Thủ tục xuất khẩu gạo: Quy định và giấy phép cần chuẩn bị!

Thủ tục xuất khẩu gạo luôn là thách thức lớn đối với doanh nghiệp khi phải xử lý đồng thời hồ sơ pháp lý, giấy phép xuất khẩu, chứng từ thương mại và yêu cầu từ thị trường nhập khẩu. Từ việc ký kết hợp đồng ngoại thương, chuẩn bị bộ chứng từ, đến khai báo hải quan, mỗi khâu đều cần được kiểm soát chặt chẽ. PTN Logistics mang đến giải pháp logistics toàn diện, giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro. Đọc ngay!

Điều kiện tiên quyết để trở thành doanh nghiệp xuất khẩu gạo

Trước khi đi sâu vào quy trình vận hành, việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý là bước đi nền tảng, đảm bảo cho toàn bộ lô hàng được xuất khẩu một cách hợp pháp và thuận lợi.

Xem thêm: Dịch vụ xuất nhập khẩu – Hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện

Ai được phép xuất khẩu gạo?

Theo Nghị định 107/2018/NĐ-CP, mọi thương nhân kinh doanh xuất khẩu gạo được thành lập hợp pháp tại Việt Nam đều có quyền tham gia thị trường, không còn bị giới hạn bởi các điều kiện độc quyền như trước. Quy định này tạo ra một sân chơi bình đẳng, mở ra cơ hội cho nhiều doanh nghiệp.

Việc hiểu rõ quy định pháp lý này là bước nền tảng, quyết định tính hợp lệ của toàn bộ thủ tục xuất khẩu gạo sau này, đảm bảo doanh nghiệp đi đúng hướng ngay từ đầu.

Điều kiện 1: Đăng ký kinh doanh

Điều kiện cơ bản nhất là doanh nghiệp phải có giấy đăng ký kinh doanh hợp lệ theo quy định của pháp luật. Đây là nền tảng pháp lý chứng minh tư cách chủ thể kinh doanh, là cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình.

Dù đơn giản, nhưng việc thiếu sót hoặc đăng ký sai ngành nghề có thể khiến toàn bộ nỗ lực chuẩn bị bị đình trệ. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra và đảm bảo thông tin đăng ký kinh doanh của mình hoàn toàn chính xác và phù hợp trước khi tiến hành.

Điều kiện 2: Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo

Đây là “tấm vé thông hành” bắt buộc. Doanh nghiệp phải xin Giấy phép xuất khẩu gạo do Bộ Công Thương cấp. Để có được giấy phép này, doanh nghiệp phải chứng minh năng lực qua hồ sơ chặt chẽ, đáp ứng các điều kiện kho chứa chuyên dùng, sở hữu cơ sở xay xát, chế biến lúa gạo đạt chuẩn.

Vì thủ tục xin giấy phép khá phức tạp, một đơn vị tư vấn am hiểu thủ tục xuất khẩu gạo sẽ là trợ thủ đắc lực, giúp bạn hoàn thiện hồ sơ chính xác, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ mọi quy định.

Vướng mắc thủ tục xin Giấy phép xuất khẩu gạo? Liên hệ PTN Logistics để được tư vấn và hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng.

Hướng dẫn quy trình xuất khẩu gạo & thủ tục xuất khẩu gạo chi tiết 

Sau khi đáp ứng các điều kiện pháp lý, doanh nghiệp sẽ bắt đầu triển khai quy trình xuất khẩu gạo song song là thủ tục xuất khẩu gạo với 5 bước cốt lõi sau đây, mỗi bước đều có những mắt xích quan trọng cần được kiểm soát chặt chẽ.

Bước 1: Ký kết hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

Hợp đồng là nền tảng pháp lý của toàn bộ giao dịch, cần quy định rõ các điều khoản về chất lượng, giá cả và thời gian giao hàng. Đặc biệt lưu ý đến việc lựa chọn điều kiện giao hàng theo Incoterms 2020 để phân chia trách nhiệm và rủi ro. Các phương thức như thanh toán T/T (Telegraphic Transfer) hoặc thanh toán L/C (Letter of Credit) cũng cần được đàm phán kỹ. Một forwarder giàu kinh nghiệm sẽ tư vấn cho bạn lựa chọn Incoterms tối ưu nhất, giúp cân bằng chi phí và rủi ro trong thủ tục xuất khẩu gạo.

Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa và kiểm tra chất lượng

Chất lượng gạo và quy cách đóng gói phải tuân thủ nghiêm ngặt theo hợp đồng. Quá trình kiểm tra chất lượng là bắt buộc. Doanh nghiệp cần thuê một đơn vị giám định chất lượng (ví dụ: SGS, Vinacontrol) để cấp chứng thư xác nhận.

Gạo là hàng nông sản nên bắt buộc phải có Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation certificate) và chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary). Việc này đảm bảo lô hàng tuân thủ quy định của nước nhập khẩu và là một phần không thể thiếu trong thủ tục xuất khẩu gạo.

Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa, việc chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu là một trong những bước quan trọng và phức tạp nhất. Đây là căn cứ pháp lý để thông quan hải quan, thanh toán quốc tế và chứng minh nguồn gốc xuất xứ của lô hàng. Một bộ chứng từ xuất khẩu cơ bản thường bao gồm:

Bảng danh sách giấy tờ cần thiết cho thủ tục xuất khẩu gạo

Đây là khâu dễ xảy ra sai sót nếu doanh nghiệp tự thực hiện, bởi mỗi loại chứng từ đều có quy định chặt chẽ về cách khai báo, thông tin phải nhất quán và đúng chuẩn quốc tế.

Để bộ chứng từ phức tạp cho chúng tôi. PTN Logistics đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, giúp bạn an tâm khi thông quan.

Bước 4: Khai báo và làm thủ tục hải quan

Doanh nghiệp sẽ tiến hành mở tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS. Dựa trên thông tin khai báo, hệ thống sẽ phân luồng: Xanh (miễn kiểm), Vàng (kiểm tra hồ sơ), hoặc Đỏ. Nếu gặp thông quan luồng đỏ, hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa, có thể gây chậm trễ.

Một đại lý thủ tục hải quan chuyên nghiệp sẽ xử lý tờ khai chính xác, giảm thiểu rủi ro vào luồng Đỏ và xử lý nhanh các vấn đề phát sinh, giúp cho thủ tục xuất khẩu gạo được thông suốt.

Bước 5: Vận chuyển và giao hàng

Sau khi tờ khai được thông quan, bước tiếp theo là tiến hành vận chuyển.

• Doanh nghiệp cần thực hiện booking cước tàu / lấy booking từ hãng tàu trước đó để đảm bảo có chỗ.
• Sau khi container được hạ bãi và làm thủ tục tại cảng, doanh nghiệp sẽ phải thanh toán các khoản local charges tại cảng, ví dụ như chi phí THC (Terminal Handling Charge).
• Theo dõi lịch trình lô hàng chặt chẽ cho đến khi giao hàng thành công là bước cuối cùng trong thủ tục xuất khẩu gạo.

Cần báo giá cước vận chuyển quốc tế tốt nhất cho lô gạo của bạn? Yêu cầu báo giá nhanh từ PTN Logistics ngay hôm nay.

Những lưu ý “Vàng” giúp tối ưu chi phí và thời gian khi xuất khẩu gạo

Việc hoàn thành quy trình thôi là chưa đủ, tối ưu hóa chi phí và thời gian mới là chìa khóa tạo nên lợi thế cạnh tranh. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà mọi nhà xuất khẩu cần nắm vững.

Lưu ý về việc xin C/O để hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu

Một trong những khâu quan trọng nhất trong thủ tục xuất khẩu gạo là xin Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). Nhờ các Hiệp định thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam đã ký kết như EVFTA / CPTPP, nhà nhập khẩu sẽ được hưởng ưu đãi thuế quan khi bạn cung cấp C/O hợp lệ.

Ví dụ, C/O form EUR.1 sẽ giúp lô hàng vào EU được miễn thuế. Việc chuẩn bị hồ sơ và xin C/O chính xác, nhanh chóng là một phần không thể tách rời của thủ tục xuất khẩu gạo chuyên nghiệp, giúp tăng sức cạnh tranh cho hàng hóa.

Lưu ý về các quy định riêng của thị trường nhập khẩu cho thủ tục xuất khẩu gạo

Mỗi quốc gia, mỗi khu vực lại có những hàng rào kỹ thuật và quy định riêng về tiêu chuẩn chất lượng gạo xuất khẩu. Ví dụ, thị trường EU và Mỹ rất khắt khe về dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, trong khi Trung Quốc lại có yêu cầu nghiêm ngặt về bao bì và nhãn mác.

Việc không tìm hiểu kỹ các quy định này khi thực hiện thủ tục xuất khẩu gạo có thể dẫn đến việc lô hàng bị từ chối nhập khẩu, gây thiệt hại nặng nề. Do đó, nghiên cứu thị trường là bước đi bắt buộc giúp thủ tục xuất khẩu gạo diễn ra thuận lợi.

Tầm quan trọng của việc mua bảo hiểm hàng hóa

Trong thủ tục xuất khẩu gạo, rủi ro trên biển như hư hỏng do độ ẩm, tổn thất hàng hóa là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Bảo hiểm hàng hóa đường biển là công cụ tài chính thiết yếu giúp bảo vệ doanh nghiệp trước những mất mát không lường trước được.

Đây là một cấu phần quan trọng của việc quản lý rủi ro logistics, đảm bảo an toàn tài chính cho cả người bán và người mua. Chi phí mua bảo hiểm là không đáng kể so với giá trị lô hàng, vì vậy đây là bước đi khôn ngoan để hoàn thiện thủ tục xuất khẩu gạo.

Mỗi thị trường một quy định. Hãy để PTN Logistics tư vấn cho bạn các tiêu chuẩn của nước nhập khẩu, tránh mọi rủi ro phát sinh.

PTN Logistics – Giải pháp toàn diện giúp đơn giản hóa thủ tục xuất khẩu gạo

Hiểu rõ những phức tạp của quy trình, PTN Logistics không chỉ là một nhà vận chuyển, mà là đối tác chiến lược mang đến giải pháp toàn diện, biến mọi thách thức trong quy trình xuất khẩu gạo thành lợi thế cạnh tranh của bạn.

Chúng tôi giải quyết các “nút thắt” trong quy trình và thủ tục xuất khẩu gạo của bạn như thế nào?

Là một công ty forwarder uy tín, chúng tôi tháo gỡ từng khó khăn trong thủ tục xuất khẩu gạo của bạn.

Tư vấn chuyên sâu – Tháo gỡ rào cản pháp lý ban đầu

Để thủ tục xuất khẩu gạo không vướng rào cản pháp lý ngay từ đầu, PTN Logistics cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu, giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chuẩn chỉnh, đáp ứng đầy đủ quy định nhập khẩu và tối ưu điều khoản hợp đồng:

• Khảo sát hồ sơ doanh nghiệp, thị trường đích và mặt hàng gạo (HS 1006.x) để xác định điều kiện xuất phù hợp.
• Kiểm tra yêu cầu nhập khẩu của nước đến: giấy phép/quota (nếu có), chuẩn nhãn mác, MRL dư lượng, tiêu chí chất lượng/độ ẩm.
• Đề xuất Incoterms & phương thức thanh toán (LC/TT) tối ưu phân chia rủi ro – chi phí.
• Chuẩn hóa điều khoản hợp đồng: grade gạo, tạp chất, quy cách đóng gói, điều kiện kiểm định.
• Lập compliance checklist: đăng ký kiểm dịch thực vật (phytosanitary), hun trùng, giám định, chứng nhận xuất xứ (C/O) theo FTA áp dụng.

Xử lý bộ chứng từ xuất nhập khẩu chính xác tuyệt đối

PTN Logistics cam kết xử lý bộ chứng từ xuất nhập khẩu với độ chính xác tuyệt đối, đảm bảo mọi giấy tờ nhất quán, hợp chuẩn và sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của hải quan, ngân hàng cũng như đối tác quốc tế. Đây là bước quan trọng trong thủ tục xuất khẩu gạo:

• Soạn/lập Commercial Invoice, Packing List, Draft B/L đúng thông tin shipper/consignee/notify, mô tả hàng & grade, HS code.
• Đặt lịch giám định chất lượng/trọng lượng và hun trùng, lấy Phytosanitary Certificate đúng tên khoa học & nước đích.
• Xin C/O phù hợp khi đáp ứng tiêu chí xuất xứ; hướng dẫn thu thập định mức, tờ khai NVL (nếu cần).
• Rà soát chéo số liệu: trọng lượng, số kiện/bao, số container & seal, HS, điều khoản giao nhận để nhất quán toàn bộ hồ sơ.
• Áp dụng quy trình kiểm lỗi 2 lớp + checklist trước khi phát hành bản gốc và nộp ngân hàng/hãng tàu.

Thông quan hải quan nhanh chóng, hiệu quả

Với đội ngũ khai thuê chuyên nghiệp, PTN Logistics giúp doanh nghiệp thông quan hải quan nhanh chóng – một khâu không thể thiếu trong thủ tục xuất khẩu gạo:

• Khai VNACCS đúng mã HS, điều kiện giá, phụ phí tính thuế; đính kèm chứng từ điện tử đầy đủ.
• Xử lý phân luồng
• Đại diện làm việc với Chi cục Hải quan & cơ quan kiểm dịch, đặt lịch soi chiếu khi được yêu cầu.

Bạn đã thấy cách chúng tôi giải quyết vấn đề. Hãy để PTN Logistics áp dụng quy trình này cho chính lô hàng của bạn.

Tối ưu hóa chi phí và lộ trình vận chuyển

PTN Logistics tối ưu chi phí và lộ trình vận chuyển bằng cách lựa chọn tuyến tàu hợp lý, thương lượng cước phí cạnh tranh và giám sát hành trình real-time, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa nhưng vẫn đảm bảo an toàn hàng hóa trong toàn bộ thủ tục xuất khẩu gạo:

• So sánh lịch tàu & cước đa hãng, chọn tuyến hub/feeder phù hợp POD, hạn chế trung chuyển/roll để giảm rủi ro trễ.
• Tư vấn loại container, pattern đóng gói để tối ưu khối lượng/thể tích và hạn chế hư hỏng bao gạo.
• Cân nhắc gom hàng khi phù hợp; thương lượng surcharges để hạ giá thành.
• Theo dõi hành trình real-time, cảnh báo chậm/chuyển cảng, đề xuất phương án dự phòng mùa cao điểm.
• Khuyến nghị bảo hiểm hàng hóa và điều khoản ràng buộc trách nhiệm để bảo toàn chi phí.

Lợi ích vượt trội khi lựa chọn PTN Logistics làm đối tác

Với dịch vụ logistics trọn gói, chúng tôi mang lại lợi ích vượt trội. Bạn sẽ tiết kiệm tối đa thời gian và nguồn lực khi sử dụng dịch vụ door-to-door của chúng tôi, chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất. Chi phí được tối ưu hóa nhờ vào mạng lưới đối tác và kinh nghiệm điều phối của chúng tôi.

Quan trọng nhất, mọi rủi ro về chứng từ và tiến độ đều được kiểm soát, giúp bạn toàn tâm toàn ý vào hoạt động kinh doanh thay vì sa lầy vào thủ tục xuất khẩu gạo phức tạp. Lựa chọn PTN Logistics là giải pháp thông minh để hoàn thiện thủ tục xuất khẩu gạo.

Hoàn thiện thủ tục xuất khẩu gạo là bước quan trọng để đưa sản phẩm Việt Nam ra thị trường quốc tế một cách hợp pháp và hiệu quả. Thay vì tự mình xoay xở với hồ sơ phức tạp, bạn có thể lựa chọn giải pháp tối ưu hơn. PTN Logistics mang đến dịch vụ logistics trọn gói, từ tư vấn pháp lý, xử lý chứng từ đến vận chuyển quốc tế.

Hãy để chúng tôi giúp bạn xuất khẩu gạo an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về thủ tục xuất khẩu gạo