanh hàng hóa, đặc biệt là trong việc cung cấp thông tin và chứng từ chính xác. Sai sót trong khâu này có thể dẫn đến việc lô hàng bị giữ lại hoặc bị phạt.

➡️Hiểu lầm 4: “Giá niêm yết là giá cuối cùng” 

Giá cước phát chuyển nhanh có thể phát sinh thêm các phụ phí như phí nhiên liệu, phí an ninh. Và đặc biệt là các loại thuế, phí tại nước nhập khẩu mà người nhận phải thanh toán.

Tại sao chọn PTN Logistics làm đối tác chuyển phát nhanh của bạn?

Để đảm bảo hàng hóa được an toàn và giao đúng hẹn, việc lựa chọn một đối tác uy tín là yếu tố then chốt.

Kinh nghiệm xử lý thủ tục hải quan chuyên sâu

Khi tìm hiểu chuyển phát nhanh là gì, nhiều doanh nghiệp lo ngại nhất về thủ tục hải quan. Tại PTN Logistics, chúng tôi coi đây là thế mạnh khi thay mặt khách hàng xử lý phần lớn các thủ tục phức tạp. Đội ngũ chuyên gia sẽ xử lý cả hai “cửa” hải quan. Từ việc đảm bảo hàng hóa rời quốc gia hợp pháp tại khâu xuất khẩu đến việc đối mặt với rào cản phức tạp hơn là hải quan nhập khẩu.

Mạng lưới đại lý toàn cầu

Sức mạnh của một công ty logistics uy tín nằm ở mạng lưới đại lý quốc tế. Với PTN Logistics, việc gửi hàng đi nước ngoài của bạn được hỗ trợ bởi các đối tác bản địa đáng tin cậy tại nước đến.

Họ không chỉ am hiểu luật pháp, văn hóa làm việc và có mối quan hệ tốt với hải quan địa phương mà còn là người trực tiếp xử lý khi có vấn đề phát sinh. Đây chính là câu trả lời thực tế cho câu hỏi chuyển phát nhanh là gì ở quy mô toàn cầu: sự kết hợp giữa công nghệ và các chuyên gia am hiểu tại chỗ.

Minh bạch trong mọi quy trình

Chúng tôi cam kết minh bạch hóa hành trình đơn hàng qua hệ thống tracking đơn hàng quốc tế chuyên nghiệp. Bạn có thể thấy rõ các cột mốc chi tiết. Từ khi hàng đã được lấy, đã đến sân bay, thông quan hoàn tất, cho đến khi đang trên đường giao đến người nhận.

Sự minh bạch còn thể hiện ở việc tư vấn rõ ràng về bảng giá chuyển phát nhanh quốc tế. Để thực sự hiểu chuyển phát nhanh là gì, bạn cần có khả năng thấy được hành trình lô hàng của mình một cách rõ ràng nhất.

Hy vọng những phân tích chi tiết trong bài đã giúp bạn có câu trả lời toàn diện cho câu hỏi “chuyển phát nhanh là gì?” Từ việc am hiểu quy trình, các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí. Cho đến việc lựa chọn được nhà cung cấp uy tín, tất cả đều là chìa khóa để tối ưu hóa việc gửi hàng. Hãy để PTN Logistics trở thành đối tác đáng tin cậy. Đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trên mọi chặng đường quốc tế.

Liên hệ PTN Logistics ngay: Tư vấn chuyên sâu, tối ưu hóa chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu của bạn!

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Câu hỏi thường gặp