In mã vạch hải quan và cách xử lý các lỗi thường gặp nhất

In mã vạch hải quan là bước không thể thiếu để đảm bảo thông quan hàng hóa suôn sẻ trong chuỗi cung ứng quốc tế. Mã vạch không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng khi xuất trình tại cổng cảng. Cùng PTN Logistics tìm hiểu quy trình thực hiện và cách xử lý lỗi thường gặp giúp giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.

Mã vạch hải quan là gì và tại sao lại quan trọng trong Logistics?

Trong quy trình xuất nhập khẩu hiện đại, mã vạch hải quan được ví như một ‘tấm vé thông hành’ điện tử, đóng vai trò là cầu nối thiết yếu giữa tờ khai hải quan đã được đăng ký trên hệ thống và lô hàng vật lý tại cảng hoặc sân bay.

Mã vạch hải quan là gì?

Về bản chất, mã vạch hải quan (hay mã vạch tờ khai hải quan) là một mã định danh hàng hóa duy nhất, được sinh ra tự động từ hệ thống VNACCS/VCIS sau khi tờ khai được cấp phép thông quan.

Tên gọi chính thức của báo cáo là “Danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát”. Mã vạch này mã hóa các thông tin cốt lõi của tờ khai, giúp xác nhận lô hàng đã hoàn thành nghĩa vụ. Điều này đảm bảo thủ tục hải quan điện tử minh bạch và chính xác.

Do đó, việc in mã vạch hải quan là một bước nghiệp vụ bắt buộc để hàng hóa có thể đi tiếp trong chuỗi cung ứng.

Vai trò cốt lõi trong quy trình xuất nhập khẩu

Vai trò của mã vạch thể hiện rõ ở ba khía cạnh cốt lõi.

• Đối với doanh nghiệp: đây là bằng chứng pháp lý duy nhất để xuất trình tại cổng cảng. Đồng thời, xác nhận lô hàng đã hoàn tất thông quan hàng hóa.
• Đối với cơ quan Hải quan: mã vạch là công cụ không thể thiếu cho công tác giám sát hải quan tự động. Đặc biệt khi xử lý qua Cổng dịch vụ công trực tuyến. Việc này giúp giảm thiểu giấy tờ và tăng tốc độ xử lý.
• Đối với đơn vị vận tải và cảng: việc in mã vạch hải quan và quét mã thành công là cơ sở để cho phép phương tiện ra vào lấy hàng, đảm bảo an ninh và tuân thủ quy trình.

Hiểu rõ định nghĩa và vai trò này là bước đầu tiên để thực hiện nghiệp vụ một cách chính xác.

Muốn thông quan nhanh và in mã vạch chuẩn ngay từ đầu? Xem dịch vụ hải quan trọn gói của PTN Logistics

Hướng dẫn cách in mã vạch hải quan online qua cổng dịch vụ công

Việc lấy mã vạch online qua Cổng dịch vụ công của Tổng cục Hải quan là phương pháp phổ biến và chính thống nhất hiện nay. Dưới đây là hướng dẫn cách thực hiện nghiệp vụ này một cách nhanh chóng và chính xác.

Giới thiệu trang in mã vạch hải quan chính thức

Trang https://www.customs.gov.vn/ là trang in mã vạch chính thống và duy nhất do Tổng cục Hải quan Việt Nam xây dựng, vận hành. Mọi doanh nghiệp cần truy cập địa chỉ này để tiến hành tra cứu tờ khai hải quan online và lấy mã vạch hợp lệ.

Hệ thống này kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu VNACCS/VCIS. Nhờ vậy, thông tin hiển thị luôn cập nhật và đồng bộ với tình trạng thực tế tờ khai. Đây là căn cứ quan trọng để hải quan đối chiếu và xác thực lô hàng. Sau khi xác thực, phương tiện sẽ được phép ra vào khu vực kiểm soát.

Việc in mã vạch hải quan online trên cổng chính thức này đảm bảo tính pháp lý của chứng từ khi xuất trình tại cảng, tránh các rủi ro phát sinh từ những trang giả mạo.

4 Bước lấy mã vạch hải quan PUS1 chi tiết

Quy trình để lấy mã vạch hải quan pus1 bao gồm 4 bước chính, cụ thể như sau:

• Bước 1: Đầu tiên, truy cập vào trang Hải quan Việt Nam.
• Bước 2: Tại giao diện chính, cần nhập đầy đủ 4 trường thông tin: Mã số thuế doanh nghiệp, Số tờ khai, Mã chi cục hải quan nơi mở tờ khai, và Ngày đăng ký tờ khai.
• Bước 3: Sau khi điền chính xác, nhấn “Lấy thông tin”. Hệ thống sẽ trả về nội dung tờ khai tương ứng.
• Bước 4: Cuối cùng, chỉ cần chọn “In danh sách hàng hóa” để hệ thống tạo và cho phép in file PDF mã vạch, hoàn tất quy trình.

Hãy luôn kiểm tra kỹ thông tin tờ khai trước khi in và đảm bảo mã vạch rõ nét, đúng định dạng, nhằm tránh phát sinh lỗi khi quét mã tại hiện trường. Nếu gặp sự cố, có thể sử dụng ECUS như một giải pháp thay thế tạm thời.

In bảng kê mã vạch hải quan trong trường hợp tờ khai có nhiều container

Với các lô hàng phức tạp, quy trình in mã vạch cho tờ khai nhiều container có một điểm khác biệt.

Sau khi truy vấn tờ khai thành công, hệ thống cho phép tải danh sách hàng hóa giám sát. Chức năng này xuất bảng kê chi tiết các container đi kèm tờ khai. Ngoài ra, danh sách hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chính xác luồng hàng hóa.

Quy trình in mã vạch hải quan lúc này sẽ tạo ra một tệp gồm nhiều trang, mỗi trang là mã vạch của một container riêng lẻ. Điều này giúp nhân viên hiện trường (OPS) và tài xế dễ dàng xuất trình đúng mã vạch cho từng xe tại cổng cảng, giúp việc giám sát diễn ra thuận lợi.

Nắm vững các bước này giúp doanh nghiệp chủ động lấy mã vạch. Đây là cũng nghiệp vụ thiết yếu trong quy trình thông quan hàng hóa.

Tìm thêm hướng dẫn nghiệp vụ tại chuyên mục dịch vụ hải quan do PTN Logistics biên soạn.

Hướng dẫn lấy mã vạch hải quan trực tiếp từ phần mềm ECUS5

Bên cạnh phương thức tra cứu trên Cổng dịch vụ công, còn có thể in mã vạch hải quan một cách nhanh chóng và thuận tiện ngay trên phần mềm khai báo điện tử ECUS5. Đây là công cụ chuyên dụng và đã trở nên quen thuộc với hầu hết các doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng ngày.

Quy trình các bước thực hiện trên ECUS5

Ngoài cổng dịch vụ công trực tuyến, phần mềm ECUS5 cũng là một công cụ phổ biến được các doanh nghiệp sử dụng để lấy mã vạch hải quan nhanh chóng và thuận tiện. Với lợi thế đã đồng bộ dữ liệu từ tờ khai, ECUS5 cho phép người dùng thực hiện các thao tác in mã vạch chỉ trong vài bước.

• Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm ECUS5
• Bước 2: Mở tờ khai Hải quan cần lấy mã vạch
• Bước 3: Chọn Tab kết quả xử lý tờ khai
• Bước 4: Chọn lấy danh sách Container của tờ khai.
• Bước 5: Chọn thông tin/ nhập mã PIN của Token Chữ ký số/ Đăng nhập/ Yes.
• Bước 6: Chọn XNKB/ đóng
• Bước 7: In tờ khai (xuất ra file Excel)

Từ đây, việc in mã vạch hải quan có thể thực hiện trực tiếp, và một số phiên bản còn hoạt động như một phần mềm đọc mã vạch tờ khai hải quan để kiểm tra lại.

Ưu và nhược điểm khi in mã vạch từ ECUS5 so với PUS1

Việc lựa chọn ECUS5 hay PUS1 để in mã vạch hải quan phụ thuộc tình huống thực tế. Mỗi giải pháp có ưu điểm vượt trội phù hợp từng loại hình khai báo. Đồng thời, cũng tồn tại nhược điểm cần lưu ý khi vận hành.

Về ưu điểm khi in mã vạch hải quan từ ECUS5

Ưu điểm lớn nhất của việc in mã vạch hải quan qua ECUS5 là tiện lợi và nhanh chóng, giúp tối ưu quy trình nghiệp vụ. Nhờ tích hợp khai báo, người dùng xuất mã trực tiếp mà không cần truy cập web riêng. Điều này giúp giảm sai sót do không phải nhập lại dữ liệu.

ECUS5 cũng là giải pháp hiệu quả khi hệ thống PUS1 gặp sự cố, đảm bảo công việc không gián đoạn.

Về nhược điểm khi in mã vạch hải quan từ ECUS5

Tuy việc in mã vạch hải quan bằng ECUS5 mang lại tiện lợi, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế. Về pháp lý, mã vạch in từ Cổng PUS1 của Tổng cục Hải quan vẫn là nguồn chính thống, đáng tin cậy nhất tại cảng.

Ngoài ra, ECUS5 đôi khi không tương thích hoàn toàn. Đặc biệt với các tờ khai đã sửa đổi, bổ sung hoặc mở tại chi cục khác, gây bất tiện cho doanh nghiệp.

Xem ngay hướng dẫn Tra cứu tờ khai hải quan để giảm thiểu rủi ro xuất nhập khẩu

Những lỗi thường gặp khi in mã vạch hải quan và cách xử lý

Dù đã nắm rõ quy trình in mã vạch hải quan, trong thực tế thao tác vẫn có thể phát sinh những sự cố ngoài ý muốn, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thông quan và xử lý chứng từ. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất thường và các cách xử lý nhanh chóng nhằm hạn chế tối đa gián đoạn trong quá trình vận hành.

Lỗi truy vấn: “Không tìm thấy” hoặc “Chưa được phép”

Lỗi truy vấn thông tin khi in mã vạch hải quan là sự cố phổ biến nhất. Sự cố sẽ này gây ra việc gián đoạn trực tiếp đến tiến độ lấy hàng tại cảng.

Nguyên nhân dẫn đến lỗi

Lỗi phổ biến nhất mà nhân viên hiện trường (OPS) gặp phải là “Không tìm thấy thông tin tờ khai trên PUS1”. Nguyên nhân thường do nhập sai thông tin hoặc hệ thống chưa đồng bộ kịp.

Một trường hợp khác là tờ khai đã thông quan nhưng hệ thống báo “chưa được phép qua khu vực giám sát”. Đây là độ trễ thường thấy và chỉ cần kiên nhẫn chờ 15-30 phút để dữ liệu được cập nhật.

Cách xử lý lỗi khi gặp phải

Việc xử lý nhanh các lỗi này khi thực hiện in mã vạch hải quan là rất quan trọng, để hoàn tất thủ tục lấy hàng tại cảng và kết hợp với Lệnh giao hàng (D/O) một cách nhịp nhàng, tránh phát sinh chi phí chờ đợi không đáng có.

Ngoài ra, lưu ảnh chụp màn hình thông báo lỗi giúp rút ngắn thời gian xử lý. Thông tin này hỗ trợ cán bộ hải quan và đội kỹ thuật khắc phục sự cố nhanh chóng.

Lỗi hệ thống và kỹ thuật in ấn

Quá trình in mã vạch có thể bị gián đoạn do lỗi dữ liệu và các yếu tố kỹ thuật hệ thống. Chất lượng bản in kém cũng gây gián đoạn quy trình và ảnh hưởng vận hành logistics.

Nguyên nhân dẫn đến lỗi

Sự cố hệ thống hải quan treo hoặc bảo trì thường do máy chủ hoặc tờ khai thiếu điều kiện. Nút “In danh sách” mờ gây gián đoạn quy trình khai báo hải quan. Lỗi mã vạch in mờ sẽ khiến xe container phải chờ vì không quét được mã.

Cách xử lý lỗi khi gặp phải

Việc in mã vạch hải quan phải thật rõ nét, áp dụng cho cả việc in mã vạch hàng lẻ (LCL)/hàng air, để đảm bảo xuất trình mã vạch tại cổng cảng thành công.

Nắm vững cách xử lý các lỗi trên giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời sẽ tránh được những chi phí phát sinh không đáng có tại cảng.

Giải pháp dịch vụ hải quan toàn diện từ PTN Logistics

PTN Logistics hiểu rõ khó khăn và rủi ro trong quy trình thông quan hàng hóa. Với dịch vụ chuyên nghiệp, PTN sẽ giúp doanh nghiệp gỡ rối mọi vướng mắc.

Tối ưu hóa quy trình & giảm thiểu rủi ro

PTN đảm bảo việc in mã vạch hải quan được thực hiện nhanh chóng, chính xác ngay từ đầu, đồng thời giám sát chặt chẽ để xử lý kịp thời các vấn đề, giúp lô hàng của bạn được thông quan liền mạch.

Dịch vụ trọn gói – đồng hành cùng doanh nghiệp

Với dịch vụ hải quan trọn gói, PTN Logistics chuyên xử lý các trường hợp phức tạp như tờ khai nhiều container hay đã qua sửa đổi mà ECUS5 có thể không tương thích. Chúng tôi đảm nhận việc in mã vạch hải quan và hoàn tất thủ tục, đảm bảo chứng từ hợp lệ, giúp bạn tiết kiệm thời gian và an tâm kinh doanh.

Liên hệ PTN Logistics để được hỗ trợ xử lý mọi thủ tục hải quan nhanh và chuẩn

Tóm lại, in mã vạch hải quan là một nghiệp vụ tuy đơn giản nhưng lại mang tính quyết định để hàng hóa được thông quan suôn sẻ. Nếu bạn gặp khó khăn trong các thủ tục hải quan phức tạp, hãy liên hệ với PTN Logistics để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp.

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về in mã vạch hải quan