Quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển: Tìm hiểu ngay

Quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển là vấn đề nhiều doanh nghiệp. Để đảm bảo vận chuyển nguyên container an toàn từ cảng xuất đến kho đích, cần nắm vững từng bước thực hiện và các loại chứng từ bắt buộc. Cùng PTN Logistics tìm hiểu để tối ưu hóa hoạt động nhập khẩu ngay. 

FCL là gì và đặc điểm khi nhập khẩu bằng đường biển

Để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa, doanh nghiệp cần nắm vững các đặc điểm kỹ thuật của phương thức vận chuyển nguyên container. Đặc biệt là khi áp dụng vào quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển.

Khái niệm FCL (Full Container Load)

FCL (Full Container Load) là hình thức vận chuyển mà chủ hàng thuê nguyên một hoặc nhiều container để chứa hàng hóa của riêng mình. Trong quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển, trách nhiệm đóng hàng và niêm phong kẹp chì (seal) thuộc về người gửi (Shipper).

Người nhận hàng (Consignee) sẽ nhận nguyên container còn nguyên kẹp chì tại cảng đích hoặc kho riêng.

Khác với hàng lẻ, các lô hàng FCL không cần qua khâu gom hàng tại kho CFS. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc và hư hỏng do bốc xếp nhiều lần.

Khi nào nên chọn nhập khẩu FCL

Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn phương án FCL khi tổng lượng hàng hóa đủ lớn để lấp đầy hoặc gần đầy các loại Container 20 feet / 40 feet.

Thông thường, nếu thể tích hàng trên 15 CBM (khối), việc chọn FCL sẽ tối ưu hơn do cước vận chuyển đường biển (Ocean Freight) tính trên đơn vị container thường thấp hơn tính theo khối lẻ.

Ngoài ra, đối với các mặt hàng giá trị cao, hàng dễ vỡ hoặc hàng hóa nhập khẩu chính ngạch yêu cầu bảo mật tuyệt đối, phương thức FCL là ưu tiên hàng đầu. Quyết định này ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và chi phí của toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển.

Chưa rõ đi FCL hay LCL lợi hơn? Liên hệ PTN Logistics để được tư vấn cụ thể

Ưu điểm và hạn chế so với LCL

Ưu điểm lớn nhất khi triển khai quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển là thời gian vận chuyển nhanh hơn. Do không mất thời gian gom và chia hàng lẻ. Hàng hóa được bảo vệ tốt hơn trong suốt hành trình nhờ niêm phong nguyên vẹn.

Tuy nhiên, hạn chế nằm ở việc chi phí lưu kho bãi (DEM/DET) khá cao nếu không giải phóng hàng kịp thời. Hơn nữa, nếu không tận dụng hết không gian container, chi phí bình quân trên mỗi đơn vị sản phẩm sẽ tăng lên.

Do đó, việc tối ưu hóa không gian xếp hàng là yếu tố then chốt để vận hành quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển đạt hiệu suất cao nhất.

Cấu trúc quy trình nhập khẩu FCL theo chuẩn hãng tàu – forwarder

Một quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển tiêu chuẩn được chia thành 8 bước, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa chủ hàng, Forwarder và hãng tàu để tránh phát sinh rủi ro.

Bước 1 – Nhận booking & xác nhận ETA/ETD

Bước đầu tiên trong quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển là đàm phán điều kiện giao hàng. Thường dựa trên Incoterms (EXW, FOB, CIF) để phân định trách nhiệm vận tải.

Sau khi chốt đơn hàng, bên có trách nhiệm thuê tàu sẽ liên hệ Forwarder để lấy Booking Note. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin trên Booking như:

• Cảng đi (POL)
• Cảng đến (POD)
• Loại container
• Lịch tàu (Shipping Schedule)

Việc xác nhận chính xác thời gian dự kiến đi (ETD) và thời gian dự kiến đến (ETA) giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch kho bãi và chuẩn bị dòng tiền. Từ đó đảm bảo quy trình nhập khẩu hàng fcl bằng đường biển diễn ra đúng tiến độ.

Bước 2 – Người bán đóng hàng, niêm phong container & phát hành vận đơn

Tại nước xuất khẩu, người bán tiến hành kéo vỏ container rỗng về kho để đóng hàng. Đây là khâu quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển vì cách đóng gói ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn hàng hóa.

Sau khi đóng hàng xong, container sẽ được kẹp seal và hạ về cảng xuất. Dựa trên số liệu thực tế, hãng tàu sẽ phát hành Vận đơn đường biển (Bill of Lading).

Người nhập khẩu cần kiểm tra kỹ nội dung trên vận đơn nháp (Draft B/L) trước khi xuất Original Bill (Vận đơn gốc). Điều này để tránh sai sót dẫn đến phí chỉnh sửa chứng từ, gây chậm trễ cho các bước sau của quy trình nhập khẩu hàng fcl bằng đường biển.

Tìm hiểu: Các tin ngành logistics quan trọng dành cho doanh nghiệp XNK

Bước 3 – Hãng tàu vận chuyển và gửi manifest

Trong khi hàng hóa đang trên biển, hãng tàu có trách nhiệm vận chuyển an toàn và thực hiện khai báo Manifest (Bản khai hàng hóa) với hải quan nước nhập khẩu.

Tùy theo thỏa thuận, người gửi có thể yêu cầu làm Surrendered Bill / Telex Release để người nhận lấy hàng nhanh chóng mà không cần vận đơn gốc.

Tại bước này của quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển, doanh nghiệp cần phân biệt rõ Master Bill (MBL) vs House Bill (HBL). Việc này sẽ giúp xác định đúng đơn vị phát lệnh giao hàng tại cảng đích.

Bước 4 – Nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice)

Trước khi tàu cập cảng từ 1-2 ngày, hãng tàu hoặc Forwarder sẽ gửi Thông báo hàng đến (Arrival Notice) cho người nhận (Consignee). Chứng từ này là dấu hiệu báo hiệu giai đoạn tiếp nhận hàng hóa trong quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển.

Trên thông báo sẽ ghi rõ thông tin về lô hàng, số tiền cước phí (nếu có) và các chi phí địa phương cần thanh toán. Doanh nghiệp cần kiểm tra đối chiếu lại thông tin trên Arrival Notice với bộ chứng từ nhập khẩu.

Bước 5 – Lấy D/O (Delivery Order) và thanh toán local charges

Để tiếp tục quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển, doanh nghiệp cần mang bộ chứng từ (gồm B/L, Giấy giới thiệu) đến hãng tàu hoặc đại lý Forwarder để lấy Lệnh giao hàng (D/O).

Hiện nay, nhiều hãng tàu đã áp dụng Lệnh giao hàng điện tử (E-DO) giúp tiết kiệm thời gian đi lại. Tại đây, doanh nghiệp sẽ thanh toán các khoản Phí Local Charges (THC, CIC, D/O fee…) và cước vận chuyển (nếu chưa thanh toán).

Việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính nhanh chóng là điều kiện tiên quyết để hãng tàu giải phóng container trên hệ thống. Đồng thời cho phép doanh nghiệp thực hiện các bước tiếp theo của quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển.

Nhận báo giá cước Ocean Freight (FCL) mới nhất – Cập nhật theo tuần từ PTN Logistics.

Bước 6 – Khai báo hải quan & thông quan

Doanh nghiệp tiến hành lên Tờ khai hải quan nhập khẩu trên hệ thống VNACCS/VCIS.

Việc áp sai Mã HS Code (HS Code quy định thuế) có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế. Hệ thống sẽ tự động Phân luồng hải quan (Luồng xanh, vàng, đỏ).

Sau khi tờ khai được duyệt và doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu & VAT, lô hàng sẽ đủ điều kiện để thông quan. Sự am hiểu về chính sách mặt hàng là yếu tố quan trọng để quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển diễn ra suôn sẻ.

Bước 7 – Hạ container ngoại quan và kéo hàng về kho

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, nếu tờ khai luồng đỏ, hàng hóa sẽ phải qua khâu kiểm hóa (kiểm tra thực tế hàng hóa). Nếu luồng xanh hoặc vàng đã thông quan hàng hóa, doanh nghiệp tiến hành thanh lý tờ khai tại cảng.

Bước tiếp theo là điều xe container (xe đầu kéo) vào cảng để nâng container. Sau đó kéo về kho riêng của doanh nghiệp để dỡ hàng.

Doanh nghiệp cần in mã vạch và phiếu E-port (nếu có) để tài xế thực hiện thủ tục qua cổng cảng nhanh chóng. Đồng thời có thể hoàn tất khâu vận chuyển trong quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển.

Bước 8 – Trả vỏ container đúng hạn

Bước cuối cùng trong quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển là trả rỗng.

Sau khi rút hàng xong, vỏ container cần được trả về bãi chỉ định (depot) của hãng tàu trong tình trạng sạch sẽ và nguyên vẹn. Doanh nghiệp cần lưu ý thời gian miễn phí (Free time). Việc này để tránh phát sinh phí lưu container (DEM) và phí lưu vỏ (DET).

Sau khi hạ rỗng, tài xế sẽ nhận phiếu hạ container để doanh nghiệp làm thủ tục hoàn cược (nếu có). Việc quản lý chặt chẽ thời gian trả vỏ giúp tối ưu hóa chi phí cho toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển.

Khám phá: Logistics trong thương mại điện tử là gì và có vai trò như thế nào?

Hồ sơ chứng từ bắt buộc khi nhập khẩu hàng FCL

Bộ chứng từ hoàn chỉnh và đồng nhất là yếu tố để quy trình diễn ra không gián đoạn và đúng pháp luật.

B/L, Invoice, Packing List

Ba loại giấy tờ nòng cốt không thể thiếu trong bất kỳ quy trình nhập khẩu hàng fcl bằng đường biển nào là:

• Vận đơn (Bill of Lading)
• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
• Packing List (Phiếu đóng gói)

Invoice thể hiện giá trị lô hàng để tính thuế, trong khi Packing List mô tả quy cách đóng gói, trọng lượng và thể tích. Mọi thông tin trên ba chứng từ này phải khớp nhau từng chi tiết nhỏ nhất như số kiện, số khối, tên tàu, số chuyến.

Bất kỳ sự sai lệch nào cũng sẽ dẫn đến việc hải quan từ chối hồ sơ. Việc này sẽ gây ách tắc nghiêm trọng cho quy trình nhập khẩu hàng fcl bằng đường biển.

C/O, Catalog/Spec sheet

Đối với doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi thuế quan, Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin) là chứng từ quan trọng nhất trong quy trình nhập khẩu hàng fcl bằng đường biển.

C/O hợp lệ (ví dụ Form E, Form D) có thể giúp giảm thuế nhập khẩu về 0%. Bên cạnh đó, Catalog hoặc Spec sheet (Bảng chỉ dẫn kỹ thuật) là tài liệu cần thiết để giải trình với hải quan về công dụng, thành phần của hàng hóa khi áp mã HS.

Sự chuẩn bị đầy đủ các tài liệu này thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển được thông quan nhanh chóng hơn.

Giấy phép, kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Một số mặt hàng đặc thù khi thực hiện quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển yêu cầu phải có giấy phép nhập khẩu hoặc đăng ký kiểm tra chuyên ngành như:

• Kiểm dịch
• Kiểm tra chất lượng
• Khai báo hóa chất….

Doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn tất các thủ tục này trước hoặc song song với thời điểm hàng về cảng. Việc thiếu giấy phép chuyên ngành sẽ khiến lô hàng không thể thông quan. Từ đó dẫn đến chi phí lưu kho bãi tăng vọt.

Do đó, việc tra cứu chính sách mặt hàng là bước đệm bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý cho quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển.

Xem ngay: Logistics cảng biển là gì trong chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu

Rủi ro thường gặp và cách hạn chế

Trong thực tế vận hành quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển, doanh nghiệp thường đối mặt với các rủi ro như:

• Phát sinh phí DEM/DET do chậm giải phóng hàng
• Chứng từ sai lệch dẫn đến phạt hành chính
• Hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển

Để hạn chế, doanh nghiệp cần đàm phán kỹ Free time, kiểm tra nháp chứng từ cẩn thận và mua bảo hiểm hàng hóa. Đặc biệt, việc lựa chọn đối tác Forwarder uy tín, am hiểu nghiệp vụ thanh lý tờ khai và xử lý sự cố sẽ là lá chắn an toàn nhất cho lô hàng của doanh nghiệp.

Tóm lại quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển là chuỗi các bước liên kết chặt chẽ từ booking đến khi trả rỗng container. Đừng để những thủ tục phức tạp làm chậm kế hoạch kinh doanh. Gọi PTN Logistics để nhận tư vấn giải pháp nhập khẩu trọn gói ngay hôm nay.

 Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển