Dịch vụ logistics hàng không: Cách tính và tối ưu chi phí

Khi doanh nghiệp cần rút ngắn thời gian vận chuyển hoặc đảm bảo tiến độ giao hàng, dịch vụ logistics hàng không là phương án phù hợp cho các lô hàng có yêu cầu cao về thời gian và giá trị. Hình thức này thường được lựa chọn cho hàng mẫu, linh kiện thay thế, thiết bị y tế và các lô hàng cần giao gấp. Cùng PTN Logistics tìm hiểu dịch vụ, quy trình chứng từ và cách tính cước vận chuyển hàng không. 

Logistics hàng không là gì?

Nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa bằng máy bay đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, đặc biệt với những lô hàng có yêu cầu cao về thời gian, giá trị hoặc điều kiện vận chuyển.

Logistics hàng không bao gồm những hoạt động nào?

Dịch vụ logistics hàng không bao gồm các hoạt động lấy hàng, đóng gói, lưu kho, xử lý chứng từ, khai báo hải quan, booking chuyến bay và giao hàng tại điểm đến.

Trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp logistics phối hợp với hãng hàng không và các đơn vị liên quan để đảm bảo hàng hóa đáp ứng quy định an toàn và tiến độ vận chuyển.

Ưu điểm và hạn chế của vận chuyển hàng không

Logistics hàng không có ưu điểm nổi bật về tốc độ, giúp rút ngắn thời gian giao nhận, hạn chế rủi ro hư hỏng, mất mát và giảm chi phí lưu kho.

Tuy nhiên, phương thức này có cước vận chuyển cao, bị giới hạn về trọng lượng và kích thước hàng hóa. Các mặt hàng nguy hiểm, hóa chất dễ cháy nổ cũng phải tuân thủ quy định vận chuyển nghiêm ngặt hoặc có thể bị cấm chuyên chở bằng đường hàng không.

Khi nào doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ logistics hàng không?

Doanh nghiệp thường ưu tiên lựa chọn khi đối mặt với áp lực thời gian giao hàng khẩn cấp hoặc yêu cầu bảo mật khắt khe. Cụ thể trong các trường hợp sau:

• Hàng hóa cần giao khẩn cấp: Phù hợp cho những lô hàng mẫu dự thầu hoặc linh kiện điện tử thay thế cần luân chuyển ngay lập tức nhằm duy trì liền mạch chuỗi dây chuyền sản xuất
• Hàng hóa mang giá trị kinh tế cao: Các mặt hàng như trang sức quý giá, thiết bị công nghệ tiên tiến luôn yêu cầu mức độ an ninh và bảo mật tuyệt đối từ các chuyến bay
• Sản phẩm dễ hư hỏng và nhạy cảm: Các mặt hàng đặc thù như vắc xin, thiết bị y tế, thực phẩm tươi sống bắt buộc phải di chuyển với tốc độ cao nhất để giữ nguyên chất lượng ban đầu

Nhận bảng giá cước dịch vụ logistics hàng không minh bạch, không phí ẩn tại PTN Logistics.

Các dịch vụ logistics hàng không phổ biến

Thị trường dịch vụ logistics hàng không cung cấp đa dạng các giải pháp, đáp ứng chuyên biệt từng nhu cầu vận tải.

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Dịch vụ vận tải bằng máy bay được phân loại dựa trên tính chất lô hàng và yêu cầu tốc độ của chủ hàng:

• Bay trực tiếp (Direct service): Phù hợp hàng khẩn cấp
• Bay gom (Consolidation): Giải pháp tiết kiệm cước
• Bay thuê chuyến (Charter): Dành cho dự án siêu trường

Tùy thuộc vào ngân sách, doanh nghiệp xuất nhập khẩu có thể lựa chọn dịch vụ chuyển phát nhanh (Express) hoặc vận tải hàng không thông thường (Air Freight) để cân bằng giữa chi phí và thời gian giao nhận thực tế.

Dịch vụ khai báo hải quan và giao nhận tại sân bay

Các công ty thường cung cấp dịch vụ đại lý hải quan, đại diện chủ hàng xử lý toàn bộ giấy tờ. Nghiệp vụ bao gồm:

• Lên tờ khai VNACCS
• Xin giấy phép xuất nhập khẩu
• Nộp thuế và kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, chứng nhận hợp quy)

Cùng với đó, nghiệp vụ giao nhận tại ga hàng hóa (TCS, SCSC) yêu cầu nhân sự hiện trường trực tiếp giám sát. Việc này đảm bảo quá trình cân đo, soi an ninh và đưa hàng lên mâm (ULD) diễn ra suôn sẻ, tránh nguy cơ rớt chuyến bay đã đặt trước.

Vận chuyển door-to-door và logistics trọn gói

Dịch vụ Door-to-Door bao gồm lấy hàng tại kho, làm thủ tục xuất khẩu, vận chuyển hàng không, thông quan nhập khẩu và giao hàng chặng cuối.

Mô hình này giúp doanh nghiệp giảm khối lượng quản lý. Đồng thời hạn chế rủi ro tại các điểm trung chuyển, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách.

Chi phí logistics hàng không được tính như thế nào?

Cơ cấu chi phí vận tải máy bay luôn là bài toán phức tạp đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng.

Chargeable Weight và cách xác định trọng lượng tính cước

Nguyên tắc cơ bản trong dịch vụ logistics hàng không là cước phí dựa trên trọng lượng tính cước (Chargeable Weight – CW). Hãng bay so sánh giữa trọng lượng thực tế (Gross Weight – GW) và trọng lượng thể tích (Volume Weight – VW), con số nào lớn hơn sẽ được áp dụng.

Công thức chuẩn IATA để tính VW là lấy (Dài x Rộng x Cao) / 6000 (đơn vị cm)

Quy định này nhằm tối ưu hóa không gian giới hạn trong khoang bụng máy bay. Việc đo lường chính xác ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dự toán ngân sách chuẩn xác.

Air Freight và các loại phụ phí

Bên cạnh cước bay chính (Air Freight), chi phí vận chuyển thường bao gồm hàng loạt phụ phí bắt buộc khác như:

• FSC (Fuel Surcharge): Phụ phí nhiên liệu thay đổi theo giá dầu
• SSC (Security Surcharge): Phụ phí soi chiếu an ninh sân bay
• X-ray, THC, AWB fee: Phí phát hành vận đơn và làm hàng…

Những khoản phí này cấu thành tổng chi phí cho mỗi lô hàng xuất nhập khẩu. Tùy thuộc vào điều kiện Incoterms ký kết, trách nhiệm thanh toán các khoản phụ phí sẽ thuộc về người mua hoặc người bán.

Gửi kích thước kiện hàng, PTN Logistics tính Chargeable Weight giúp bạn.

Những yếu tố ảnh hưởng đến giá cước hàng không

Thị trường cước vận tải đường không biến động liên tục dưới tác động của nhiều yếu tố vĩ mô và vi mô. Cụ thể bao gồm:

• Tính thời vụ: Chi phí dịch vụ logistics hàng không thường đạt đỉnh vào các mùa cao điểm như quý 4 hoặc trước những kỳ nghỉ lễ
• Chênh lệch cung cầu: Sự khan hiếm hoặc dư thừa tải bay trên từng tuyến đường cụ thể sẽ trực tiếp làm thay đổi mức giá cước
• Đặc tính hàng hóa: Các mặt hàng nguy hiểm (DG) hoặc cần bảo quản lạnh đòi hỏi thiết bị chuyên dụng, kéo theo cước phí đắt đỏ hơn hàng bách hóa (General Cargo)
• Giá nhiên liệu toàn cầu: Sự biến động giá dầu trực tiếp điều chỉnh phụ phí nhiên liệu, cấu thành nên tổng giá cước cuối cùng
• Chính sách hàng không: Sự thay đổi quy định khai thác từ các liên minh hàng không cũng tác động mạnh đến bảng giá chung

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không thường gồm 4 bước chính, từ tiếp nhận thông tin, đặt chỗ chuyến bay đến khai báo hải quan và giao hàng tại điểm đến.

Tiếp nhận hàng và tư vấn phương án vận chuyển

Nhân sự phụ trách sẽ tiếp nhận thông tin về loại hàng, trọng lượng, kích thước, điểm đi/đến và thời gian dự kiến. Dựa trên dữ liệu này, đơn vị vận chuyển kiểm tra điều kiện hàng hóa, loại trừ các mặt hàng bị cấm hoặc hạn chế và tư vấn tuyến bay thẳng hoặc transit phù hợp.

Việc xác định phương án và đặt tải sớm giúp doanh nghiệp chủ động hơn về lịch trình, đặc biệt trong mùa cao điểm khi tải bay thường hạn chế.

Đóng gói, cân đo và đặt chỗ chuyến bay

Quy trình chuẩn bị kiện hàng cất cánh được thực hiện tuần tự qua các bước:

• Đóng gói: Tuân thủ chuẩn IATA giúp chống va đập, chịu áp suất. Công ty cung cấp dịch vụ logistics hàng không thường hỗ trợ dán nhãn, gia cố pallet, bọc màng plastic
• Cân đo: Hàng tập kết tại kho TCS, SCSC được đại lý cân đo chốt trọng lượng thực tế và thể tích
• Đặt chỗ: Hãng bay xác nhận lệnh đặt chỗ gồm số chuyến và giờ khởi hành
• Phát hành vận đơn: Cấp mã vận đơn (MAWB, HAWB) ngay lập tức để phục vụ việc tra cứu và thông quan

Thực hiện chuẩn xác các bước trên giúp hàng hóa luân chuyển an toàn và đúng lịch trình.

Khai báo hải quan và xử lý chứng từ

Chuyên viên phụ trách sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị Invoice, Packing List, C/O và các giấy phép chuyên ngành cần thiết.

Tờ khai được truyền qua hệ thống VNACCS/VCIS và phân luồng xanh, vàng hoặc đỏ. Với luồng vàng, đỏ, doanh nghiệp có thể phải xuất trình hồ sơ hoặc kiểm hóa.

Việc xử lý chứng từ đầy đủ, chính xác giúp hàng kịp đưa vào khu vực soi chiếu trước giờ cắt hàng.

Vận chuyển, thông quan và giao hàng

Khi máy bay hạ cánh tại sân bay đích, đại lý nhận hàng sẽ nhận Arrival Notice và phối hợp làm thủ tục nhập khẩu, nộp thuế theo quy định. Trong thời gian này, chủ hàng có thể theo dõi hành trình và trạng thái lô hàng thông qua mã vận đơn AWB.

Sau khi hoàn tất thông quan và hàng được giải phóng khỏi kho sân bay, xe tải nội địa sẽ tiếp nhận để thực hiện chặng giao hàng cuối cùng đến địa chỉ người nhận.

Những loại hàng hóa phù hợp với dịch vụ logistics hàng không

Không phải mọi mặt hàng đều phù hợp với vận tải hàng không. Phương thức này thường được cân nhắc khi doanh nghiệp ưu tiên tốc độ, khả năng kiểm soát thời gian hoặc đặc tính hàng hóa.

Hàng cần giao nhanh, giá trị cao

Dịch vụ logistics hàng không là lựa chọn số một cho các mặt hàng có giá trị cao và mang tính cấp bách:

• Thiết bị linh kiện điện tử, chip vi mạch công nghệ cao
• Đồ trang sức, vàng bạc, đá quý cần an ninh tuyệt đối
• Hồ sơ thầu, chứng từ tài chính quan trọng gửi hỏa tốc

Nhóm hàng này không chiếm quá nhiều không gian và trọng lượng nhưng lại sở hữu giá trị kinh tế rất lớn. Việc sử dụng dịch vụ logistics hàng không giúp giảm thiểu thời gian ứ đọng vốn và phòng tránh triệt để các rủi ro mất cắp thường gặp ở đường biển.

Hàng dễ hư hỏng hoặc có yêu cầu đặc biệt

Thời gian vận chuyển ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của các mặt hàng nhạy cảm như trái cây tươi, thủy hải sản đông lạnh và hoa cắt cành. Những lô hàng này cần được bảo quản trong điều kiện nhiệt độ phù hợp trong suốt hành trình.

Với vắc xin, huyết thanh, chế phẩm y tế hoặc nội tạng phục vụ cấy ghép, yêu cầu kiểm soát nhiệt độ và thời gian còn nghiêm ngặt hơn. Hệ thống theo dõi thời gian thực giúp giám sát hành trình và duy trì điều kiện bảo quản ổn định đến điểm nhận.

Hàng xuất nhập khẩu thương mại cần rút ngắn leadtime

Với các sản phẩm có vòng đời ngắn, tính mùa vụ hoặc yêu cầu đưa hàng ra thị trường nhanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc vận tải hàng không. Một số ví dụ gồm:

• Thời trang và sản phẩm theo mùa
• Mỹ phẩm, hàng tiêu dùng cần bổ sung nhanh
• Hàng mẫu, hàng triển lãm và thiết bị phục vụ sự kiện
• Linh kiện hoặc phụ tùng cần thay thế gấp

Đối với hàng triển lãm hoặc hàng tạm nhập – tái xuất, lựa chọn phương thức vận chuyển cần căn cứ vào thời gian sự kiện, thủ tục hải quan, đặc tính hàng hóa và ngân sách. Không phải mọi lô hàng đều bắt buộc vận chuyển bằng đường hàng không.

Góc nhìn chuyên gia: Hàng hóa phù hợp với Air Cargo không chỉ được xác định bởi giá trị hay trọng lượng. Doanh nghiệp nên cân đối lead time, sản lượng, đặc tính hàng, chi phí vận chuyển và chi phí cơ hội nếu giao hàng chậm trước khi lựa chọn phương thức.

Cách tối ưu chi phí khi sử dụng phương thức vận tải hàng không

Tối ưu chi phí hàng không không chỉ nằm ở việc tìm cước thấp, mà cần xem xét trọng lượng tính cước, quy cách đóng gói, tuyến bay và thời gian vận chuyển.

Tối ưu trọng lượng và quy cách đóng gói

Đơn vị vận chuyển thường khuyến nghị sử dụng thùng carton nhẹ, vật liệu chống xóc phù hợp và hạn chế bao bì dư thừa. Hàng hóa nên được sắp xếp vừa khít kiện để giảm khoảng trống làm tăng trọng lượng tính cước (Chargeable Weight).

Với hàng cồng kềnh có thể tháo rời, việc chia nhỏ linh kiện cũng giúp giảm trọng lượng thể tích và chi phí vận chuyển.

Lựa chọn tuyến bay và thời điểm vận chuyển

Lịch trình bay tác động trực tiếp đến biểu giá cước vận tải quốc tế. Doanh nghiệp không cần quá gấp gáp nên ưu tiên bay chuyển tải thay vì bay thẳng có mức giá dịch vụ logistics hàng không tối ưu hơn.

Việc gom hàng và đặt chuyến vào các ngày giữa tuần thường có lợi về mặt chi phí so với các ngày cuối tuần khi lưu lượng đông đúc.

Ngoài ra, việc chủ động lên kế hoạch xuất hàng trước những mùa cao điểm giúp tránh tình trạng rớt hàng hoặc bị hãng bay ép giá phụ phí mùa cao điểm (PSS).

Kết hợp hàng không với các phương thức vận tải khác

Vận tải đa phương thức Sea-Air kết hợp đường biển và đường hàng không để cân bằng giữa chi phí và thời gian giao hàng. Hàng thường đi đường biển ở chặng đầu để tiết kiệm cước, sau đó chuyển sang đường bay nhằm rút ngắn thời gian vận chuyển.

Doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ hành trình qua hệ thống tracking tích hợp, từ đó chủ động kiểm soát tiến độ và ngân sách.

Tiêu chí lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ logistics hàng không

Lựa chọn đúng đối tác logistics giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ, chi phí và rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng không quốc tế.

Năng lực vận chuyển và mạng lưới tuyến bay

Một đơn vị giao nhận uy tín phải chứng minh được vị thế của mình trên thị trường quốc tế thông qua các năng lực cốt lõi:

• Mạng lưới đại lý (Agency Network) phủ sóng rộng khắp toàn cầu
• Hợp đồng đối tác chiến lược (BSA) với nhiều hãng bay lớn
• Khả năng cung ứng chỗ (Space) ổn định trong mùa cao điểm

Mạng lưới hoạt động rộng giúp đối tác linh hoạt xử lý các tuyến vận chuyển phức tạp và duy trì kết nối hàng hóa thông suốt qua các sân bay trung chuyển.

Kinh nghiệm xử lý hải quan và hàng đặc thù

Một công ty uy tín cần sở hữu đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu sắc quy định pháp luật và thông lệ quốc tế. Kinh nghiệm thực chiến giúp họ dễ dàng xử lý các rắc rối phát sinh từ bộ chứng từ, hạn chế rủi ro hàng hóa bị ách tắc tại cửa khẩu.

Đặc biệt, đối với các loại hàng nguy hiểm (DG) hoặc hàng lạnh, chuyên môn của đơn vị cung cấp dịch vụ logistics hàng không đóng vai trò quan trọng. Việc có sẵn quy trình chuẩn SOP cho hàng đặc thù khẳng định năng lực vượt trội của đại lý giao nhận trên thị trường.

Minh bạch cước phí và khả năng theo dõi lô hàng

Các đại lý vận tải đường không chuyên nghiệp luôn cung cấp bảng giá chi tiết, liệt kê minh bạch mọi khoản phụ phí, cam kết không phát sinh chi phí ẩn.

Hơn thế nữa, nền tảng công nghệ thông tin vững chắc là yêu cầu cần thiết trong kỷ nguyên số. Ứng dụng số hóa cho phép chủ hàng cập nhật liên tục mọi trạng thái của kiện hàng từ lúc nhận booking cho đến khi hoàn tất giao nhận.

Sự phản hồi nhanh chóng, hỗ trợ 24/7 từ đội ngũ chăm sóc khách hàng mang lại trải nghiệm dịch vụ xuất sắc.

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp logistics hàng không tối ưu, an toàn cho doanh nghiệp? Hãy liên hệ với PTN Logistics để nhận tư vấn chi tiết, báo giá cạnh tranh và trải nghiệm dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp!

Dịch vụ logistics hàng không phù hợp với những lô hàng cần rút ngắn thời gian vận chuyển hoặc có yêu cầu cao về tiến độ. Khi lựa chọn đơn vị logistics, doanh nghiệp nên đánh giá tổng thể mạng lưới tuyến bay, năng lực xử lý hàng hóa, thủ tục hải quan, chi phí và khả năng hỗ trợ khi phát sinh. PTN Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc lựa chọn phương án vận chuyển hàng không phù hợp với đặc tính hàng hóa, thời gian giao hàng và ngân sách của từng lô hàng.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến dịch vụ logistics hàng không