Thủ tục gửi hàng mẫu đi nước ngoài từ A – Z: Khám phá ngay!

Gửi hàng mẫu đi nước ngoài là bước đi chiến lược trong thương mại quốc tế, nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không nắm rõ thủ tục khi gửi hàng mẫu. Bài viết này phân tích chi tiết các hình thức vận chuyển, quy trình 5 bước và các yêu cầu về hồ sơ, hải quan. Khám phá cùng PTN Logistics để đảm bảo lô hàng được thông quan nhanh chóng, an toàn.

Vì sao doanh nghiệp cần gửi hàng mẫu đi nước ngoài

Trong thương mại quốc tế, việc gửi hàng mẫu là bước khởi đầu quan trọng, mang tính chiến lược. Quyết định này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thành công của một thương vụ kinh doanh và là cầu nối đầu tiên giữa nhà xuất khẩu và đối tác tiềm năng.

Định nghĩa “hàng mẫu” trong xuất nhập khẩu

“Hàng mẫu là gì?” Đây là thuật ngữ chỉ sản phẩm (hàng hóa) đại diện cho một lô hàng lớn, được gửi cho đối tác để kiểm tra, đánh giá chất lượng trước khi quyết định đặt hàng. Chúng thường được phân loại là hàng mẫu phi thương mại (Non-commercial samples), nghĩa là không nhằm mục đích bán lại mà chỉ để thẩm định.

Trong khai báo hải quan, hàng phải được ghi rõ là “Sample” và thường đi kèm giá trị khai báo tượng trưng. Việc hiểu đúng bản chất này rất quan trọng cho quy trình gửi hàng mẫu đi nước ngoài. Từ đó giúp áp dụng chính xác thủ tục và tối ưu các vấn đề thuế quan.

Vai trò của việc gửi mẫu

Mục đích gửi hàng mẫu là tạo dựng lòng tin và quan trọng nhất là để thẩm định chất lượng sản phẩm. Đồng thời cho phép người mua kiểm chứng thông số kỹ thuật trước khi cam kết một đơn hàng lớn.

Đây cũng là cách chào hàng quốc tế chuyên nghiệp, thể hiện năng lực và thiện chí của nhà cung cấp. Ngoài ra, hàng mẫu còn phục vụ mục đích kiểm định (ví dụ: gửi đi labo test, xin giấy phép tại nước nhập khẩu) hoặc xúc tiến các thỏa thuận hợp tác R&D.

Việc gửi hàng mẫu đi nước ngoài thành công là đòn bẩy để thúc đẩy các đơn hàng giá trị cao.

Những rủi ro nếu không gửi mẫu đúng cách

Rủi ro khi gửi hàng mẫu thường xuất phát từ việc xem nhẹ thủ tục hoặc đóng gói. Nếu không nắm rõ thủ tục hàng mẫu phi thương mại tại cả hai đầu xuất và nhập, lô hàng có thể bị hải quan giữ lại, yêu cầu bổ sung giấy tờ, áp thuế cao (do sai giá trị khai báo) hoặc thậm chí bị tiêu hủy.

Việc đóng gói sai quy cách, đặc biệt với hàng hóa chất lỏng, thực phẩm, có thể gây hư hỏng, rò rỉ. Việc này sẽ ảnh hưởng an toàn bay. Những sai sót không chỉ gây tốn kém chi phí mà còn làm chậm trễ cơ hội kinh doanh. Vì vậy, chuẩn bị kỹ lưỡng cho việc gửi hàng mẫu đi nước ngoài là yếu tố bắt buộc.

Hiểu rõ tầm quan trọng và các rủi ro tiềm ẩn giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt nhất cho hoạt động tối quan trọng này.

Những hình thức vận chuyển hàng mẫu phổ biến

Lựa chọn phương thức vận chuyển quyết định trực tiếp đến chi phí và thời gian hàng đến tay đối tác. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa tốc độ và ngân sách để chọn giải pháp tối ưu.

Chuyển phát nhanh quốc tế (air express)

Chuyển phát nhanh hàng mẫu qua các hãng (DHL, FedEx, UPS, TNT) là lựa chọn hàng đầu cho các lô hàng nhỏ, nhẹ (dưới 100kg) và cần gấp.

Hình thức gửi hàng mẫu bằng đường hàng không này đảm bảo thời gian giao hàng nhanh nhất, thường từ 3-7 ngày với dịch vụ door-to-door. Tuy nhiên, cước phí thường cao, được tính dựa trên trọng lượng thực tế (Actual Weight) hoặc trọng lượng thể tích (Dimensional Weight), tùy theo giá trị nào lớn hơn.

Đây là giải pháp tối ưu cho việc gửi hàng mẫu đi nước ngoài cần tốc độ để kịp hội chợ, chào hàng.

Vận chuyển đường biển (LCL/FCL) cho mẫu lớn hoặc nhiều lô

Khi gửi hàng mẫu số lượng lớn hoặc các mặt hàng cồng kềnh, quá khổ (máy móc, nội thất, vật liệu xây dựng), vận chuyển hàng mẫu đường biển là giải pháp tiết kiệm chi phí nhất.

Doanh nghiệp có thể chọn gửi hàng mẫu LCL (Less than Container Load – hàng ghép) nếu lượng hàng không đủ đóng nguyên container. Mặc dù chi phí vận chuyển rẻ hơn hàng không rất nhiều, thời gian vận chuyển lại kéo dài, có thể từ 15-45 ngày tùy tuyến đường.

Phương án gửi hàng mẫu đi nước ngoài bằng đường biển phù hợp khi thời gian không phải là ưu tiên hàng đầu.

So sánh chi phí – thời gian giữa các hình thức

Việc so sánh chi phí gửi hàng mẫu và thời gian vận chuyển hàng mẫu là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua.

• Hàng không (Air Express) có ưu thế tuyệt đối về tốc độ (3-7 ngày) nhưng chi phí cao
• Đường biển (Sea LCL/FCL) tối ưu về chi phí cho hàng nặng/cồng kềnh (tính theo mét khối – CBM) nhưng thời gian rất chậm (15-45 ngày)

Doanh nghiệp cần xác định mức độ cấp thiết của lô hàng.

• Nếu mẫu cần gấp để kịp mùa vụ hoặc sự kiện, cần chọn chọn Air
• Nếu mẫu là nguyên vật liệu, không gấp, chọn Sea để tối ưu ngân sách

Quyết định gửi hàng mẫu đi nước ngoài bằng hình thức nào phải dựa trên đặc thù hàng hóa. Không có phương án tốt nhất, chỉ có phương án phù hợp nhất với nhu cầu, đặc tính hàng hóa và ngân sách của doanh nghiệp.

Thủ tục và hồ sơ cần chuẩn bị khi gửi hàng mẫu đi nước ngoài

Đây là khâu nghiệp vụ phức tạp nhất, quyết định lô hàng có được thông quan thuận lợi hay không. Sai sót trong khâu này có thể phá vỡ toàn bộ kế hoạch.

Kiểm tra xuất khẩu

Về cơ bản, thủ tục hải quan gửi hàng mẫu tương tự hàng thương mại, nhưng có điểm khác biệt về mục đích khai báo. Việc hàng mẫu có cần giấy phép xuất khẩu không phụ thuộc vào mã HS của mặt hàng.

• Hàng thông thường (may mặc, gia dụng, thủ công mỹ nghệ) thì không cần
• Hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành (hóa chất, y tế, khoáng sản) vẫn cần giấy phép/công văn theo quy định, bất kể là hàng mẫu hay hàng thương mại

Khi gửi hàng mẫu đi nước ngoài, mục đích phi thương mại phải được thể hiện rõ ràng để được xem xét miễn thuế (nếu có) tại nước nhập khẩu.

Khai báo hải quan xuất khẩu hàng mẫu (theo luật Việt Nam)

Khi khai báo hải quan hàng mẫu tại Việt Nam, hồ sơ gửi hàng mẫu cơ bản gồm Tờ khai hải quan (thường là loại hình phi thương mại H21 hoặc B13 tùy trường hợp), Commercial Invoice, và Packing List.

Quan trọng nhất, mã HS hàng mẫu (HS code) phải được áp chính xác để xác định chính sách mặt hàng. Đối với doanh nghiệp, việc gửi hàng mẫu đi nước ngoài cần sự chuẩn xác tuyệt đối trong khâu khai báo để tránh bị phạt hành chính hoặc yêu cầu tái xuất, gây tốn kém và mất thời gian.

Yêu cầu đóng gói – nhãn mác – kiểm dịch – an toàn vận chuyển

Quy định đóng gói hàng mẫu phải tuân thủ tiêu chuẩn vận chuyển quốc tế.

• Hàng hóa phải được chèn lót kỹ, đặc biệt là hàng dễ vỡ
• Dán nhãn hàng hóa quốc tế (shipping mark) phải rõ ràng
• Đối với nông sản, thực phẩm, kiểm dịch hàng mẫu (Phytosanitary/Health Certificate) là bắt buộc
• Commercial invoice hàng mẫu (hóa đơn thương mại) bắt buộc phải ghi giá trị tượng trưng (ví dụ $5, $10) và dòng chữ “SAMPLES – NO COMMERCIAL VALUE – VALUE FOR CUSTOMS PURPOSE ONLY”.

An toàn trong gửi hàng mẫu đi nước ngoài bắt đầu từ khâu đóng gói. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đóng gói đúng chuẩn ngay từ đầu là chìa khóa để thông quan nhanh chóng, tránh phát sinh.

>>Đừng bỏ lỡ: Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế minh bạch, nhanh chóng, an toàn từ PTN

Cước phí & chi phí bạn cần biết khi gửi hàng mẫu quốc tế

Nắm rõ các cấu phần chi phí giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách chính xác, chủ động trong đàm phán và tránh các khoản phụ phí bất ngờ.

Các yếu tố ảnh hưởng

Cước phí gửi hàng mẫu quốc tế không cố định và chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố. Các yếu tố chính quyết định chi phí gửi hàng mẫu đi nước ngoài bao gồm:

• Trọng lượng (trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích, hãng vận chuyển sẽ chọn giá trị cao hơn để tính cước).
• Tuyến đường (khoảng cách địa lý).
• Loại hàng (hàng thường rẻ hơn hàng nguy hiểm/hàng cần kiểm soát nhiệt độ).
• Hình thức vận chuyển (Air/Sea).
• Tính thời điểm (mùa cao điểm cước tăng)

Hiểu rõ các yếu tố này là cách duy nhất để tối ưu chi phí khi gửi hàng mẫu đi nước ngoài. Một lô hàng mẫu nhẹ nhưng cồng kềnh có thể đắt hơn lô hàng nặng.

Các chi phí phát sinh

Ngoài cước vận chuyển chính (Freight), doanh nghiệp thường đối mặt với các loại phụ phí (surcharges). Phổ biến nhất là:

• Phụ phí nhiên liệu (FSC/BAF)
• Phụ phí an ninh (SSC)
• Phí handling
• Phí tờ khai

Nếu là hàng hóa chất, có thể phát sinh phí hàng nguy hiểm (DG fee). Tại đầu nhập, nếu khai báo sai, có thể phát sinh phí lưu kho (Storage), phí phạt hải quan. Đối với gửi hàng mẫu đi nước ngoài, đặc biệt là hàng đặc thù như thực phẩm hoặc hóa chất, việc không lường trước phụ phí có thể khiến tổng chi phí tăng lên gấp đôi.

Báo giá minh bạch chi tiết từ PTN Logistics

Một công ty vận chuyển hàng mẫu uy tín như PTN Logistics luôn cung cấp báo giá vận chuyển hàng mẫu chi tiết, minh bạch. Chúng tôi cung cấp dịch vụ gửi hàng mẫu trọn gói, báo giá sẽ phân tích rõ: cước vận chuyển, toàn bộ phụ phí bắt buộc, phí thủ tục hải quan và tư vấn giấy phép (nếu có).

Sự minh bạch này giúp doanh nghiệp yên tâm rằng sẽ không có chi phí ẩn. PTN cam kết một quy trình gửi hàng mẫu đi nước ngoài hiệu quả.

Xem ngay các bài viết bổ ích tại chuyên mục Blog do PTN Logistics biên soạn

Quy trình gửi hàng mẫu đi nước ngoài

Để đơn giản hóa sự phức tạp, một quy trình 5 bước rõ ràng được áp dụng, đảm bảo mọi lô hàng được xử lý chuyên nghiệp từ khâu nhận hàng đến khâu phát hàng.

Bước 1: Liên hệ – Nhận tư vấn và báo giá

Khởi đầu quy trình gửi hàng mẫu đi nước ngoài là liên hệ để nhận tư vấn gửi hàng mẫu. Doanh nghiệp cung cấp thông tin (loại hàng, trọng lượng, kích thước, địa chỉ nhận). Chuyên gia logistics sẽ phân tích, tư vấn giải pháp (nên đi Air hay Sea), kiểm tra thủ tục cần thiết (MSDS, kiểm dịch) và các rủi ro.

Dựa trên đó, một báo giá chi tiết, tối ưu nhất được gửi đi. Đây là bước quan trọng để đảm bảo việc gửi hàng mẫu đi nước ngoài được lên kế hoạch chính xác ngay từ đầu, tránh sai sót về sau.

Bước 2: Tiến hành lấy hàng

Sau khi khách hàng xác nhận báo giá và lịch trình, sẽ tiến hành lấy hàng tận nơi (pickup) và hỗ trợ vận chuyển door-to-door, nhận hàng tại kho của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Đội ngũ sẽ kiểm tra sơ bộ tình trạng đóng gói của hàng hóa, đối chiếu số lượng thực tế so với chứng từ. Dịch vụ gửi hàng mẫu đi nước ngoài chuyên nghiệp phải bao gồm khâu pickup tận nơi linh hoạt, giảm tải gánh nặng vận hành cho khách hàng.

Bước 3: Đóng gói, dán nhãn và hoàn tất thủ tục hải quan

Hàng hóa sau khi lấy về kho sẽ được kiểm tra và đóng gói lại theo chuẩn quốc tế (nếu cần), đặc biệt là hàng dễ vỡ hoặc hàng nguy hiểm. Nhãn vận chuyển (Shipping Label) được dán chính xác.

Song song đó, bộ phận chứng từ (Docs) tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ, khai báo hải quan phi thương mại. Đây là khâu nghiệp vụ cốt lõi trong quy trình gửi hàng mẫu đi nước ngoài. Mọi sai sót về đóng gói hoặc khai báo đều có thể dẫn đến việc hàng bị trả lại.

Bước 4: Vận chuyển và cung cấp mã tracking theo thời gian thực

Sau khi tờ khai được thông quan, lô hàng được bàn giao cho hãng vận chuyển (hãng bay hoặc hãng tàu). Mã vận đơn (Tracking Number) sẽ được cập nhật ngay lập tức cho khách hàng.

Hệ thống theo dõi tracking đơn hàng cho phép kiểm tra lộ trình, tình trạng của lô hàng theo thời gian thực 24/7. Quy trình gửi hàng mẫu này đảm bảo khách hàng luôn chủ động nắm bắt thông tin. Việc gửi hàng mẫu đi nước ngoài không chỉ là gửi hàng, mà còn là cung cấp thông tin liên tục.

Bước 5: Giao hàng thành công và xác nhận với người gửi

Khi hàng đến nước nhập khẩu, đại lý sẽ tiếp nhận, làm thủ tục hải quan nhập khẩu và tiến hành giao hàng đến tận tay người nhận. Khi việc gửi hàng mẫu đi nước ngoài hoàn tất (có bằng chứng giao hàng – POD), bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ thông báo ngay lập tức cho người gửi tại Việt Nam, kết thúc quy trình dịch vụ.

Gửi hàng mẫu đi nước ngoài thành công là khi đối tác nhận được hàng nguyên vẹn và đúng hẹn, mở ra cơ hội hợp tác kinh doanh mới cho doanh nghiệp.

Lo lắng về thủ tục hải quan hàng mẫu? Liên hệ PTN Logistics để được tư vấn hồ sơ chuẩn xác.

Vì sao chọn PTN Logistics để gửi hàng mẫu đi nước ngoài?

Việc lựa chọn một đối tác vận chuyển am hiểu nghiệp vụ là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của lô hàng mẫu.

Kinh nghiệm xử lý hàng mẫu phức tạp và thủ tục hải quan

PTN Logistics sở hữu kinh nghiệm dày dặn trong việc gửi hàng mẫu đi nước ngoài, đặc biệt là các lô hàng đòi hỏi thủ tục chuyên ngành. Chúng tôi am hiểu các quy định về kiểm dịch hàng mẫu cho nông sản, thực phẩm, cũng như Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS) cho hàng lỏng, hóa chất.

Đội ngũ nhân sự hải quan đảm bảo việc khai báo hải quan hàng mẫu chính xác, áp đúng mã HS hàng mẫu, tránh rủi ro bị giữ hàng hoặc áp thuế sai. Năng lực xử lý hàng khó là thế mạnh cốt lõi, giúp quá trình gửi hàng thuận lợi hơn.

PTN Logistics chịu trách nhiệm tư vấn toàn diện, đảm bảo lô hàng gửi hàng mẫu đi nước ngoài tuân thủ 100% quy định.

Giải pháp chi phí tối ưu và báo giá trọn gói minh bạch

Một trong những lo ngại lớn nhất khi gửi hàng mẫu đi nước ngoài là chi phí gửi hàng mẫu và các loại phụ phí ẩn. PTN Logistics giải quyết triệt để vấn đề này. Chúng tôi cung cấp dịch vụ gửi hàng mẫu trọn gói, báo giá một lần (all-in) bao gồm cước vận chuyển, toàn bộ phụ phí bắt buộc, và phí thủ tục hai đầu. Không có chi phí phát sinh.

Nhờ mạng lưới đối tác rộng (các hãng Air Express và hãng tàu ), chúng tôi linh hoạt so sánh chi phí gửi hàng mẫu và tư vấn phương án gửi hàng mẫu đi nước ngoài tối ưu nhất, cân bằng giữa tốc độ và ngân sách.

Doanh nghiệp sẽ nhận được báo giá vận chuyển hàng mẫu rõ ràng, giúp dự toán ngân sách chính xác. Sự minh bạch này giúp việc gửi hàng mẫu đi nước ngoài trở nên an tâm.

Đội ngũ chuyên gia hỗ trợ 24/7 và quy trình 5 bước

PTN Logistics không chỉ bán cước vận chuyển; chúng tôi cung cấp giải pháp. Mỗi khách hàng đều có một chuyên viên hỗ trợ riêng, theo sát toàn bộ quy trình gửi hàng mẫu 5 bước. Từ khâu tư vấn gửi hàng mẫu, tiến hành lấy hàng, đóng gói, cho đến khi giao hàng thành công.

Khi có vấn đề phát sinh tại hải quan đầu nhập, chuyên viên PTN sẽ làm việc trực tiếp với đại lý để giải quyết. Dịch vụ vận chuyển door-to-door của chúng tôi đảm bảo trải nghiệm gửi hàng mẫu đi nước ngoài liền mạch, chuyên nghiệp và giảm tải tối đa gánh nặng vận hành.

>>Xem thêm: Gửi đồ khô đi Nhật nhanh chóng và tiết kiệm – Tìm hiểu ngay

Tóm lại, gửi hàng mẫu đi nước ngoài là một quy trình nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi sự chính xác từ thủ tục đến vận hành. Việc lựa chọn đối tác vận chuyển am hiểu, minh bạch là yếu tố then chốt để đảm bảo an toàn và chi phí. Gọi PTN Logistics để nhận tư vấn trọn gói và báo giá chi tiết, tối ưu nhất cho lô hàng của doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến gửi hàng mẫu đi nước ngoài