Gửi thuốc tây đi nước ngoài: Tìm hiểu chi phí và các thủ tục

Gửi thuốc tây đi nước ngoài là một nghiệp vụ logistics phức tạp với các quy định pháp lý, từ hàng cá nhân (phi thương mại) đến xuất khẩu dược phẩm quy mô lớn. Bài viết này phân tích các rủi ro, chi phí và thủ tục hải quan bắt buộc. Cùng PTN Logistics khám phá để đảm bảo lô hàng của bạn được thông quan an toàn và nhanh chóng.

Phân loại hình thức gửi thuốc: Cá nhân và doanh nghiệp

Hiểu đúng bản chất lô hàng là bước đầu tiên quyết định toàn bộ quy trình. Việc gửi thuốc tây đi nước ngoài được chia làm hai hình thức chính với yêu cầu pháp lý hoàn toàn khác biệt.

Gửi cá nhân: Số lượng nhỏ, không thương mại, yêu cầu đơn giản

Đây là hình thức gửi thuốc cho người thân phổ biến với bản chất là phi thương mại, mục đích sử dụng cá nhân, không kinh doanh.

Vì vậy, yêu cầu thủ tục có phần đơn giản hơn. Khi gửi chỉ cần toa thuốc của bác sĩ hợp lệ (khớp tên bệnh nhân và tên thuốc). Số lượng gửi đi phải hợp lý (thường là 1-3 tháng sử dụng) để cơ quan hải quan nước đến chấp nhận.

Tuy nhiên, đơn giản không có nghĩa là không rủi ro. Việc gửi thuốc tây đi nước ngoài theo dạng này vẫn cần khai báo rõ ràng, đặc biệt khi gửi thuốc đi Mỹ (cần FDA).

Gửi doanh nghiệp: Thương mại, xuất khẩu dược phẩm, quy mô lớn

Khác biệt với gửi cá nhân, đây là hoạt động xuất khẩu dược phẩm. Khối lượng hàng lớn, mang tính thương mại, đòi hỏi năng lực của một công ty logistics chuyên tuyến dược.

Doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ pháp lý:

• Hợp đồng
• Hoá đơn thương mại
• Giấy chứng nhận xuất xứ (CO)
• Mã HS code dược phẩm phải chính xác

Đối với hàng nhập, bắt buộc phải có giấy phép nhập khẩu thuốc và đăng ký lưu hành thuốc tại Việt Nam. Việc gửi thuốc tây đi nước ngoài dưới dạng này cần một nghiệp vụ vận chuyển dược phẩm quốc tế chuyên nghiệp, không thể sai sót. Phân loại đúng giúp định hình ngay các loại chi phí và thủ tục cần thiết.

Chi phí gửi thuốc tây đi nước ngoài 

Chi phí gửi thuốc tây không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố nghiệp vụ. Đây là điều khách hàng cần minh bạch khi gửi thuốc tây đi nước ngoài.

Trọng lượng – kích thước – phương thức vận chuyển

Yếu tố quan trọng quyết định cước phí vận chuyển thuốc là trọng lượng (Weight) và kích thước (Dimension). Các hãng vận chuyển quốc tế sẽ áp dụng Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight) nếu kích thước hàng cồng kềnh.

Công thức tính là (Dài x Rộng x Cao)/5000 (cm)

Số nào lớn hơn (trọng lượng thực hay thể tích) sẽ được dùng để tính cước. Ngoài ra, việc gửi thuốc tây đi nước ngoài bằng đường hàng không (Air Express) sẽ có chi phí cao hơn nhiều so với vận chuyển đường biển hoặc đường bộ (áp dụng cho một số tuyến lân cận).

Phí thủ tục hải quan, thuế và các chi phí ẩn

Đây là nhóm chi phí dễ gây nhầm lẫn nhất cho khách hàng. Ngoài cước vận chuyển, phí thủ tục hải quan là bắt buộc để làm tờ khai.

Đối với hàng thương mại, thuế nhập khẩu dược phẩm tại nước đến sẽ được áp dụng (tùy theo mã HS và hiệp định thương mại). Nguy hiểm nhất là các chi phí phát sinh (phí ẩn) như:

• Phí kiểm tra chất lượng (nếu hải quan yêu cầu kiểm tra chuyên ngành)
• Phí lưu kho (nếu hàng bị giữ)
• Phí xin giấy phép tạm thời

Một dịch vụ gửi thuốc tây trọn gói phải minh bạch các phí này.

So sánh chi phí giữa các loại dịch vụ 

Một bảng giá gửi thuốc tây đi nước ngoài thường có 3 lựa chọn chính. Khách hàng cần cân nhắc giữa tốc độ và chi phí để đảm bảo hiệu quả.

Loại dịch vụ	Thời gian vận chuyển Dự kiến	Chi phí dự kiến	Đặc điểm nổi bật	Phù hợp với
Vận chuyển nhanh (Express)	5 – 7 ngày	Cao nhất	Giao hàng nhanh, ưu tiên xử lý Hạn chế rủi ro hư hỏng thuốc – Theo dõi lộ trình dễ dàng	Gửi thuốc tây cá nhân, hàng cần gấp
Vận chuyển thường (Standard/Eco)	10 – 14 ngày	Trung bình – tiết kiệm	Chi phí thấp hơn Thời gian lâu hơn Có thể ảnh hưởng chất lượng nếu bảo quản kém	Gửi thuốc không gấp, khối lượng nhỏ
Vận chuyển tích hợp (Freight)	Linh hoạt (theo tuyến Air/Sea/Truck)	Tối ưu cho lô hàng lớn	Kết hợp nhiều phương thức (Air/Sea/Truck) Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Yêu cầu khai báo và chứng từ rõ ràng	Doanh nghiệp gửi số lượng lớn, lô hàng định kỳ

Các yêu cầu về thủ tục xuất khẩu thuốc tây từ Việt Nam

Đây là phần phức tạp nhất trong toàn bộ quy trình gửi thuốc tây đi nước ngoài. Pháp lý là yếu tố quyết định lô hàng có được thông quan hàng hóa hay không.

Chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu

Đối với doanh nghiệp xuất khẩu dược phẩm, bộ giấy tờ gửi thuốc cơ bản bao gồm:

• Hợp đồng (Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (CO) để hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu

Khâu khai báo hải quan đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối của mã HS code dược phẩm. Sai mã HS sẽ dẫn đến sai thuế và bị phạt. Việc gửi thuốc tây đi nước ngoài dưới dạng thương mại đòi hỏi sự chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, đồng bộ giữa các chứng từ.

Quy định xuất khẩu về dược phẩm không thương mại

Quy định này áp dụng cho hình thức gửi thuốc phi thương mại. Thủ tục gửi thuốc tây trong trường hợp này cần toa thuốc của bác sĩ. Thuốc phải còn nguyên vỉ, nhãn mác, rõ ràng thành phần thuốc.

Cần hết sức lưu ý và tránh gửi các loại thuốc dạng bột, thuốc nam, thuốc bắc đã sơ chế nhưng không có nhãn mác, không rõ nguồn gốc hoặc thành phần. Các loại hàng này có rủi ro bị từ chối thông quan rất cao.

Khi gửi thuốc tây đi nước ngoài, nếu gửi cho chính bệnh nhân cần kèm theo giấy tờ chứng minh lịch sử bệnh lý để tăng tỷ lệ thông quan.

>>Xem ngay: Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế nhanh chóng và an toàn tại PTN Logistics

Quy trình xử lý lô hàng thuốc tây chuyên nghiệp

Để đơn giản hóa các thủ tục trên, một quy trình gửi thuốc chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu. Đây là cách các công ty logistics chuyên tuyến dược xử lý khi gửi thuốc tây đi nước ngoài.

Bước 1: Tiếp nhận và tư vấn pháp lý 

Đây là bước quan trọng nhất để hạn chế rủi ro. Khi tiếp nhận yêu cầu gửi thuốc tây đi nước ngoài, bộ phận nghiệp vụ phải thực hiện tư vấn pháp lý.

Họ sẽ kiểm tra toa thuốc (ngày cấp, dấu mộc), kiểm tra thành phần thuốc xem có chất bị cấm tại nước đến hay không. Ví dụ một số thuốc cảm cúm chứa Pseudoephedrine bị cấm ở Nhật.

Nếu là hàng doanh nghiệp, chuyên gia sẽ rà soát sự đồng bộ của bộ chứng từ. Bước này có sự quyết định lớn đến khả năng thông quan hàng hóa thành công.

Bước 2: Hỗ trợ xử lý & hoàn thiện giấy tờ 

Sau khi tư vấn, đơn vị logistics sẽ hỗ trợ khách hàng hoàn thiện giấy tờ gửi thuốc.

Đơn vị dịch vụ sẽ thay mặt khách hàng truyền tờ khai báo hải quan điện tử, đảm bảo thông tin chính xác tuyệt đối. Đặc biệt là trị giá hàng hóa và mục đích (phi thương mại).

Đối với gửi thuốc tây đi nước ngoài đi Mỹ, cần tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của FDA (Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ) về nhập khẩu thuốc cá nhân.

Bước 3: Đóng gói chuyên và vận chuyển

Dược phẩm là hàng nhạy cảm với nhiệt độ. Bước đóng gói thuốc đúng cách là tối quan trọng.

Thuốc dạng vỉ, lọ phải được bọc xốp, chèn lót kỹ càng trong thùng carton cứng. Đối với các loại vắc-xin hoặc thuốc sinh học, việc bảo quản thuốc bằng đá khô (dry ice) hoặc gel lạnh là bắt buộc. Đồng thời cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình vận chuyển hàng lạnh (cold chain).

Sau khi đóng gói, lô hàng gửi thuốc tây đi nước ngoài sẽ được phát vận đơn và đưa lên máy bay.

Bước 4: Thông quan tại nước đến và giao hàng

Khi lô hàng gửi thuốc tây đi nước ngoài đến sân bay đích, bộ phận hải quan tại đây sẽ kiểm tra hồ sơ (đã được khai báo điện tử). Nếu hồ sơ hợp lệ (đủ toa thuốc, FDA, khai báo rõ ràng), lô hàng sẽ được thông quan nhanh chóng.

Sau đó, hãng vận chuyển địa phương sẽ thực hiện bước cuối cùng là giao hàng tận tay (door-to-door) đến địa chỉ người nhận. Quy trình này đảm bảo sự an toàn tối đa cho dịch vụ gửi thuốc tây khi gửi thuốc tây đi nước ngoài.

Khám phá thêm các tin tức dịch vụ Logistics quan trọng do PTN biên soạn

Rủi ro và cách quản lý khi gửi thuốc quốc tế

Ngay cả khi chuẩn bị kỹ, rủi ro khi gửi thuốc vẫn luôn tồn tại. Nhận diện và quản lý các rủi ro này là nghiệp vụ bắt buộc của ngành logistics, đặc biệt khi gửi thuốc đi nước ngoài.

Rủi ro hải quan: Bị tạm giữ, bị trả lại, phạt do sai giấy tờ

Đây là rủi ro phổ biến nhất. Lô hàng gửi thuốc tây đi nước ngoài dễ dàng bị thuốc bị hải quan giữ nếu:

• Toa thuốc hết hạn
• Tên người nhận không khớp toa thuốc
• Khai báo sai thành phần…

Trường hợp nặng hơn là hàng bị trả lại , khiến chi phí tăng gấp đôi (chịu cả phí trả về). Sai sót trong khai báo giá trị hoặc số lượng (khai nhiều hơn mức “cá nhân”) có thể dẫn đến bị phạt nặng. Quản lý rủi ro này bằng cách kiểm tra chéo toàn bộ hồ sơ trước khi gửi thuốc tây đi nước ngoài.

Rủi ro về chất lượng: Hỏng thuốc, hết hạn, lưu kho không đúng

Rủi ro này liên quan đến nghiệp vụ kho vận. Thuốc có thể bị hỏng do đóng gói thuốc đúng cách không đảm bảo, gây vỡ, nát trong quá trình vận chuyển. Rủi ro lớn hơn là hết hạn sử dụng (expiry date) nếu thời gian vận chuyển kéo dài hoặc thủ tục thông quan chậm trễ.

Nghiêm trọng nhất là lưu kho không đúng cách (ví dụ: thuốc cần bảo quản thuốc lạnh nhưng lại để ở kho thường). Việc gửi thuốc tây đi nước ngoài bắt buộc phải chọn đơn vị có hệ thống kho vận đạt chuẩn GSP (Good Storage Practices).

Rủi ro pháp lý: Vận chuyển thuốc bị kiểm soát, không được phép thương mại

Rủi ro nghiêm trọng nhất, liên quan đến pháp luật. Nếu lô hàng gửi thuốc tây đi nước ngoài bị phát hiện có chứa thuốc bị cấm gửi (như chất gây nghiện, hướng thần) dù chỉ số lượng nhỏ, cả người gửi và đơn vị vận chuyển đều bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Nếu gửi số lượng lớn dưới danh nghĩa cá nhân để trốn thuế, đây bị coi là hành vi gian lận thương mại. Khi đó sẽ bị tịch thu toàn bộ lô hàng khi gửi thuốc tây đi nước ngoài.

Giảm rủi ro hàng bị trả lại. Liên hệ PTN Logistics để đảm bảo thông quan

PTN Logistics: Giải pháp gửi thuốc tây đi nước ngoài chuyên nghiệp

Sau khi phân tích các rủi ro và thủ tục pháp lý phức tạp, việc lựa chọn một đối tác logistics uy tín, am hiểu sâu sắc nghiệp vụ dược phẩm là yếu tố then chốt để đảm bảo an toàn cho lô hàng.

Năng lực xử lý thủ tục và pháp lý dược phẩm vượt trội

PTN Logistics sở hữu đội ngũ nhân sự am hiểu sâu về nghiệp vụ hải quan dược phẩm, các quy định riêng biệt của từng quốc gia. Đối với nghiệp vụ gửi thuốc tây đi nước ngoài cho cá nhân, chúng tôi tư vấn kỹ lưỡng về tính hợp lệ của toa thuốc bác sĩ và các yêu cầu phi thương mại.

Đối với doanh nghiệp, PTN Logistics đảm nhận trọn gói việc chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu. Từ việc áp mã HS code dược phẩm chính xác, xin giấy chứng nhận xuất xứ (CO), đến xử lý các yêu cầu phức tạp như chứng nhận FDA cho thị trường Mỹ.

Năng lực này đảm bảo lô hàng gửi thuốc tây đi nước ngoài được thông quan nhanh chóng, tránh mọi sai sót giấy tờ. Chúng tôi loại bỏ rủi ro pháp lý ngay từ khâu tiếp nhận.

Quy trình tối ưu, giảm thiểu rủi ro

Hiểu rõ rủi ro về chất lượng dược phẩm, PTN Logistics áp dụng quy trình vận hành khép kín. Mọi lô hàng gửi thuốc tây đi nước ngoài đều được xử lý tại kho đạt chuẩn GSP.

Chúng tôi thực hiện đóng gói thuốc đúng cách bằng vật liệu chuyên dụng. Đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt quy trình vận chuyển hàng lạnh (cold chain) đối với các loại thuốc sinh học.

Giải pháp gửi thuốc tây đi nước ngoài của PTN tối ưu giữa tốc độ và chi phí, phù hợp với từng nhu cầu cụ thể. Đồng thời đảm bảo hàng đến tay người nhận (door-to-door) an toàn và nguyên vẹn.

Cam kết báo giá cạnh tranh, minh bạch

PTN Logistics tự hào khi có mạng lưới đối tác rộng lớn, nhờ đó mang đến một bảng giá gửi thuốc tây đi nước ngoài cạnh tranh nhất thị trường. Chúng tôi hiểu rằng chi phí gửi thuốc tây là một rào cản lớn, vì vậy PTN Logistics cam kết báo giá trọn gói, rõ ràng ngay từ đầu.

Mọi khoản phí, từ cước vận chuyển, phí thủ tục hải quan đến các phụ phí (nếu có), đều được liệt kê chi tiết, loại bỏ hoàn toàn rủi ro chi phí phát sinh. Khách hàng sẽ nhận được một phương án gửi thuốc tây đi nước ngoài hiệu quả về chi phí, cùng chất lượng dịch vụ và sự an tâm tuyệt đối.

>>Xem thêm: Dịch vụ gửi hàng xách tay đi Nhật nhanh chóng và an toàn

Tóm lại, gửi thuốc tây đi nước ngoài đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về giấy tờ pháp lý (toa thuốc, FDA) và quy trình quản lý rủi ro chặt chẽ để tránh bị tạm giữ hay phạt. Đây là nghiệp vụ phức tạp, cần đơn vị chuyên nghiệp. Gọi PTN Logistics ngay hôm nay để nhận tư vấn pháp lý và báo giá trọn gói, đảm bảo lô hàng thông quan an toàn.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến gửi thuốc tây đi nước ngoài