Lấy booking từ hãng tàu: Hướng dẫn các bước chi tiết nhất!

Quy trình lấy booking từ hãng tàu là bước khởi đầu quan trọng nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Từ việc hiểu rõ booking FCL, LCL đến nắm bắt các cut-off time, mỗi sai sót nhỏ đều có thể gây trì hoãn và phát sinh chi phí. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết 5 bước đặt chỗ tàu biển an toàn, giúp lô hàng của bạn luôn đi đúng lịch trình. Hãy cùng PTN Logistics tìm hiểu để quy trình này không còn là trở ngại.

Tổng quan về lấy booking từ hãng tàu

Để bắt đầu hành trình xuất khẩu, việc hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình lấy booking từ hãng tàu là bước khởi đầu không thể thiếu, quyết định sự suôn sẻ của cả lô hàng.

Khái niệm booking trong vận tải đường biển

Vậy, booking là gì trong vận tải biển? Hiểu một cách chính xác, đây là hành động đặt chỗ tàu biển (sea freight booking) cho một lô hàng cụ thể trên một chuyến tàu. Khi yêu cầu được chấp thuận, hãng tàu sẽ phát hành booking Confirmation.

Đây là một văn bản xác nhận việc đặt chỗ thành công, chứa các thông tin quan trọng như tên tàu, lịch trình, và đặc biệt là số booking là gì – mã số định danh duy nhất cho lô hàng. Quá trình lấy booking từ hãng tàu được xem là thành công khi doanh nghiệp nhận được văn bản xác nhận này.

Vai trò của lấy booking từ hãng tàu trong chuỗi logistics quốc tế

Nắm rõ vai trò của booking trong xuất nhập khẩu là yếu tố then chốt để chủ động trong mọi khâu. Booking không chỉ là việc giữ chỗ mà còn là cơ sở pháp lý ban đầu, khởi động toàn bộ quy trình vận hành.

Dựa vào thông tin trên booking, doanh nghiệp mới có thể tiến hành lấy container rỗng để đóng hàng. Vậy, thông tin trên Booking Note là gì? Nó chính là tài liệu tham chiếu cốt lõi để khai báo chi tiết vận đơn (SI) và làm vận đơn gốc (Bill of Lading). Việc lấy booking từ hãng tàu thành công đảm bảo lô hàng có một “tấm vé thông hành” để đi các bước tiếp theo.

Hỏi nhanh PTN Logistics về case booking của bạn ngay bây giờ!

Những điều cần biết trước khi lấy booking từ hãng tàu

Để quy trình lấy booking từ hãng tàu diễn ra hiệu quả, việc trang bị kiến thức nền tảng và chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố tiên quyết.

Các bên liên quan

Trong quy trình lấy booking, việc hiểu rõ và phối hợp nhịp nhàng giữa các bên là yếu tố then chốt. Các bên chính tham gia bao gồm:

• Hãng tàu (Carrier): Là đơn vị sở hữu tàu và trực tiếp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường biển.
• Chủ hàng (Shipper/Consignee): Trong đó shipper là người gửi hàng, chịu trách nhiệm chuẩn bị hàng hóa và các chứng từ liên quan. Consignee là người nhận hàng tại cảng đích.
• Đại lý vận tải (Freight Forwarder): Là đơn vị trung gian, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Shipper thực hiện các nghiệp vụ logistics như lấy booking từ hãng tàu, tối ưu hóa quy trình, và quản lý chi phí.

Việc phối hợp nhịp nhàng giữa các bên là chìa khóa cho một lô hàng thành công, đảm bảo thông tin luôn được thông suốt.

Các loại hình lấy booking từ hãng tàu

Tùy theo khối lượng và đặc tính hàng hóa, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức booking sau:

• Booking FCL (Full Container Load): Đây là hình thức thuê nguyên một container chỉ để vận chuyển lô hàng của riêng bạn.
• Booking LCL (Less than Container Load): Đây là hình thức thuê chung container với nhiều chủ hàng khác, phù hợp khi khối lượng hàng hóa không đủ để lấp đầy một container.
• Booking Container chuyên dụng: Đối với các mặt hàng có yêu cầu đặc thù về nhiệt độ hoặc kích thước, bạn cần yêu cầu các loại container chuyên dụng như reefer, open top hoặc flat rack.

Sự khác biệt chính giữa FCL và LCL nằm ở khối lượng hàng, chi phí và mức độ chủ động trong quá trình vận chuyển.

Thông tin cần chuẩn bị để lấy booking từ hãng tàu

Cung cấp thông tin chính xác là yêu cầu bắt buộc khi lấy booking từ hãng tàu. Các thông tin cần để lấy booking tàu biển thường được trích xuất từ packing list và invoice trong xuất khẩu, bao gồm tên hàng, số lượng, trọng lượng, cảng đi/đến.

Doanh nghiệp cần xác định rõ ETD và ETA là gì (ngày khởi hành và ngày đến dự kiến) để lên kế hoạch. Đặc biệt, phải nắm rõ cut-off time là gì (CY cut-off, SI cut-off, VGM cut-off) – các hạn chót quan trọng được hãng tàu quy định trên booking để tránh rủi ro rớt tàu và phát sinh chi phí.

Đang thắc mắc về FCL và LCL. Liên hệ PTN ngay để được tư vấn chi tiết cho lô hàng của bạn

Quy trình 5 bước lấy booking từ hãng tàu 

Nắm vững 5 bước cốt lõi sau đây sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lấy booking từ hãng tàu và kiểm saots tốt lịch tình lô hàng.

Bước 1: Gửi yêu cầu lấy booking

Đây là bước khởi đầu trong quy trình lấy booking từ hãng tàu. Chủ hàng hoặc forwarder cần gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) đến hãng tàu, cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng đã chuẩn bị.

Ngày nay, việc booking online hãng tàu qua các nền tảng điện tử như website hoặc INTTRA đang ngày càng phổ biến bên cạnh phương thức truyền thống qua email. Việc gửi yêu cầu rõ ràng, chính xác sẽ giúp quá trình lấy booking từ hãng tàu được xử lý nhanh chóng và hiệu quả hơn, tránh những sai sót không đáng có.

Bước 2: Hãng tàu xác nhận và cấp số booking

Sau khi nhận yêu cầu, hãng tàu sẽ kiểm tra và gửi lại Booking Confirmation. Đây là bằng chứng cho việc lấy booking từ hãng tàu thành công, trên đó có số booking, tên tàu, ETD, và các cut-off time. Tài liệu này là cơ sở để doanh nghiệp nộp chi tiết làm vận đơn.

Vậy shipping instruction (SI) là gì? Đó là hướng dẫn chi tiết mà shipper gửi cho hãng tàu để phát hành vận đơn. Mối quan hệ giữa bill of lading (B/L) và booking là rất chặt chẽ: booking là tiền đề, SI là dữ liệu, và B/L là kết quả pháp lý cuối cùng.

Bước 3: Hãng tàu cấp lệnh cấp cont rỗng (Booking Release/Container Release Order)

Khi booking đã được xác nhận, hãng tàu sẽ phát hành Lệnh cấp container rỗng (Container Release Order). Đây là văn bản chính thức cho phép chủ hàng hoặc đơn vị vận tải được vào cảng/depot chỉ định để nhận container rỗng theo đúng số booking.

Vai trò của lệnh này là chứng minh quyền được lấy container hợp pháp. Trên lệnh thường ghi rõ các thông tin như số booking, loại container, địa điểm và thời hạn lấy container. Nếu không có chứng từ này, cảng sẽ từ chối cấp container, gây ảnh hưởng đến kế hoạch đóng hàng.

Đặt lịch lấy container rỗng qua PTN (Container Release Order)

Bước 4: Shipper/Forwarder tiến hành lấy container rỗng và đóng hàng

Dựa trên lệnh cấp rỗng, đơn vị vận tải sẽ tiến hành lấy container rỗng ở cảng hoặc depot. Lưu ý quan trọng ở bước này là phải kiểm tra kỹ tình trạng container (sạch sẽ, không thủng, không mùi, sàn chắc chắn) trước khi rời cảng.

Sau khi nhận, container sẽ được kéo về kho của shipper để đóng hàng. Quá trình đóng hàng cần tuân thủ các quy tắc về phân bổ trọng lượng, chèn lót cẩn thận để đảm bảo an toàn. Việc này rất quan trọng trong toàn bộ quá trình lấy booking từ hãng tàu và vận chuyển.

Bước 5: Hạ bãi và làm thủ tục xuất khẩu

Sau khi đóng hàng và hoàn tất niêm phong (seal), container sẽ được vận chuyển ra cảng và thực hiện thủ tục hạ bãi hàng xuất khẩu (CY closing time). Đây là hạn chót mà container đã đóng hàng phải được hạ tại bãi chỉ định của cảng để kịp xếp lên tàu.

Đồng thời, shipper cần hoàn tất các thủ tục hải quan xuất khẩu và nộp thông tin VGM (Verified Gross Mass). Việc tuân thủ nghiêm ngặt các mốc thời gian này là bước cuối cùng và quyết định cho việc lấy booking từ hãng tàu có thực sự thành công hay không.

Kiểm tra cut-off cuối cùng & bộ chứng từ xuất với PTN. Liên hệ ngay!

Các yếu tố ảnh hưởng và rủi ro thường gặp trong quá tình booking hãng tàu

Quy trình lấy booking từ hãng tàu không phải lúc nào cũng thuận lợi do chịu tác động từ nhiều yếu tố khách quan và tiềm ẩn rủi ro.

Yếu tố ảnh hưởng

Nhiều yếu tố thị trường có thể tác động trực tiếp đến việc lấy booking từ hãng tàu. Điển hình là mùa cao điểm logistics (peak season surcharge), khi nhu cầu vận chuyển tăng vọt khiến giá cước và phụ phí tăng cao, việc có được chỗ trên tàu trở nên khó khăn hơn.

Tình trạng thiếu container rỗng cũng thường xuyên xảy ra sau các đợt mất cân bằng thương mại toàn cầu. Thêm vào đó, sự cố tắc nghẽn cảng biển do nhiều nguyên nhân như thời tiết, đình công, hoặc dịch bệnh có thể làm thay đổi toàn bộ lịch trình vận chuyển.

Rủi ro thường gặp

Từ các yếu tố ảnh hưởng, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro khi đặt chỗ tàu. Rủi ro phổ biến nhất là tình trạng lấy booking từ hãng tàu bị hủy đột ngột do thiếu chỗ.

Một rủi ro nghiêm trọng khác là “roll over” (tàu bị hoãn chuyến), đây là trường hợp container hàng hóa của bạn bị đẩy sang chuyến tàu sau, gây chậm trễ cho cả chuỗi cung ứng. Ngoài ra, việc lấy booking từ hãng tàu thất bại còn có thể dẫn đến phát sinh các khoản local charges của hãng tàu không lường trước được, như phí lưu container, lưu bãi, ảnh hưởng lớn đến chi phí lô hàng.

Giải pháp tối ưu

Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần có chiến lược chủ động.

Lên kế hoạch và đặt booking sớm

Đây là giải pháp quan trọng nhất khi lấy booking từ hãng tàu để đảm bảo có chỗ trên tàu và có container rỗng, đặc biệt trong mùa cao điểm. Doanh nghiệp nên gửi yêu cầu booking trước ngày tàu dự kiến chạy (ETD) ít nhất 2-3 tuần đối với các tuyến xa như Mỹ, châu Âu. Vào các giai đoạn cao điểm, việc đặt sớm hơn nữa sẽ giúp tránh được tình trạng hết chỗ hoặc giá cước tăng đột biến.

Sử dụng nhiều hãng tàu / forwarder

Đây là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Một forwarder uy tín có mối quan hệ tốt với nhiều hãng tàu, giúp họ có được mức giá cạnh tranh và ưu tiên giữ chỗ cho khách hàng. Quan trọng hơn, khi có sự cố như “roll over” hay hủy booking, họ có đủ kinh nghiệm và mạng lưới để nhanh chóng tìm giải pháp thay thế, xử lý khủng hoảng hiệu quả, đảm bảo lô hàng của bạn được vận chuyển đúng lịch trình.

Chủ động theo dõi và cập nhật lịch tàu

Lịch trình của tàu biển có thể thay đổi do nhiều yếu tố như thời tiết hoặc tắc nghẽn cảng. Việc thường xuyên kiểm tra lịch tàu online qua hệ thống của hãng tàu hoặc forwarder giúp doanh nghiệp nắm bắt sớm nhất các thông tin thay đổi về ngày đi, ngày đến. Điều này cho phép bạn kịp thời điều chỉnh kế hoạch lấy container, đóng hàng và thông báo cho đối tác, giảm thiểu tác động tiêu cực đến chuỗi cung ứng.

Đừng để rủi ro booking làm gián đoạn kế hoạch xuất khẩu – Hãy để PTN Logistics hỗ trợ bạn đặt chỗ an toàn, đúng lịch.

PTN Logistics: Cung cấp dịch vụ vận tải biển với thủ tục lấy booking từ hãng tàu nhanh nhất

Hiểu rõ những thách thức đó, PTN Logistics mang đến dịch vụ vận tải biển với giải pháp chuyên biệt để việc lấy booking từ hãng tàu của bạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của PTN Logsitics

Việc hợp tác với PTN Logistics không chỉ đơn thuần là thuê một đơn vị đặt chỗ, mà là lựa chọn một giải pháp toàn diện mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Đặt chỗ nhanh chóng, chính xác

Với kinh nghiệm và quy trình làm việc chuyên nghiệp, PTN Logistics xử lý yêu cầu lấy booking từ hãng tàu của bạn một cách nhanh chóng. Chúng tôi đảm bảo mọi thông tin gửi đến hãng tàu đều chính xác ngay từ đầu, giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và tránh các sai sót có thể dẫn đến việc sửa đổi booking tốn kém.

Đảm bảo chỗ trên tàu

Nhờ mối quan hệ đối tác lâu năm và sản lượng hàng hóa ổn định, chúng tôi có được sự ưu tiên từ các hãng tàu lớn. Điều này giúp đảm bảo lô hàng của bạn luôn có chỗ trên tàu, ngay cả trong mùa cao điểm căng thẳng, hạn chế tối đa rủi ro bị hoãn chuyến (roll over).

Tư vấn chuyên sâu để tối ưu chi phí

Đội ngũ của chúng tôi không chỉ giúp lấy booking từ hãng tàu theo yêu cầu. Chúng tôi sẽ phân tích lô hàng của bạn để tư vấn lựa chọn hãng tàu, tuyến đường và lịch trình phù hợp nhất, giúp bạn tiết kiệm chi phí vận chuyển một cách hiệu quả mà vẫn đảm bảo thời gian giao hàng.

Cung cấp dịch vụ trọn gói, tiết kiệm thời gian và nguồn lực

Chúng tôi cung cấp một giải pháp logistics tích hợp. Ngoài việc lấy booking từ hãng tàu, PTN Logistics còn hỗ trợ các dịch vụ khác như vận tải nội địa, khai báo hải quan, và bảo hiểm hàng hóa. Việc sử dụng dịch vụ trọn gói giúp bạn chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức quản lý.

Vì sao doanh nghiệp nên chọn PTN Logistics?

Với hơn 15 năm kinh nghiệm logistics Việt Nam, PTN Logistics tự tin xử lý mọi tình huống phức tạp. Chúng tôi sở hữu hệ thống đối tác toàn cầu, bao phủ các tuyến vận tải trọng điểm từ Á sang Âu, Mỹ. Uy tín của chúng tôi được khẳng định qua hàng ngàn lô hàng xuất khẩu thành công mỗi năm. Chúng tôi cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu chuyên nghiệp và toàn diện, không chỉ là lấy booking từ hãng tàu mà còn là giải pháp one-stop logistics từ vận tải nội địa đến khai báo hải quan. Chọn PTN là chọn sự an toàn, chuyên nghiệp và hiệu quả.

Sẵn sàng đưa lô hàng của bạn ra thế giới với PTN Logistics – Đặt booking ngay để không bỏ lỡ chuyến tàu.

Từ việc chuẩn bị thông tin, lựa chọn FCL/LCL đến việc tuân thủ cut-off time, quy trình lấy booking từ hãng tàu đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc. Với hơn 15 năm kinh nghiệm, PTN Logistics tự tin mang đến cho bạn dịch vụ đặt chỗ tàu biển an toàn và tiết kiệm nhất. Gọi ngay cho chúng tôi qua hotline để nhận tư vấn miễn phí và bắt đầu tối ưu hóa chi phí logistics cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp