Giao hàng chặng cuối: Định nghĩa, vai trò và quy trình chuẩn

Hoạt động giao hàng chặng cuối là khâu cuối cùng nhưng lại phức tạp và tốn kém nhất trong Chuỗi cung ứng hiện đại (Last Mile Delivery). Bài viết này sẽ phân tích định nghĩa chuẩn xác, quy trình vận hành tiêu chuẩn và các mô hình phổ biến tại Việt Nam. Hãy cùng PTN Logistics trở thành cố vấn tin cậy, nắm vững kiến thức logistics để đưa ra quyết định tối ưu nhất cho chi phí vận chuyển.

Tổng quan về Giao hàng chặng cuối (Last Mile Delivery) 

Giao hàng chặng cuối được xem là “mảnh ghép” quan trọng và thách thức nhất, quyết định trực tiếp đến hiệu quả của toàn bộ quy trình logistics hiện đại.

Giao hàng chặng cuối là gì?

Trong toàn bộ hệ thống Chuỗi cung ứng (Supply Chain) toàn cầu, Giao hàng chặng cuối hay Last Mile Delivery là thuật ngữ chuyên ngành chỉ công đoạn vận chuyển hàng hóa từ trung tâm phân phối gần nhất đến tay Người tiêu dùng cuối cùng.

Tuy nhiên, định nghĩa này không chỉ bó hẹp trong giao dịch B2C (Thương mại điện tử) mà còn bao trùm cả mảng B2B. Đối với logistics công nghiệp, hoạt động này bao gồm việc vận chuyển linh kiện, nguyên vật liệu từ kho vệ tinh đến các đại lý bán lẻ hoặc dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp. Về bản chất, đây là bước “chốt hạ” để hoàn tất hành trình thương mại của sản phẩm.

Đặc điểm đặc thù của chặng cuối so với chặng đầu (First Mile) và chặng giữa (Middle Mile)

Đặc điểm đặc thù của giao hàng chặng cuối so với chặng đầu (First Mile) và chặng giữa (Middle Mile)

• Tính phân tán cao: Khác biệt lớn nhất nằm ở quy mô và độ phức tạp. Vận tải chặng cuối mang tính chất phân tán cao độ, trái ngược với First Mile (Dặm đầu) và Middle Mile (Dặm giữa) tập trung vận chuyển khối lượng lớn theo lộ trình cố định.
• Xử lý đơn hàng: Đặc thù là phải xử lý hàng nghìn đơn hàng nhỏ lẻ đến các địa chỉ ngẫu nhiên trong thời gian ngắn nhất.
• Điểm tiếp xúc khách hàng: Là Điểm tiếp xúc khách hàng trực tiếp duy nhất, nơi mà trải nghiệm dịch vụ và uy tín thương hiệu được định đoạt.
• Áp lực chi phí: Chịu áp lực chi phí cao nhất, chủ yếu do tắc nghẽn giao thông đô thị và các rủi ro vận hành phức tạp hơn.

Vai trò cốt lõi của giao hàng chặng cuối trong Logistics Xuất nhập khẩu

Không chỉ đơn thuần là khâu vận chuyển đích đến, chặng cuối đóng vai trò như “xương sống” định hình hiệu quả kinh doanh và uy tín thương hiệu của doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Tác động trực tiếp đến chi phí logistics

Nhiều doanh nghiệp thường đánh giá thấp tỷ trọng ngân sách của khâu này trong tổng thể chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, theo các dữ liệu phân tích ngành, hoạt động giao hàng chặng cuối thực tế chiếm từ 28-53% tổng chi phí vận chuyển của một đơn hàng.

Đây là con số khổng lồ, phát sinh chủ yếu từ sự phân tán địa lý, giá nhiên liệu và sự kém hiệu quả trong Chi phí vận chuyển nội địa. Do đó, bài toán Tối ưu chi phí logistics tại điểm nút này chính là chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp cải thiện biên lợi nhuận ròng và giảm gánh nặng tài chính đáng kể.

Yếu tố quyết định sự hài lòng của khách hàng

Đối với người mua, chất lượng dịch vụ của giao hàng chặng cuối chính là thước đo uy tín trực quan nhất của người bán. Trải nghiệm khách hàng hiện nay không chỉ dừng lại ở sản phẩm tốt mà phụ thuộc rất lớn vào Tốc độ giao hàng và thái độ phục vụ.

Một quy trình giao hàng chặng cuối chuyên nghiệp bắt buộc phải đảm bảo Tỷ lệ giao hàng thành công ngay lần đầu tiên ở mức cao nhất. Nếu khâu này thất bại, mọi nỗ lực marketing trước đó đều trở nên vô nghĩa, dẫn đến rủi ro mất khách hàng vĩnh viễn vào tay đối thủ.

Tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa

Việc quản lý tốt chặng cuối giúp khép kín chuỗi cung ứng, tạo ra Lợi thế cạnh tranh vượt trội trên thị trường khốc liệt. Khi quy trình giao hàng chặng cuối được vận hành trơn tru nhờ công nghệ định tuyến, doanh nghiệp sẽ kiểm soát tốt dòng chảy vật lý, giảm thiểu tồn kho và ùn ứ cục bộ

Điều này nâng cao Hiệu quả vận hành tổng thể, cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh với các biến động thị trường. Đầu tư vào hạ tầng giao hàng chặng cuối hiện đại là bước đi chiến lược để duy trì sự bền vững và linh hoạt của toàn bộ hệ thống phân phối.

Xem thêm: Nhược điểm của giao hàng chặng cuối là gì? Tìm hiểu ngay

Quy trình vận hành giao hàng chặng cuối tiêu chuẩn

Để đảm bảo dòng chảy hàng hóa thông suốt, quy trình giao hàng chặng cuối chuẩn tại các doanh nghiệp logistics chuyên nghiệp thường trải qua 4 bước nghiêm ngặt sau:

Bước 1: Nhập kho/Xử lý đơn hàng tại trung tâm phân phối

Quy trình bắt đầu khi hàng hóa tập kết về Trung tâm phân phối địa phương. Nhân viên tiến hành quét mã, kiểm đếm và phân loại chi tiết theo khu vực địa lý để chuẩn bị giao hàng chặng cuối.

Quy trình xử lý đơn hàng này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, đồng thời phải thực hiện đóng gói/dán nhãn lại để đảm bảo kiện hàng đủ điều kiện an toàn trước khi xếp lên phương tiện vận tải.

Bước 2: Phân tuyến và điều phối phương tiện

Giai đoạn này được xem là “bộ não” của hệ thống logistics. Các điều phối viên sử dụng Phần mềm quản lý vận tải (TMS) để lập kế hoạch di chuyển tối ưu cho đội xe.

Công nghệ Định tuyến thông minh tích hợp AI tự động tính toán đường đi ngắn nhất, tránh các điểm tắc nghẽn để tiết kiệm nhiên liệu. Mục tiêu cốt lõi là đảm bảo hiệu suất giao hàng chặng cuối đạt mức cao nhất, giúp tài xế giao được số lượng đơn tối đa trong thời gian cho phép.

Bước 3: Vận chuyển đến người nhận 

Hàng hóa rời kho và bắt đầu hành trình thực tế đến tay khách hàng. Trong suốt quá trình thực hiện giao hàng chặng cuối, cả người gửi và người nhận đều có thể cập nhật trạng thái vị trí thời gian thực thông qua tính năng Theo dõi đơn hàng.

Tài xế sẽ chủ động liên hệ trước khi đến để tăng tỷ lệ giao hàng thành công. Sự chuyên nghiệp của nhân viên giao nhận ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận và mức độ hài lòng của khách hàng đối với thương hiệu.

Bước 4: Bằng chứng giao hàng (POD) và xử lý hậu cần ngược (nếu có)

Khi kiện hàng được trao tay, tài xế phải thu thập Bằng chứng giao hàng (POD – Proof of Delivery) thông qua chữ ký điện tử hoặc hình ảnh xác thực để kết thúc nhiệm vụ. Trường hợp khách từ chối nhận, quy trình Logistics ngược sẽ được kích hoạt ngay lập tức.

Hàng hóa quay đầu về kho để kiểm tra và nhập lại hệ thống. Việc quản lý chặt chẽ bước này giúp minh bạch hóa trách nhiệm giữa các bên và giải quyết khiếu nại nhanh chóng.

Bạn cần tối ưu chi phí Last Mile? Đừng ngần ngại, hãy Liên hệ ngay với PTN để nhận tư vấn lộ trình vận chuyển tiết kiệm nhất

Các mô hình Giao hàng chặng cuối phổ biến tại Việt Nam

Tại Việt Nam, hoạt động giao hàng chặng cuối được triển khai thông qua nhiều mô hình linh hoạt nhằm đáp ứng đa dạng nhu cầu thị trường, từ B2B đến B2C.

Mô hình truyền thống (Hub & Spoke)

Mô hình Hub & Spoke là cấu trúc phân phối truyền thống, trong đó hàng hóa được tập trung về một trung tâm chính (Hub) rồi tỏa ra các điểm giao nhỏ hơn thông qua Mạng lưới bưu cục (Spoke).

Mô hình này hiệu quả cho các công ty lớn có khối lượng đơn hàng ổn định và cần tối ưu hóa chi phí vận hành đường dài. Tuy nhiên, mô hình dễ bị tắc nghẽn cục bộ tại Hub, làm chậm tốc độ giao hàng chặng cuối khi vào giờ cao điểm và không phù hợp với các đơn hàng cần giao gấp trong ngày.

Mô hình kho vệ tinh/kho nội đô

Để giải quyết triệt để bài toán về tốc độ và thời gian giao hàng, các doanh nghiệp Giao hàng thương mại điện tử hàng đầu đang chuyển sang sử dụng Kho vệ tinh (Urban Fulfillment Center) hoặc kho nội đô.

Việc đưa hàng hóa gần hơn với khu vực tiêu thụ giúp rút ngắn đáng kể khoảng cách và thời gian xử lý. Mô hình này đòi hỏi vốn đầu tư lớn hơn vào cơ sở hạ tầng, nhưng cho phép thực hiện giao hàng nhanh chóng trong vòng 1-2 giờ, tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội về chất lượng dịch vụ giao hàng chặng cuối.

Mô hình Crowdsourcing (Giao hàng công nghệ)

Mô hình này tận dụng nền tảng công nghệ và đội ngũ cộng tác viên. Đây là giải pháp linh hoạt nhất cho Giao hàng theo nhu cầu, đặc biệt phù hợp với đơn hàng nhỏ, cấp tốc trong khu vực đô thị. Các nền tảng này dùng thuật toán để kết nối đơn hàng với tài xế rảnh rỗi gần nhất.

Nhờ đó, tốc độ và khả năng mở rộng của dịch vụ giao hàng chặng cuối được cải thiện nhanh chóng, nhưng việc kiểm soát chất lượng dịch vụ của đội ngũ tài xế lại đòi hỏi hệ thống đánh giá nghiêm ngặt hơn.

Thị trường có gì mới? Cập nhật các xu hướng và tin tức nóng hổi nhất tại chuyên mục Blog tin ngành logistics

Khâu giao hàng chặng cuối chiếm tỷ trọng chi phí lớn, nên việc áp dụng mô hình và công nghệ chuẩn là cấp thiết để nâng cao Hiệu quả vận hành. PTN Logistics với kinh nghiệm thực tiễn cam kết giúp bạn giải quyết dứt điểm bài toán này. Chi phí logistics đang quá cao và bạn cần một phương án vận tải tiết kiệm, minh bạch? Gửi yêu cầu cho PTN ngay hôm nay để nhận giải pháp trọn gói, đảm bảo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp bạn!

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về giao hàng chặng cuối