Kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài: Tránh rủi ro mất hàng!

Chia sẻ kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài từ chuyên gia là cẩm nang cần thiết cho người mới bắt đầu bước vào lĩnh vực xuất nhập khẩu. Từ cách xin giấy phép FDA, MSDS cho hàng khó đến bí quyết đóng gói chuẩn ISPM 15 đều quyết định trực tiếp đến sự thành bại của lô hàng. Hãy để PTN Logistics trang bị cho bạn kiến thức vững chắc nhất để tự tin vận chuyển quốc tế an toàn.

Vì sao gửi hàng đi nước ngoài cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng?

Việc vận chuyển hàng hóa xuyên biên giới phức tạp hơn nhiều so với gửi hàng nội địa, đòi hỏi sự am hiểu tường tận để tránh những sai lầm “trả giá bằng tiền mặt” ngay từ khâu đầu tiên.

Rủi ro thường gặp: Mất hàng, hư hỏng và bị giữ tại hải quan

Vận chuyển quốc tế là một quy trình nhiều “điểm mù”, nơi người gửi thiếu kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài rất dễ rơi vào tình trạng bị động. Rủi ro đầu tiên là thất lạc hàng hóa do sai sót thông tin trên vận đơn (Bill of Lading) hoặc đóng gói không đúng chuẩn dẫn đến hư hỏng khi qua băng chuyền tự động.

Tuy nhiên, cơn ác mộng lớn nhất chính là việc hàng hóa bị giữ lại tại cửa khẩu nước đến. Nguyên nhân thường do vi phạm danh mục cấm bay hoặc thiếu giấy tờ kiểm định (như MSDS, FDA), kéo theo hàng loạt phí phát sinh lưu kho bãi đắt đỏ, thậm chí lô hàng có thể bị cơ quan chức năng tiêu hủy mà không được đền bù.

Tầm quan trọng của việc nắm rõ quy định Logistics quốc tế

Hiểu rõ “luật chơi” quốc tế là cách duy nhất để bảo vệ quyền lợi của bạn. Việc nắm vững các quy định nhập khẩu khắt khe tại thị trường đích (như Mỹ, Úc hay EU) quyết định đến 90% tỷ lệ thành công của thủ tục thông quan.

Theo các chuyên gia, sự chuẩn bị bài bản về giấy tờ pháp lý không chỉ giúp dòng chảy hàng hóa thông suốt mà còn giúp bạn kiểm soát tốt cước phí vận chuyển quốc tế. Thay vì bị động xử lý sự cố, người đã có kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài sẽ biết cách tối ưu hóa thể tích kiện hàng và loại trừ rủi ro pháp lý ngay từ đầu, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho lô hàng.

Phân loại hàng hóa: Bước đầu tiên quyết định sự thành bại

Việc định danh chính xác loại hàng hóa không chỉ giúp quy trình thông quan thuận lợi mà còn giúp bạn dự tính được chi phí và rủi ro pháp lý ngay từ đầu.

Nhóm hàng thông thường

Dựa trên kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài, đây là danh mục dễ thông quan nhất vì ít yêu cầu giấy tờ kiểm định phức tạp. Tuy nhiên, cần nắm rõ các quy tắc sau để tránh rắc rối không đáng có:

• Danh mục cho phép: Bao gồm hồ sơ, chứng từ, tài liệu, hàng may mặc và thực phẩm khô không chứa thành phần từ động vật (như tôm khô, mực khô, bò khô thường bị kiểm soát ngặt hơn).
• Cảnh báo về thương hiệu: Người gửi cần đặc biệt lưu ý về Hàng fake/Hàng nhái thương hiệu. Nếu lô hàng chứa các sản phẩm dính logo thương hiệu lớn mà không cung cấp được hóa đơn mua hàng chính hãng, hải quan nước đến sẽ tịch thu và tiêu hủy ngay lập tức.
• Nguyên tắc kê khai: Việc kê khai trung thực từng món hàng là bài học xương máu trong kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài. Điều này giúp đảm bảo an toàn cho toàn bộ lô hàng, tránh trường hợp vì một món đồ nhái mà cả kiện hàng bị giữ lại hoặc tiêu hủy.

Nhóm hàng khó/hàng đặc biệt

Đây là nhóm hàng chịu sự kiểm soát gắt gao về an toàn, đòi hỏi người gửi phải có kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài và kiến thức chuyên môn vững chắc để xử lý:

• Quy định về thực phẩm: Khi Vận chuyển hàng thực phẩm vào các thị trường khó tính như Mỹ hay EU, lô hàng bắt buộc phải đi kèm chứng nhận FDA mới được thông quan.
• Quy định về hóa phẩm/điện tử: Đối với nhu cầu Gửi mỹ phẩm đi nước ngoài (dạng lỏng, bột) hoặc hàng điện tử có pin, hãng vận chuyển sẽ yêu cầu cung cấp Bảng dữ liệu an toàn (MSDS) để xác định mức độ cháy nổ.

Nếu thiếu giấy tờ, hàng sẽ bị từ chối ngay tại sân bay. Tích lũy kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài cho thấy, việc xử lý nhóm hàng này cần sự tư vấn kỹ lưỡng từ đơn vị logistics có năng lực để tránh bị trả hàng hoặc phạt tiền oan

Danh sách “đen” Những mặt hàng tuyệt đối cấm vận chuyển quốc tế

Có những vật phẩm nằm trong “vùng cấm” mà bạn tuyệt đối không được phép gửi để tránh rủi ro pháp lý hình sự nghiêm trọng.

• Hàng cấm bay tuyệt đối: Danh sách Hàng cấm vận chuyển bay thường bao gồm chất nổ, vũ khí, ma túy và đặc biệt là sạc dự phòng (pin rời) do nguy cơ cháy nổ cao.
• Hàng hạn chế nhập khẩu: Tùy theo quy định từng quốc gia, các mặt hàng như thuốc lá, rượu mạnh hay văn hóa phẩm đồi trụy thuộc nhóm Hàng hạn chế nhập khẩu, bị kiểm soát rất chặt chẽ và thường yêu cầu giấy phép đặc biệt.

Đừng bao giờ “thử vận may” với hải quan quốc tế. Một người có kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài dày dặn sẽ luôn kiểm tra chéo quy định hai đầu xuất – nhập, vì thực tế kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài đã chứng minh hậu quả pháp lý khi vi phạm là vô cùng lớn

Bạn chưa chắc chắn hàng của mình có được phép gửi đi hay không? Liên hệ ngay để được kiểm tra mã HS Code và tư vấn miễn phí

Kinh nghiệm đóng gói hàng hóa chuẩn tiêu chuẩn xuất khẩu

Đóng gói không chỉ để bảo vệ hàng hóa mà còn là nghệ thuật tối ưu chi phí vận chuyển, giúp bạn tránh được những khoản phạt không đáng có từ hãng bay.

Quy cách đóng thùng carton

Để đảm bảo an toàn cho hành trình dài, bạn cần tuân thủ quy cách đóng gói hàng xuất khẩu nghiêm ngặt. Theo kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài lâu năm, loại thùng thường 3 lớp chỉ phù hợp vận chuyển nội địa. Khi đi quốc tế, qua nhiều băng chuyền trung chuyển, bạn bắt buộc phải sử dụng thùng carton 5 lớp/7 lớp cứng cáp để chịu lực va đập và áp lực xếp chồng lớn.

Việc lựa chọn đúng loại bao bì ngay từ đầu là bài học vỡ lòng trong kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài, giúp hàng hóa đến tay người nhận nguyên vẹn, đồng thời tránh phát sinh phí gia cố lại đắt đỏ tại kho của hãng vận chuyển.

Cách xử lý hàng dễ vỡ

Đối với gốm sứ hay đồ điện tử, rủi ro bể vỡ là rất cao nếu thiếu lớp đệm bảo vệ đạt chuẩn. Bạn cần quấn từng sản phẩm bằng chèn xốp chống sốc/Màng xốp hơi chuyên dụng trước khi xếp vào thùng để cố định vị trí. Đặc biệt, với hàng trị giá cao hoặc máy móc cồng kềnh, giải pháp an toàn nhất là đóng kiện gỗ hun trùng theo chuẩn quốc tế ISPM 15.

Áp dụng đúng kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài trong khâu này không chỉ bảo vệ tài sản mà còn giúp bạn an tâm tuyệt đối, bởi chi phí đóng gói rẻ hơn rất nhiều so với giá trị thiệt hại nếu hàng hóa bị vỡ nát khi đến nơi.

Quy định về nhãn mác và bao bì đối với thực phẩm/mỹ phẩm

Hải quan các nước phát triển kiểm soát cực kỳ gắt gao về thông tin hiển thị trên bao bì sản phẩm tiêu dùng. Dựa trên kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài, nhãn mác thực phẩm và mỹ phẩm phải hiển thị rõ ràng thành phần, hạn sử dụng và nguồn gốc xuất xứ.

Tuyệt đối không dùng nhãn viết tay thô sơ hoặc tem nhãn mờ nhạt, thiếu chuyên nghiệp. Một sai sót nhỏ về quy cách bao bì cũng có thể khiến lô hàng bị trả về, do đó, kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài thực tế khuyên bạn nên kiểm tra kỹ lưỡng bản dịch tiếng Anh trên bao bì để đảm bảo sự đồng nhất với Invoice khai báo.

Xem thêm: Tổng hợp kinh nghiệm gửi hàng đi Úc an toàn và nhanh chóng!

Cách tính trọng lượng

Nhiều người mới thường “sốc” khi cước phí thực tế cao hơn dự kiến do chưa hiểu về Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight). Hãng vận chuyển sẽ so sánh số này với Trọng lượng thực tế (Gross Weight), số nào lớn hơn sẽ được dùng để tính phí.

Công thức tính cước vận chuyển hàng không chuẩn quốc tế hiện nay là: (Dài x Rộng x Cao) / 5000.

Những người có kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài sành sỏi luôn biết cách tối ưu hóa không gian thùng hoặc chia nhỏ kiện hàng để giảm bớt thể tích bị quy đổi. Nắm vững quy tắc này là kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài cốt lõi giúp bạn tiết kiệm đáng kể ngân sách logistics.

Đừng để phí hàng cồng kềnh làm độn chi phí vận chuyển. Nhận báo giá tối ưu đóng gói tiết kiệm nhất tại đây.

Các thủ tục và giấy tờ cần thiết 

Thủ tục hải quan là “nút thắt” quan trọng nhất trong vận chuyển quốc tế, nơi một tờ giấy sai sót có thể khiến cả lô hàng bị ách tắc vô thời hạn.

Hướng dẫn khai báo Invoice (Hóa đơn thương mại)

Invoice không chỉ là biên lai bán hàng mà là “tấm vé thông hành” quyết định việc thông quan. Theo kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài, mọi thông tin mô tả hàng hóa trên Invoice (Hóa đơn thương mại) phải trùng khớp tuyệt đối với thực tế trong Packing List (Phiếu đóng gói). Sai lệch về số lượng hay trọng lượng tịnh (Net Weight) là lỗi sơ đẳng khiến hàng bị kiểm hóa gắt gao.

Người thiếu kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài thường ghi chung chung là “Gift” (Quà tặng) để né tránh sự kiểm soát, nhưng hải quan các nước hiện nay rất cảnh giác với cách ghi này. Hãy mô tả chi tiết chất liệu, công dụng bằng tiếng Anh chuẩn xác để tránh rắc rối.

Các giấy tờ kiểm định chuyên ngành

Đối với nhóm hàng đặc thù, chỉ Invoice là chưa đủ. Thị trường Mỹ bắt buộc phải có Chứng nhận FDA cho thực phẩm và dược phẩm, trong khi các sản phẩm nguồn gốc gỗ/nông sản đi Úc hay Âu lại yêu cầu Giấy kiểm dịch thực vật.

Dựa trên thực tế kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài, việc thiếu giấy tờ này đồng nghĩa với lệnh tiêu hủy hàng ngay tại cửa khẩu mà không được hoàn trả. Đừng bao giờ đợi hàng đến nơi mới lo bổ sung vì phí lưu kho quốc tế cực kỳ đắt đỏ. Một đơn vị có kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài chuyên nghiệp sẽ luôn yêu cầu bạn hoàn tất các giấy phép này trước khi hàng rời Việt Nam.

Kinh nghiệm khai báo giá trị hàng hóa để tối ưu thuế nhập khẩu

Việc Khai báo giá trị hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến hạn mức miễn thuế (De Minimis) tại nước đến. Những người có kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài sẽ tra cứu kỹ Mã HS Code để xác định trước mức Thuế nhập khẩu và các ưu đãi thuế quan (nếu có).

Nhiều cá nhân cố tình khai báo giá trị cực thấp để trốn thuế, nhưng hải quan quốc tế có hệ thống dữ liệu tham chiếu giá rất tinh vi. Bài học xương máu trong kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài là sự trung thực hợp lý mới giúp bạn tối ưu chi phí đường dài, tránh bị phạt tiền nặng gấp nhiều lần giá trị hàng hoặc bị đưa vào “danh sách đen” thương mại.

Quy định nhập khẩu thay đổi liên tục theo từng tháng. Cập nhật các thay đổi mới nhất về luật hải quan tại chuyên mục: Tin tức dịch vụ Logistics

Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp

Không có phương thức vận chuyển tốt nhất, chỉ có phương thức phù hợp nhất với ngân sách và đặc thù hàng hóa của bạn.

Chuyển phát nhanh (Express)

Đối với chứng từ gấp hoặc hàng mẫu giá trị cao, tốc độ là yếu tố sống còn. Theo kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài, giải pháp tối ưu lúc này là sử dụng Chuyển phát nhanh quốc tế (Express) qua các hãng lớn như DHL, FedEx, UPS.

Ưu điểm vượt trội của hình thức này là Dịch vụ Door-to-Door, hỗ trợ lấy hàng tận nơi và giao tận tay người nhận, giúp bạn lược bỏ hoàn toàn nỗi lo về thủ tục hải quan phức tạp. Tuy nhiên, chi phí sẽ rất cao, nên người có kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài thường chỉ ưu tiên dùng Express cho các kiện hàng nhẹ dưới 21kg hoặc tài liệu khẩn cấp để đảm bảo hiệu quả kinh tế tốt nhất.

Xem thêm: Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế – Giá tốt, dịch vụ tận tâm 

Chuyển phát tiết kiệm (Economy) và đi chuyên tuyến (Direct Line)

Nếu bạn kinh doanh và cần tối ưu lợi nhuận, Gửi hàng đi chuyên tuyến là lựa chọn thông minh giúp tiết kiệm 30-50% cước phí so với Express. Đây là bài học được rút ra từ kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài của nhiều chủ shop: gom hàng đi chung chuyến bay chuyên biệt đến các thị trường lớn như Mỹ, Úc, Nhật.

Dù Thời gian toàn trình kéo dài hơn (thường 7-10 ngày), nhưng sự ổn định về giá cước là điểm cộng lớn. Đúc kết từ kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài thực chiến, phương thức này cực kỳ phù hợp cho các lô hàng trọng lượng trung bình (từ 21kg đến 100kg) không quá áp lực về thời gian giao hàng.

Khi nào nên chọn đường biển (LCL) thay vì đường hàng không?

Khi lô hàng vượt quá 200kg hoặc là hàng nội thất cồng kềnh, đường hàng không trở thành gánh nặng chi phí khổng lồ. Lúc này, Vận chuyển đường biển (Sea Freight/LCL) (ghép container) là giải pháp bắt buộc.

Theo kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài, dù thời gian vận chuyển kéo dài 30-45 ngày, nhưng cước phí chỉ bằng 1/10 so với đường bay, giúp doanh nghiệp bảo toàn biên độ lợi nhuận. Tuy nhiên, rủi ro delay do tắc cảng là có thể xảy ra. Do đó, người có kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài sành sỏi sẽ luôn lên kế hoạch gửi hàng sớm ít nhất 1 tháng để chủ động trước mọi biến động của lịch tàu chạy.

Gửi hàng đi nước ngoài không khó khi có chuyên gia đồng hành. Để lại thông tin để được hỗ trợ từ A-Z: Liên hệ tư vấn 1:1 ngay

Tóm lại, việc áp dụng đúng các kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài là cách tốt nhất để bạn bảo vệ túi tiền và hàng hóa của mình. Thay vì tự mình xoay sở với hàng tá giấy tờ phức tạp, hãy để PTN Logistics giúp bạn xử lý trọn gói từ A-Z. Chúng tôi cam kết mang đến phương án cước phí cạnh tranh và lộ trình minh bạch nhất. Gửi yêu cầu ngay để nhận báo giá chi tiết chỉ trong 5 phút!

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài