Phí storage là gì và khi nào doanh nghiệp phải trả phí này?

Bạn đang tìm hiểu phí storage là gì và tại sao nó lại là một trong những phụ phí logistics gây đau đầu nhất? Sự nhầm lẫn giữa phí storage, demurrage và detention có thể dẫn đến các chi phí phát sinh không lường trước, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Bài viết này của PTN Logistics sẽ giải thích cặn kẽ từ định nghĩa, nguyên nhân đến cách tính. Tìm hiểu ngay!

Khám phá phí Storage là gì: Định nghĩa cốt lõi và vai trò trong chuỗi cung ứng

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc kiểm soát các phụ phí là yếu tố then chốt để đảm bảo lợi nhuận. Hãy cùng khám phá và làm rõ một trong những chi phí phổ biến nhất.

Phí Storage là gì? (Storage Charge)

Vậy chính xác phí storage là gì? Đây là khoản phí do cảng hoặc kho CFS (Container Freight Station) thu khi một container hàng chiếm dụng diện tích tại bãi của họ vượt quá số ngày thời gian miễn phí (free time) quy định. Về bản chất, đây chính là phí lưu container tại cảng tính từ thời điểm hàng được dỡ khỏi tàu cho đến khi người nhận hàng hoàn tất thủ tục và đưa container ra khỏi cảng.

Chi phí này phát sinh trực tiếp do sự chậm trễ trong việc thông quan và lấy hàng. Việc hiểu rõ phí storage là gì là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát và tránh được những khoản phát sinh không đáng có, bảo vệ lợi nhuận lô hàng.

Phân biệt Phí Storage, DEM và DET – Bộ ba phụ phí dễ gây nhầm lẫn nhất

Một trong những nhầm lẫn lớn nhất trong ngành là gộp chung Storage Charge với phí demurrage (phí DEM) và phí detention (phí DET). Hiểu rõ dem/det là gì sẽ giúp bạn tránh các tranh chấp không đáng có và dự trù chi phí chính xác hơn. Để làm rõ, hãy xem bảng so sánh trực quan bên dưới, đây là cách tốt nhất để nhận biết phí storage là gì so với các loại phụ phí logistics khác.

Bảng phân biệt bộ ba phụ phí dễ gây nhầm lẫn nhất

5 nguyên nhân doanh nghiệp phải trả phí Storage là gì? 

Sau khi đã hiểu rõ bản chất của các loại phụ phí, việc đi sâu vào tìm hiểu nguyên nhân sẽ giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh thay vì bị động xử lý.

Vướng mắc trong khâu chứng từ và thủ tục hải quan

Nguyên nhân hàng đầu giải thích cho phí storage là gì và tại sao nó phát sinh chính là các vấn đề liên quan đến bộ chứng từ. Chỉ một sai sót nhỏ trên Vận đơn (Bill of Lading), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) hay C/O có thể dẫn đến việc phải sửa đổi, bổ sung, làm đình trệ toàn bộ quy trình. Chính sự chậm trễ chứng từ này khiến lô hàng không thể tiến hành thủ tục hải quan đúng hạn, làm tiêu tốn thời gian miễn phí lưu bãi quý giá và dẫn đến phát sinh chi phí storage không thể tránh khỏi.

Chậm trễ từ phía người nhận hàng (Consignee)

Trách nhiệm không phải lúc nào cũng đến từ các yếu tố bên ngoài. Đôi khi, sự chậm trễ lại xuất phát từ chính người nhận hàng (consignee). Mặc dù đã nhận được giấy báo hàng đến (arrival notice), nhưng doanh nghiệp có thể chưa sẵn sàng về tài chính để nộp thuế, kho bãi chưa có chỗ trống, hoặc kế hoạch sản xuất thay đổi đột ngột. Những trì hoãn nội bộ này trực tiếp khiến container phải nằm chờ tại cảng, và là một lý do phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp phải tìm hiểu về phí storage là gì một cách bất đắc dĩ.

Vấn đề với hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển

Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng, nút thắt vẫn có thể xảy ra từ phía hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển. Việc chậm trễ giải phóng lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order) là một ví dụ điển hình. Nếu không có chứng từ quan trọng này, dù bạn đã hiểu rõ phí storage là gì và sẵn sàng mọi thứ, bạn vẫn không thể làm thủ tục lấy hàng. Một công ty giao nhận (forwarder) thiếu kinh nghiệm, không chủ động theo dõi và thúc giục hãng tàu có thể làm trầm trọng thêm vấn đề này.

Tắc nghẽn tại cảng hoặc các yếu tố khách quan

Đôi khi, việc phát sinh chi phí không hoàn toàn đến từ lỗi chủ quan, và đó là lúc bạn thấy rõ nhất sự rủi ro của phí storage là gì. Tình trạng tắc nghẽn cảng vào các mùa cao điểm, thời tiết xấu gây ảnh hưởng lịch tàu, hay các cuộc đình công có thể làm tê liệt hoạt động tại cảng. Những yếu tố khách quan này nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn, nhưng chúng trực tiếp kéo dài thời gian thông quan hàng hóa, khiến container của bạn bị “mắc kẹt” và phát sinh phí lưu bãi không mong muốn.

Lựa chọn sai đối tác logistics

Đây là nguyên nhân tổng hợp và cũng là rủi ro lớn nhất, vì một đối tác thiếu năng lực có thể dẫn đến cả bốn vấn đề trên. Một đơn vị dịch vụ logistics thiếu kinh nghiệm sẽ không tư vấn được các rủi ro tiềm ẩn, không theo dõi sát sao tiến độ lô hàng và không xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

Điều này khiến việc bạn hiểu phí storage là gì trở nên vô nghĩa vì bạn không có người đồng hành để phòng tránh nó. Lựa chọn đúng đối tác chính là giải pháp cốt lõi nhất, vì họ sẽ giúp bạn tránh phải tìm hiểu phí storage là gì bằng cách trả giá bằng tiền bạc.

>>Tìm hiểu ngay: Vận tải đường biển PTN Logistics – Dịch vụ vận chuyển tối ưu

Cách tính phí Storage là gì?

Khi đã nhận diện được các rủi ro gây phát sinh chi phí, bước tiếp theo là nắm vững công cụ tài chính để lượng hóa và kiểm soát chúng.

Các yếu tố ảnh hưởng đến phí storage là gì?

Để hiểu sâu hơn phí storage là gì và cách nó được áp dụng, bạn cần biết rằng chi phí này không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố

• Đầu tiên là loại hàng hóa và loại container; ví dụ, container lạnh (reefer container) yêu cầu cung cấp điện và giám sát liên tục sẽ có mức phí cao hơn nhiều so với container hàng khô (dry container) thông thường.
• Thứ hai là thời gian lưu trữ, phí thường được tính lũy tiến, nghĩa là càng để lâu thì đơn giá mỗi ngày càng cao.
• Cuối cùng, mỗi cảng hoặc kho bãi sẽ có một biểu phí lưu bãi tại cảng riêng, phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng và mức độ bận rộn của họ.

Công thức tính phí storage là gì?

Về cơ bản, cách tính phí lưu bãi được áp dụng theo một công thức chung và khá đơn giản, giúp doanh nghiệp dễ dàng dự trù chi phí.

• Phí lưu kho = Số ngày container lưu kho vượt quá thời gian miễn phí × Đơn giá lưu kho/ngày.

Trong đó, “Số ngày vượt quá” là tổng số ngày container nằm tại bãi trừ đi số ngày miễn phí mà hãng tàu hoặc cảng cung cấp. “Đơn giá lưu kho” là mức phí được quy định trong biểu phí của cảng, áp dụng cho từng loại container và có thể thay đổi theo từng mốc thời gian. Việc áp dụng công thức này giúp doanh nghiệp hiểu rõ từng đồng chi phí phát sinh và bản chất thật sự của phí storage là gì.

>>Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Tổng quan cho doanh nghiệp logistics

Checklist hành động: Tối ưu hóa chi phí Storage cho mọi lô hàng

Hiểu rõ phí storage là gì, nguyên nhân và cách tính là nền tảng, nhưng hành động cụ thể mới là chìa khóa để biến kiến thức thành lợi nhuận. Dưới đây là checklist chi tiết giúp bạn kiểm soát chi phí hiệu quả.

Trước khi hàng về: Chủ động trong công tác chuẩn bị

Sự chủ động là yếu tố quyết định để tránh phát sinh phí. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ để đảm bảo tính chính xác, theo dõi sát lịch trình tàu để có kế hoạch nhận hàng cụ thể, và làm việc trước với đơn vị vận tải nội địa. Việc chuẩn bị tốt sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh các khoản phí không đáng có, vốn là câu trả lời trực tiếp cho phí storage là gì.

Khi hàng đến cảng: Tăng tốc quy trình

Khi hàng đến, tốc độ là ưu tiên hàng đầu. Hãy tiến hành khai báo hải quan điện tử ngay khi có giấy báo hàng đến, chuẩn bị sẵn sàng tài chính để thanh toán thuế phí, và phối hợp chặt chẽ với công ty forwarder. Mục tiêu cuối cùng là giải phóng hàng nhanh nhất có thể để không phải đối mặt với câu hỏi phí storage là gì khi nhìn vào bảng kê chi phí.

Lựa chọn đối tác tin cậy

Một đối tác logistics kinh nghiệm là một khoản đầu tư chiến lược. Họ sẽ chủ động xử lý các thủ tục phức tạp, giúp bạn không cần phải bận tâm phí storage là gì và các quy trình liên quan. Lựa chọn một công ty cung cấp dịch vụ logistics trọn gói đáng tin cậy sẽ giúp bạn tối ưu chi phí bằng cách ngăn chặn các khoản phí phát sinh ngay từ đầu.

Đàm phán về thời gian miễn phí (Free time)

Nếu doanh nghiệp có sản lượng hàng lớn, hãy tận dụng lợi thế đàm phán free time với hãng tàu. Chủ động yêu cầu thêm ngày miễn phí (free time) ngay từ lúc đặt booking sẽ tạo ra một vùng đệm an toàn, giúp bạn ứng phó hiệu quả hơn với các sự cố chậm trễ bất ngờ mà không cần tìm hiểu lại phí storage là gì và nó sẽ tăng lên bao nhiêu.

Bạn có lô hàng phức tạp và cần một đối tác logistics đáng tin cậy? Liên hệ ngay với PTN Logistics để tìm ra phương án tối ưu nhất.

Việc phải đối mặt với nhiều loại phụ phí phức tạp thực sự là một thách thức không nhỏ trong ngành xuất nhập khẩu. Thay vì tự mình giải quyết những vấn đề đau đầu này, hãy để các PTN Logistics giúp bạn. Với kinh nghiệm và sự tận tâm, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp logistics hiệu quả và minh bạch nhất. Gọi cho chúng tôi ngay hôm nay để nhận báo giá tối ưu nhất cho lô hàng của bạn!

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về phí storage là gì?