Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển – Tìm hiểu ngay

Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là phương thức vận tải chủ lực nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro về chứng từ và thủ tục hải quan phức tạp. Cùng PTN Logistics tìm hiểu quy trình, bí kíp xử lý sự cố và cách tối ưu chi phí giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh một cách an toàn, bền vững nhất.

Danh sách các chứng từ bắt buộc trong giao nhận đường biển

Bộ chứng từ trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển quyết định trực tiếp đến việc thông quan và nhận hàng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các loại giấy tờ sau để đảm bảo tính pháp lý:

• Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L): Chủ hàng có thể lựa chọn sử dụng vận đơn gốc (Original Bill) để đảm bảo tính pháp lý cao nhất, hoặc sử dụng surrender bill / telex release để giải phóng hàng nhanh mà không cần chờ bản giấy.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) & Phiếu đóng gói (Packing List)
  • Invoice thể hiện giá trị giao dịch để tính thuế
  • Packing list chi tiết mô tả quy cách đóng gói, trọng lượng và số lượng kiện hàng thực tế.
• Chứng nhận xuất xứ (C/O): Đây là chìa khóa giảm thuế nhập khẩu khi giao nhận hàng hóa bằng đường biển. Các mẫu phổ biến như:
  • C/O form e (Trung Quốc)
  • Form D (ASEAN)…
• Tờ khai hải quan và các giấy phép chuyên ngành: Bao gồm tờ khai thông quan điện tử và các loại giấy phép kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng, đăng kiểm…) tùy thuộc vào mã HS của hàng hóa. Ngoài ra, hợp đồng ngoại thương cũng là chứng từ cần thiết để đối chiếu khi có phát sinh tranh chấp hoặc tham vấn giá.

Cần báo giá cước nhập khẩu trọn gói (All-in)? Gửi info lô hàng, PTN báo giá sau 5 phút!

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Quy trình nhập khẩu đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa đơn vị vận tải, đại lý hải quan và kho bãi. Dưới đây là các bước tiêu chuẩn trong quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển đối với hàng nhập khẩu.

Bước 1: Ký kết hợp đồng ngoại thương & Booking tàu

Bước đầu tiên trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển chiều nhập là thương thảo và ký kết hợp đồng mua bán (Sales Contract).

Sau khi thống nhất Incoterms và phương thức thanh toán, bên chịu trách nhiệm vận chuyển (tùy thuộc điều kiện giao hàng) sẽ tiến hành Booking tàu. Ngay khi tàu chạy, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao lịch trình để nhận arrival notice (giấy báo hàng đến) từ hãng tàu hoặc Forwarder trước ngày cập cảng khoảng 1-2 ngày.

Việc nắm bắt chính xác thời gian hàng đến giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch tài chính và kho bãi. Đây là bước quan trọng trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển.

Bước 2: Kiểm tra bộ chứng từ 

Trước khi thực hiện khai báo hải quan cho lô hàng giao nhận hàng hóa bằng đường biển, bộ phận chứng từ phải rà soát kỹ lưỡng sự đồng nhất thông tin giữa Bill of Lading, Invoice và Packing List.

Bất kỳ sự sai lệch nào về tên hàng, số lượng, trọng lượng hay thông tin người nhận đều có thể dẫn đến việc hải quan từ chối thông quan hoặc yêu cầu tham vấn giá lại từ đầu. Đây là giai đoạn quan trọng để phát hiện lỗi sai và yêu cầu phía người bán điều chỉnh chứng từ kịp thời. Từ đó tránh phát sinh chi phí sửa đổi manifest sau này.

Bước 3: Khai báo hải quan nhập khẩu & Đóng thuế

Dữ liệu từ bộ chứng từ hoàn chỉnh sẽ được nhập liệu lên hệ thống vnaccs/vcis để tiến hành khai báo hải quan. Hệ thống sẽ tự động phân luồng hải quan theo ba mức độ:

• Xanh (miễn kiểm tra)
• Vàng (kiểm tra hồ sơ giấy)
• Đỏ (kiểm hóa hồ sơ và thực tế hàng hóa)

Đối với luồng vàng và đỏ, doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ gốc để công chức hải quan kiểm tra. Sau khi tờ khai được thông quan hoặc giải phóng hàng, doanh nghiệp tiến hành nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT vào ngân sách nhà nước để hoàn tất nghĩa vụ tài chính cho lô hàng giao nhận hàng hóa bằng đường biển.

Đừng bỏ lỡ: Dịch vụ vận tải đường biển uy tín và chuyên nghiệp tại PTN Logistics

Bước 4: Lệnh giao hàng (D/O) và quy trình lấy hàng tại cảng

Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế và hãng tàu xác nhận thanh toán cước, doanh nghiệp sẽ tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O). Hiện nay, nhiều hãng tàu đã áp dụng e-do (lệnh giao hàng điện tử) giúp rút ngắn thời gian đi lại.

Nhân viên giao nhận sẽ mang D/O cùng giấy giới hạn, mã vạch tờ khai đến phòng thương vụ cảng để đóng phí hạ bãi và in phiếu eir (phiếu giao nhận container). Đây là bước quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển.

Tại bước này, nếu là hàng nguyên container (FCL), doanh nghiệp cần thực hiện đóng tiền cược vỏ container. Điều này để đảm bảo trách nhiệm trả vỏ rỗng sạch sẽ và nguyên vẹn sau khi rút hàng.

Bước 5: Vận chuyển nội địa về kho nhập khẩu

Bước cuối cùng của quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển hàng nhập là điều xe đầu kéo hoặc xe tải thùng (với hàng LCL) vào cảng lấy hàng.

Phương tiện vận tải cần cung cấp đúng biển số xe đã đăng ký trên hệ thống cảng điện tử (E-port) để được cấp phép qua cổng. Hàng hóa được kéo về kho riêng của doanh nghiệp để dỡ hàng (rút ruột).

Khi dỡ xong, vỏ container rỗng cần được vệ sinh sạch sẽ và hoàn trả về bãi chỉ định (Depot) đúng thời gian quy định (Free time). Sau đó có thể nhận lại tiền cược vỏ và kết thúc quy trình.

Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển

Đối với hàng xuất khẩu, tính chủ động về thời gian là yếu tố sống còn.

Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển hàng xuất bao gồm các bước nghiệp vụ khắt khe sau:

Bước 1: Đàm phán Incoterms & Đặt chỗ (Booking)

Doanh nghiệp xuất khẩu cần xác định rõ trách nhiệm chi phí và rủi ro thông qua việc lựa chọn incoterms 2020 phù hợp (thường là FOB hoặc CIF).

Dựa trên kế hoạch giao nhận hàng hóa bằng đường biển, nhân viên chứng từ gửi yêu cầu lấy Booking (Booking Request) tới hãng tàu hoặc Forwarder. Trên booking note sẽ thể hiện rõ các thông tin quan trọng như:

• Tên tàu
• Số chuyến
• Cảng đi
• Cảng đến
• Giờ cắt máng (closing time)
• Nơi cấp vỏ rỗng…

Việc có được Booking sớm là lợi thế lớn trong mùa cao điểm của hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển.

Lo ngại rớt tàu giờ chót? Liên hệ PTN Logistics để được cam kết Booking và giữ chỗ an toàn.

Bước 2: Đóng hàng (FCL/LCL) và hạ bãi chờ xuất

Sau khi lấy vỏ container rỗng, doanh nghiệp tiến hành đóng hàng tại kho. Quá trình đóng gói phải đảm bảo hàng hóa được chèn lót chắc chắn, chịu được rung lắc trong quá trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển.

Sau khi đóng xong, cần kẹp seal hãng tàu để niêm phong và thực hiện cân hàng để khai báo VGM (Verified Gross Mass – xác nhận khối lượng toàn bộ).

Container sau đó được vận chuyển hạ bãi chờ xuất tại cảng trước giờ closing time quy định trên Booking. Đối với hàng lẻ (LCL), hàng sẽ được chở đến kho CFS để đơn vị gom hàng đóng vào container chung.

Bước 3: Khai báo hải quan xuất khẩu & Thanh lý tờ khai

Song song với việc đóng hàng, bộ phận xuất nhập khẩu thực hiện truyền tờ khai hải quan xuất khẩu trên phần mềm ECUS.

Sau khi tờ khai được thông quan và hàng đã hạ bãi an toàn, nhân viên giao nhận hiện trường sẽ tiến hành thanh lý tờ khai hải quan tại hải quan giám sát bãi. Bước này xác nhận lô hàng đã hoàn tất thủ tục pháp lý và đủ điều kiện để xếp lên tàu.

Đây là mắt xích không thể thiếu trong quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển. Nó giúp đảm bảo hàng hóa được xuất đi hợp pháp.

Bước 4: Phát hành vận đơn (Bill of Lading) & Gửi chứng từ

Trước thời hạn cut-off time SI, doanh nghiệp phải gửi chi tiết shipping instruction (hướng dẫn gửi hàng) cho hãng tàu để soạn thảo vận đơn nháp (Draft B/L). Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ phát hành vận đơn chính thức (Original B/L hoặc Surrender B/L tùy yêu cầu).

Doanh nghiệp tập hợp bộ chứng từ gồm B/L, Invoice, Packing List, C/O và gửi cho người mua nước ngoài để họ chuẩn bị nhận hàng.

Quy trình xuất khẩu chặt chẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng rớt tàu. Từ đó đảm bảo hàng hóa đến tay đối tác đúng hạn qua phương thức giao nhận hàng hóa bằng đường biển.

Tìm hiểu thêm: Biểu đồ giá cước vận tải biển quốc tế

Sai sót phổ biến khi làm thủ tục giao nhận và cách khắc phục

Dù quy trình có chặt chẽ đến đâu, rủi ro vẫn luôn tiềm ẩn. Dưới đây là các sai sót thường gặp trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển và phương án xử lý tối ưu.

Sai lệch thông tin giữa B/L và Packing List

Việc thông tin trên vận đơn không khớp với Packing List là lỗi sai cơ bản nhưng hậu quả nghiêm trọng đến quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển. Điều này dẫn đến việc không thể lấy D/O, bị hải quan giữ hàng để kiểm tra lại. Hậu quả là doanh nghiệp phải gánh chịu các khoản local charges phát sinh như:

• Phí chỉnh sửa manifest (correction fee)
• Phí storage (lưu bãi) tại cảng…

Cách khắc phục là thiết lập quy trình kiểm tra chéo giữa bộ phận kho, chứng từ và Forwarder trước khi gửi SI hoặc trước khi tàu cập cảng trong quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển.

HS Code áp sai dẫn đến phạt thuế

Xác định sai mã HS Code là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan khi giao nhận hàng hóa bằng đường biển.

Một số doanh nghiệp cố tình áp mã thuế thấp hoặc do thiếu kiến thức nghiệp vụ đều bị hệ thống quản lý rủi ro phát hiện. Trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển, việc này còn khiến hàng bị ách tắc, phát sinh phí dem/det (lưu container/lưu bãi) khổng lồ.

Doanh nghiệp cần tham vấn ý kiến từ các đơn vị tư vấn logistics uy tín hoặc sử dụng dịch vụ xác định trước mã số của cơ quan hải quan để đảm bảo tính chính xác.

Mất vận đơn gốc (Original Bill) 

Hãng tàu sẽ không giao nhận hàng hóa bằng đường biển nếu thiếu chứng từ này. Để xin cấp lại, chủ hàng phải chứng minh quyền sở hữu, mua bảo hiểm hàng hóa đường biển và đặt cọc một khoản tiền lớn (thường 110-150% giá trị hàng). Hoặc có thể làm thư bảo lãnh (Letter of Indemnity) có xác nhận của ngân hàng.

Quy trình này rất phức tạp và tốn kém thời gian. Vì vậy, việc quản lý và lưu trữ chứng từ gốc phải được thực hiện theo quy trình bảo mật nghiêm ngặt nhất. Từ đó hạn chế tối đa các rủi ro xảy ra khi giao nhận hàng hóa bằng đường biển

Xem ngay: Các loại hàng hóa vận chuyển bằng đường biển phổ biến hiện nay

PTN Logistics: Đối tác chiến lược trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển toàn cầu

PTN Logistics cung cấp giải pháp vận chuyển toàn diện. Đồng thời giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chuỗi cung ứng và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển.

Giải pháp tối ưu chi phí và lộ trình vận chuyển

Với vị thế là đối tác chiến lược của các hãng tàu lớn như Maersk, COSCO, ONE, CMA CGM, PTN Logistics cam kết mang đến giải pháp giao nhận hàng hóa bằng đường biển tối ưu nhất về chi phí và thời gian.

Đội ngũ nhân sự sẵn sàng tư vấn lộ trình vận chuyển thông minh, linh hoạt lựa chọn phương án đi thẳng (Direct) hoặc chuyển tải (Transship). Việc này sẽ dựa trên nhu cầu thực tế về ngân sách và tiến độ của từng lô hàng.

Dịch vụ gom hàng lẻ (LCL Consolidation) chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa cước phí mà vẫn đảm bảo an toàn hàng hóa, không bị dồn ép hay hư hỏng.

Kiểm soát rủi ro pháp lý và thông quan nhanh chóng

Sở hữu năng lực xử lý pháp lý vượt trội, PTN Logistics giải quyết triệt các vấn đề khó trong thủ tục hải quan và chứng từ xuất nhập khẩu. Đội ngũ nhân sự am hiểu sâu sắc các quy định về mã HS, quy tắc xuất xứ (C/O) và giấy phép kiểm tra chuyên ngành, đảm bảo tiến độ thông quan “luồng xanh” nhanh chóng và hợp pháp.

PTN Logistics hỗ trợ rà soát 100% hồ sơ trước khi phát hành. Nhờ vậy giúp giảm thiểu tuyệt đối rủi ro phạt vi phạm hành chính hay chi phí DEM/DET do sai sót giấy tờ khi thực hiện giao nhận hàng hóa bằng đường biển.

Mạng lưới toàn cầu và cam kết chất lượng dịch vụ

Hệ thống đại lý toàn cầu phủ sóng rộng khắp hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ cho phép PTN thực hiện dịch vụ Door-to-Door một cách chuyên nghiệp tại cả hai đầu xuất và nhập.

PTN Logistics là đơn vị vận chuyển uy tín và đóng vai trò tư vấn chiến lược, hỗ trợ doanh nghiệp đàm phán các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) hiệu quả nhất. Chính sách bảo hiểm hàng hóa toàn diện cùng cam kết đền bù thỏa đáng mang lại sự an tâm tuyệt đối cho khách hàng khi giao nhận hàng hóa bằng đường biển.

Tóm lại giao nhận hàng hóa bằng đường biển đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ để đảm bảo an toàn và tránh các khoản phí phạt phát sinh không đáng có. Đừng để những sai sót nhỏ về chứng từ gây thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp bạn. Gọi PTN Logistics để nhận tư vấn và báo giá cạnh tranh nhất thị trường ngay hôm nay.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến giao nhận hàng hóa bằng đường biển