Hồ Sơ Hải Quan Gồm Những Gì? Các Chứng Từ Quan Trọng

Một bộ hồ sơ hải quan phù hợp cần phản ánh đúng hàng hóa và chính sách áp dụng cho lô hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp dễ nhầm giữa chứng từ phải nộp và tài liệu cần lưu. PTN Logistics sẽ giúp làm rõ danh mục giấy tờ theo nhóm hàng, cùng những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu.

Hồ sơ hải quan nhập khẩu gồm những nhóm chứng từ nào?

Doanh nghiệp nên phân nhóm hồ sơ hải quan theo chức năng và điều kiện áp dụng để dễ xác định chứng từ cơ bản, giấy tờ bổ sung và tài liệu cần lưu.

Nhóm chứng từ khai báo, thương mại và vận tải

Nhóm này cung cấp dữ liệu nền để khai báo lô hàng gồm tờ khai, hóa đơn và vận đơn..

Tuy nhiên, yêu cầu nộp hóa đơn và vận đơn có ngoại lệ theo từng trường hợp. Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện áp dụng của từng chứng từ hải quan, thay vì mặc định mọi lô hàng đều phải nộp đủ ba loại giấy tờ trên.

Nhóm chứng từ phát sinh theo chính sách mặt hàng và chính sách thuế

Nhóm chứng từ này chỉ phát sinh khi lô hàng đáp ứng điều kiện quản lý tương ứng.

• Giấy phép và kết quả kiểm tra chuyên ngành liên quan đến quyền nhập khẩu, chất lượng hoặc an toàn sản phẩm
• Chứng từ xuất xứ hỗ trợ áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt hoặc yêu cầu quản lý xuất xứ

Khi lập danh mục, doanh nghiệp cần đối chiếu mô tả hàng, mã HS, mục đích sử dụng và nước xuất xứ để xác định đúng giấy tờ cần chuẩn bị.

>>Tham khảo: các loại hình tờ khai hải quan

Nhóm tài liệu hỗ trợ khai báo và lưu giữ tại doanh nghiệp

Nhóm tài liệu này giúp doanh nghiệp chứng minh cơ sở khai báo khi cần đối chiếu. Hợp đồng, chứng từ thanh toán, catalogue, tài liệu thành phần và sổ theo dõi hàng hóa cần được lưu theo giao dịch thực tế và quy định liên quan.

Không phải tài liệu nào cũng phải nộp cùng thời điểm đăng ký tờ khai, do vậy cần liên kết chúng với số tờ khai, mã hàng và lô hàng để thuận tiện giải trình khi kiểm tra sau thông quan.

Nếu còn băn khoăn về cách phân nhóm hồ sơ hải quan, PTN sẵn sàng cùng doanh nghiệp xem xét từng hạng mục.

Chứng từ cơ bản trong bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu

Khi chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu, doanh nghiệp cần phân biệt giấy tờ phải nộp theo quy định với tài liệu hỗ trợ đối chiếu trong quá trình thực hiện.

Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan thể hiện các thông tin của lô hàng nhập khẩu, gồm loại hình nhập khẩu, tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, trị giá và các chỉ tiêu liên quan. Những thông tin này cần được khai đầy đủ, chính xác và thống nhất với bộ chứng từ hải quan.

Nếu lô hàng có nhiều quy cách hoặc áp dụng chính sách thuế khác nhau, từng dòng hàng cần được mô tả rõ để xác định đúng mặt hàng và chính sách áp dụng.

Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương

Hóa đơn thương mại phản ánh nghĩa vụ thanh toán của giao dịch. Doanh nghiệp cần kiểm tra người bán, người mua, tên hàng, đơn giá, tổng tiền, đồng tiền thanh toán và điều kiện giao hàng. Chứng từ có giá trị tương đương được sử dụng khi đáp ứng quy định áp dụng.

Hàng nhập để gia công cho thương nhân nước ngoài hoặc hàng không có hóa đơn và người mua không phải thanh toán thuộc trường hợp không phải nộp hóa đơn.

Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương

Doanh nghiệp cần đối chiếu số vận đơn, thông tin người gửi và người nhận, số kiện, trọng lượng, địa điểm xếp hàng và dỡ hàng với các chứng từ hải quan liên quan.

• Đường biển: thường sử dụng vận đơn đường biển (B/L).
• Đường hàng không: sử dụng vận đơn hàng không (AWB).

Yêu cầu nộp chứng từ vận tải tùy thuộc vào phương thức vận chuyển và từng trường hợp cụ thể. Doanh nghiệp cần rà soát theo tuyến nhập hàng thực tế để chuẩn bị chứng từ hải quan phù hợp.

Tờ khai trị giá và tài liệu liên quan đến trị giá hải quan

Tờ khai trị giá thể hiện cơ sở xác định trị giá hải quan của hàng nhập khẩu và được khai trong các trường hợp theo quy định. Doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu liên quan như hợp đồng, hóa đơn cước vận chuyển, chứng từ bảo hiểm và hồ sơ về các khoản điều chỉnh nếu có.

Trị giá hải quan có thể khác giá ghi trên hóa đơn, tùy phương pháp xác định và các khoản được cộng hoặc trừ.

>>Xem thêm: hướng dẫn về giấy phép nhập khẩu

Phiếu đóng gói và các chứng từ liên quan đến lô hàng

Phiếu đóng gói (Packing List) giúp xác định hàng hóa được sắp xếp trong từng kiện, hỗ trợ đối chiếu, kiểm đếm và kiểm hóa. Nội dung nên thể hiện rõ mã hàng, số lượng, loại bao bì, số kiện, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, thống nhất với hàng thực tế.

Doanh nghiệp cần phân biệt chứng từ phục vụ khai báo với chứng từ phục vụ giao nhận.

Doanh nghiệp cần báo giá khai báo hải quan cho lô hàng sắp tới có thể trao đổi trực tiếp với PTN.

Chứng từ bổ sung theo từng nhóm hàng nhập khẩu

Doanh nghiệp cần làm rõ tên hàng, thành phần, công dụng, tình trạng và thông số kỹ thuật để xác định chính sách chuyên ngành và chứng từ hải quan cần chuẩn bị.

>>Nếu thủ tục quá phức tạp và mất thời gian? Tham khảo ngay: dịch vụ hải quan trọn gói uy tín tại PTN

Hàng thông thường không thuộc diện quản lý chuyên ngành

Trước khi khai báo, doanh nghiệp cần rà soát chính sách mặt hàng, xác định yêu cầu cấp phép, kiểm tra chuyên ngành và chuẩn bị tờ khai, hóa đơn, chứng từ vận tải phù hợp.

Catalogue, hình ảnh và thông số kỹ thuật hỗ trợ mô tả hàng và xác định mã HS. Nếu đề nghị hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt, cần kiểm tra thêm điều kiện và chứng từ xuất xứ theo hiệp định.

Thực phẩm, nguyên liệu thực phẩm và thực phẩm bảo vệ sức khỏe

Tùy sản phẩm, doanh nghiệp cần chuẩn bị bản tự công bố hoặc giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố. Riêng thực phẩm bảo vệ sức khỏe thuộc diện đăng ký bản công bố.

Hồ sơ kiểm tra an toàn thực phẩm tùy nhóm hàng và phương thức kiểm tra. Sản phẩm đã có giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố được miễn kiểm tra nhập khẩu, trừ trường hợp có cảnh báo an toàn thực phẩm.

Động vật, thực vật và sản phẩm thuộc diện kiểm dịch

Chứng từ kiểm dịch phụ thuộc loại động vật, thực vật và sản phẩm cụ thể.

• Với thực vật thuộc diện kiểm dịch, doanh nghiệp chuẩn bị đăng ký, chứng nhận kiểm dịch của nước xuất khẩu và giấy phép khi thuộc diện phải có
• Với động vật, hồ sơ hải quan phải đáp ứng thủ tục thú y tương ứng, bao gồm đăng ký hoặc khai báo và chứng nhận theo quy định

Kết quả kiểm dịch tại Việt Nam là căn cứ xử lý lô hàng, không đồng nhất với giấy nước xuất khẩu.

Máy móc, thiết bị mới và máy móc, thiết bị đã qua sử dụng

Nhằm đáp ứng yêu cầu phân loại và chính sách quản lý, việc xác định rõ tình trạng hàng hóa là yêu cầu quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ hải quan cho máy móc, thiết bị.

Trong khi hàng mới cần đầy đủ catalogue, model, công suất và công dụng để áp mã HS cũng như kiểm tra chất lượng; thì máy móc cũ (theo Quyết định 18/2019/QĐ-TTg) đòi hỏi khắt khe hơn với chứng thư giám định hoặc xác nhận của nhà sản xuất, nêu rõ năm sản xuất và tiêu chuẩn kỹ thuật.

Hóa chất và hàng thuộc danh mục quản lý có điều kiện

Do tính chất đặc thù có nguy cơ cao, quy trình làm thủ tục cho hóa chất và hàng quản lý có điều kiện cần rà soát chặt chẽ dựa trên thành phần. Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Tên hóa học
• Mã CAS
• Nồng độ
• Phiếu an toàn (MSDS)

Cần lưu ý, phiếu an toàn không thể thay thế giấy phép, đặc biệt theo Nghị định 26/2026/NĐ-CP, hóa chất Chương 28 và 29 phải được khai báo nhập khẩu trước khi thông quan.

Mỹ phẩm, dược phẩm và thiết bị y tế

Vì ảnh hưởng trực tiếp đến con người, mỹ phẩm, dược phẩm và thiết bị y tế bị ràng buộc bởi các cơ chế pháp lý độc lập và không thể dùng chung giấy tờ công bố. Cụ thể

• Mỹ phẩm phải có phiếu công bố còn hiệu lực
• Thuốc cần giấy phép nhập khẩu hoặc đăng ký lưu hành
• Thiết bị y tế yêu cầu bản phân loại, số lưu hành và thư ủy quyền hợp lệ

Hàng điện, điện tử, dệt may và vật liệu xây dựng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành

Để đảm bảo quyền lợi người tiêu dùng và tuân thủ quy chuẩn nhà nước, các mặt hàng điện, điện tử, dệt may và vật liệu xây dựng đều phải trải qua thủ tục kiểm tra chuyên ngành. Tùy từng sản phẩm mà hồ sơ hải quan yêu cầu chứng nhận hợp quy hoặc đăng ký kiểm tra chất lượng theo model.

Doanh nghiệp cần phân định đâu là nghĩa vụ phải hoàn thành khi nhập khẩu thông quan và đâu là yêu cầu trước khi đưa hàng hóa ra lưu thông trên thị trường.

Danh mục chứng từ hải quan cần lưu ý theo từng nhóm hàng nhập khẩu

Dưới đây là bảng tổng hợp các chứng từ cần rà soát và những điểm trọng tâm cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ hồ sơ cho từng nhóm hàng nhập khẩu:

Nhóm hàng	Chứng từ, tài liệu cần rà soát	Lưu ý
Hàng thông thường	Tờ khai, hóa đơn, chứng từ vận tải theo trường hợp; tài liệu mô tả hàng	Không mặc định cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành
Thực phẩm, nguyên liệu thực phẩm	Hồ sơ công bố; hồ sơ và kết quả kiểm tra an toàn thực phẩm nếu thuộc diện	Công bố sản phẩm và kiểm tra từng lô là hai yêu cầu khác nhau
Thực phẩm bảo vệ sức khỏe	Giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố và tài liệu liên quan	Rà soát điều kiện miễn kiểm tra nhập khẩu và cảnh báo an toàn
Động vật, thực vật và sản phẩm liên quan	Hồ sơ đăng ký, khai báo; chứng nhận nước xuất khẩu; giấy phép nếu có; kết quả kiểm dịch	Áp dụng đúng thủ tục thú y hoặc kiểm dịch thực vật
Máy móc, thiết bị mới	Catalogue, model, công suất; chứng từ chuyên ngành nếu thuộc diện	Xác định chính sách từ công dụng và đặc tính kỹ thuật
Máy móc, thiết bị đã qua sử dụng	Tài liệu năm sản xuất; xác nhận nhà sản xuất hoặc chứng thư giám định theo trường hợp	Kiểm tra phạm vi áp dụng và tiêu chí nhập khẩu máy cũ
Hóa chất	Phiếu an toàn, dữ liệu thành phần; phản hồi khai báo, giấy phép theo diện quản lý	Phiếu an toàn hóa chất không thay thế thủ tục khai báo hoặc cấp phép
Mỹ phẩm	Phiếu công bố đã được cấp số tiếp nhận theo trường hợp	Đối chiếu đúng sản phẩm, đơn vị chịu trách nhiệm và hiệu lực
Dược phẩm	Giấy đăng ký lưu hành hoặc giấy phép nhập khẩu theo trường hợp	Phân biệt thuốc đã có đăng ký với thuốc nhập theo diện cấp phép
Thiết bị y tế	Dữ liệu phân loại, số lưu hành hoặc giấy phép; ủy quyền nếu áp dụng	Xác định đúng mục đích nhập và điều kiện của đơn vị nhập khẩu
Điện, điện tử, dệt may, vật liệu xây dựng	Hồ sơ chất lượng, hợp quy, thử nghiệm theo sản phẩm	Phân biệt yêu cầu khi thông quan và yêu cầu trước khi lưu thông

PTN cung cấp dịch vụ hải quan trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về chứng từ trong quá trình xuất nhập khẩu

Hồ sơ bổ sung theo loại hình và mục đích nhập khẩu

Tùy loại hình và mục đích mà hồ sơ hải quan có thêm chứng từ bổ sung. Đặc biệt, hàng gia công, sản xuất xuất khẩu hay tạm nhập phải nối kết hồ sơ xuất – nhập để chứng minh sử dụng đúng mục đích.

Nhập kinh doanh và nhập nguyên liệu phục vụ sản xuất

Mục đích sử dụng là yếu tố quan trọng để phân biệt.

• Hàng kinh doanh cần bộ chứng từ giao dịch, vận tải và giấy tờ chuyên ngành thông thường
• Nguyên liệu sản xuất cần thêm tài liệu về thành phần, quy cách

Cần lưu ý, việc đưa nguyên liệu vào nhà máy không tự áp dụng quyền miễn thuế, doanh nghiệp phải có hồ sơ chứng minh cụ thể nếu đề nghị hưởng ưu đãi.

Nhập gia công, sản xuất xuất khẩu và hàng của doanh nghiệp chế xuất

Nhóm này cần phải có sự liên kết chặt chẽ giữa chứng từ nhập khẩu và hoạt động sản xuất. Hồ sơ bao gồm

• Hợp đồng gia công
• Mã nguyên liệu
• Dữ liệu theo dõi nhập – xuất – tồn (chứng từ định mức dùng để quyết toán, không bắt buộc nộp cùng từng tờ khai)

Với hàng của doanh nghiệp chế xuất, cần xác định rõ mục đích, điều kiện giám sát và chính sách thuế.

Tạm nhập – tái xuất và nhập để sửa chữa, bảo hành

Hồ sơ cần chứng minh mục đích nhập và nghĩa vụ đưa hàng ra khỏi Việt Nam. Doanh nghiệp chuẩn bị hợp đồng tạm nhập hoặc thỏa thuận sửa chữa, bảo hành, danh sách model, số serial và tài liệu nhận diện hàng.

Giấy phép, bảo lãnh hoặc đặt cọc chỉ bổ sung khi thuộc trường hợp quy định. Nếu hàng từng xuất từ Việt Nam nay quay lại sửa chữa, cần đối chiếu tờ khai xuất trước đó để xác định đúng diện tái nhập, thay vì mặc định tạm nhập.

Hàng mẫu, quà biếu và hàng không thanh toán

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm rằng các lô hàng không phát sinh giao dịch tiền tệ sẽ được lược bỏ phần lớn các thủ tục hải quan. Tuy nhiên trên thực tế, đối với hàng mẫu, quà biếu và hàng không thanh toán, quá trình thông quan vẫn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt chứng từ hải quan.

Cụ thể, doanh nghiệp vẫn phải cung cấp các tài liệu chứng minh nội dung giao nhận (như thỏa thuận gửi mẫu, văn bản biếu tặng) kèm theo danh sách hàng hóa và căn cứ xác định trị giá.

Theo dõi thêm những lưu ý về hồ sơ hải quan, chứng từ và thủ tục hải quan tại cộng đồng Zalo

Khi nào hồ sơ hải quan nhập khẩu cần chứng từ xuất xứ, giấy phép và chứng từ chuyên ngành?

Các chứng từ này được bổ sung tùy yêu cầu về thuế, quyền nhập khẩu hoặc quản lý sản phẩm và không thay thế các chứng từ hải quan khác.

Chứng từ xuất xứ phục vụ ưu đãi thuế và các yêu cầu quản lý khác

Để hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt, hàng nhập khẩu cần đáp ứng quy tắc xuất xứ và các điều kiện của hiệp định áp dụng. Doanh nghiệp cần kiểm tra C/O hoặc chứng từ tự chứng nhận xuất xứ phù hợp. Tuy nhiên có chứng từ không đồng nghĩa được chấp nhận ưu đãi ngay, nội dung và hình thức phải đáp ứng quy định áp dụng cho lô hàng.

Ngoài mục đích ưu đãi thuế, một số mặt hàng còn cần chứng từ xuất xứ để đáp ứng yêu cầu quản lý nhập khẩu hoặc áp dụng biện pháp phòng vệ thương mại.

Giấy phép nhập khẩu và chứng từ chứng minh điều kiện nhập khẩu

Khi rà soát, cần đối chiếu tên hàng, mã HS, số lượng, thời hạn, đơn vị được cấp và các điều kiện trên giấy phép. Với hàng quản lý bằng hạn ngạch, cần kiểm tra thêm quyền sử dụng hạn ngạch.

Trường hợp nhập khẩu ủy thác, doanh nghiệp cần chuẩn bị hợp đồng ủy thác và các chứng từ liên quan theo yêu cầu áp dụng.

>>Tìm hiểu thêm về: giấy chứng nhận xuất xứ C/O Form B

Chứng từ kiểm tra, miễn kiểm tra chuyên ngành

Yêu cầu quản lý của từng sản phẩm quyết định loại chứng từ chuyên ngành cần chuẩn bị, như kết quả kiểm tra đạt yêu cầu, chứng nhận kiểm dịch hoặc tài liệu chứng minh được miễn kiểm tra. Doanh nghiệp cần lưu ý, việc đăng ký kiểm tra chưa đồng nghĩa hàng hóa đã đủ điều kiện thông quan.

Nếu được đưa hàng về bảo quản trong thời gian chờ kết quả, doanh nghiệp phải tuân thủ điều kiện giám sát, bổ sung chứng từ theo quy định và chưa được tự ý đưa hàng vào sử dụng.

Trường hợp được sử dụng chứng từ thay thế hoặc bổ sung hồ sơ

Một số trường hợp được phép sử dụng chứng từ thay thế theo quy định, như dùng bản khai hàng hóa thay vận đơn đối với hàng phục vụ thăm dò, khai thác dầu khí vận chuyển bằng tàu dịch vụ

Nếu hồ sơ còn thiếu, doanh nghiệp cần xác định chứng từ có được nộp bổ sung hay không, kèm thời hạn và điều kiện cụ thể, không tự dùng cam kết nội bộ để thay thế.

Chuẩn bị hồ sơ hải quan phù hợp giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi khai báo và xử lý yêu cầu bổ sung. Điều quan trọng là đối chiếu chứng từ với hàng hóa, loại hình và chính sách áp dụng. Nếu cần hỗ trợ rà soát hồ sơ nhập khẩu, doanh nghiệp có thể liên hệ PTN Logistics để trao đổi về lô hàng. 

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ hải quan