Tìm hiểu quy trình gửi quà đi Mỹ an toàn, chi phí minh bạch

Gửi quà đi Mỹ đang trở thành nhu cầu phổ biến của cá nhân và doanh nghiệp. Để đảm bảo thông quan thuận lợi, quy trình gửi hàng cá nhân đi mỹ cần tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn hải quan và vận tải quốc tế. Cùng PTN Logistics khám phá để hiểu rõ quy trình, chi phí và giải pháp vận chuyển an toàn, nhanh chóng.

Quy trình gửi quà đi Mỹ

Quy trình gửi quà đi Mỹ tiêu chuẩn trong ngành logistics gồm nhiều khâu. Mỗi bước đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối để đảm bảo hàng hóa thông quan thuận lợi, đúng quy định và an toàn đến tay người nhận tại Mỹ.

Chuẩn bị quà và cung cấp thông tin

Khâu chuẩn bị là nền tảng trong quy trình gửi quà đi Mỹ. Hàng hóa phải được lựa chọn phù hợp, không nằm trong danh mục hàng cấm theo quy định của Hải quan và USPS.

Đơn vị logistics chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế (IATA, ISTA) nhằm bảo vệ hàng hóa khỏi va đập, rách vỡ khi vận chuyển đường hàng không.

Nhãn mác, thông tin người gửi – người nhận, và mã theo dõi (tracking) cần ghi rõ ràng, chính xác. Điều này giúp tránh sai sót khi làm thủ tục hải quan gửi quà tặng hoặc kiểm tra tại kho trung chuyển.

Chọn hình thức vận chuyển

Việc chọn phương thức vận chuyển ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và chi phí gửi quà đi Mỹ.

• Dịch vụ courier (chuyển phát nhanh) phù hợp với quà tặng nhỏ, cần giao nhanh trong 3 – 5 ngày
• Với lô hàng lớn hoặc gửi số lượng nhiều, doanh nghiệp có thể chọn LCL/FCL (vận chuyển đường biển) để tối ưu chi phí
• Ngoài ra, hình thức bưu phẩm quốc tế phù hợp cho hàng nhẹ, giá trị thấp

Đơn vị logistics uy tín sẽ tư vấn hình thức tối ưu theo nhu cầu, đảm bảo hàng đến Mỹ đúng hẹn và đủ chứng từ cần thiết.

Khai báo hải quan và các giấy tờ cần thiết 

Khâu khai báo hải quan là điểm mấu chốt trong quy trình gửi quà đi Mỹ. Mỗi kiện hàng phải kèm hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List) mô tả chi tiết loại hàng, số lượng, giá trị và mục đích gửi (gift/personal use).

Việc khai báo minh bạch giúp hạn chế rủi ro bị giữ hàng hoặc phạt vi phạm do kê khai sai giá trị thực tế.

Thanh toán cước phí, thuế, lệ phí hải quan

Trong quá trình gửi quà đi Mỹ, người gửi cần xác định hình thức thanh toán cước phí trả trước (Prepaid) hoặc trả sau (Collect). Một số trường hợp quà tặng có giá trị cao sẽ phát sinh thuế nhập khẩu quà tặng hoặc lệ phí thông quan tại Mỹ.

Thông thường, người gửi chịu toàn bộ chi phí tại Việt Nam. Còn người nhận có thể chịu thuế phát sinh tùy theo quy định của CBP (Customs and Border Protection).

Việc thống nhất trước giữa hai bên giúp tránh tranh chấp và đảm bảo kiện hàng được xử lý nhanh chóng, đúng tiêu chuẩn xuất nhập khẩu.

Vận chuyển, theo dõi và giao nhận tại Mỹ

Sau khi thông quan, hàng được bàn giao cho đơn vị vận chuyển quốc tế và nhập vào hệ thống theo dõi bưu phẩm đi mỹ (tracking). Với dịch vụ gửi hàng door-to-door, đơn vị logistics chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình giao nhận. Từ xuất kho Việt Nam đến tận tay người nhận tại Mỹ.

Hệ thống tracking theo thời gian thực cho phép cập nhật trạng thái từng giai đoạn. Việc lựa chọn đơn vị có hệ thống quản lý vận đơn minh bạch là yếu tố then chốt đảm bảo uy tín và độ an toàn của kiện quà.

Chi phí khi gửi quà đi Mỹ

Chi phí gửi quà đi Mỹ phụ thuộc vào nhiều yếu tố kỹ thuật trong chuỗi logistics quốc tế. Việc hiểu rõ cấu phần cước, cách tính trọng lượng và các phụ phí sẽ giúp tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn.

Cước vận chuyển

Cước vận chuyển trong gửi quà đi Mỹ được tính dựa trên trọng lượng thực tế (Gross Weight) hoặc trọng lượng thể tích (Volumetric/Chargeable Weight), tùy giá trị nào lớn hơn.

Trọng lượng thể tích được xác định theo công thức (Dài x Rộng x Cao)/5000, áp dụng cho hàng đi đường hàng không.

Ngoài ra, các yếu tố như loại dịch vụ (courier, air cargo, sea freight), điểm xuất phát, vùng nhận hàng và phụ phí xăng dầu (Fuel Surcharge) đều ảnh hưởng đến tổng chi phí. Mùa cao điểm, giá cước có thể tăng do giới hạn tải trọng và chi phí nhiên liệu toàn cầu.

Cách tiết kiệm chi phí

Để tối ưu chi phí khi gửi quà đi Mỹ, cần lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp với loại hàng và thời gian mong muốn. Dịch vụ hợp nhất kiện hàng giúp gom nhiều đơn nhỏ thành một lô. Điều này giúp giảm đáng kể chi phí cước tính theo khối lượng.

Đóng gói gọn gàng, loại bỏ vật liệu thừa giúp hạn chế trọng lượng thể tích. Ngoài ra, việc chọn tuyến bay ổn định, đặt cước sớm, và tận dụng gói gửi hàng đi mỹ giá rẻ trong khung giờ thấp điểm cũng mang lại hiệu quả đáng kể.

Một số đơn vị logistics còn hỗ trợ báo giá linh hoạt theo hình thức “door-to-door” trọn gói.

Bảng giá gửi hàng đi Mỹ

Bảng giá gửi quà đi Mỹ thường được công bố theo khối lượng (kg) và loại hình dịch vụ.  Bảng giá có thể biến động tùy tỷ giá USD, phụ phí nhiên liệu hoặc vùng nhận hàng tại Mỹ.

Đơn vị logistics uy tín luôn minh bạch, cập nhật cước thường xuyên để khách hàng chủ động ngân sách.

Dưới đây là bảng giá gửi hàng đi Mỹ tham khảo tại PTN Logistics

>>Khám phá ngay: Gửi hàng đi Mỹ chuyên nghiệp, giá tốt cùng PTN Logistics!

Lưu ý quan trọng khi gửi quà đi Mỹ

Trong hoạt động logistics quốc tế, việc gửi quà đi Mỹ không chỉ đơn giản là đóng gói và giao hàng. Người gửi cần tuân thủ nhiều quy định nghiêm ngặt của hải quan, FDA và hãng vận chuyển để tránh rủi ro, đảm bảo quà tặng đến tay người nhận đúng thời gian dự kiến.

Gói quà phù hợp với phương tiện vận chuyển 

Khi gửi quà đi Mỹ, việc lựa chọn vật liệu đóng gói phụ thuộc vào phương thức vận chuyển.

• Hàng đi đường hàng không cần bao bì nhẹ, đạt chuẩn chống va đập (Air Freight Packing Standard)
• Hàng đi đường biển phải chống ẩm, chống muối và chịu nén.

Các kiện hàng dễ vỡ nên được chèn mút PE Foam, ký hiệu “FRAGILE” và bọc kín để tránh áp suất. Đơn vị logistics có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ đóng gói hàng dễ vỡ đúng quy cách IATA, giúp bảo đảm an toàn trong suốt hành trình quốc tế.

Khai báo chính xác, tránh chứa hàng bị cấm 

Sai sót trong khai báo là nguyên nhân hàng đầu khiến gửi quà đi Mỹ bị giữ tại hải quan. Cần kiểm tra danh mục hàng cấm gửi đi mỹ và nhóm hàng hóa bị hạn chế (Restricted Goods) do CBP quy định.

Các mặt hàng như thuốc tây, thực phẩm tươi, pin lithium, mỹ phẩm không có MSDS (Material Safety Data Sheet) sẽ không được phép vận chuyển. Nếu khai sai mã HS Code hoặc giá trị, hàng có thể bị phạt hoặc tiêu hủy.

Tuân thủ đúng quy trình khai báo giúp thông quan nhanh và hạn chế rủi ro tài chính cho người gửi.

Tính toán thời gian giao nhận 

Thời gian gửi quà đi Mỹ trung bình từ 5 – 7 ngày đối với chuyển phát nhanh và 20 – 30 ngày với vận chuyển đường biển.

Tuy nhiên, trong mùa cao điểm (Peak Season) như Giáng sinh, Black Friday hay Tết Nguyên đán, lưu lượng hàng tăng mạnh khiến thời gian giao hàng có thể kéo dài.

Để tránh trễ hạn, nên đặt lịch gửi sớm, chọn tuyến bay ổn định và sử dụng dịch vụ có theo dõi vận đơn (tracking) minh bạch. Các hãng courier quốc tế thường ưu tiên hàng gửi sớm hoặc hàng có cước trả trước giúp thông quan thuận lợi hơn.

Hàng cấm gửi, hàng bị giới hạn

Khi gửi quà đi Mỹ, cần nắm rõ quy định của FDA và CBP về danh mục hàng cấm và giới hạn nhập khẩu.

Các sản phẩm như:

• Thực phẩm chế biến không đăng ký FDA
• Mỹ phẩm không có chứng nhận nguồn gốc
• Hàng hóa chứa chất dễ cháy đều có nguy cơ bị giữ lại tại cảng

Hàng vi phạm có thể bị tiêu hủy hoặc trả về, người gửi phải chịu toàn bộ chi phí. Việc tham khảo trước quy định và danh mục hàng hạn chế là cách hiệu quả nhất để tránh thiệt hại tài chính không đáng có.

>>Tìm hiểu thêm: Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế uy tín tại PTN Logistics

Tiêu chí lựa chọn đơn vị logistics gửi quà đi Mỹ

Lựa chọn đúng đối tác logistics là yếu tố quyết định hiệu quả khi gửi quà đi Mỹ. Một đơn vị uy tín không chỉ đảm nhận vận chuyển, mà còn hỗ trợ toàn bộ quy trình khai báo, theo dõi, đóng gói và xử lý hải quan chuyên nghiệp, đảm bảo kiện hàng đến Mỹ đúng hẹn.

Uy tín, kinh nghiệm vận chuyển quốc tế

Một công ty gửi hàng đi Mỹ uy tín phải có năng lực vận hành quốc tế, hệ thống đại lý tại Mỹ và hiểu rõ quy trình thông quan hai chiều. Kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực logistics giúp họ dự đoán rủi ro, tối ưu tuyến bay và thời gian giao nhận.

Đơn vị có chứng chỉ IATA hoặc WCA thường được đánh giá cao nhờ tuân thủ tiêu chuẩn an toàn hàng không quốc tế. Với dịch vụ chuyên nghiệp, quá trình gửi quà đi Mỹ được đảm bảo chính xác, hạn chế tình trạng hàng trễ chuyến hoặc bị trả về do sai chứng từ.

Hệ thống hỗ trợ hải quan, khai báo, đóng gói chuyên nghiệp

Trong logistics, khả năng hỗ trợ hải quan và khai báo điện tử là tiêu chí bắt buộc. Đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp sẽ xử lý trọn gói hồ sơ như Commercial Invoice, Packing List, và khai báo CBP khi gửi quà đi Mỹ.

Bên cạnh đó, dịch vụ đóng gói đạt chuẩn quốc tế (theo tiêu chuẩn ISTA, ISO 780) giúp hàng hóa an toàn khi vận chuyển đường hàng không hoặc đường biển.

Doanh nghiệp có hệ thống ERP, tracking minh bạch và đội ngũ kiểm soát chất lượng (QA) luôn đảm bảo quy trình xử lý từng kiện hàng chính xác, hiệu quả.

Theo dõi, báo cáo, cam kết giao nhận

Đối với quà tặng cá nhân, việc gửi quà đi Mỹ đòi hỏi quy trình quản lý vận đơn chặt chẽ và cam kết giao nhận cụ thể. Hệ thống tracking nội bộ kết nối API với hãng vận chuyển giúp khách hàng theo dõi tiến độ thời gian thực.

Các báo cáo vận đơn (Proof of Delivery, Status Report) được gửi tự động, đảm bảo minh bạch. Đơn vị có chính sách cam kết bồi thường rõ ràng khi hàng hư hại hoặc trễ hẹn thể hiện mức độ chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong vận hành chuỗi logistics quốc tế.

Tư vấn miễn phí 

Một tiêu chí quan trọng khác là chính sách dịch vụ khách hàng. Đơn vị có báo giá minh bạch ngay từ đầu, không phụ phí ẩn, giúp người gửi chủ động ngân sách.

Việc cung cấp tư vấn gửi quà đi Mỹ miễn phí về hàng hóa, tuyến đường, thủ tục hải quan và quy định FDA giúp giảm rủi ro phát sinh. Sau khi giao hàng, các công ty chuyên nghiệp vẫn duy trì hỗ trợ hậu mãi như tra cứu vận đơn, xác nhận người nhận hoặc giải quyết khiếu nại nhanh chóng.

Đây là điểm khác biệt giữa nhà cung cấp dịch vụ thông thường và một đối tác logistics đáng tin cậy.

Phức tạp về thủ tục hải quan? PTN Logistics hỗ trợ bạn khai báo A-Z. Liên hệ ngay

Dịch vụ gửi quà đi Mỹ trọn gói tại PTN Logistics

Là doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực logistics quốc tế, PTN Logistics cung cấp dịch vụ gửi quà đi Mỹ trọn gói, tối ưu toàn bộ quy trình từ khâu đóng gói, khai báo hải quan đến giao nhận door-to-door.

Giải pháp trọn gói – Tối ưu từng khâu vận chuyển

PTN Logistics xây dựng quy trình gửi quà đi Mỹ theo tiêu chuẩn quốc tế, tích hợp các bước từ nhận hàng, phân loại, đóng gói đến thông quan và giao hàng tận tay tại Mỹ.

Với hệ thống quản lý vận đơn điện tử và tracking theo thời gian thực, khách hàng dễ dàng theo dõi toàn bộ hành trình. PTN cung cấp đa dạng hình thức vận chuyển đáp ứng mọi nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp. Mỗi kiện hàng đều được bảo hiểm và xử lý theo chuẩn an toàn hàng không (IATA).

Đội ngũ chuyên môn am hiểu hải quan 

Điểm mạnh của PTN Logistics nằm ở đội ngũ chuyên viên khai báo hải quan giàu kinh nghiệm. Nhờ vậy, quy trình gửi quà đi Mỹ luôn diễn ra nhanh chóng, chính xác và đúng quy định miễn thuế $100 (Bona Fide Gift).

Hệ thống xử lý chứng từ điện tử của PTN giúp giảm thiểu sai sót. Từ đó rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa được giải phóng sớm nhất có thể.

Minh bạch chi phí – Hỗ trợ tư vấn 24/7

PTN Logistics cung cấp báo giá gửi quà đi Mỹ công khai, chi tiết theo khối lượng và phương thức vận chuyển. Mức giá luôn được cập nhật theo thị trường, không phụ phí ẩn, cam kết minh bạch tuyệt đối.

Bộ phận tư vấn hoạt động 24/7, sẵn sàng hỗ trợ lựa chọn tuyến vận chuyển, kiểm tra danh mục hàng cấm và tối ưu chi phí cước. Ngoài ra, PTN còn có chính sách ưu đãi cho khách hàng gửi định kỳ hoặc hợp đồng dài hạn, giúp tiết kiệm đáng kể ngân sách logistics.

>>Xem thêm: Tìm hiểu thời gian gửi hàng từ Mỹ về Việt nam mất bao lâu?

Tóm lại gửi quà đi Mỹ đòi hỏi sự am hiểu về logistics quốc tế, chứng từ và quy định hải quan. Để đảm bảo quà tặng đến nơi an toàn, nhanh chóng và đúng giá, hãy để PTN Logistics đồng hành. Gọi ngay PTN Logistics để được tư vấn, báo giá và hỗ trợ khai báo hải quan trọn gói.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến gửi quà đi Mỹ