Purchase invoice là gì? Phân biệt PI, CI và Proforma Invoice

Tìm hiểu purchase invoice là gì và vai trò của nó trong nghiệp vụ logistics. Bài viết này giải thích rõ chức năng, các thông tin bắt buộc trên PI, và quy trình 5 bước xử lý chuẩn (từ đối chiếu đến hạch toán). Cùng PTN Logistics phân tích các lỗi sai và cách phân biệt PI với Commercial Invoice để tránh rủi ro khi thanh toán.

Định nghĩa chuẩn: Purchase Invoice là gì?

Trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu, việc nhầm lẫn các thuật ngữ cơ bản có thể dẫn đến rủi ro tài chính. Vì vậy, chúng ta sẽ bắt đầu làm rõ khái niệm nền tảng nhất.

Giải thích khái niệm chi tiết Purchase Invoice là gì

Đối với những người mới gia nhập ngành hoặc các chủ doanh nghiệp SME, câu hỏi purchase invoice là gì thường gây nhầm lẫn. Hiểu một cách chuyên ngành, đây là một loại hóa đơn mua hàng (PI) được sử dụng trong giao dịch thương mại quốc tế. Đây không phải là hợp đồng hay đơn đặt hàng (PO).

Chức năng của purchase invoice là gì? Đó chính là cung cấp một bản ghi chi tiết, chính thức về chi phí mà người mua phải chuẩn bị để chi trả cho lô hàng, trước khi hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được hoàn thành. Nó đóng vai trò là chứng từ quan trọng cho bộ phận kế toán của nhà nhập khẩu để lên kế hoạch thanh toán.

Bản chất Purchase Invoice là gì

Để làm rõ purchase invoice dùng để làm gì, chúng ta cần hiểu bản chất cốt lõi của nó. Bản chất cốt lõi của Purchase Invoice (Hóa đơn mua hàng) được thể hiện qua các điểm sau:

• Mục đích chính: Là một chứng từ yêu cầu thanh toán.
• Người phát hành: Luôn do Người bán (Seller/Exporter) lập và phát hành.
• Người nhận: Được gửi cho Người mua (Buyer/Importer).
• Cơ sở pháp lý: Dùng để đòi tiền cho hàng hóa/dịch vụ đã được đặt hàng, và thường được lập dựa trên thông tin từ Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO).
• Phân biệt với PO: Mối quan hệ này rất rõ ràng:
  • PO (Purchase Order): Là lời đề nghị mua do người mua phát hành.
  • PI (Purchase Invoice): Là yêu cầu thanh toán do người bán phát hành, dựa trên PO đó.

Các thông tin bắt buộc phải có trên Purchase Invoice là gì?

Để đảm bảo tính rõ ràng và giúp nhà nhập khẩu (Importer) dễ dàng xác minh, một Purchase Invoice là gì chuẩn cần bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin Người bán (Seller) và Người mua (Buyer): Ghi rõ tên, địa chỉ, thông tin liên hệ đầy đủ của hai bên.
• Số Invoice và Ngày phát hành: Thông tin định danh bắt buộc của chứng từ.
• Số Purchase Order (PO): Đây là điểm mấu chốt, dùng để tham chiếu và đối chiếu với đơn đặt hàng ban đầu.
• Mô tả chi tiết hàng hóa: Bao gồm tên hàng, số lượng, đơn giá, và tổng tiền.
• Điều kiện thanh toán (Payment Terms): Quy định rõ phương thức và thời hạn thanh toán (ví dụ: T/T 30% advance, 70% against B/L copy).
• Điều kiện giao hàng (Incoterms): Ghi rõ điều kiện Incoterms đã thỏa thuận (ví dụ: FOB, CIF) để xác định đúng các chi phí đã bao gồm.
• Thông tin ngân hàng của người bán: Phải chính xác tuyệt đối để tránh rủi ro khi kế toán thực hiện lệnh chuyển tiền.

Khám phá thư viện thuật ngữ và tin tức logistics chuyên ngành tại Blog PTN Logistics

Phân biệt “Tam giác” Hóa đơn: Purchase Invoice – Commercial Invoice – Proforma Invoice

Hiểu rõ purchase invoice là gì đòi hỏi phải đặt nó trong “tam giác” so sánh với hai loại hóa đơn còn lại. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết về mục đích và tính pháp lý của ba loại chứng từ này:

Bảng so sánh chi tiết

Xem thêm: Tìm hiểu PI là gì và có vai trò như thế nào trong logistics?

Quy trình 5 bước xử lý Purchase Invoice là gì (Góc nhìn Nhà nhập khẩu)

Hiểu purchase invoice là gì là bước đầu, nhưng xử lý nó đúng quy trình mới là mấu chốt để đảm bảo an toàn tài chính cho doanh nghiệp nhập khẩu.

Bước 1: Tiếp nhận (Receive)

Quy trình bắt đầu khi bộ phận Thu mua (Purchasing) hoặc Xuất nhập khẩu (Import-Export Dept) tiếp nhận PI từ người bán (Exporter) qua email hoặc hệ thống. Bước này đòi hỏi phải kiểm tra tính xác thực cơ bản của chứng từ, đảm bảo đây là yêu cầu thanh toán hợp lệ, không phải bản nháp, nhằm phân loại chính xác purchase invoice là gì và tránh thất lạc.

Bước 2: Đối chiếu (Verify & Match)

Đây là bước quan trọng nhất để tránh thanh toán sai. Nhân viên phải thực hiện đối chiếu 3 chiều (3-way matching): PI phải khớp tuyệt đối với Purchase Order (PO) và Hợp đồng (Contract). Cần rà soát kỹ Tên hàng, số lượng, đơn giá, và Điều kiện thanh toán (Payment Terms). Mọi sai lệch phải được làm rõ với người bán ngay lập tức. Đây là bước cốt lõi để hiểu purchase invoice là gì trong thực tế.

Bước 3: Phê duyệt (Approve)

Sau khi đối chiếu khớp 100%, PI được chuyển cho cấp quản lý phê duyệt thanh toán. Bước này đảm bảo nguyên tắc kiểm soát nội bộ. Nhân viên trình PI (kèm bằng chứng đối chiếu) để cấp trên xem xét tính hợp lý, xác nhận lại purchase invoice là gì và mục đích thanh toán trước khi ký duyệt. Đây là chốt chặn kiểm soát tài chính cuối cùng trước khi thực hiện thanh toán.

Bước 4: Thanh toán (Payment)

PI đã được phê duyệt sẽ được chuyển cho bộ phận Kế toán. Kế toán thanh toán (AP Accountant) sẽ dựa vào thông tin ngân hàng và số tiền trên PI để lập lệnh chuyển tiền (T/T – Telegraphic Transfer). Nếu dùng L/C, kế toán sẽ thông báo cho ngân hàng để xử lý bộ chứng từ. Việc hiểu đúng purchase invoice là gì ở bước này giúp kế toán chọn đúng phương thức thanh toán.

Bước 5: Hạch toán & Lưu trữ (Record & Archive)

Sau khi thanh toán, Kế toán thực hiện hạch toán PI để Ghi nhận công nợ phải trả (Accounts Payable). Đây là nghiệp vụ bắt buộc. Cuối cùng, PI (bản cứng hoặc mềm) phải được lưu trữ (Archive) cẩn thận. Theo Luật Kế toán Việt Nam, chứng từ này cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm cho mục đích kiểm toán và quyết toán thuế.

Cần một đơn vị xử lý nghiệp vụ XNK trọn gói, chuyên nghiệp? Yêu cầu báo giá dịch vụ từ PTN Logistics ngay

Các rủi ro và lỗi sai “chết người” khi xử lý Purchase Invoice là gì?

Hiểu sai hoặc xử lý bất cẩn Purchase Invoice là gì có thể dẫn đến những thiệt hại tài chính “chết người” và làm đình trệ chuỗi cung ứng.

Lỗi 1: Nhầm lẫn PI với Commercial Invoice 

Đây là lỗi sai thường gặp nhất, bắt nguồn từ việc không hiểu rõ purchase invoice là gì. Tuyệt đối không được dùng Purchase Invoice (chỉ là yêu cầu thanh toán nội bộ) để khai báo hải quan. Cơ quan Hải quan yêu cầu Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) để tính thuế. Dùng sai PI sẽ khiến tờ khai bị bác bỏ, dẫn đến chậm thông quan nghiêm trọng và phát sinh chi phí lưu cont, lưu bãi (DEM/DET).

Lỗi 2: Không đối chiếu với PO

Đây là rủi ro tài chính nghiêm trọng. Việc bỏ qua bước đối chiếu 3 chiều (PI vs. PO vs. Contract) và thanh toán ngay có thể dẫn đến việc trả tiền thừa (sai đơn giá), trả thiếu (gây tranh chấp) hoặc thanh toán cho sai mặt hàng/số lượng. Điều này gây mất tiền trực tiếp cho doanh nghiệp và làm mất tác dụng của quy trình kiểm soát nội bộ, vốn là mục đích chính khi tìm hiểu purchase invoice là gì.

Lỗi 3: Lừa đảo (Fraudulent Invoices)

Đây là rủi ro “chết người”, còn gọi là lừa đảo hóa đơn (invoice fraud). Hacker gửi một PI giả mạo, y hệt bản gốc nhưng thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng. Nếu người mua không kiểm tra mà chuyển tiền, tiền sẽ mất hoàn toàn. Ngay cả khi đã biết purchase invoice là gì, việc xác thực thông tin ngân hàng là bắt buộc. Cách phòng tránh: Luôn xác nhận lại thông tin tài khoản ngân hàng với người bán qua một kênh khác (Zalo, gọi điện) trước khi thanh toán, đặc biệt là khi có thông báo thay đổi.

Đừng để sai sót chứng từ ảnh hưởng đến lô hàng của bạn. Liên hệ ngay với PTN Logistics để được tư vấn 1:1 miễn phí

Tóm lại, hiểu rõ purchase invoice là gì giúp doanh nghiệp tránh rủi ro tài chính nghiêm trọng. Việc xử lý sai chứng từ, nhầm lẫn với Commercial Invoice hay lừa đảo (invoice fraud) có thể khiến lô hàng bị đình trệ. Đừng để nghiệp vụ chứng từ phức tạp cản trở bạn. Liên hệ ngay với PTN Logistics để được tư vấn và hỗ trợ nghiệp vụ XNK trọn gói, an toàn.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về purchase invoice là gì?