Dịch vụ gửi hàng xách tay đi Nhật nhanh chóng và an toàn

Gửi hàng xách tay đi Nhật đòi hỏi sự am hiểu về quy trình, chi phí và các quy định nghiêm ngặt của Nhật Bản. Đặc biệt, thủ tục hải quan gửi hàng cá nhân như mỹ phẩm, thực phẩm thường phức tạp. Cùng PTN Logistics tìm hiểu để đảm bảo lô hàng của bạn được thông quan suôn sẻ.

Các loại hàng hóa được phép & bị hạn chế khi gửi xách tay đi Nhật

Nắm rõ danh mục hàng hóa là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo lô hàng gửi hàng xách tay đi Nhật được thông quan suôn sẻ.

Danh sách các mặt hàng phổ biến được gửi 

Hầu hết các mặt hàng phục vụ tiêu dùng cá nhân, không thuộc danh mục cấm, đều được chấp nhận vận chuyển. Dịch vụ gửi hàng xách tay đi Nhật thường xuyên xử lý các nhóm hàng:

• Quần áo, giày dép: Đây là mặt hàng phổ biến nhất. Bao gồm cả gửi quần áo đi Nhật và các phụ kiện thời trang. Hàng hóa nên có nhãn mác rõ ràng để dễ dàng xác định.
• Mỹ phẩm: Dịch vụ gửi mỹ phẩm đi Nhật chấp nhận các loại như kem dưỡng da, đồ trang điểm, serum, với điều kiện không chứa cồn hoặc các thành phần dễ cháy nổ. Cần lưu ý giới hạn về số lượng (thường dưới 24 sản phẩm/loại) để được xem là hàng cá nhân.
• Đồ gia dụng: Các thiết bị điện tử, đồ dùng nhà bếp (không có pin lithium công suất lớn hoặc nam châm mạnh) cũng được vận chuyển.

Những mặt hàng hạn chế/cấm gửi đi Nhật

Một số mặt hàng bị kiểm soát đặc biệt nghiêm ngặt. Những mặt hàng cấm gửi hàng xách tay đi Nhật bao gồm vũ khí, chất cấm, văn hóa phẩm đồi trụy, và các ấn phẩm chống phá nhà nước. Bên cạnh đó, nhóm hàng hóa bị hạn chế cần chú ý gồm:

• Thực phẩm: Gửi thực phẩm đi Nhật rất phức tạp. Thực phẩm tươi sống, các loại có nguồn gốc từ thịt (heo, bò, gà…) như chà bông, lạp xưởng hầu như không được phép nhập nếu không có chứng nhận kiểm dịch động vật do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Thuốc: Thuốc tây gửi sang Nhật chỉ được phép nếu dùng cho mục đích cá nhân và có toa bác sĩ. Số lượng thuốc nên giới hạn trong mức dùng cá nhân (thường dưới 1 tháng)
• Hàng nguy hiểm (Dangerous Goods): Pin, sạc dự phòng, chất lỏng dễ cháy. Đây là nhóm hàng khó gửi đòi hỏi thủ tục và đóng gói chuyên biệt.

Tác động của quy định hải quan tại Nhật Bản & Việt Nam

Cả hai quốc gia đều có quy định riêng. Tại Việt Nam, hàng hóa gửi ra nước ngoài phải không thuộc danh mục hàng cấm xuất khẩu theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Một số mặt hàng đặc biệt (thực phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế) có thể cần khai báo hải quan hoặc kiểm định trước khi xuất khẩu.

Tại Nhật, quy định hải quan Nhật Bản rất nghiêm ngặt, đặc biệt với hàng tiêu dùng và thực phẩm. Họ áp dụng kiểm dịch động thực vật (với hàng nông sản, thực phẩm khô) và kiểm soát y tế (với thuốc, mỹ phẩm) rất kỹ.

Đối với thủ tục hải quan gửi hàng cá nhân, nếu là đồ dùng đã qua sử dụng và giá trị khai báo thấp, thường sẽ được miễn thuế. Tuy nhiên, khai báo sai lệch thông tin hàng hóa khi gửi hàng xách tay đi Nhật có thể dẫn đến rủi ro bị tiêu hủy hoặc phạt nặng.

Quy trình dịch vụ gửi hàng xách tay đi Nhật 

Sau khi xác định hàng hóa được phép, bước tiếp theo là tìm hiểu quy trình vận hành tiêu chuẩn của dịch vụ gửi hàng xách tay đi Nhật.

Bước chuẩn bị hàng hóa & đóng gói

Đóng gói là yếu tố then chốt để bảo vệ hàng hóa và tối ưu chi phí. Cách đóng gói hàng hóa phải tuân thủ tiêu chuẩn an toàn hàng không. Hàng dễ vỡ cần được bọc lót kỹ bằng xốp, mút hoặc túi khí, đảm bảo chèn chặt các khoảng trống trong thùng. Hàng chất lỏng phải được bịt kín miệng chai, quấn băng keo và đặt trong túi nilon để tránh rò rỉ.

Các công ty cung cấp dịch vụ gửi hàng xách tay đi Nhật chuyên nghiệp thường hỗ trợ đóng gói hoặc tư vấn đóng gói tại kho. Hàng hóa nên được dán nhãn thông tin người nhận, người gửi rõ ràng bên ngoài thùng carton.

Bước lựa chọn dịch vụ

Tùy theo nhu cầu về thời gian và chi phí, khách hàng có thể lựa chọn các phương thức vận chuyển:

• Vận chuyển đường hàng không (air cargo): Phù hợp với hàng hóa cần gấp, hàng giá trị cao, trọng lượng trung bình. Đây là hình thức phổ biến của dịch vụ gửi hàng xách tay đi Nhật. Thời gian trung bình khoảng từ 3-5 ngày.
• Vận chuyển đường biển đi Nhật: Giải pháp tối ưu chi phí cho hàng cồng kềnh, số lượng lớn, hàng kinh doanh. Thời gian vận chuyển dài hơn, thường từ 2 – 4 tuần.
• Chuyển phát nhanh đi Nhật: Dịch vụ hỏa tốc thời gian nhanh khoảng từ 1-3 ngày. Nhưng quy định hàng hóa (thực phẩm, mỹ phẩm) rất nghiêm ngặt.

Bước vận chuyển, theo dõi đơn hàng, giao nhận tại Nhật

Đây là quy trình gửi hàng xách tay đi Nhật khi hàng rời kho. Dịch vụ gửi đồ từ Việt Nam sang Nhật chuyên nghiệp sẽ cung cấp mã theo dõi vận đơn (tracking) theo thời gian thực.

Khi hàng đến sân bay/cảng Nhật, đơn vị logistics sẽ làm thủ tục thông quan.

Dịch vụ giao hàng door-to-door sẽ đảm nhận việc giao hàng đến tận tay người nhận tại các thành phố lớn như gửi hàng đi Tokyo hay gửi hàng đi Osaka thông qua các đối tác nội địa.

Bước xử lý khiếu nại, hư hỏng, thất lạc

Rủi ro là không thể tránh khỏi trong vận tải quốc tế. Khi có sự cố, quy trình xử lý khiếu nại rất quan trọng. Khách hàng cần cung cấp hình ảnh, video về tình trạng hàng hóa hư hỏng hoặc bằng chứng về việc thất lạc.

Các đơn vị gửi hàng xách tay đi Nhật uy tín sẽ có điều khoản rõ ràng về bồi thường. Việc này thường dựa trên giá trị hàng hóa (nếu có mua bảo hiểm) hoặc mức cố định theo quy định hàng không.

Minh bạch trong xử lý khiếu nại giúp xây dựng lòng tin. Việc này rất cần thiết khi gửi hàng xách tay đi Nhật giá trị cao.

>>Khám phá ngay: Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế trọn gói với chi phí minh bạch tại PTN Logistics

Cách tính chi phí & những yếu tố ảnh hưởng

Chi phí là yếu tố quan trọng trong. Hiểu rõ cách tính giá giúp dự trù ngân sách chính xác khi gửi hàng xách tay đi Nhật.

Cước vận chuyển 

Cước gửi hàng đi Nhật không dựa trên hai đơn vị: cân nặng thực tế (kg) và cân nặng thể tích (dimensional weight). Công thức tính Dimensional Weight (DW) cho đường bay:

• DW = (Dài x Rộng x Cao)cm / 5000

Đơn vị vận chuyển sẽ thu phí dựa trên con số nào lớn hơn (Gross Weight hoặc Dimensional Weight). Đây là lý do hàng hóa cồng kềnh (gấu bông, chăn) dù nhẹ nhưng phí gửi hàng xách tay đi Nhật vẫn cao.

Phụ phí, thuế nhập khẩu, các chi phí phát sinh

Cước vận chuyển chỉ là một phần. Tổng chi phí gửi hàng xách tay đi Nhật còn bao gồm các phụ phí và thuế.

• Phụ phí nhiên liệu (Fuel Surcharge – FS): Biến động theo giá xăng dầu thế giới
• Phí an ninh (Security Surcharge – SSC)
• Thuế nhập khẩu tại Nhật: Áp dụng nếu giá trị hàng hóa vượt ngưỡng miễn thuế (thường là 10.000 JPY cho hàng quà tặng, phi mậu dịch). Người nhận thường sẽ thanh toán khoản này
• Chi phí phát sinh: Như phí kiểm dịch (với thực phẩm, nếu được phép), phí hun trùng (với hàng gỗ), hoặc phí giao hàng vùng sâu vùng xa tại Nhật (nếu có).

Bảng giá gửi hàng đi Nhật tại PTN Logistics (Tham khảo)

(Lưu ý: Bảng giá dưới đây chỉ mang tính chất minh họa, cước phí thay đổi theo thời điểm)

Đừng bỏ lỡ các tin tức dịch vụ Logistics với những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp XNK

Mẹo tiết kiệm chi phí khi gửi hàng xách tay đi Nhật

Để có mức giá gửi hàng đi Nhật giá rẻ, cần tối ưu hóa nhiều yếu tố:

Tối ưu hóa khâu đóng gói

Tối ưu hóa việc đóng gói gửi hàng xách tay đi Nhật là bước đầu tiên và quan trọng để giảm chi phí vận chuyển. Hàng hóa cần được sắp xếp một cách khoa học, gọn gàng và chèn lót vừa vặn để tối đa hóa không gian bên trong thùng.

Đối với các mặt hàng mềm, xốp như quần áo, chăn màn, gấu bông, việc hút chân không là giải pháp cực kỳ hiệu quả. Khi kích thước thùng hàng được thu nhỏ tối đa, cân nặng thể tích (Volumetric Weight) sẽ giảm xuống.

Tận dụng chính sách gom hàng

Thay vì gửi hàng nhiều lần với trọng lượng nhỏ, nên gom hàng để gửi một lô hàng duy nhất có trọng lượng lớn hơn. Các đơn vị vận chuyển quốc tế thường có các bậc thang cước phí ưu đãi khi trọng lượng lô hàng càng cao.

Ví dụ, đơn giá cước tính trên mỗi kg cho lô hàng trên 21kg hoặc trên 45kg sẽ rẻ hơn đáng kể so với việc gửi các kiện hàng nhỏ lẻ chỉ vài kg. Bằng cách dồn đơn và gửi một lần, sẽ đạt được mức đơn giá/kg tốt nhất. Từ đó giúp chi phí tổng thể giảm đi rõ rệt khi gửi hàng xách tay đi Nhật.

Lựa chọn dịch vụ vận chuyển phù hợp

Việc lựa chọn dịch vụ gửi hàng xách tay đi Nhật ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí và thời gian giao hàng. Nếu lô hàng không yêu cầu thời gian giao hàng quá gấp rút, hãy ưu tiên chọn dịch vụ bay chậm hoặc dịch vụ tiết kiệm thay vì dịch vụ hỏa tốc.

Dịch vụ hỏa tốc đảm bảo thời gian toàn trình nhanh nhất nhưng đi kèm với chi phí rất cao. Ngược lại, dịch vụ bay chậm, dù có thể mất thêm vài ngày, lại có mức giá rẻ hơn đáng kể.

Giải pháp cho hàng cồng kềnh và kế hoạch sớm

Đối với các loại hàng hóa siêu cồng kềnh, có kích thước lớn nhưng trọng lượng nhẹ (như nệm, đồ nội thất, máy móc), vận tải hàng không thường không phải là lựa chọn kinh tế.

Thay vào đó, vận chuyển đường biển đi Nhật là giải pháp tối ưu nhất. Khi sử dụng đường biển, cước phí thường được tính dựa trên CBM (mét khối) thay vì cân nặng. Điều này đặc biệt có lợi cho hàng hóa chiếm nhiều diện tích khi gửi hàng xách tay đi Nhật.

Hơn nữa, việc lên kế hoạch sớm, dù là gửi hàng thông thường hay gửi hàng xách tay, giúp có thời gian so sánh, lựa chọn và tận dụng được các phương án tối ưu nhất. Từ đó tránh các chi phí phát sinh do quyết định vội vàng.

Thấy quy trình phức tạp? Liên hệ PTN Logistics để được hỗ trợ trọn gói từ A-Z, từ đóng gói đến giao tận tay

Vì sao chọn PTN Logistics khi gửi hàng xách tay đi Nhật?

Lựa chọn đối tác vận chuyển (forwarder) quyết định 80% sự thành công của lô hàng khi gửi hàng xách tay đi Nhật. Thị trường này đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ. Đây là những lý do PTN Logistics là đối tác đáng tin cậy.

Kinh nghiệm quốc tế, mạng tuyến Nhật Bản chuyên sâu

Thị trường Nhật Bản có đặc thù riêng, đòi hỏi sự am hiểu nghiệp vụ. PTN Logistics tự hào là đơn vị có kinh nghiệm gửi hàng đi Nhật dày dặn. Chúng tôi sở hữu mạng lưới đối tác rộng lớn để xử lý thông quan và giao hàng nội địa nhanh chóng.

Kinh nghiệm này giúp PTN Logistics xử lý các lô hàng khó gửi. Lựa chọn một đơn vị chuyên tuyến Nhật như PTN là ưu tiên hàng đầu. Đây là yếu tố quan trọng khi gửi hàng xách tay đi Nhật.

Dịch vụ hỗ trợ khai hải quan và bảo hiểm hàng hóa

Dịch vụ gửi hàng xách tay đi Nhật chuyên nghiệp tại PTN Logistics không chỉ là vận chuyển. Yếu tố then chốt là dịch vụ khai hải quan trọn gói. PTN sẽ thay mặt khách hàng hoàn tất tờ khai hải quan (Customs Declaration), xử lý các vấn đề phát sinh tại cửa khẩu.

Hơn nữa, chúng tôi tư vấn rõ ràng về bảo hiểm hàng hóa. Mặc dù không bắt buộc, bảo hiểm (thường 2-3% giá trị hàng) đảm bảo bồi thường nếu có rủi ro. Đây là quyền lợi được đảm bảo khi gửi hàng xách tay đi Nhật tại PTN.

Hợp đồng, trách nhiệm pháp lý và sự minh bạch chi phí

Sự tin cậy thể hiện qua tính pháp lý. Tại PTN Logistics, mọi giao dịch đều có hợp đồng vận chuyển hoặc vận đơn (Air Waybill) rõ ràng, quy định rõ trách nhiệm của bên vận chuyển khi có sự cố.

Mọi chi phí được PTN báo giá trọn gói, cam kết không phát sinh (trừ thuế nhập khẩu nếu người nhận chịu). Sự minh bạch về chi phí và quy trình xử lý khiếu nại là tiêu chí vàng mà PTN Logistics luôn tuân thủ.

>>Xem thêm: Gửi giấy tờ đi Mỹ – Hướng dẫn từ A-Z & Giải pháp tránh rủi ro

Tóm lại, gửi hàng xách tay đi Nhật là một quy trình cần sự minh bạch về chi phí , am hiểu về quy định hàng hóa và một đối tác vận chuyển chuyên nghiệp. Việc lựa chọn đúng đơn vị logistics sẽ giúp tối ưu chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Liên hệ PTN Logistics để nhận tư vấn và báo giá trọn gói cho tuyến Nhật ngay hôm nay.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến gửi hàng xách tay đi Nhật