Vai trò ngày thông quan trên tờ khai hải quan bạn cần biết!

Ngày thông quan trên tờ khai hải quan là mốc quan trọng cho biết lô hàng đã hoàn tất thủ tục hải quan và đủ điều kiện tiếp tục nhập khẩu, xuất khẩu hoặc lưu thông theo quy định. Việc hiểu đúng mốc này giúp doanh nghiệp phân biệt với ngày đăng ký tờ khai, ngày hàng qua khu vực giám sát và chủ động kiểm soát chi phí logistics. Trong bài viết này, PTN Logistics sẽ giúp bạn nắm rõ ý nghĩa, cách tra cứu và các lưu ý để hạn chế chậm thông quan.

Định nghĩa chính xác: “Ngày thông quan trên tờ khai hải quan” là gì?

Để tối ưu quy trình xuất nhập khẩu, trước hết bạn cần hiểu rõ bản chất của các thuật ngữ cốt lõi. Và ngày thông quan trên tờ khai hải quan chính là một trong những khái niệm quan trọng bậc nhất.

Định nghĩa theo ngôn ngữ chuyên ngành và pháp luật hải quan

Luật Hải Quan định nghĩa: Ngày thông quan trên tờ khai hải quan là thời điểm hàng hóa được cơ quan hải quan chấp nhận hoàn thành thủ tục hải quan để được nhập khẩu, xuất khẩu hoặc đặt dưới chế độ quản lý hải quan phù hợp.

Về bản chất, đây là cột mốc pháp lý đánh dấu lô hàng đủ điều kiện để được giải phóng hoặc xuất đi. Hiểu đúng về khai báo hải quan là gì và các quy trình liên quan sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn. Do đó, thời điểm này chính là sự chấp thuận cuối cùng, cho phép hàng hóa được lưu thông hợp pháp tại Việt Nam hoặc vận chuyển ra khỏi lãnh thổ một cách chính thức.

“Ngày thông quan trên tờ khai hải quan” – Diễn giải đơn giản, dễ hiểu cho người ngoài ngành

Hiểu đơn giản, ngày thông quan trên tờ khai hải quan là thời điểm lô hàng được cơ quan hải quan chấp nhận hoàn tất thủ tục để tiếp tục nhập khẩu, xuất khẩu hoặc đưa vào lưu thông theo quy định. Đây là mốc giúp doanh nghiệp biết hàng đã đủ điều kiện chuyển sang các bước tiếp theo như lấy hàng, giao hàng, vận chuyển nội địa hoặc bàn giao cho khách.

Tuy nhiên, cần phân biệt rõ ngày thông quan với ngày đăng ký tờ khai hoặc ngày hàng qua khu vực giám sát, vì mỗi mốc có ý nghĩa khác nhau trong quy trình hải quan.

Ngày thông quan nằm ở đâu trên tờ khai hải quan điện tử (VNACCS/VCIS)? 

Trên hệ thống VNACCS/VCIS, sau khi nộp tờ khai hải quan điện tử và được xử lý, thông tin này không hề khó tìm. Bạn hãy chú ý đến phần kết quả xử lý của tờ khai. Tại đây, hệ thống sẽ trả về trạng thái của lô hàng và ngày thông quan trên tờ khai hải quan thường được hiển thị rõ ràng tại ô “Ngày, giờ đăng ký” đi kèm với trạng thái “Thông quan”.

Đây là bằng chứng xác thực nhất để bạn theo dõi và xác nhận rằng lô hàng đã chính thức hoàn tất thủ tục. Vì vậy việc nắm được vị trí của ngày thông quan trên tờ khai hải quan là rất quan trọng.

Muốn tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro? Khám phá ngay dịch vụ hải quan trọn gói của PTN Logistics

Tại sao ngày thông quan trên tờ khai hải quan lại có vai trò “sống còn” trong hoạt động logistics?

Hiểu rõ định nghĩa là chưa đủ, bạn cần thấy rõ vai trò của ngày thông quan như một mắt xích không thể thiếu. Nó quyết định đến sự thành bại của cả một lô hàng.

Về mặt pháp lý

Về mặt pháp lý, đây là căn cứ cuối cùng để xác nhận tính hợp pháp của lô hàng khi ra vào lãnh thổ Việt Nam. Trước thời điểm này, hàng hóa vẫn nằm dưới sự giám sát của hải quan. Chỉ khi có được ngày thông quan trên tờ khai hải quan, lô hàng của bạn mới chính thức được công nhận đã hoàn thành mọi thủ tục, tuân thủ đúng pháp luật và được phép lưu thông hoặc xuất khẩu

Ngày thông quan là căn cứ quan trọng chứng minh lô hàng đã hoàn tất thủ tục tại thời điểm thông quan. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải lưu hồ sơ và có trách nhiệm giải trình khi cơ quan hải quan kiểm tra sau thông quan.

Về mặt tài chính

Ngày thông quan cho thấy lô hàng đã đáp ứng điều kiện về thủ tục, thuế hoặc bảo lãnh/thời hạn nộp thuế theo quy định. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm soát riêng ngày đăng ký tờ khai, thông báo thuế, thời hạn nộp thuế và tình trạng nợ thuế.

Việc chậm trễ có ngày thông quan trên tờ khai hải quan có thể dẫn đến phát sinh các khoản phạt chậm nộp thuế. Ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và lợi nhuận của cả lô hàng, gây ra những xáo trộn không đáng có trong kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.

Về mặt vận hành chuỗi cung ứng

Về mặt vận hành chuỗi cung ứng, ngày thông quan trên tờ khai hải quan đóng vai trò cốt lõi, cụ thể như sau:

• Là “đèn xanh” quyết định: Hoạt động như một tín hiệu cho phép giải phóng hàng khỏi cảng hoặc sân bay. Chính thức khởi động các bước tiếp theo trong chuỗi cung ứng.
• Cơ sở để lập kế hoạch: Là căn cứ vững chắc để doanh nghiệp lên kế hoạch vận tải nội địa một cách chính xác.
• Ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ: Tác động trực tiếp đến tiến độ giao hàng cho khách hàng hoặc nhà máy. Quyết định việc hàng hóa có đến đúng hẹn hay không.
• Chìa khóa tối ưu chuỗi cung ứng: Việc có được ngày thông quan đúng dự kiến giúp hàng hóa luân chuyển nhịp nhàng. Đảm bảo uy tín với đối tác và là yếu tố then chốt để tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng.

Tìm hiểu ngay: Dịch vụ xuất nhập khẩu PTN – Hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện

Về mặt chi phí

Ngày thông quan trên tờ khai hải quan là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến các loại chi phí DEM/DET và phí lưu kho, lưu bãi.

• DEM (Demurrage): Phí lưu container tại cảng
• DET (Detention): Phí giữ container của hãng tàu
• Storage: Phí lưu hàng tại kho bãi của cảng.

Các chi phí này được tính theo ngày sau khi hết thời gian miễn phí. Do đó, việc chậm có ngày thông quan trên tờ khai hải quan ngày nào là doanh nghiệp phải gánh thêm chi phí ngày đó. Sự chậm trễ này có thể biến lợi nhuận thành thua lỗ, đặc biệt với các lô hàng bị ách tắc dài ngày.

Phân biệt ngày thông quan trên tờ khai hải quan và các cột mốc thời gian quan trọng khác

Trong quá trình theo dõi lịch trình lô hàng, doanh nghiệp thường gặp nhiều cột mốc thời gian khác nhau. Sự nhầm lẫn giữa chúng có thể dẫn đến những quyết định sai lầm. Vì vậy, việc phân biệt rạch ròi giữa ngày thông quan trên tờ khai hải quan và các ngày quan trọng khác là vô cùng cần thiết.

Bảng so sánh 3 cột mốc thời gian quan trọng

Cập nhật thêm kiến thức chuyên sâu tại danh mục dịch vụ hải quan do PTN biên tập

Hướng dẫn cách tra cứu ngày thông quan trên tờ khai hải quan Online

Trong thời địa số, việc kiểm tra ngày thông quan trên tờ khai hải quan đã trở nên vô cùng tiện lợi và minh bạch. Bạn hoàn toàn có thể chủ động thực hiện việc này chỉ với vài cú nhấp chuột.

Giới thiệu Cổng thông tin một cửa quốc gia và website của Tổng cục Hải quan

Đây là hai địa chỉ chính thống và đáng tin cậy nhất cho cách tra cứu tờ khai hải quan online.

• Tra cứu trên Cổng thông tin một cửa quốc gia (vnsw.gov.vn): Cho phép bạn truy cập dữ liệu liên ngành
• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan (customs.gov.vn): Cung cấp thông tin trực tiếp từ cơ quan quản lý.

Cả hai hệ thống này đều cho phép doanh nghiệp xác thực thông tin, bao gồm cả ngày thông quan trên tờ khai hải quan. Đảm bảo tính minh bạch và chính xác tuyệt đối, thay thế cho việc phải liên hệ trực tiếp hay chờ đợi chứng từ giấy.

Hướng dẫn từng bước tra cứu ngày thông quan trên tờ khai hải quan

Quy trình tra cứu tình trạng tờ khai rất trực quan. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website của Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc Tổng cục Hải quan và tìm đến mục tra cứu thông tin tờ khai.
• Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết theo yêu cầu của hệ thống, thường bao gồm, Số tờ khai và Mã số thuế của doanh nghiệp.
• Bước 3: Đọc và xác định thông tin trên kết quả xử lý tờ khai được trả về. Hãy tìm đến dòng trạng thái của tờ khai và cột ngày giờ tương ứng, đó chính là ngày thông quan trên tờ khai hải quan mà bạn cần tìm.

>>Đọc thêm: Mã vạch hải quan là gì? Định nghĩa và Vai trò quan trọng!

Các yếu tố ảnh hưởng đến ngày thông quan trên tờ khai hải quan

Mặc dù là mục tiêu cuối cùng, nhưng thời gian có được ngày thông quan trên tờ khai hải quan không phải lúc nào cũng diễn ra đúng như dự kiến. Có rất nhiều yếu tố chủ quan và khách quan có thể tác động, gây ra sự chậm trễ không mong muốn.

Tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ hải quan

Đây là nguyên nhân hàng đầu và phổ biến nhất. Một bộ hồ sơ thiếu sót sẽ ngay lập tức ảnh hưởng đến việc phân luồng tờ khai (xanh, vàng, đỏ), đẩy lô hàng vào diện kiểm tra chi tiết.

Những lỗi như sai sót mã HS code dẫn đến sai thuế , thiếu giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để hưởng ưu đãi , hoặc không có giấy phép nhập khẩu cho hàng có điều kiện đều sẽ khiến hồ sơ bị bác bỏ. Việc phải bổ sung, sửa đổi sẽ làm trì hoãn trực tiếp ngày thông quan trên tờ khai hải quan của bạn, gây phát sinh chi phí và lỡ kế hoạch kinh doanh.

Thời gian kiểm tra chuyên ngành

Với hàng phải kiểm tra chuyên ngành, cơ quan hải quan chỉ thông quan sau khi có kết luận, kết quả kiểm tra hoặc thông báo miễn kiểm tra theo quy định.

Mỗi cơ quan có quy trình và thời gian xử lý riêng, từ việc lấy mẫu, kiểm nghiệm đến cấp chứng nhận. Sự chậm trễ từ bất kỳ khâu nào trong quy trình này cũng sẽ là rào cản, khiến cho ngày thông quan trên tờ khai hải quan bị “treo” lại cho đến khi có kết quả đạt yêu cầu.

Tình trạng quá tải tại cảng hoặc cửa khẩu

Đây là yếu tố khách quan nhưng tác động rất lớn. Vào các mùa cao điểm như cuối năm hoặc sau Tết Nguyên Đán, tình trạng ùn tắc tại cảng Cát Lái , Hải Phòng hay cửa khẩu Hữu Nghị là điều khó tránh khỏi. Khi lượng hàng hóa đổ về quá lớn, năng lực xử lý của cảng và cả cơ quan hải quan đều bị quá tải.

Tình trạng này không chỉ làm chậm việc dỡ hàng, hạ bãi mà còn kéo theo sự chậm trễ trong việc kiểm hóa thực tế và xử lý hồ sơ, từ đó đẩy lùi ngày thông quan trên tờ khai hải quan của nhiều doanh nghiệp.

Yếu tố kỹ thuật và sự cố hệ thống

Trong thời đại số, sự ổn định của hệ thống là tối quan trọng. Tuy nhiên, lỗi hệ thống VNACCS/VCIS vẫn có thể xảy ra, khiến việc truyền và xử lý tờ khai bị gián đoạn. Ngoài ra, các sự cố vận hành tại kho bãi cũng là một lý do hàng chậm thông quan không thể xem thường.

Trong những trường hợp này, doanh nghiệp có thể phải chuyển sang phương án nộp tờ khai giấy dự phòng, một quy trình tốn nhiều thời gian và công sức hơn hẳn. Những sự cố này làm đình trệ toàn bộ quy trình và khiến ngày thông quan trên tờ khai hải quan bị lùi lại vô thời hạn.

PTN Logistics – Giải pháp chủ động tối ưu ngày thông quan trên tờ khai hải quan

Thấu hiểu những thách thức trên, PTN Logistics không chỉ cung cấp dịch vụ, mà mang đến một giải pháp toàn diện để doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc tối ưu hóa thời gian thông quan. Giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đã các rủi ro

Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của hồ sơ

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực khai báo hải quan, PTN Logistics hiểu rằng tính chính xác của hồ sơ là yếu tố quan trọng giúp lô hàng được xử lý thuận lợi. Chúng tôi hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu các chứng từ như invoice, packing list, vận đơn, C/O, mã HS và chính sách mặt hàng trước khi khai báo.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, thống nhất và đúng quy định giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung chứng từ hoặc kéo dài thời gian kiểm tra. Trong trường hợp tờ khai rơi vào luồng vàng, luồng đỏ, PTN Logistics sẽ phối hợp xử lý hồ sơ và làm việc với các bên liên quan để hỗ trợ lô hàng được thông quan đúng tiến độ nhất có thể.

Chủ động xử lý thủ tục kiểm tra chuyên ngành

Là một công ty logistics uy tín, PTN không chờ đợi. Chúng tôi chủ động tư vấn thủ tục hải quan và chuẩn bị hồ sơ xin kiểm tra chuyên ngành ngay từ sớm. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro trong xuất nhập khẩu bằng cách rút ngắn thời gian chờ đợi phản hồi từ các bộ ngành liên quan, đảm bảo có được ngày thông quan trên tờ khai hải quan sớm nhất.

Kinh nghiệm làm việc với các cơ quan chức năng cho phép chúng tôi xử lý quy trình một cách trôi chảy, giúp bạn có được ngày thông quan trên tờ khai hải quan đúng theo kế hoạch đã dự kiến.

Linh hoạt ứng phó với tình trạng quá tải và sự cố

Thị trường luôn biến động, nhưng với dịch vụ khai báo hải quan trọn gói của PTN, bạn luôn có phương án dự phòng. Chúng tôi cung cấp một giải pháp logistics cho doanh nghiệp toàn diện. Giúp linh hoạt ứng phó với ùn tắc cảng hay sự cố hệ thống. Bằng cách kết hợp nhiều phương thức vận tải và tận dụng mạng lưới đối tác, chúng tôi đảm bảo lô hàng của bạn vẫn được xử lý nhanh nhất có thể. Mục tiêu cuối cùng là giúp bạn tối ưu chi phí logistics và có được ngày thông quan trên tờ khai hải quan đúng hẹn, bất chấp mọi trở ngại.

Cần tư vấn gấp cho lô hàng của bạn? Liên hệ ngay với chuyên gia của PTN Logistics

Việc hiểu rõ và kiểm soát ngày thông quan trên tờ khai hải quan chính là nắm giữ chìa khóa thành công trong logistics. Quy trình này có thể phức tạp, nhưng bạn không cần phải tự mình đối mặt. Một sự tư vấn chuyên nghiệp có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể. Hãy liên hệ với PTN Logistics để được các chuyên gia của chúng tôi tư vấn phương án tối ưu và giải đáp mọi thắc mắc cho lô hàng của bạn.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về ngày thông quan trên tờ khai hải quan