Bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác gồm những gì? Và lưu ý vàng

Hiểu rõ về bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác là yêu cầu cốt lõi đối với mọi doanh nghiệp muốn đưa hàng ra thế giới. Đây là nền tảng pháp lý kết nối chủ hàng, đơn vị logistics và cơ quan hải quan. Bài viết sẽ phân loại chi tiết 3 nhóm chứng từ và cung cấp quy trình hoàn thiện trọn gói. Một giải pháp toàn diện mà PTN Logistics đang mang đến cho khách hàng của mình. Tìm hiểu ngay nhé!

Khám phá thêm các dịch vụ logistics khác của PTN Logistics!

Xuất khẩu ủy thác là gì? Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức này?

Bạn muốn đưa hàng hóa Việt Nam vươn ra thế giới nhưng lại e ngại thủ tục hải quan phức tạp? Xuất khẩu ủy thác chính là giải pháp hiệu quả được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Định nghĩa xuất khẩu ủy thác

Để xử lý một bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác một cách chuyên nghiệp, trước hết cần hiểu rõ ủy thác xuất khẩu là gì? Đây là hình thức mà một doanh nghiệp (Bên giao ủy thác) thuê một công ty dịch vụ logistics chuyên nghiệp (Bên nhận ủy thác) để thay mặt mình thực hiện toàn bộ hoặc một phần các nghiệp vụ xuất khẩu.

Theo đó, nghĩa vụ của bên giao ủy thác là cung cấp hàng hóa, chứng từ gốc và thông tin. Ngược lại, trách nhiệm của bên nhận ủy thác là đứng tên pháp nhân để hoàn tất bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác, thông quan và giao hàng, đảm bảo quy trình tuân thủ pháp luật.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ xuất khẩu ủy thác

Dịch vụ xuất khẩu ủy thác là giải pháp tối ưu dành cho các doanh nghiệp (đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ), mang lại những lợi ích thiết thực sau:

• Bù đắp thiếu hụt chuyên môn: Hỗ trợ tốt cho các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hoặc không có chức năng xuất nhập khẩu trực tiếp.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí nhân sự chuyên trách.
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Hạn chế các sai sót liên quan đến luật pháp và thủ tục hải quan.
• Đảm bảo tính chính xác: Xử lý trơn tru và chính xác mọi khâu từ chuẩn bị hàng hóa đến thông quan nhờ vào kinh nghiệm của đơn vị ủy thác.
• Hoàn thiện hồ sơ: Giúp doanh nghiệp dễ dàng có được bộ chứng từ xuất khẩu hoàn chỉnh và hoàn toàn hợp lệ.

>>Xem thêm: Ủy thác xuất khẩu là gì? Tất cả thông tin bạn cần biết.

Phân biệt vai trò và trách nhiệm của bên ủy thác và bên nhận ủy thác

Để hoạt động ủy thác diễn ra suôn sẻ và tránh các tranh chấp pháp lý, việc phân định rạch ròi vai trò và nghĩa vụ của các bên là yếu tố tiên quyết.

Bên giao ủy thác (Chủ hàng)

Để tạo nên bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác hoàn chỉnh, vai trò của chủ hàng là yếu tố nền tảng.

✅ Về cơ bản, bên giao ủy thác (chủ hàng) chịu trách nhiệm về nguồn gốc, chất lượng và cung cấp đầy đủ thông tin, chứng từ gốc của hàng hóa. Các điều khoản hợp đồng ủy thác sẽ quy định rõ nghĩa vụ này.

✅ Quan trọng nhất, chủ hàng là bên chịu toàn bộ rủi ro về việc thanh toán từ phía người mua ở nước ngoài. Đảm bảo tính hợp pháp của sản phẩm khai báo trong bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác của mình.

Bên nhận ủy thác (Công ty Logistics)

Ai đứng tên trên tờ khai hải quan? Đó chính là bên nhận ủy thác.

✅ Họ là đơn vị sử dụng pháp nhân của mình để thực hiện các thủ tục xuất khẩu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nghiệp vụ đã thực hiện.

✅ Nhiệm vụ của họ là phát hành commercial invoice hàng ủy thác. Hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác và tiến hành thông quan.

✅ Thông tin shipper trên vận đơn cần được thống nhất theo hợp đồng, invoice, booking và yêu cầu của hãng tàu/hãng bay.

Liên hệ ngay PTN Logistics để được tư vấn miễn phí về bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác!

Trọn bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác cần chuẩn bị gồm những gì?

Đây là phần cốt lõi mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nắm vững. Bởi sự chính xác của bộ chứng từ sẽ quyết định sự thành bại của một lô hàng xuất khẩu ủy thác.

Nhóm 1: Chứng từ giữa hai bên Ủy thác

Một bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác hoàn chỉnh phải bắt đầu từ nền tảng pháp lý giữa hai bên.

☑️ Hợp đồng ủy thác: Bạn có thể tham khảo các mẫu hợp đồng ủy thác xuất khẩu nhưng cần chú trọng các điều khoản hợp đồng ủy thác về trách nhiệm và chi phí.

☑️ Hóa đơn GTGT: Việc tìm hiểu cách xuất hóa đơn VAT hàng ủy thác là rất quan trọng để bên ủy thác có cơ sở hoàn thuế sau này.

Đây là hai giấy tờ xương sống cho toàn bộ bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác.

Nhóm 2: Chứng từ bộ hồ sơ Hải quan

Hồ sơ dùng để khai báo với cơ quan hải quan chính là tọng tâm của bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác:

☑️ Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Là chứng từ bắt buộc khi xuất/nhập khẩu hàng hóa. Ghi rõ thông tin chi tiết về hàng hóa. Do bên nhận ủy thác đứng tên khai báo với hải quan.

☑️ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện giá trị và mô tả hàng hóa, là căn cứ để tính thuế và thanh toán. Do bên nhận ủy thác lập, gửi cho đối tác nước ngoài.

☑️ Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết cách đóng gói hàng hóa (số kiện, trọng lượng, kích thước), giúp kiểm tra, đối chiếu khi giao nhận hàng.

☑️ Hợp đồng mua bán ngoại thương (Sales Contract): Là thỏa thuận giữa bên nhận ủy thác và đối tác nước ngoài. Quy định rõ điều kiện giao hàng, thanh toán, số lượng và giá cả.

☑️ Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill): Là bằng chứng về việc vận chuyển hàng hóa. Dùng để nhận hàng tại cảng đích và có giá trị pháp lý trong giao dịch.

☑️Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, giúp hưởng ưu đãi thuế quan (nếu có). Cần chuẩn bị hồ sơ xin cấp theo hướng dẫn từng loại C/O.

Tìm hiểu thêm dịch vụ khai báo hải quan tại PTN!

Nhóm 3: Các chứng từ khác (tùy theo mặt hàng và yêu cầu)

Một bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác không chỉ có các giấy tờ cố định. Tùy thuộc vào đặc thù và chính sách mặt hàng, bạn có thể cần thêm:

☑️ Giấy phép xuất khẩu chuyên ngành.

☑️ Chứng từ kiểm dịch: Đối với hàng nông sản, gỗ và sản phẩm từ gỗ, thủ tục kiểm dịch thực vật hàng ủy thác là bắt buộc.

☑️ Chứng thư hun trùng hàng xuất khẩu: Là yêu cầu cho các kiện hàng bằng gỗ hoặc hàng có nguồn gốc hữu cơ dễ bị mối mọt.

Thiếu các giấy tờ này trong bộ chừng từ xuất khẩu ủy thác sẽ khiến lô hàng bị ách tắc tại cảng.

Quy trình 7 bước hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác và các thủ tục 

Để hệ thống hóa toàn bộ công việc để đảm bảo không bỏ sai sót bất kỳ hạng mục nào. Hãy cùng tìm hiểu quy trình xuất khẩu ủy thác chi tiết ngay sau đây.

Quy trình chi tiết

Một bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác được hình thành qua các bước làm thủ tục xuất khẩu ủy thác sau:

📦 Bước 1: Ký hợp đồng, quy định rõ về việc thanh toán trong hợp đồng ủy thác.

📦 Bước 2: Bên ủy thác chuẩn bị hàng hóa và hóa đơn VAT.

📦 Bước 3: Bên nhận ủy thác chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác.

📦 Bước 4: Khai báo điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS — hoạt động 24/7, xử lý tự động phân luồng tờ khai.

📦 Bước 5: Thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa ủy thác.

📦 Bước 6: Giao hàng lên tàu và nhận vận đơn.

📦 Bước 7: Hoàn tất quy trình giao nhận hàng hóa ủy thác và gửi bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác cho đối tác.

An tâm kinh doanh, mọi thủ tục giấy tờ đã có PTN Logistics lo. Bắt đầu ngay!

Những lưu ý vàng khi làm bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác để tránh rủi ro

Nắm vững quy trình và chứng từ là chưa đủ, dưới đây là những kinh nghiệm thực chiến được đúc kết từ các chuyên gia.

Tính nhất quán của thông tin trên tất cả các chứng từ của bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác

Sự thiếu nhất quán, dù là nhỏ nhất giữa các chứng từ, có thể khiến lô hàng bị cơ quan hải quan giữ lại để kiểm tra, dẫn đến chậm trễ và phát sinh chi phí.

Các thông tin phải đồng bộ tuyệt đối bao gồm: tên người gửi hàng (shipper), tên người nhận, mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, giá trị lô hàng. Một sai lầm khi làm chứng từ ở khâu này có thể phá vỡ toàn bộ quy trình.

Vấn đề về hóa đơn VAT và hoàn thuế

Việc xuất hóa đơn VAT đúng cách là cơ sở pháp lý để Bên giao ủy thác (chủ hàng) thực hiện thủ tục hoàn thuế GTGT sau này. Chủ hàng xuất hóa đơn GTGT cho bên nhận ủy thác; bên nhận ủy thác xuất hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) cho đối tác nước ngoài.
Nếu hóa đơn sai sót về tên, mã số thuế, hoặc nội dung, cơ quan thuế có thể từ chối hồ sơ xin hoàn thuế, gây thiệt hại trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Trách nhiệm pháp lý khi có sai sót trên tờ khai

Khi có sai sót trên tờ khai hải quan, cả bên nhận ủy thác (công ty logistics) và bên giao ủy thác (chủ hàng) đều phải chịu trách nhiệm pháp lý.

❎ Bên nhận ủy thác (Công ty Logistics): Vì là đơn vị đứng tên trên tờ khai, họ phải chịu trách nhiệm pháp lý cho toàn bộ bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác mà mình thực hiện, đảm bảo tính chính xác của mọi thông tin đã khai báo.

❎ Bên giao ủy thác (Chủ hàng): Mặc dù đã ủy thác, chủ hàng vẫn là bên chịu trách nhiệm cuối cùng về nguồn gốc, chất lượng thật của sản phẩm và các rủi ro về thanh toán từ phía người mua nước ngoài.

Để tránh các tranh chấp trong hợp đồng ủy thác và bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác, hai bên cần có một hợp đồng quy định rạch ròi phạm vi trách nhiệm của mỗi bên khi có sự cố xảy ra.

Cách lựa chọn công ty logistics nhận thực hiện bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác uy tín

Đây là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của lô hàng. Các tiêu chí lựa chọn đơn vị nhận ủy thác không nên chỉ dựa vào giá rẻ. Doanh nghiệp cần xem xét:

• Kinh nghiệm và năng lực: Ưu tiên các đơn vị có kinh nghiệm xử lý bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác cho các mặt hàng tương tự.
• Sự minh bạch: Công ty phải rõ ràng về quy trình làm việc và minh bạch về các khoản chi phí ủy thác xuất khẩu.
• Tư vấn và hỗ trợ: Một công ty logistics uy tín sẽ đóng vai trò như một người tư vấn, giúp bạn lường trước các rủi ro và bảo vệ quyền lợi của bạn.

Xem thêm: Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu: Nhanh chóng – Hiệu quả – Minh bạch

PTN Logistics – Đối tác hỗ trợ vận chuyển và thủ tục hải quan tối ưu

Hiểu rõ những khó khăn trong quá trình xuất nhập khẩu, PTN Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp bằng các giải pháp vận chuyển và xử lý thủ tục hải quan chuyên nghiệp cũng như bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác mang lại sự an tâm tuyệt đối cho mọi lô hàng.

Đội ngũ chuyên gia am hiểu thủ tục hải quan

Với hơn 15 năm kinh nghiệm thực chiến, đội ngũ của chúng tôi hỗ trợ tư vấn và rà soát kỹ lưỡng bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác. Khả năng lường trước và xử lý nhanh các vấn đề phát sinh giúp khâu khai báo hải quan được chính xác, đảm bảo hàng hóa thông quan thuận lợi và nhanh chóng.

Quy trình vận chuyển linh hoạt và chuyên biệt

Mỗi lô hàng đều có đặc thù riêng, do đó chúng tôi luôn linh hoạt trong việc lên phương án vận chuyển. PTN Logistics hỗ trợ tư vấn các thủ tục liên quan (như xin C/O) và tối ưu hóa lịch trình logistics, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chủ động trong kinh doanh.

Báo giá minh bạch, tối ưu chi phí

Sự minh bạch là nguyên tắc hàng đầu của chúng tôi trong quá trình chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác. PTN Logistics cung cấp bảng báo giá dịch vụ vận chuyển và thủ tục hải quan chi tiết, cạnh tranh, cam kết không phát sinh chi phí ẩn. Chúng tôi luôn hướng tới việc giúp bạn tối ưu hóa chi phí logistics cho mỗi chuyến hàng.

Chúng tôi cung cấp báo giá chi tiết, cạnh tranh, không phát sinh chi phí ẩn.

Như vậy, có thể thấy việc chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác và tuân thủ quy trình là vô cùng phức tạp nhưng lại là yếu tố sống còn của lô hàng. Thay vì tốn thời gian và nguồn lực tự xử lý, hãy để PTN Logistics trở thành đối tác chiến lược của bạn. Hãy liên hệ ngay hôm nay để chúng tôi mang đến giải pháp ủy thác xuất khẩu toàn diện. Giúp bạn an tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác