Thanh lý tờ khai đúng luật, tránh rủi ro truy thu thuế!

Đừng để sự phức tạp của thủ tục thanh lý tờ khai gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết từ việc chuẩn bị hồ sơ, chứng từ đến các bước khai báo trên hệ thống. Khám phá cách PTN Logistics giúp bạn nắm vững nền tảng pháp lý, hỗ trợ khai báo trọn gói và đại diện giải trình. Tìm hiểu ngay!

Tổng quan về thanh lý tờ khai

Trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu, việc hiểu rõ và thực hiện đúng các quy trình pháp lý là yếu tố then chốt để đảm bảo dòng chảy hàng hóa thông suốt. Một trong những thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm vững chính là nghiệp vụ thanh lý tờ khai hải quan.

Thanh lý tờ khai là gì?

Thanh lý tờ khai hải quan là quá trình kiểm tra, xác nhận, và hoàn tất các thủ tục liên quan đến một tờ khai hải quan của hàng hóa xuất nhập khẩu. Đây là bước cuối cùng để doanh nghiệp hoặc cá nhân xác nhận rằng lô hàng đã được xử lý đầy đủ, từ việc nộp thuế, kiểm tra chất lượng đến việc giải phóng hàng hóa.

Cở sở pháp lý 

Để thực hiện thanh lý tờ khai đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm vững các văn bản pháp luật thanh lý hiện hành. Những văn bản quan trọng bao gồm:

📑 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018): Quy định về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

📑Nghị định số 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 của Chính phủ (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 59/2018/NĐ-CP ngày 20/4/2018): Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hải quan thanh lý về quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Tại sao phải cần thanh lý tờ khai hải quan

Đây không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp, đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Tuân thủ pháp luật

Thực hiện thanh lý tờ khai đúng quy định là yếu tố tiên quyết để doanh nghiệp tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật hải quan. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các hình thức xử phạt hành chính do chậm trễ hoặc không đúng thời hạn, đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và đúng luật.

Muốn thanh lý tờ khai nhanh, đúng luật? Xem dịch vụ hải quan trọn gói PTN Logistics

Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu

Thanh lý tờ khai giúp loại bỏ các tờ khai không còn giá trị, từ đó đảm bảo dữ liệu hải quan của doanh nghiệp luôn chính xác và cập nhật. Điều này cực kỳ quan trọng cho việc lập báo cáo quyết toán, tránh sai sót trong quá trình kiểm tra của cơ quan hải quan.

Tránh phát sinh nghĩa vụ thuế không cần thiết

Khi một giao dịch không thành công hoặc thông tin trên tờ khai bị sai lệch, việc không thanh lý tờ khai kịp thời có thể dẫn đến việc phát sinh các nghĩa vụ thuế không cần thiết. Đây là thủ tục giúp doanh nghiệp điều chỉnh hoặc hủy bỏ các khoản thuế này, bảo vệ lợi ích tài chính.

Quản lý hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu

Một hệ thống tờ khai được quản lý gọn gàng và chính xác thông qua việc thanh lý thường xuyên giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình xuất nhập khẩu của mình. Điều này hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Tối ưu hóa nguồn lực

Bằng cách loại bỏ các tờ khai không sử dụng, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các giao dịch thực tế, giảm thiểu gánh nặng hành chính và các chi phí liên quan đến việc quản lý dữ liệu không cần thiết, góp phần tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp.

 

Các trường hợp cần thanh lý tờ khai

Trong quá trình vận hành chuỗi cung ứng, không phải lúc nào mọi giao dịch xuất nhập khẩu cũng diễn ra theo đúng kế hoạch ban đầu. Khi có sự thay đổi hoặc phát sinh vấn đề, việc thanh lý tờ khai trở nên cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ và tuân thủ quy định hải quan

Hủy bỏ giao dịch xuất nhập khẩu

Một lý do phổ biến là khi giao dịch xuất nhập khẩu bị hủy bỏ hoặc không thành công sau khi tờ khai đã được khai báo. Tình huống này phát sinh do đối tác hủy đơn hàng, hàng hóa không đạt tiêu chuẩn, hoặc vấn đề thanh toán.

Khi giao dịch XNK không thành công, tờ khai vẫn tồn tại trên hệ thống, gây sai lệch thông tin và rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Việc không thanh lý sẽ ảnh hưởng đến báo cáo quyết toán sau này. Do đó, lý do hủy bỏ tờ khai hải quan vì giao dịch bị hủy là bắt buộc để đảm bảo sự minh bạch và tránh vướng mắc về sau.

Sửa đổi thông tin hàng hóa

Việc sửa đổi thông tin hàng hóa trên tờ khai hải quan là trường hợp cần thanh lý. Điều này áp dụng khi có sự thay đổi về số lượng, chủng loại, giá trị, mã HS, hoặc bất kỳ thông tin nào của lô hàng so với khai báo ban đầu.

Tờ khai sai sót cần thanh lý để dữ liệu trên hệ thống hải quan khớp với thực tế. Việc này giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và tránh rủi ro phạt hành chính, chậm trễ thông quan. Chẳng hạn, khi thay đổi mã HS, cần điều chỉnh và thanh lý tờ khai cũ để khai báo lại đúng thông tin, đảm bảo nghĩa vụ thuế.

Hàng hóa không được xuất khẩu hoặc nhập khẩu

Trường hợp hàng hóa không được xuất khẩu hoặc nhập khẩu cũng yêu cầu thanh lý tờ khai. Điều này xảy ra khi lô hàng không đáp ứng giấy phép, tiêu chuẩn kiểm dịch, an toàn thực phẩm, hoặc bị cấm nhập/xuất khẩu. Khi hải quan từ chối thông quan hoặc doanh nghiệp không thực hiện giao dịch vì hàng hóa không đủ điều kiện, tờ khai đã mở cần được thanh lý.

Thanh lý tờ khai hàng hóa không đủ điều kiện giúp doanh nghiệp tránh nghĩa vụ pháp lý không mong muốn và đảm bảo hồ sơ hải quan phản ánh đúng thực trạng. Điều này quan trọng để tránh rủi ro về thuế và các quy định quản lý chuyên ngành.

Thay đổi thông tin liên quan đến hàng hóa

Ngoài thông tin hàng hóa trực tiếp, các thay đổi liên quan khác cũng đòi hỏi thanh lý tờ khai. Ví dụ bao gồm sự thay đổi về phương tiện vận tải, cảng đi/đến, hoặc ngày xuất/nhập khẩu dự kiến. Nếu thông tin này không còn chính xác, tờ khai ban đầu sẽ không phù hợp.

Việc không cập nhật và thanh lý tờ khai cũ có thể gây không nhất quán hồ sơ, dẫn đến khó khăn khi kiểm tra. Do đó, xử lý tờ khai không sử dụng đúng cách khi có những thay đổi này là cần thiết để duy trì sự minh bạch và tuân thủ quy định.

Thanh lý tờ khai không sử dụng

Đây là trường hợp tờ khai đã được khai báo nhưng không có giao dịch thực tế hoặc không được sử dụng vì lý do khác. Xử lý tờ khai không sử dụng là cần thiết để làm sạch dữ liệu hải quan, tránh tồn đọng các tờ khai không có giá trị.

Điều này giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và quản lý hồ sơ hải quan hiệu quả hơn, đảm bảo tính chính xác cho các báo cáo và quyết toán định kỳ. Việc thanh lý trong trường hợp này góp phần tối ưu hóa nguồn lực.

Khám phá thêm kiến thức hải quan do PTN Logistics biên soạn để tránh rủi ro và tối ưu thủ tục

Quy trình thực hiện thanh lý tờ khai hải quan

Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật, việc thực hiện thanh lý tờ khai hải quan cần tuân thủ một quy trình chặt chẽ. Dưới đây là các bước mà doanh nghiệp cần nắm rõ để hoàn thành thủ tục một cách hiệu quả và đúng quy định, đặc biệt khi thao tác dưới hình thức điện tử.

Bước 1: Đăng ký tài khoản và cung cấp thông tin cần thiết

Bước đầu tiên trong thủ tục thanh lý tờ khai hải quan là chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản trên hệ thống hải quan điện tử (VNACCS/VCIS) nếu chưa có, hoặc sử dụng tài khoản hiện có.

Sau đó, thu thập và cung cấp tất cả thông tin cần thiết liên quan đến tờ khai cần thanh lý. Hồ sơ thanh lý tờ khai cần gì bao gồm các chứng từ chứng minh lý do thanh lý. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp quá trình xử lý diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại do thiếu hoặc sai thông tin.

Bước 2: Xác minh thông tin và kiểm tra tính hợp lệ

Sau khi nhận được thông tin và hồ sơ từ doanh nghiệp, cơ quan hải quan hoặc đơn vị dịch vụ sẽ tiến hành xác minh tính hợp lệ của các dữ liệu và chứng từ cung cấp. Đây là bước kiểm tra chéo để đảm bảo rằng yêu cầu là có cơ sở và phù hợp với các quy định hiện hành.

Quá trình này bao gồm việc đối chiếu thông tin trên tờ khai gốc với các chứng từ bổ sung, xác định nguyên nhân và tính chất của việc thanh lý. Mục đích của bước này là phòng ngừa các trường hợp lạm dụng hoặc khai báo không đúng sự thật, đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong quá trình xử lý.

Bước 3: Thực hiện thanh lý tờ khai hải quan

Khi thông tin đã được xác minh và tính hợp lệ được chấp thuận, doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan sẽ tiến hành thao tác thanh lý tờ khai điện tử trực tiếp trên hệ thống VNACCS/VCIS. Các bước thực hiện trên VNACCS/VCIS bao gồm việc: chọn chức năng thanh lý, nhập các mã số và thông tin liên quan của tờ khai cần xử lý.

Việc thực hiện chính xác các thao tác này là cực kỳ quan trọng để đảm bảo yêu cầu được gửi đi thành công. Nếu không quen với hệ thống, việc tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp có thể giúp đảm bảo quy trình diễn ra trơn tru.

Bước 4: Xử lý và xác nhận thanh lý

Sau khi yêu cầu được gửi đi, cơ quan hải quan sẽ tiếp nhận và xử lý. Thời gian xử lý thanh lý tờ khai có thể khác nhau tùy thuộc vào tính chất phức tạp của hồ sơ và lượng công việc tại chi cục hải quan. Thông thường, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, quá trình này có thể kéo dài từ vài giờ đến vài ngày làm việc.

Sau khi yêu cầu được chấp thuận, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái của tờ khai, xác nhận việc thanh lý đã hoàn tất. Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo chính thức về việc tờ khai đã được thanh lý thành công.

Bước 5: Lưu trữ và tạo báo cáo

Bước cuối cùng trong quy trình thanh lý tờ khai là lưu trữ các chứng từ và thông báo xác nhận thanh lý. Việc này rất quan trọng cho công tác quản lý nội bộ và để đối chiếu khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra từ cơ quan chức năng.

Đồng thời, các dữ liệu về tờ khai đã thanh lý cũng cần được cập nhật vào hệ thống quản lý nội bộ để tạo các báo cáo tổng hợp, phục vụ cho việc quyết toán hải quan định kỳ, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Các lưu ý thanh lý tờ khai là gì?

Trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan, việc thanh lý tờ khai đóng vai trò quan trọng, đòi hỏi sự cẩn trọng và nắm vững các quy định.

Thời hạn thanh lý

Lưu ý hàng đầu là tuân thủ chặt chẽ thời hạn hủy tờ khai hải quan theo quy định pháp luật. Chậm trễ có thể dẫn đến phạt hành chính liên quan thanh lý tờ khai và các hệ lụy pháp lý nghiêm trọng. Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi và kịp thời yêu cầu thanh lý ngay khi phát hiện sự thay đổi hoặc sai sót, tránh để quá hạn.

Tính chính xác của thông tin

Để quá trình thanh lý tờ khai diễn ra suôn sẻ, tính chính xác và đầy đủ của thông tin là yếu tố then chốt. Hồ sơ thanh lý phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ, minh chứng rõ ràng lý do yêu cầu thanh lý.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần nắm rõ và thanh toán đầy đủ chi phí cùng các loại phí, lệ phí phát sinh (nếu có) để tránh vướng mắc, đảm bảo hồ sơ được xử lý thuận lợi.

Rủi ro và trách nhiệm

Việc không thanh lý tờ khai hoặc thực hiện sai quy định tiềm ẩn nhiều rủi ro khi không thực hiện thanh lý và trách nhiệm pháp lý đáng kể. Các rủi ro bao gồm phát sinh nghĩa vụ thuế không cần thiết và bị phạt hành chính liên quan, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần nhận thức rõ trách nhiệm, đảm bảo mọi hoạt động đều tuân thủ luật pháp để bảo vệ lợi ích của mình.

Tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp

Do tính chất phức tạp của các quy định và lưu ý quan trọng khi thanh lý tờ khai, tìm kiếm sự hỗ trợ từ các đơn vị chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu. Các chuyên gia sẽ giúp doanh nghiệp rà soát hồ sơ, đảm bảo tuân thủ, và kịp thời giải quyết vấn đề phát sinh. Sự hỗ trợ này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro sai sót, đảm bảo quá trình thanh lý diễn ra nhanh chóng và chính xác.

>>Đọc thêm: Lệ phí tờ khai hải quan – Hướng dẫn A-Z cho doanh nghiệp

Dịch vụ khai báo và thực thi của PTN Logistics – Nhanh chóng, chuyên nghiệp

Trong bối cảnh quy định hải quan ngày càng phức tạp, việc tự thực hiện các thủ tục thanh lý tờ khai có thể tiêu tốn nhiều thời gian và tiềm ẩn rủi ro sai sót. Hiểu được “nỗi đau” này của doanh nghiệp, PTN Logistics tự hào cung cấp dịch vụ khai báo và thực thi chuyên nghiệp, giúp quý doanh nghiệp an tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ

PTN Logistics cung cấp dịch vụ hỗ trợ thanh lý tờ khai toàn diện, giúp quý doanh nghiệp rà soát, đối chiếu và hoàn thiện bộ hồ sơ thanh lý đầy đủ và logic nhất. Điều này giảm thiểu tối đa sai sót, tối ưu hóa thời gian xử lý tại hải quan, và giúp doanh nghiệp tránh rắc rối không đáng có.

Thực hiện khai báo trọn gói

Với kinh nghiệm làm việc trên hệ thống VNACCS/VCIS, PTN Logistics đảm nhận toàn bộ quá trình khai báo một cách chuyên nghiệp. Chúng tôi cung cấp giải pháp thanh lý tờ khai trọn gói, từ nhập liệu, truyền tờ khai, đến theo dõi trạng thái. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và giảm thiểu rủi ro từ sai sót.

Đại diện giải trình

PTN Logistics sẵn sàng đóng vai trò đại lý hải quan thanh lý tờ khai, thay mặt hoặc cùng doanh nghiệp làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan khi có yêu cầu giải trình. Chúng tôi sẽ chuẩn bị tài liệu cần thiết và bảo vệ quyền lợi tối đa cho khách hàng, giúp quá trình thanh lý diễn ra suôn sẻ.

Thanh lý tờ khai không chỉ là một nghĩa vụ mà còn là cơ hội để doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý và phòng tránh rủi ro. Với sự phức tạp của các quy định, việc có một đối tác tin cậy là vô cùng cần thiết. Đội ngũ chuyên viên của PTN Logistics cam kết hỗ trợ bạn toàn diện, đảm bảo mọi thủ tục diễn ra nhanh chóng và chính xác.

Nhận tư vấn toàn diện về quy trình thanh lý tờ khai cho doanh nghiệp của bạn. Đặt lịch hẹn với PTN Logistics!

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp