Quy trình chuyển phát nhanh quốc tế gồm những bước nào?

Quy trình chuyển phát nhanh quốc tế không chỉ dừng lại ở việc vận chuyển hàng hóa mà còn là một giải pháp logistics toàn diện, từ khâu nhận hàng, làm thủ tục hải quan cho đến giao hàng tận nơi. Tìm hiểu ngay cùng PTN Logistics để gửi hàng đi nước ngoài hiệu quả, tiết kiệm và nâng cao trải nghiệm cho cả người gửi lẫn người nhận.

Quy trình chuyển phát nhanh quốc tế là gì?

Hiểu rõ quy trình chuyển phát nhanh quốc tế là bước đầu tiên để việc gửi hàng quốc tế trở nên suôn sẻ và an tâm.

Định nghĩa quy trình chuyển phát nhanh quốc tế

Về cơ bản, quy trình chuyển phát nhanh quốc tế là chuỗi các bước nghiệp vụ được chuẩn hóa để thực hiện việc vận chuyển hàng hóa quốc tế từ tay người gửi ở một quốc gia đến tay người nhận tại một quốc gia khác.

Quy trình chuyển phát nhanh quốc tế bao gồm các công đoạn cốt lõi như nhận hàng, xử lý thủ tục hải quan xuất – nhập khẩu, vận chuyển và giao hàng. Các nghiệp vụ này có thể được một dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế chuyên nghiệp đảm nhiệm.

Toàn bộ quá trình sẽ đảm bảo việc gửi hàng đi nước ngoài không chỉ nhanh chóng về mặt thời gian mà còn an toàn và có thể theo dõi được lộ trình chi tiết.

Vai trò quy trình chuyển phát nhanh quốc tế trong logistics xuất nhập khẩu

Trong chuỗi cung ứng toàn cầu, quy trình này đóng vai trò then chốt. Đặc biệt trong lĩnh vực logistics xuất nhập khẩu đối với các lô hàng nhỏ, hàng mẫu, hoặc chứng từ cần giao gấp.

Một quy trình chuyển phát nhanh quốc tế hiệu quả giúp doanh nghiệp và cá nhân tiếp cận thị trường toàn cầu một cách nhanh chóng, giao hàng đúng hẹn và nâng cao uy tín.

Các công ty logistics uy tín sẽ tối ưu hóa quy trình này. Từ khâu tư vấn thủ tục tới theo dõi đơn hàng, hỗ trợ khách hàng xuyên suốt. Đồng thười trở thành cầu nối không thể thiếu cho hoạt động kinh doanh xuyên biên giới.

Sự khác biệt giữa chuyển phát nhanh quốc tế và nội địa

Điểm khác biệt lớn nhất giữa chuyển phát nhanh quốc tế và nội địa nằm ở yếu tố hải quan và các quy định xuyên biên giới.

Vận chuyển nội địa chỉ đơn thuần là giao nhận. Còn việc giao hàng quốc tế đòi hỏi phải tuân thủ luật pháp của cả nước xuất và nước nhập khẩu.

Sự phức tạp về giấy tờ (như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói), thuế quan và thời gian thông quan chính là những yếu tố khiến quy trình chuyển phát nhanh quốc tế đòi hỏi sự chuyên nghiệp và am hiểu sâu sắc.

Các giai đoạn chính trong quy trình chuyển phát nhanh quốc tế

Để dễ hình dung, toàn bộ quy trình chuyển phát nhanh quốc tế của một lô hàng quốc tế được chia thành 5 giai đoạn chính sau đây.

Nhận hàng tại điểm gửi 

Đây là bước khởi đầu của mọi lô hàng. Nhân viên của công ty vận chuyển sẽ đến địa chỉ của bạn để lấy hàng tận nơi (hoặc door-to-door).

Tại đây, lô hàng được kiểm tra, cân đo trọng lượng và kích thước thực tế. Từ các thông tin được cung cấp sẽ giúp tính toán cước phí một cách chính xác và minh bạch. Sau khi dán nhãn vận chuyển đầy đủ, doanh nghiệp sẽ nhận mã vận đơn để theo dõi.

Đây là bước đi đầu tiên nhưng vô cùng quan trọng. Đồng thời đặt nền móng cho một quy trình chuyển phát nhanh quốc tế suôn sẻ và minh bạch ngay từ đầu.

>>Xem thêm: Tìm hiểu ship cod toàn quốc là gì trong chuỗi cung ứng?

Khai báo hải quan xuất khẩu 

Trước khi rời khỏi Việt Nam, mọi lô hàng phải hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu. Việc này áp dụng cho cả lô hàng thương mại và phi thương mại trước khi xuất khẩu.

Trong quy trình chuyển phát nhanh quốc tế, đơn vị vận chuyển sẽ thay mặt khách hàng thực hiện khai báo hải quan theo quy định. Thông tin khai báo dựa trên hóa đơn thương mại và chứng từ liên quan được cung cấp.

Sự chính xác và trung thực trong việc khai báo giá trị, mô tả hàng hóa ở giai đoạn này là yếu tố tiên quyết để tránh các rủi ro bị giữ lại hoặc xử phạt. Đảm bảo lô hàng được xuất khẩu đúng tiến độ theo quy định của pháp luật.

Giai đoạn vận chuyển quốc tế 

Sau khi được cấp phép xuất khẩu, lô hàng sẽ được đưa lên máy bay để vận chuyển đến nước đích. Mỗi lô hàng sẽ đi kèm một vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB).

Đây là giai đoạn trung tâm của quy trình chuyển phát nhanh quốc tế. Nó quyết định phần lớn tốc độ của toàn bộ hành trình.

Trong suốt quá trình này, doanh nghiệp có thể sử dụng mã vận đơn đã nhận để theo dõi lô hàng (hoặc tracking đơn hàng) và cập nhật trạng thái của kiện hàng theo thời gian thực khi nó di chuyển qua các trạm.

Khai báo hải quan nhập khẩu tại nước đến 

Khi hàng hóa đến sân bay tại điểm đến, giai đoạn thủ tục hải quan nhập khẩu sẽ bắt đầu. Cơ quan hải quan tại đây sẽ kiểm tra chứng từ và hàng hóa để đảm bảo chúng tuân thủ quy định của nước sở tại.

Quá trình thông quan hàng hóa trong quy trình chuyển phát nhanh quốc tế này có thể bao gồm việc kiểm tra thực tế và yêu cầu người nhận thanh toán các loại thuế, phí nhập khẩu (nếu có) để được giải phóng hàng.

Đây là bước thường phát sinh các vấn đề nếu thông tin khai báo ban đầu không chính xác hoặc hàng hóa thuộc diện bị hạn chế.

Phân phối hàng tại điểm đích

Đây là chặng cuối cùng sau khi lô hàng đã được thông quan. Gói hàng của sẽ được chuyển từ kho của hãng tại sân bay đến trung tâm khai thác địa phương để tiến hành phát hàng tại điểm đích.

Nhân viên giao hàng sẽ mang lô hàng đến đúng địa chỉ người nhận, hoàn tất dịch vụ door-to-door.

Toàn bộ quy trình chuyển phát nhanh quốc tế được xem là kết thúc khi người nhận ký xác nhận. Lúc này, thời gian vận chuyển dự kiến ban đầu sẽ được đối chiếu với thời gian giao hàng thực tế.

Vai trò của các bên liên quan trong quy trình

Trong quy trình chuyển phát nhanh quốc tế, một lô hàng quốc tế thành công là kết quả của sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bên liên quan. Mỗi bên đều có một vai trò và trách nhiệm riêng biệt.

Vai trò của người gửi – Shipper

Người gửi (Shipper) là điểm khởi đầu và là nguồn cung cấp thông tin cốt lõi cho toàn bộ lô hàng. Trách nhiệm chính của bạn là đóng gói hàng hóa an toàn theo quy định.

Đồng thời cung cấp thông tin chính xác cho việc khai báo giá trị hàng hóa, và chuẩn bị các chứng từ cơ bản như phiếu đóng gói (Packing List).

Sự trung thực và đầy đủ trong khâu này sẽ quyết định trực tiếp đến tốc độ và sự thành công của cả quy trình chuyển phát nhanh quốc tế, bởi mọi sai sót từ người gửi đều có thể dẫn đến sự chậm trễ ở các giai đoạn sau.

Vai trò của công ty chuyển phát nhanh

Trong quy trình chuyển phát nhanh quốc tế, công ty chuyển phát nhanh đóng vai trò điều phối trung tâm, kết nối quy trình giao nhận. Đơn vị này biến các bước phức tạp thành dịch vụ liền mạch cho khách hàng.

Họ chịu trách nhiệm từ việc nhận hàng, vận chuyển, cho đến việc làm thủ tục hải quan thay mặt bạn. Đồng thời sẽ phát hành các chứng từ vận tải quan trọng như vận đơn hàng không và cung cấp công cụ theo dõi lô hàng.

Với chuyên môn nghiệp vụ, công ty dịch vụ sẽ tư vấn, rà soát tính hợp lệ của chứng từ. Theo đó đảm bảo lô hàng di chuyển theo lộ trình tối ưu và an toàn nhất.

Vai trò của Cơ quan Hải quan

Cơ quan Hải quan là cơ quan công quyền tại cả nước xuất khẩu và nhập khẩu. Đồng thời có vai trò kiểm soát và thực thi pháp luật về thương mại.

Họ xác minh tính hợp pháp của hàng hóa, kiểm tra sự trùng khớp giữa hàng thực tế và các giấy tờ thông quan đã được khai báo.

Hải quan có thẩm quyền quyết định việc thông quan, tạm giữ hoặc từ chối một lô hàng nếu phát hiện sai phạm. Do đó, tuân thủ quy định của họ là yêu cầu bắt buộc trong quy trình chuyển phát nhanh quốc tế mà không bên nào có thể can thiệp.

>>Khám phá thêm: Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế – Giá tốt, dịch vụ tận tâm

Vai trò của đơn vị phân phối nội địa

Đây là đối tác địa phương tại nước đến, chịu trách nhiệm cho chặng giao hàng cuối cùng (last-mile delivery). Sau khi hàng được thông quan, họ sẽ nhận hàng từ sân bay hoặc trung tâm khai thác. Tiếp theo, họ vận chuyển hàng đến tận tay người nhận một cách nhanh chóng và an toàn.

Các thông tin trên hóa đơn thương mại như địa chỉ, thông tin người nhận phải chính xác để giao hàng thành công.

Hiệu quả việc này đảm bảo trải nghiệm của người nhận được trọn vẹn, khép lại quy trình chuyển phát nhanh quốc tế một cách tốt đẹp.

Những chứng từ và thông tin cần chuẩn bị

Người gửi phải chuẩn bị giấy tờ và thông tin để lô hàng xử lý nhanh chóng. Các giấy tờ này phải được cung cấp kịp thời trong quy trình chuyển phát nhanh quốc tế.

Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB) 

Đây được xem là “hộ chiếu” của lô hàng và là hợp đồng vận chuyển giữa bạn và đơn vị vận chuyển. AWB do công ty chuyển phát nhanh phát hành dựa trên thông tin bạn cung cấp.

Nó chứa mọi thông tin quan trọng như:

• Thông tin người gửi
• Thông tin người nhận
• Mô tả hàng hóa

Đây cũng là cơ sở để theo dõi lộ trình trong suốt quy trình chuyển phát nhanh quốc tế. Cần phải kiểm tra lại các thông tin trên AWB sau khi được phát hành để đảm bảo không có sai sót.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) 

Đây là chứng từ quan trọng nhất đối với hải quan nước nhập khẩu. Đồng thời bắt buộc cho hầu hết các lô hàng quốc tế (trừ tài liệu). Nó cung cấp cơ sở để cơ quan hải quan định giá lô hàng, xác định các loại thuế, phí cần thu.

Việc khai báo giá trị hàng hóa trên hóa đơn trong quy trình chuyển phát nhanh quốc tế phải trung thực và hợp lý. Một hóa đơn thương mại chuẩn cần có đủ các thông tin:

• Thông tin chi tiết của người gửi và người nhận.
• Mô tả hàng hóa rõ ràng, chi tiết (chất liệu, công dụng…).
• Số lượng, đơn giá và tổng giá trị của từng mặt hàng.
• Nguồn gốc xuất xứ (Country of Origin).
• Lý do gửi hàng (ví dụ: hàng bán, quà tặng, hàng mẫu).

Phiếu đóng gói (Packing List) 

Thường đi kèm với hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói mô tả chi tiết cách thức đóng gói, trọng lượng và kích thước của từng kiện hàng trong lô hàng.

Trong trường hợp hải quan cần kiểm tra thực tế, chứng từ này giúp quá trình diễn ra nhanh hơn. Đảm bảo tiến độ của quy trình chuyển phát nhanh quốc tế không bị ảnh hưởng.

Đây là chứng từ không bắt buộc áp dụng cho mọi lô hàng trong quá trình vận chuyển. Tuy nhiên, nên sử dụng chứng từ này để nâng cao tính minh bạch và tin cậy.

Các giấy tờ khác (nếu có) 

Tùy thuộc vào loại hàng hóa và quy định của nước đến, một số lô hàng có thể yêu cầu thêm các loại giấy tờ đặc thù như:

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Giấy phép xuất/nhập khẩu
• Giấy chứng nhận kiểm dịch
• Bảng kê thành phần…

Tóm lại, việc chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ thông quan và thông tin kể trên là trách nhiệm của người gửi. Đồng thời giúp quy trình chuyển phát nhanh quốc tế diễn ra thuận lợi và không gặp trở ngại.

Lưu ý khi sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế

Khi gửi hàng quốc tế, cần lưu ý những điểm quan trọng sau.

• Đầu tiên: Kiểm tra kỹ danh mục hàng hóa cấm và hàng hóa hạn chế vận chuyển theo quy định.
• Thứ hai: Tuân thủ nghiêm ngặt quy định đóng gói. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng này giúp quy trình chuyển phát nhanh quốc tế không bị gián đoạn ngay từ đầu.
• Cuối cùng: Hãy nhận thức các rủi ro như thất lạc hoặc chậm trễ do thông quan.

Để bảo vệ tài chính, nên cân nhắc mua bảo hiểm cho các lô hàng giá trị. Đây là khoản đầu tư cần thiết mang lại sự an tâm. Làm việc với đơn vị logistics chuyên nghiệp sẽ giúp bạn hạn chế rủi ro, đảm bảo quy trình chuyển phát nhanh quốc tế diễn ra an toàn và thành công.

PTN Logistics – Giải pháp chuyển phát nhanh quốc tế toàn diện và đáng tin cậy

Hiểu được những lo lắng của người mới bắt đầu, PTN Logistics mang đến giải pháp toàn diện cho quy trình chuyển phát nhanh quốc tế. Nhờ đó, bạn sẽ tự tin chinh phục mọi hành trình gửi hàng cùng chúng tôi.

Hỗ trợ từ A-Z: Đơn giản hóa thủ tục hải quan phức tạp

PTN Logistics không chỉ là đơn vị vận chuyển mà còn đồng hành đáng tin cậy. Chúng tôi cung cấp dịch vụ logistics toàn diện đáp ứng nhu cầu vận chuyển của khách hàng.

Đội ngũ chuyên gia sẽ trực tiếp tư vấn thủ tục hải quan và hỗ trợ bạn chuẩn bị đầy đủ chứng từ. Đảm bảo lô hàng thông quan nhanh chóng.

PTN biến quy trình chuyển phát nhanh quốc tế phức tạp trở nên đơn giản, minh bạch. Đồng thời mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp logistics tối ưu để bạn có thể hoàn toàn an tâm vào việc kinh doanh của mình.

Tối ưu chi phí với cước phí cạnh tranh và lộ trình linh hoạt

Vấn đề chi phí luôn là ưu tiên hàng đầu. PTN Logistics cam kết mang đến mức cước phí chuyển phát nhanh quốc tế cạnh tranh. Chúng tôi cung cấp bảng giá gửi hàng đi nước ngoài công khai, minh bạch. Đồng thời giải thích rõ ràng cách tính cước phí vận chuyển để bạn yên tâm.

Bằng cách tối ưu lộ trình bay và đối tác, PTN giúp kiểm soát hiệu quả chi phí gửi hàng quốc tế. Đảm bảo bạn nhận được dịch vụ chất lượng cao với ngân sách hợp lý nhất cho quy trình chuyển phát nhanh quốc tế của mình.

Đại lý cấp 1 của các hãng chuyển phát nhanh hàng đầu

PTN Logistics tự hào là đại lý cấp 1 và là đối tác chiến lược của các hãng chuyển phát nhanh uy tín toàn cầu như DHL, FedEx, UPS và SF Express.

Vị thế này cho phép PTN Logistics mang đến dịch vụ với tiêu chuẩn quốc tế. Đồng thời cung cấp lộ trình vận chuyển đa dạng và một mức giá cạnh tranh vượt trội.

Tóm lại quy trình chuyển phát nhanh quốc tế gồm 5 bước chính: nhận hàng, khai báo hải quan, vận chuyển, thông quan nhập khẩu và giao hàng. Mỗi khâu đều cần chính xác, đúng chuẩn. Để PTN Logistics hỗ trợ bạn toàn diện từ A-Z, đảm bảo lô hàng vận chuyển an toàn, nhanh chóng và đồng hành cùng bạn trong mọi hành trình quốc tế.

Liên hệ với PTN Logistics ngay hôm nay để được tư vấn quy trình nhanh chóng – chính xác – tiết kiệm!

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến quy trình chuyển phát nhanh quốc tế