Dịch vụ gửi hàng mẫu đi Mỹ: Rủi ro hải quan & cách xử lý!

Doanh nghiệp của bạn đang cần gửi hàng mẫu đi Mỹ nhưng lo lắng về các thủ tục FDA phức tạp? Thực tế, rủi ro hàng bị giữ lại hoặc bị trả về là rất cao nếu sai sót trong khâu khai báo hải quan, đặc biệt khi gửi TPCN hay mỹ phẩm. Với kinh nghiệm xử lý hàng khó, PTN Logistics sẽ hướng dẫn bạn quy trình chuẩn để cam kết thông quan. Hãy cùng tìm hiểu ngay!

Rủi ro lớn nhất khi gửi hàng mẫu đi Mỹ: Bị hải quan trả về

Cơ hội giao thương mở rộng, nhưng rủi ro lớn nhất khi gửi hàng mẫu đi Mỹ chính là thất bại ngay tại cửa ngõ: bị hải quan Mỹ (CBP) từ chối thông quan. Đây là “nỗi đau” lớn nhất mà các doanh nghiệp SMEs thương xuyên đối mặt khi thiếu kinh nghiệm xử lý nghiệp vụ phức tạp.

Vì sao gửi hàng mẫu đi Mỹ dễ bị hải quan giữ lại

Nhiều doanh nghiệp vẫn lầm tưởng rằng việc gửi hàng mẫu đi Mỹ chỉ đơn giản là đóng gói và vận chuyển. Thực tế, đây là thị trường “khó tính” bậc nhất khi gửi hàng mẫu đi Mỹ. Thủ tục hải quan Mỹ (CBP) cực kỳ khắt khe, áp dụng nhiều lớp quy định giám sát, đặc biệt với các mặt hàng nhạy cảm như thực phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng.

Chỉ một sơ suất nhỏ trong khai báo hải quan cũng có thể khiến lô hàng bị tạm giữ để kiểm tra chuyên sâu. Đây là lỗi sai khi gửi hàng phổ biến nhất, xuất phát từ việc chủ quan, thiếu kinh nghiệm nghiệp vụ, hoặc chọn đơn vị vận chuyển thiếu năng lực thẩm định giấy tờ gửi hàng ngay từ đầu. Hậu quả là hàng bị giữ lại, gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc.

Các lỗi thủ tục khiến hàng mẫu bị từ chối nhập cảnh

Việc hàng bị trả về thường xuất phát từ những vi phạm nghiêm trọng về thủ tục. Dưới đây là 4 lỗi nghiệp vụ cơ bản khiến lô hàng của bạn thất bại:

• Thiếu chứng từ cốt lõi: Lô hàng không đính kèm, hoặc thiếu thông tin trên Invoice (hóa đơn thương mại), Packing List, khai sai mã HS Code, hoặc thiếu bảng chỉ dẫn an toàn (MSDS) với hàng hóa chất/lỏng.
• Khai báo sai mục đích: Phổ biến nhất là lỗi khai mục đích “commercial sample” (hàng mẫu thương mại) không rõ ràng, dẫn đến việc bị CBP áp thuế sai hoặc tạm giữ.
• Vi phạm quy định kiểm dịch: Gửi hàng có nguồn gốc động, thực vật (như nông sản, thực phẩm khô) nhưng thiếu chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate).
• Không đăng ký giấy phép đặc biệt: Đây là lỗi nghiêm trọng khi gửi hàng mẫu đi Mỹ là thực phẩm, mỹ phẩm, hay TPCN mà không có mã đăng ký FDA hoặc VCRP (với mỹ phẩm) hợp lệ.

Hậu quả khi hàng mẫu bị hải quan trả về

Khi một lô hàng mẫu bị từ chối, hậu quả tài chính và uy tín khi gửi hàng mẫu là vô cùng nặng nề. Doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu toàn bộ chi phí vận chuyển hai chiều (chiều đi và chiều trả về Việt Nam), một con số không hề nhỏ.

Song song đó, phí lưu kho tại sân bay hoặc cảng Mỹ sẽ phát sinh mỗi ngày hàng bị tạm giữ. Nhưng tổn thất lớn nhất chính là phi tài chính: Lô hàng gửi hàng mẫu đi Mỹ thất bại đồng nghĩa với việc chậm tiến độ ký hợp đồng hoặc thử nghiệm sản phẩm.

PTN Logistics – Chuyên xử lý hàng mẫu yêu cầu giấy phép đặc biệt

Để giải quyết triệt để các rủi ro thủ tục tại hải quan, doanh nghiệp cần một đối tác logistics có năng lực nghiệp vụ chuyên sâu. PTN Logistics là chuyên gia hàng đầu trong việc xử lý hàng khó, đặc biệt là các lô hàng mẫu đòi hỏi giấy phép phức tạp.

Năng lực xử lý hàng mẫu thực phẩm

Việc gửi hàng mẫu đi Mỹ là mặt hàng thực phẩm (như cà phê, trà, hạt điều, bánh kẹo) là thế mạnh nghiệp vụ cốt lõi của PTN. Chúng tôi hiểu rằng gửi thực phẩm đi mỹ không chỉ là vận chuyển, mà là năng lực xử lý thủ tục. Thách thức lớn nhất chính là Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA). PTN Logistics cung cấp dịch vụ tư vấn đăng ký FDA (nếu doanh nghiệp chưa có), đảm bảo mã số hợp lệ.

Quan trọng hơn, chúng tôi thực hiện khai báo Prior Notice (Thông báo trước) cho mọi lô hàng trước khi cập cảng. Chúng tôi cũng thẩm định chi tiết yêu cầu nhãn mác hàng hóa (labeling) để đảm bảo tuân thủ 100% quy định, giúp việc gửi hàng mẫu đi Mỹ thông quan nhanh chóng.

Năng lực xử lý hàng mẫu mỹ phẩm, TPCN

Đối với mặt hàng gửi mỹ phẩm đi mỹ và gửi TPCN đi Mỹ, các quy định còn phức tạp hơn. FDA giám sát chặt chẽ yêu cầu về thành phần (ingredients), cấm các chất không an toàn. PTN sẽ thẩm định kỹ bảng thành phần, đây là nghiệp vụ cốt lõi của chúng tôi. Chúng tôi giúp đảm bảo sản phẩm không vi phạm.

Đặc biệt với mỹ phẩm, PTN cung cấp dịch vụ tư vấn đăng ký VCRP (Chương trình Đăng ký Mỹ phẩm Tự nguyện). Mặc dù “tự nguyện”, đây là yếu tố then chốt để xây dựng lòng tin với FDA và đối tác. Việc gửi hàng mẫu đi Mỹ không thể thiếu bước này, nó đảm bảo lô hàng của bạn đúng chuẩn.

Năng lực xử lý hàng mẫu y tế, thiết bị

Hàng mẫu y tế (như khẩu trang, găng tay, thiết bị) là nhóm hàng kiểm soát đặc biệt. Việc gửi hàng mẫu đi Mỹ cho nhóm này đòi hỏi các yêu cầu đặc thù về đăng ký cơ sở sản xuất (Establishment Registration) và niêm yết thiết bị (Device Listing) với FDA.

PTN Logistics hiểu rõ các giấy phép nhập khẩu cần thiết này. Chúng tôi sẽ tư vấn và thẩm định hồ sơ pháp lý của nhà sản xuất trước khi chấp nhận gửi hàng mẫu. Năng lực của chúng tôi là đảm bảo rằng mọi lô hàng gửi hàng mẫu đi Mỹ, dù phức tạp đến đâu, đều được xử lý đúng quy trình, tránh rủi ro bị từ chối nhập cảnh.

>>Khám phá ngay: Gửi hàng đi Mỹ chuyên nghiệp, giá tốt cùng PTN Logistics!

Quy trình đặt dịch vụ xử lý hàng mẫu có điều kiện 

Để đảm bảo an toàn tuyệt đối và minh bạch hóa quy trình, PTN Logistics áp dụng quy trình nghiệp vụ 4 bước rõ ràng, giúp khách hàng kiểm soát hoàn toàn rủi ro khi gửi hàng.

Bước 1: Gửi yêu cầu & thông tin hàng hóa

Đây là bước khởi đầu của quy trình gửi hàng. Khách hàng cần cung cấp thông tin chi tiết để gửi hàng mẫu đi Mỹ, bao gồm: bảng phân tích thành phần (với hàng thực phẩm, TPCN) và Giấy MSDS (với hàng lỏng, hóa chất). Việc nêu rõ mục đích gửi là bắt buộc để PTN tư vấn giải pháp gửi hàng mẫu đi Mỹ chính xác ngay từ đầu.

Bước 2: PTN Logistics thẩm định & tư vấn giấy tờ 

Dựa trên thông tin khách hàng, chuyên gia PTN sẽ tiến hành thẩm định hàng hóa. Chúng tôi rà soát thành phần, kiểm tra các quy định xem mặt hàng gửi hàng mẫu đi Mỹ có thuộc diện cấm/hạn chế không. Sau đó, PTN thực hiện nghiệp vụ tư vấn giấy tờ chuyên sâu, chỉ rõ các giấy phép cần thiết để lô hàng đảm bảo thông quan.

Bước 3: Báo giá dịch vụ

Sau khi thống nhất phương án, PTN Logistics gửi báo giá trọn gói chi tiết. Chúng tôi cam kết minh bạch, bóc tách rõ cước phí vận chuyển và phí tư vấn/xử lý thủ tục. Khách hàng sẽ không lo chi phí ẩn, mọi khoản phí đều được xác nhận trước khi gửi hàng. Mức giá này đảm bảo tối ưu, tương xứng với năng lực xử lý hàng khó, bảo vệ an toàn cho lô hàng gửi hàng mẫu đi Mỹ của bạn.

Bước 4: Hoàn tất thủ tục & vận chuyển

Ngay khi khách hàng xác nhận báo giá, PTN sẽ nhận hàng (pick-up) và chủ động hoàn tất 100% thủ tục phức tạp (khai báo hải quan, xin giấy phép). Lô hàng gửi hàng mẫu đi Mỹ được vận chuyển nhanh chóng theo hình thức vận chuyển door-to-door. Đội ngũ của chúng tôi theo dõi sát lộ trình và cập nhật tình trạng cho đến khi hàng được giao thành công tại Mỹ, hoàn tất dịch vụ.

>>Tìm hiểu thêm: Dịch vụ Chuyển phát nhanh quốc tế – Giá tốt, dịch vụ tận tâm

Các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí gửi hàng mẫu

Hiểu rõ các yếu tố cấu thành chi phí là rất quan trọng để doanh nghiệp tối ưu ngân sách khi gửi hàng mẫu đi Mỹ. Chi phí không cố định mà phụ thuộc vào nhiều biến số nghiệp vụ.

Trọng lượng và kích thước

Đây là yếu tố đầu tiên quyết định cước phí vận chuyển của lô hàng. Khi gửi hàng mẫu đi Mỹ, các hãng vận chuyển quốc tế sẽ luôn so sánh giữa hai loại trọng lượng:

• Trọng lượng thực (Actual Weight – AW)
• Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight – VW)

Trọng lượng thể tích, hay còn gọi là trọng lượng DIM (Dimensional Weight), áp dụng cho hàng hóa cồng kềnh, chiếm nhiều không gian. Cách tính trọng lượng thể tích tiêu chuẩn là:

(Dài x Rộng x Cao cm) / 5000

Hãng bay sẽ luôn thu phí dựa trên con số nào cao hơn. Do đó, việc tối ưu đóng gói khi gửi hàng mẫu đi Mỹ sẽ giúp giảm đáng kể chi phí.

Loại hàng hóa

Tổng chi phí gửi hàng mẫu phụ thuộc rất lớn vào tính chất hàng hóa. Việc gửi hàng mẫu đi Mỹ là hàng thông thường (quần áo, vải, tài liệu) sẽ có cước phí rẻ hơn đáng kể so với hàng đặc biệt (hàng khó). Các mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, TPCN, hoặc thiết bị y tế đòi hỏi nghiệp vụ xử lý phức tạp, thẩm định hồ sơ, và các thủ tục bắt buộc như khai báo FDA, VCRP…

Những nghiệp vụ chuyên môn này sẽ cấu thành thêm phí dịch vụ xử lý thủ tục, cộng vào cước phí vận chuyển tiêu chuẩn. Do đó, loại hàng hóa càng phức tạp, yêu cầu nghiệp vụ càng cao thì tổng chi phí gửi hàng mẫu đi Mỹ sẽ càng tăng.

Địa chỉ nhận hàng

Nước Mỹ có diện tích rộng lớn với nhiều mã zip (zip code) khác nhau. Cước phí gửi hàng mẫu đi Mỹ đến các trung tâm, thành phố lớn (như Los Angeles, New York) sẽ luôn tối ưu. Tuy nhiên, nếu địa chỉ người nhận nằm ở các khu vực ngoại ô, đảo, hoặc các vùng thưa dân cư, hãng vận chuyển sẽ áp dụng phụ phí vùng sâu vùng xa (Remote Area Surcharge).

Đây là khoản phí cố định (hoặc tính trên mỗi kg) để bù đắp chi phí vận hành cho chặng giao hàng cuối (last-mile delivery) tại các khu vực khó tiếp cận. Vì vậy, khi yêu cầu báo giá gửi hàng mẫu đi Mỹ, cung cấp zip code chính xác là rất quan trọng để có được con số cuối cùng.

Đừng để rủi ro thủ tục cản trở cơ hội kinh doanh của bạn. Liên hệ PTN Logistics để được thẩm định hàng mẫu miễn phí!

Tại sao doanh nghiệp nên chọn PTN Logistics để gửi hàng mẫu đi Mỹ?

Việc lựa chọn đối tác logistics quyết định 90% sự thành công của lô hàng mẫu. Giữa thị trường vận chuyển, PTN Logistics cung cấp các giá trị nghiệp vụ chuyên sâu mà một công ty logistics chuyên nghiệp phải có.

Giải pháp toàn diện: Hạn chế tối đa rủi ro thủ tục

Khác biệt lớn nhất của PTN Logistics là chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ vận chuyển, mà mang đến một giải pháp nghiệp vụ toàn diện. Chúng tôi hiểu rằng rủi ro lớn nhất khi gửi hàng mẫu đi Mỹ đến từ thủ tục. Vì vậy, 100% lô hàng khó (thực phẩm, mỹ phẩm) đều phải qua bước thẩm định hồ sơ (FDA, VCRP) trước khi nhận hàng.

Chúng tôi tư vấn chính xác những gì doanh nghiệp cần, đảm bảo cam kết thông quan cho các lô hàng đã tuân thủ đúng hướng dẫn. Giải pháp này giúp loại bỏ rủi ro bị hải quan giữ lại, đảm bảo việc gửi hàng mẫu đi Mỹ thành công ngay từ lần đầu tiên.

Minh bạch chi phí: Chấm dứt nỗi lo chi phí ẩn và phí trả về

Chúng tôi chấm dứt “nỗi ám ảnh” lớn nhất của doanh nghiệp: chi phí ẩn. Nhiều đơn vị chỉ báo giá cước vận chuyển, nhưng lại “quên” các phí xử lý thủ tục hoặc rủi ro phát sinh. Nếu hàng bị trả về, doanh nghiệp phải chịu phí vận chuyển 2 chiều và phí lưu kho đắt đỏ

Với PTN, chúng tôi cam kết không phát sinh chi phí ngoài báo giá ban đầu. Báo giá của chúng tôi là trọn gói, đã bao gồm cước phí và phí nghiệp vụ xử lý hồ sơ. Điều này giúp doanh nghiệp hoạch định ngân sách gửi hàng mẫu đi Mỹ chính xác, tránh tuyệt đối rủi ro tài chính.

Tốc độ và uy tín: Đảm bảo tiến độ ký hợp đồng của bạn

Trong kinh doanh quốc tế, hàng mẫu không chỉ là sản phẩm, đó là uy tín và cơ hội ký hợp đồng. Việc gửi hàng mẫu đi Mỹ bị chậm trễ do thủ tục sẽ làm mất uy tín của doanh nghiệp với đối tác. PTN Logistics cung cấp một dịch vụ gửi hàng uy tín, nơi tốc độ không chỉ đến từ chặng bay, mà đến từ năng lực xử lý hồ sơ nhanh gọn.

Nhờ việc thẩm định và chuẩn bị giấy tờ (FDA, Prior Notice) đầy đủ, lô hàng được thông quan nhanh chóng, không bị “ngâm” tại cửa khẩu. Chúng tôi đảm bảo tiến độ gửi hàng mẫu đi Mỹ đúng cam kết, giúp bạn giữ vững chữ tín và thúc đẩy nhanh quá trình ký kết hợp đồng.

>>Xem thêm: Gửi thực phẩm đi Mỹ – Hàng nào cấm và hàng nào được phép?

Đừng để rủi ro thủ tục cản trở cơ hội kinh doanh của bạn tại thị trường Mỹ. Việc gửi hàng mẫu đi Mỹ đòi hỏi nghiệp vụ chuyên sâu, đặc biệt với các mặt hàng “khó” như thực phẩm, mỹ phẩm. Hãy để các chuyên gia của PTN Logistics giúp bạn. Liên hệ ngay hôm nay để được thẩm định hàng mẫu và tư vấn giải pháp thông quan an toàn, miễn phí!

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về gửi hàng mẫu đi Mỹ