Khai manifest là gì? Tìm hiểu quy trình và lưu ý quan trọng

Khai manifest là gì mà lại đóng vai trò quyết định đến tốc độ thông quan hàng hóa? Đây là thủ tục bắt buộc mà người vận chuyển phải thực hiện để khai báo toàn bộ thông tin lô hàng với cơ quan hải quan trước khi cập cảng. Khám phá cùng PTN Logistics để nắm vững quy trình. Đồng thời tránh các rủi ro và đảm bảo lô hàng luôn được xử lý một cách chuyên nghiệp, hiệu quả.

Khai manifest là gì? Tại sao nó lại quan trọng trong Logistics?

Để quy trình vận chuyển lô hàng diễn ra suôn sẻ, việc hiểu rõ bản chất của các loại chứng từ vận tải là điều kiện cầm thiết. Trong đó, manifest giữ một vị trí đặc biệt quan trọng.

Định nghĩa Manifest và Cargo Manifest là gì?

Về cơ bản, manifest là gì? Nó là một bản lược khai hàng hóa tổng hợp, chứa toàn bộ thông tin chi tiết về các lô hàng được vận chuyển trên cùng một phương tiện (tàu biển, máy bay).

Thuật ngữ cargo manifest là gì cũng chính là để chỉ loại tài liệu này, nhấn mạnh đối tượng là hàng hóa. Đây không chỉ là danh sách, mà là một bản kê khai có giá trị pháp lý, được người vận chuyển nộp cho cơ quan hải quan.

Việc nắm rõ khai manifest là gì giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi khâu. Nó là cơ sở để cơ quan chức năng kiểm soát và quản lý hàng hóa ra vào lãnh thổ một quốc gia.

Vai trò của khai manifest là gì?

Vai trò của manifest rất đa chiều, tác động đến tất cả các bên. Vậy trò của khai manifest là gì?

Đối với Hải quan, đây là công cụ quản lý rủi ro, chống buôn lậu và là cơ sở để tiến hành thông quan hàng hóa.
Đối với người vận chuyển, việc khai báo manifest là gì và thực hiện đúng là tuân thủ pháp luật. Đây là bằng chứng cho việc đã tiếp nhận hàng. Trách nhiệm của người vận chuyển là đảm bảo tính chính xác của manifest.
Đối với chủ hàng, manifest chính xác đảm bảo lô hàng được xử lý đúng quy trình. Đồng thời tránh được các rắc rối phát sinh.

Câu hỏi khai manifest là gì vì thế liên quan mật thiết đến lợi ích của mọi bên.

Khi nào cần khai báo Manifest?

Việc tuân thủ thời hạn khai manifest là yêu cầu bắt buộc và có sự khác biệt giữa các phương thức vận tải.

Đối với đường biển (FCL, LCL)

Khai manifest là gì và thời hạn phải nộp ra sao? Người vận chuyển phải nộp manifest cho hải quan nước nhập khẩu trước khi tàu cập cảng. Thời hạn cụ thể phụ thuộc vào từng quốc gia. Thông thường, quy định chung là ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến cảng đích. Tuy nhiên, một số thị trường lớn yêu cầu nghiêm ngặt hơn:

Mỹ (AMS): phải khai báo 24 giờ trước khi xếp hàng lên tàu tại cảng load cuối cùng
Canada (ACI): khai báo 24 giờ trước khi tàu rời cảng load
Liên minh Châu Âu (ENS): khai báo 24 giờ trước khi tàu khởi hành từ cảng load

Quy định này áp dụng cho cả hàng nguyên cont (FCL) và hàng lẻ (LCL)

Đối với đường hàng không

Thời hạn khai báo manifest ngắn hơn nhiều so với đường biển. Thông thường, manifest phải được nộp cho hải quan nước đến ngay sau khi máy bay cất cánh từ sân bay đi.

Một số quốc gia còn yêu cầu dữ liệu phải được truyền trước khi máy bay khởi hành. Điều này giúp cơ quan hải quan có thời gian sàng lọc an ninh trước khi hàng đến cửa khẩu.

>>Xem ngay: Dịch vụ xuất nhập khẩu với các giải pháp giúp nâng cao khả năng cạnh tranh từ PTN logistics

Các thông tin cốt lõi cần có trên bản khai manifest là gì?

Để đảm bảo manifest hợp lệ, nội dung trên manifest phải đầy đủ và tuyệt đối chính xác.

Thông tin phương tiện vận chuyển: Bao gồm tên tàu, số chuyến, quốc tịch, cảng đi, cảng đến dự kiến, ngày khởi hành và ngày đến. Đây là thông tin định danh cho chuyến vận chuyển.
Thông tin vận đơn: Mỗi lô hàng trên manifest phải có thông tin tương ứng từ B/L. Bao gồm:
- Số vận đơn (Master B/L và House B/L)
- Thông tin người gửi hàng (shipper)
- Thông tin người nhận hàng (consignee)
- Bên nhận thông báo (Notify Party).
Thông tin hàng hóa: Bao gồm mô tả hàng hóa, số lượng kiện, loại kiện, trọng lượng tổng, thể tích, mã HS của hàng hóa, và số container số chì đối với hàng FCL.

Việc nắm rõ khai manifest là gì giúp chuẩn bị các thông tin này đầy đủ.

Hướng dẫn cách khai manifest trên hệ thống

Hiện nay, quy trình khai báo manifest chủ yếu được thực hiện qua phương thức điện tử. Khai manifest là gì trong bối cảnh số hóa? Đó là việc truyền dữ liệu lên cổng thông tin của hải quan.

Bước 1- Thu thập thông tin: Tập hợp đầy đủ và chính xác tất cả thông tin từ các chủ hàng và các chứng từ liên quan
Bước 2 – Chuẩn bị tài liệu: Chuẩn hóa dữ liệu theo mẫu yêu cầu của hệ thống hải quan
Bước 3 – Sử dụng phần mềm hoặc hệ thống khai báo: Sử dụng các phần mềm khai báo hải quan để nhập liệu và truyền dữ liệu lên hệ thống VNACCS/VCIS
Bước 4 – Kiểm tra và xác nhận Manifest: Rà soát kỹ lưỡng toàn bộ thông tin trước khi gửi để tránh sai sót
Bước 5 – Gửi Manifest: Gửi bản khai điện tử đến cơ quan hải quan trong thời hạn quy định
Bước 6 – Theo dõi và tuân thủ: Theo dõi phản hồi từ hệ thống hải quan, sẵn sàng bổ sung hoặc chỉnh sửa manifest nếu có yêu cầu

Những lỗi thường gặp khi khai manifest là gì và cách xử lý

Hiểu rõ khai manifest là gì chưa đủ, cần phải biết cách phòng tránh các sai sót gây tốn kém chi phí và thời gian.

Sai sót thông tin người gửi/người nhận

Đây là một trong những lỗi phổ biến nhất khi tìm hiểu khai manifest là gì và thực hiện thủ tục khai báo. Việc này gây ra sự chậm trễ trong thông quan và giao hàng. Chỉ cần sai một ký tự trong tên công ty hoặc địa chỉ cũng có thể khiến hải quan yêu cầu xác minh lại.

Khi phát hiện sai sót sau khi đã nộp, phải tiến hành thủ tục chỉnh sửa manifest. Điều này không chỉ phức tạp mà còn phát sinh phí chỉnh sửa manifest.

Để khắc phục, cần có quy trình kiểm tra chéo thông tin trên B/L và Packing List trước khi tiến hành khai báo. Việc khai sai manifest bị phạt là điều khó tránh khỏi nếu không cẩn thận.

Khai báo chậm trễ so với thời gian quy định

Việc không tuân thủ thời hạn khai báo là một lỗi nghiêm trọng. Hậu quả trực tiếp là hàng hóa không được phép dỡ khỏi phương tiện vận tải, gây ra chi phí lưu container, lưu bãi khổng lồ. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các khoản xử phạt chậm khai manifest theo quy định của pháp luật.

Giải pháp duy nhất là xây dựng một quy trình làm việc chặt chẽ. Cũng như cần theo dõi sát sao lịch trình tàu/máy bay và chủ động chuẩn bị thông tin từ sớm. Việc hiểu khai manifest là gì trong xuất nhập khẩu và tầm quan trọng của nó giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro này.

>>Khám phá thêm: Tìm hiểu cargo là gì trong chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu

Lỗi khai báo chậm so với thời gian quy định

Sai lệch thông tin hàng hóa

Việc kê khai sai lệch về số lượng, trọng lượng hay đặc biệt là mô tả hàng hóa so với thực tế là một lỗi nghiêm trọng. Hải quan có thể coi đây là hành vi gian lận thương mại. Dẫn đến việc lô hàng bị kiểm hóa 100%, áp dụng các mức phạt nặng.

Để xử lý, cần đối chiếu chính xác thông tin giữa Packing List, Commercial Invoice và thực tế đóng hàng. Nắm vững khai manifest là gì và yêu cầu về tính chính xác của nó là điều kiện tiên quyết để phòng tránh rủi ro này. Từ đó đảm bảo quy trình thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi.

Nhầm lẫn giữa Master B/L và House B/L khi khai báo

Đối với hàng lẻ do forwarder gom, việc nhầm lẫn khi khai báo thông tin giữa Master B/L (do hãng tàu phát hành) và House B/L (do forwarder phát hành) thường xuyên xảy ra. Sai sót này dẫn đến hệ thống hải quan không thể liên kết dữ liệu. Việc này gây ách tắc toàn bộ lô hàng consol.

Giải pháp là forwarder phải có một quy trình kiểm tra cẩn thận. Đồng thời đảm bảo dữ liệu của từng House B/L phải được ánh xạ chính xác với Master B/L tương ứng trước khi truyền lên hệ thống. Việc hiểu rõ khai manifest là gì trong logistics giúp xử lý nghiệp vụ này chuẩn xác.

Bạn chỉ cần chuẩn bị hàng, mọi thủ tục phức tạp từ A-Z đã có PTN Logistics lo. Liên hệ để tìm hiểu ngay!

Tóm lại, khai manifest là gì? Đó là một nghiệp vụ pháp lý bắt buộc, là nền tảng đảm bảo tính minh bạch và an ninh cho chuỗi cung ứng. Hiểu đúng và thực hiện chính xác thủ tục này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro và chi phí không đáng có. Liên hệ PTN Logistics để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp, đảm bảo mọi lô hàng của doanh nghiệp đều được thông quan suôn sẻ.

Thông tin liên hệ

Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến khai manifest

Phân biệt Master Manifest và House Manifest như thế nào?

Master Manifest: Do hãng tàu/hãng bay phát hành, tổng hợp toàn bộ hàng hóa trên phương tiện.
House Manifest: Do công ty Forwarder phát hành cho các lô hàng lẻ (LCL) mà họ gom. Thông tin của House Manifest phải khớp với Master Manifest.

Khai AMS/ACI/ENS là gì và tại sao lại có quy định riêng?

Đây là các hình thức khai báo an ninh bắt buộc cho hàng hóa đến một số khu vực:

AMS: Cho hàng vào Mỹ.
ACI: Cho hàng vào Canada.
ENS: Cho hàng vào Liên minh Châu Âu (EU)

Các quy định này yêu cầu phải khai manifest sớm hơn (thường là 24h trước khi xếp hàng) để hải quan các nước này sàng lọc an ninh.

Làm thế nào để kiểm tra thông tin manifest đã được khai báo thành công?

Chủ hàng không thể tự kiểm tra. Hãy yêu cầu hãng tàu hoặc công ty Forwarder cung cấp xác nhận đã khai báo thành công trên hệ thống hải quan.

Khi cần chỉnh sửa manifest, ai là người chịu trách nhiệm trả phí?

Nguyên tắc là bên nào gây ra sai sót, bên đó sẽ chịu trách nhiệm trả phí. Lỗi do chủ hàng thì chủ hàng trả, lỗi do người vận chuyển thì người vận chuyển trả.

Đối với hàng quá cảnh (transshipment), việc khai manifest thực hiện ra sao?

Hàng quá cảnh yêu cầu hãng tàu phải khai báo manifest tại cả cảng trung chuyển và cảng đích cuối cùng. Việc này để đảm bảo thông tin được liên tục và chính xác.