Phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu & các sai lầm

Phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu là một trong những khoản mục phức tạp, dễ gây nhầm lẫn giữa cước chính và các phụ phí. Nhiều doanh nghiệp đã mất tiền oan vì không phân biệt được các loại phí này. Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích các sai lầm thường gặp và đưa ra hướng dẫn cụ thể để bạn tránh rủi ro. Tìm hiểu ngay cùng PTN Logistics!

Xem thêm: Dịch vụ hải quan PTN: Giải pháp xuất nhập khẩu hàng đầu 2025

Tại sao phải khai báo phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu?

Việc khai báo phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu tưởng chừng đơn giản nhưng lại là một trong những khâu quan trọng, quyết định đến tính hợp lệ của lô hàng và chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra. Vậy, tại sao phải đặc biệt chú ý đến khoản mục này?

Định nghĩa: Phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu là gì?

Phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu là khoản chi phí mà người mua phải trả cho việc vận chuyển hàng hóa từ cảng hoặc sân bay xuất khẩu đến cảng hoặc sân bay nhập khẩu đầu tiên tại Việt Nam. Đây là một thành phần không thể thiếu trong việc xác định trị giá tính thuế CIF của hàng hóa.

Đối với những lô hàng có điều kiện giao hàng như FOB, EXW, FCA (Incoterms nhóm E, F), người nhập khẩu phải tự kê khai khoản phí này trên tờ khai. Tuy nhiên, nếu lô hàng được giao theo điều kiện CIF, phí vận chuyển đã bao gồm trong giá trị hàng hóa trên hóa đơn thương mại. Việc kê khai đúng và đủ phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu là cơ sở để tính toán chính xác số thuế phải nộp.

Vị trí của phí vận chuyển trên tờ khai hải quan

Cơ sở pháp lý quy định về phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu

Việc kê khai phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật hiện hành. Theo Thông tư 39/2018/TT-BTC, khoản chi phí vận tải quốc tế là một trong những yếu tố điều chỉnh tăng vào giá trị giao dịch hàng nhập khẩu để xác định trị giá tính thuế nhập khẩu. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định trị giá tính thuế CIF.

Công thức tính thuế nhập khẩu sẽ được áp dụng dựa trên trị giá tính thuế đã bao gồm cả giá hàng và phí vận tải, bảo hiểm. Do đó, việc kê khai thiếu hoặc sai phí vận tải sẽ dẫn đến việc tính thiếu thuế, gây ra hậu quả truy thu thuế hải quan sau này.

Tầm quan trọng của việc khai báo đúng và đủ phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu

Khai báo đúng và đủ phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đồng thời tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

Tránh bị phạt và truy thu thuế: Kê khai chính xác giúp doanh nghiệp tránh những sai sót có thể dẫn đến việc hải quan truy thu thuế và áp dụng các hình phạt hành chính khi kiểm tra sau thông quan.
Minh bạch và thuận lợi: Việc khai báo đầy đủ chứng từ giúp quy trình thông quan diễn ra thuận lợi, tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
Tính toán chi phí chính xác: Kê khai chính xác phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu giúp doanh nghiệp có cơ sở để tính toán tổng chi phí nhập khẩu.

Bạn đang lo lắng về việc kê khai sai? Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí.

Tầm quan trọng của việc khai báo đúng và dự phí

Các thành phần cấu thành phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu

Để kê khai phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu một cách chính xác, doanh nghiệp cần nắm rõ các thành phần chi phí cấu thành nên khoản mục này. Việc hiểu rõ từng loại phí sẽ giúp tránh được những sai sót không đáng có và tối ưu hóa chi phí.

Cước vận tải quốc tế (Freight) – Yếu tố chính trong phí vận chuyển

Cước vận tải (Freight) là thành phần cơ bản và quan trọng nhất trong phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu. Đây là chi phí mà người nhập khẩu phải thanh toán cho hãng vận chuyển để di chuyển hàng hóa từ cảng xuất khẩu đến cảng đích.

Đối với vận tải đường biển: Cước vận tải đường biển được tính dựa trên nhiều yếu tố như khối lượng (CBM), trọng lượng (tấn), loại container, và tuyến đường vận chuyển.
Đối với vận tải đường hàng không: Cước vận tải đường hàng không thường được tính dựa trên trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng thể tích, tùy thuộc vào giá trị nào lớn hơn.

Các loại phụ phí (surcharges) cần cộng vào phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu

Ngoài cước vận tải chính, phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu còn bao gồm nhiều phụ phí (surcharges) khác. Các phụ phí này thường xuyên thay đổi và cần được cập nhật thường xuyên.

Phụ phí nhiên liệu (BAF/EBS): Đây là phụ phí biến động do giá nhiên liệu tăng, được các hãng tàu thu để bù đắp chi phí.
Phụ phí mùa cao điểm (PSS): Áp dụng trong những giai đoạn vận tải cao điểm, khi nhu cầu vận chuyển tăng mạnh.
Phí THC đầu xếp: Phí xếp dỡ container tại cảng đi, cũng là một khoản cần cộng vào phí vận chuyển.
Phí chứng từ (Documentation Fee) đầu xuất: Phí làm các chứng từ cần thiết tại cảng xếp hàng.

Những loại phụ phí cần cộng vào phí vận chuyển

Phân biệt phí vận chuyển với local charges tại Việt Nam

Một trong những sai lầm phổ biến là nhầm lẫn giữa phí vận chuyển quốc tế và local charges tại cảng dỡ Việt Nam. Điều này có thể dẫn đến việc khai báo sai giá trị tính thuế.

Phí vận tải và phí địa phương (local charges): Phí vận chuyển quốc tế là chi phí từ cảng đi đến cảng đến. Local charges là các chi phí phát sinh tại cảng đích ở Việt Nam, bao gồm phí THC đầu dỡ, phí vệ sinh container, phí CIC, phí D/O….
Điểm khác biệt: Theo quy định, chỉ có các chi phí phát sinh tại cảng đi mới được cộng vào trị giá tính thuế. Các local charges tại cảng dỡ (Việt Nam) không được cộng vào trị giá tính thuế nhập khẩu

Phân biệt các loại phí để tối ưu chi phí! Tìm hiểu thêm về dịch vụ của chúng tôi.

Hướng dẫn cách khai báo phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu

Việc khai báo phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu là một quy trình đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định. Sau đây là hướng dẫn chi tiết từng bước giúp bạn thực hiện công việc một cách hiệu quả và an toàn.

Bước 1: Xác định điều kiện Incoterms

Bước đầu tiên và quan trọng nhất để khai báo phí vận chuyển chính là xác định đúng điều kiện Incoterms của lô hàng. Các điều kiện này quyết định trách nhiệm về cước vận tải thuộc về bên nào.

Nhóm E và F (EXW, FOB, FCA): Với các điều kiện này, người nhập khẩu có trách nhiệm thuê và thanh toán chi phí vận chuyển quốc tế. Do đó, bắt buộc phải khai báo phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu để bổ sung vào trị giá tính thuế.
Nhóm C (CIF, CPT): Đối với các điều kiện như CIF (Cost, Insurance and Freight) và CPT (Carriage Paid To), chi phí vận chuyển đã được bao gồm trong giá trị hàng hóa trên hóa đơn thương mại.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ

Chuẩn bị đầy đủ chứng từ là nền tảng để khai báo phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu chính xác và tránh rủi ro khi bị hải quan kiểm tra. Các chứng từ này là bằng chứng xác thực cho giá trị vận chuyển mà bạn đã kê khai.

Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Đây là chứng từ quan trọng nhất, xác nhận việc vận chuyển hàng hóa. Vận đơn thể hiện thông tin về người gửi, người nhận, tên hàng, số lượng và cảng đi/đến.
Giấy báo cước (Debit Note): Đây là chứng từ do hãng tàu hoặc công ty forwarder cấp, liệt kê chi tiết các khoản phí cước vận tải. Hải quan sẽ căn cứ vào giấy báo cước để đối chiếu với số liệu khai báo.

Bạn muốn tối ưu thời gian nhập liệu? Đăng ký ngay để PTN Logistics hỗ trợ trọn gói.

Bước 3: Nhập liệu trên phần mềm

Sau khi đã có đầy đủ chứng từ, bạn sẽ tiến hành khai báo trên phần mềm E-Customs.

Chỉ tiêu “Phí vận chuyển”: Nhập tổng chi phí vận chuyển theo chứng từ.
Chỉ tiêu “Mã đơn vị tiền tệ”: Chọn mã tiền tệ tương ứng, ví dụ USD hoặc VND.
Chỉ tiêu “Mã phân loại khoản điều chỉnh”: Lựa chọn mã phù hợp, thường là mã “A02” (Phí vận tải và các chi phí liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa sau khi nhập khẩu) để khai báo phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu.

Thực hiện khai báo trên phần mềm E-Customs

Cách phân bổ phí vận chuyển cho tờ khai nhiều dòng hàng

Trong trường hợp tờ khai có nhiều dòng hàng, bạn cần phân bổ phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu một cách hợp lý.

Phân bổ theo trị giá: Đây là phương pháp phổ biến nhất. Phí vận chuyển của từng mặt hàng sẽ được phân bổ dựa trên tỷ lệ trị giá của mặt hàng đó so với tổng trị giá lô hàng.
Phân bổ theo trọng lượng/thể tích: Một số trường hợp có thể phân bổ dựa trên trọng lượng hoặc thể tích của từng mặt hàng, đặc biệt là khi các mặt hàng có giá trị tương đồng nhưng trọng lượng khác nhau.

3 sai lầm thường gặp khiến doanh nghiệp mất tiền oan vì phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu

Việc khai báo phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu là một quy trình đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến, dẫn đến rủi ro pháp lý và tổn thất tài chính không đáng có.

Xem thêm: Tổng hợp các loại phí trong vận tải đường biển phổ biến nhất

Các sai lầm thường gặp khiến doanh nghiệp mất tiền oan vì phí vận chuyển

Sai lầm 1: Bỏ sót các khoản phụ phí khi khai báo phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu

Một trong những sai lầm phổ biến nhất là bỏ sót các khoản phụ phí (surcharges) khi khai báo. Doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào cước vận tải chính (Freight) và quên đi những chi phí đi kèm. Sai sót này có thể xảy ra do thiếu kinh nghiệm hoặc không cập nhật các loại phí từ hãng tàu.

Hậu quả là trị giá tính thuế bị kê khai thấp hơn thực tế, vi phạm các quy định về xác định trị giá hải quan theo Thông tư 39/2018/TT-BTC. Khi bị hải quan kiểm tra sau thông quan, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với việc truy thu thuế và xử phạt hành chính.

Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần yêu cầu Giấy báo cước (Debit Note) chi tiết từ đơn vị vận chuyển để đảm bảo rằng tất cả các chi phí liên quan đến phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu đều được khai báo đầy đủ và chính xác.

Sai lầm 2: Nhầm lẫn giữa local charges tại cảng dỡ với phí vận chuyển quốc tế

Sai lầm thứ hai mà nhiều doanh nghiệp mắc phải là không phân biệt được local charges tại cảng dỡ với phí vận chuyển quốc tế. Một số local charges không cộng vào trị giá, ví dụ như phí THC tại cảng dỡ (Terminal Handling Charge – Destination).

Theo quy định, chỉ các chi phí liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa từ cảng xuất đến cảng nhập đầu tiên mới được tính vào trị giá tính thuế. Doanh nghiệp thường thiếu kinh nghiệm trong việc phân loại các loại phí này, dẫn đến việc khai sai trị giá tính thuế.

Hậu quả là doanh nghiệp có thể bị xử phạt do khai sai tờ khai và phải nộp thêm tiền truy thu thuế. Cách khắc phục là nắm vững các thành phần cấu thành phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu và tham khảo ý kiến của các chuyên gia để tránh nhầm lẫn.

Sai lầm khi bỏ sót các phụ phí khi khai báo phí vận chuyển

Sai lầm 3: Không lưu trữ đầy đủ chứng từ gốc về phí vận chuyển

Việc thiếu chứng từ gốc phí vận tải là một rủi ro lớn khi hải quan tiến hành kiểm tra. Theo quy định, doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu, bao gồm cả Vận đơn (Bill of Lading) và Giấy báo cước (Debit Note).

Những chứng từ này không chỉ là bằng chứng xác thực cho giá trị đã khai báo mà còn là cơ sở để hải quan đối chiếu và xác minh. Nếu không thể cung cấp đầy đủ các chứng từ này khi bị hải quan kiểm tra, doanh nghiệp sẽ không có cơ sở để giải trình, dẫn đến việc bị ấn định thuế và xử phạt.

Vì vậy, để tránh mất tiền oan, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học và cẩn thận cho toàn bộ các chứng từ liên quan đến phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu.

Lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp? Để lại thông tin để nhận tư vấn về quy trình quản lý chứng từ.

Giải pháp tối ưu chi phí vận chuyển với PTN Logistics

Việc khai báo phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp. Để giải quyết những khó khăn này, PTN Logistics mang đến một giải pháp toàn diện, không chỉ giúp bạn tối ưu chi phí mà còn đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.

Hơn cả một dịch vụ, PTN Logistics mang đến sự an tâm và chuyên nghiệp

PTN Logistics không chỉ cung cấp dịch vụ khai báo hải quan đơn thuần, mà còn là đối tác tin cậy, giúp doanh nghiệp an tâm trong mọi khâu của quy trình xuất nhập khẩu. Chúng tôi mang đến sự chuyên nghiệp thông qua các giải pháp toàn diện:

Tư vấn logistics chuyên sâu và tối ưu hóa chi phí

Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ phân tích, đưa ra lời khuyên cụ thể để bạn tối ưu chi phí xuất nhập khẩu. Chúng tôi giúp bạn hiểu rõ các thành phần của phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu, từ đó đưa ra quyết định chính xác.

Khai báo Hải quan chính xác

Với kinh nghiệm dày dặn, PTN Logistics đảm bảo mọi thông tin trên tờ khai, đặc biệt là các chỉ tiêu về cước vận tải, được kê khai chính xác, đúng quy định, tránh các sai sót dẫn đến phạt và truy thu thuế.

Quản lý chứng từ chuyên nghiệp

Chúng tôi hỗ trợ bạn trong việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu, đảm bảo bạn luôn sẵn sàng khi có yêu cầu kiểm tra sau thông quan.

Giải quyết vấn đề phát sinh

Trong trường hợp có sự cố hoặc thắc mắc từ cơ quan hải quan, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ nhanh chóng tư vấn và đưa ra phương án xử lý hiệu quả.

Bạn đã sẵn sàng để tối ưu chi phí và quy trình? Khám phá ngay dịch vụ của PTN Logistics.

Tại sao nên chọn PTN logistics?

Việc lựa chọn một đối tác logistics đáng tin cậy là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công trong hoạt động kinh doanh. PTN Logistics tự hào là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp bởi những ưu điểm vượt trội sau:

Đội ngũ nhân sự chuyên môn cao: Chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân viên am hiểu sâu sắc các quy định pháp lý, luôn cập nhật các thông tư mới nhất để đảm bảo quá trình khai báo phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu diễn ra một cách chính xác nhất.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói của PTN Logistics giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực, từ đó có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Mạng lưới đối tác rộng khắp: Với mạng lưới đối tác rộng khắp, chúng tôi có thể cung cấp dịch vụ toàn diện, từ vận tải, kho bãi đến khai báo hải quan, giúp chuỗi cung ứng của bạn được vận hành trơn tru và hiệu quả.

Tóm lại, việc kê khai phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu đòi hỏi sự tỉ mỉ và am hiểu sâu sắc các quy định. Một sai lầm nhỏ không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn dẫn đến những tổn thất tài chính lớn. Để đảm bảo tính chính xác và an toàn tuyệt đối cho lô hàng, hãy để PTN Logistics trở thành đối tác tin cậy của bạn. Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp, tối ưu.

Thông tin liên hệ

Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu

Cơ quan hải quan kiểm tra và xác minh phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu bằng cách nào?

Hải quan sẽ kiểm tra các chứng từ đi kèm như Vận đơn, Hóa đơn thương mại và Giấy báo cước. Trong một số trường hợp, họ có thể tham khảo mức cước vận tải chung trên thị trường hoặc yêu cầu bạn giải trình, cung cấp thêm bằng chứng. Sự minh bạch và đầy đủ của chứng từ là chìa khóa để quá trình này diễn ra thuận lợi.

Tôi có thể khai báo một mức phí vận chuyển ước tính được không?

Không nên. Việc kê khai mức phí vận chuyển ước tính, đặc biệt là khi chưa có chứng từ rõ ràng, tiềm ẩn rủi ro cao. Cơ quan hải quan sẽ căn cứ vào chứng từ thực tế để xác định giá trị, và nếu có sự chênh lệch đáng kể, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu điều chỉnh, thậm chí là xử phạt.

Nếu phí vận chuyển và trị giá hàng hóa được tính chung (Incoterms CIF/CIP), tôi có cần tách riêng phí vận chuyển để khai báo không?

Không cần. Đối với các điều kiện Incoterms như CIF (Cost, Insurance and Freight), CPT (Carriage Paid To),… chi phí vận chuyển đã được bao gồm trong giá trị hàng hóa trên hóa đơn thương mại (Invoice). Doanh nghiệp sẽ không cần khai báo riêng chỉ tiêu phí vận chuyển trên tờ khai.

Nếu phí vận chuyển trên hóa đơn là USD nhưng tờ khai lại tính bằng VND, tôi sử dụng tỷ giá nào để quy đổi?

Theo quy định, bạn phải sử dụng tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đăng ký tờ khai hải quan. Đây là quy tắc bắt buộc để đảm bảo sự đồng nhất và chính xác trong việc tính toán thuế.

Thời điểm nào là tốt nhất để kê khai phí vận chuyển trên tờ khai hải quan nhập khẩu?

Tốt nhất là khi bạn đã nhận được các chứng từ vận tải chính thức như Vận đơn và Giấy báo cước từ hãng tàu hoặc công ty forwarder. Việc có đủ chứng từ trước khi khai báo giúp đảm bảo tính chính xác và tránh được các sai sót không đáng có.