Vận chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay: Tổng quan từ A – Z

Chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay là giải pháp hàng đầu khi gửi hàng đông lạnh quốc tế, đảm bảo tốc độ và an toàn cho các sản phẩm nhạy cảm nhiệt độ. Đây là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp giữ được chất lượng cho sản phẩm. Tìm hiểu cùng PTN Logistics để nắm vững quy trình chuyên nghiệp, các yêu cầu đóng gói và bộ chứng từ cần thiết để lô hàng đến nơi an toàn.

Tại sao vận tải hàng không là lựa chọn tối ưu cho hàng hóa đông lạnh?

Đối với các mặt hàng nhạy cảm về nhiệt độ, việc lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp là yếu tố sống còn. Giải pháp chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay chính là lựa chọn tối ưu giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn. Đồng thời tăng hiệu quả cho chuỗi cung ứng lạnh.

Tốc độ vượt trội giúp giảm thiểu rủi ro hư hỏng

Ưu điểm lớn nhất và không thể bàn cãi của vận tải hàng không chính là tốc độ. Điều này giúp rút ngắn đáng kể thời gian vận chuyển hàng đông lạnh. Qua đó giảm thiểu tối đa nguy cơ gián đoạn chuỗi cung ứng lạnh và các rủi ro về hư hỏng do biến động nhiệt độ.

Đối với việc gửi hàng đông lạnh quốc tế, đặc biệt là các mặt hàng có giá trị cao hoặc vòng đời sản phẩm ngắn như:

• Thực phẩm tươi sống
• Dược phẩm,..

Việc đến tay người nhận nhanh chóng là yếu tố quyết định để giữ trọn vẹn chất lượng và giá trị thương mại.

An toàn và đáng tin cậy

An toàn không chỉ đến từ tốc độ mà còn từ quy trình chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay được kiểm soát cực kỳ chặt chẽ tại các nhà ga hàng không.

Việc vận chuyển hàng lạnh đường hàng không đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn quốc tế về:

• Đóng gói
• Dán nhãn
• Xử lý thủ tục

Các hãng bay và nhà ga đều có khu vực lưu trữ và thiết bị chuyên dụng để duy trì nhiệt độ ổn định. Do đó, giải pháp chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay đảm bảo tính toàn vẹn cho sản phẩm. Từ đó giúp doanh nghiệp an tâm về chất lượng lô hàng khi đến tay đối tác.

Khám phá thêm giải pháp vận tải trọn gói từ PTN Logistics để tối ưu chuỗi cung ứng của bạn

Phân loại hàng hóa đông lạnh phổ biến trong vận tải hàng không

Vận chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt về đóng gói, khai báo và xử lý. Dưới đây là 5 nhóm hàng phổ biến nhất.

Thực phẩm đông lạnh (Frozen Food)

Đây là nhóm hàng yêu cầu điều kiện bảo quản nghiêm ngặt, luôn phải duy trì ở nhiệt độ âm sâu, từ -18°C trở xuống để đảm bảo chất lượng. Các mặt hàng tiêu biểu bao gồm hải sản (tôm, cá), thịt các loại và rau củ cấp đông.

Quy trình chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay cho nhóm này bắt buộc phải sử dụng bao bì cách nhiệt chuyên dụng như thùng xốp hoặc PE foam, kết hợp với chất làm lạnh hiệu quả cao như đá khô (Dry Ice) hoặc gel đá. Trên vận đơn hàng không (AWB), lô hàng phải được khai báo rõ ràng là hàng dễ hỏng (PER – Perishable).

Thực phẩm tươi sống (Chilled/Fresh Food)

Khác với hàng đông lạnh, nhóm hàng này chỉ cần duy trì ở dải nhiệt độ mát, từ 0°C đến 8°C, và tuyệt đối không được để đông đá. Việc xử lý đúng cách nhóm hàng này cũng quan trọng không kém quy trình chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay. Các sản phẩm đặc trưng bao gồm:

• Trái cây
• Rau củ tươi
• Sữa, phô mai
• Các loại thịt cá bảo quản lạnh

Để vận chuyển, hàng hóa phải được đóng trong thùng cách nhiệt kèm đá gel hoặc sử dụng các dịch vụ chuyên biệt của hãng bay như Cool Dolly, TempControl.

Thủy hải sản sống (Live Seafood)

Đây là loại hàng hóa có giá trị cao và đòi hỏi điều kiện vận chuyển phức tạp nhất. Để chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay đối với các loại đã qua sơ chế là một chuyện, nhưng để vận chuyển động vật sống như tôm hùm, cua, ghẹ, cá sống lại là một thách thức khác.

Lô hàng phải được đóng trong thùng chuyên dụng có hệ thống sục khí oxy hoặc tuần hoàn nước biển. Bắt buộc phải dán nhãn “LIVE ANIMALS” và khai báo theo mã hàng hóa AVI (Live Animals) theo quy định của IATA để đảm bảo được ưu tiên xử lý đặc biệt.

Dược phẩm và vắc xin (Pharmaceuticals/Vaccines)

Đây là nhóm hàng cực kỳ nhạy cảm, yêu cầu kiểm soát nhiệt độ chính xác tuyệt đối trong suốt chuỗi cung ứng lạnh. Tùy sản phẩm mà dải nhiệt độ bảo quản khác nhau:

• 2°C – 8°C đối với vắc xin, insulin
• -20°C đối với sinh phẩm
• Dưới -70°C đối với mẫu nghiên cứu

Quy trình chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay cho dược phẩm phải tuân thủ tiêu chuẩn IATA CEIV Pharma. Đồng thời sử dụng các container lạnh chủ động (active container) công nghệ cao như Envirotainer, CSafe để đảm bảo an toàn và hiệu quả.

Mẫu sinh học và xét nghiệm (Biological Samples)

Các mẫu bệnh phẩm, DNA, tế bào, mô sinh học phục vụ cho mục đích y tế hoặc nghiên cứu đòi hỏi cấp đông sâu để bảo toàn cấu trúc. Việc chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay cho loại hàng này thường sử dụng đá khô hoặc Nitơ lỏng (Liquid Nitrogen) để duy trì nhiệt độ cực thấp.

Bao bì phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn sinh học. Thường là theo tiêu chuẩn UN3373 – Biological Substance, Category B nếu mẫu vật không chứa chất lây nhiễm nguy hiểm, đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Tìm hiểu chi tiết dịch vụ vận tải hàng không quốc tế – lựa chọn tối ưu cho hàng hóa nhạy cảm

Quy trình các bước chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay

Để đảm bảo lô hàng đến nơi an toàn và giữ trọn vẹn chất lượng, quy trình chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay cần được thực hiện một cách bài bản và chuyên nghiệp. Dưới đây là các bước chính mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần nắm vững.

Bước 1: Tư vấn và kiểm tra thông tin hàng hóa

Đây là bước nền tảng quyết định sự thành công khi  chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay. Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm cho đơn vị logistics như:

• Tên hàng hóa
• Trọng lượng
• Yêu cầu nhiệt độ bảo quản…

Dựa trên các thông tin này, chuyên viên sẽ tư vấn giải pháp, kiểm tra các quy định của nước nhập khẩu. Đồng thời xác định xem có cần thực hiện thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa hay các yêu cầu đặc thù nào khác không.

Việc cung cấp thông tin chính xác ngay từ đầu giúp xây dựng phương án chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay. Từ đó tránh các rủi ro phát sinh sau này.

Bước 2: Báo giá và chốt phương án vận chuyển

Sau khi đã có đầy đủ thông tin, đơn vị logistics sẽ gửi báo giá chi tiết cho doanh nghiệp. Bảng báo giá sẽ bao gồm:

• Cước vận chuyển hàng không
• Các loại phụ phí (phí nhiên liệu, an ninh, xử lý hàng nguy hiểm nếu có đá khô)
• Chi phí làm thủ tục hải quan và các dịch vụ đi kèm khác

Hai bên sẽ cùng thống nhất về phương án vận chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay cuối cùng trước khi tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình. Bao gồm:

• Lựa chọn hãng bay
• Lịch trình dự kiến
• Các điều khoản dịch vụ

Bước 3: Đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn IATA

Đây là bước cực kỳ quan trọng trong quy trình chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay. Hàng hóa phải được đóng gói theo tiêu chuẩn đóng gói hàng đông lạnh (IATA) để đảm bảo an toàn bay và giữ nhiệt.

Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về đóng gói hàng thực phẩm đúng theo yêu cầu. Trong đó, phải dùng thùng xốp cách nhiệt chuyên dụng có độ dày phù hợp để vận chuyển.

Cần sử dụng đá khô để vận chuyển hàng âm sâu hoặc gel lạnh (gel pack) trong vận chuyển hàng mát. Việc này đảm bảo không rò rỉ nước hay khí CO2 ra ngoài khi chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay.

Bước 4: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Song song với việc đóng gói, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ vận chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay theo yêu cầu. Các giấy tờ cơ bản thường bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói chi tiết (Packing List)
• Các giấy phép cần thiết khác

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và nhất quán giữa các giấy tờ sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng. Đồng thời tránh bị trì hoãn tại sân bay. Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với hàng hóa nhạy cảm về thời gian.

Bước 5: Thực hiện thủ tục hải quan

Khi hàng hóa và chứng từ đã sẵn sàng, đơn vị logistics sẽ tiến hành khai báo và thực hiện thủ tục hải quan hàng đông lạnh tại sân bay đi. Quy trình này đòi hỏi kinh nghiệm xử lý và sự am hiểu về luật lệ để đảm bảo lô hàng được thông quan một cách suôn sẻ.

Khi chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay, cần hoàn tất thủ tục hải quan thật nhanh chóng. Khi đó, hàng hóa được đưa kịp thời vào khoang máy bay để có thể kiểm soát nhiệt độ.

Bước 6: Vận chuyển và theo dõi lộ trình bay (Tracking)

Sau khi thông quan, hàng hóa sẽ được bàn giao cho hãng hàng không để sắp xếp lên máy bay. Doanh nghiệp sẽ được cung cấp một mã vận đơn (thường là số AWB) để có thể theo dõi trực tuyến lộ trình của lô hàng.

Các công ty logistics chuyên nghiệp thường cung cấp hệ thống theo dõi cho phép cập nhật liên tục về vị trí và trạng thái của lô hàng. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động nắm bắt thông tin và thông báo cho đối tác nhận hàng. Từ đó mang lại sự an tâm và minh bạch tuyệt đối trong suốt quá trình vận chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay.

Bước 7: Giao hàng và hoàn tất thủ tục

Khi máy bay hạ cánh tại sân bay đích, đại lý của công ty logistics sẽ tiếp nhận lô hàng và thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu.

Sau khi hoàn tất đầy đủ các nghĩa vụ về thuế và phí theo quy định. Hàng hóa sẽ được xe lạnh chuyên dụng vận chuyển đến tận tay người nhận theo thỏa thuận.

Việc hoàn tất các bước cuối cùng trong thủ tục xuất khẩu hàng đông lạnh một cách chuyên nghiệp sẽ đảm bảo lô hàng kết thúc hành trình một cách an toàn. Đồng thời giữ nguyên chất lượng như lúc ban đầu. Khép lại một chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay thành công.

>>Xem ngay: Hãng hàng không 5 sao ở Việt Nam – Nâng tầm chuỗi cung ứng!

Bộ chứng từ bắt buộc khi gửi hàng đông lạnh quốc tế bằng đường hàng không

Sự chậm trễ trong khâu chứng từ là một trong những rủi ro lớn nhất có thể phá vỡ quy trình  chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay. Vì vậy, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là yêu cầu tiên quyết để đảm bảo lô hàng được thông quan nhanh chóng.

Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB)

Vận đơn hàng không (AWB) là chứng từ quan trọng nhất do hãng hàng không hoặc đại lý phát hành. Nó vừa là hợp đồng vận chuyển, vừa là biên nhận giao hàng và là bằng chứng về quyền sở hữu hàng hóa.

Trên AWB thể hiện đầy đủ các thông tin quan trọng như:

• Người gửi, người nhận
• Mô tả hàng hóa
• Số lượng, trọng lượng
• Cước phí

Mã số AWB cũng chính là mã theo dõi để tra cứu tình trạng lô hàng trực tuyến. Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ hành trình chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay từ đầu đến cuối.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Trong chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay, đây là chứng từ do người bán (nhà xuất khẩu) phát hành để yêu cầu thanh toán từ người mua (nhà nhập khẩu). Hóa đơn thương mại nêu rõ thông tin chi tiết về:

• Hàng hóa
• Đơn giá
• Tổng giá trị lô hàng
• Điều kiện giao hàng
• Phương thức thanh toán

Cơ quan Hải quan sẽ dựa vào hóa đơn này để xác định trị giá tính thuế nhập khẩu và kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch thương mại. Do đó, thông tin trên hóa đơn phải tuyệt đối chính xác và khớp với các chứng từ khác trong bộ hồ sơ.

Phiếu đóng gói (Packing List)

Phiếu đóng gói chi tiết là chứng từ mô tả cách thức đóng gói của lô hàng. Nội dung của phiếu bao gồm thông tin về:

• Số lượng kiện hàng
• Trọng lượng tịnh (net weight)
• Trọng lượng cả bì (gross weight)
• Kích thước của từng kiện hàng

Chứng từ này giúp công ty vận chuyển, nhân viên kho và cơ quan hải quan dễ dàng kiểm tra, xác định và quản lý hàng hóa trong quá trình bốc xếp, lưu kho và kiểm tra thực tế. Từ đó đảm bảo hàng hóa không bị thất lạc hay nhầm lẫn khi chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là văn bản xác nhận quốc gia sản xuất hoặc nguồn gốc của hàng hóa. Chứng từ này có vai trò cực kỳ quan trọng vì nó là cơ sở để cơ quan hải quan nước nhập khẩu xác định xem lô hàng có được hưởng các ưu đãi thuế quan đặc biệt theo các hiệp định thương mại tự do (FTA) hay không.

Việc có C/O hợp lệ có thể giúp nhà nhập khẩu tiết kiệm một khoản chi phí thuế đáng kể trong quá trình chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay. Từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường quốc tế.

Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật/thực vật (Phytosanitary/Health Certificate)

Đây là chứng từ bắt buộc khi chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay đối với hầu hết các mặt hàng có nguồn gốc từ thực vật và động vật. Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật/thực vật do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp.

Mục đích nhằm xác nhận rằng lô hàng đã được kiểm tra và không có dịch bệnh, côn trùng gây hại. Đồng thời đáp ứng đủ điều kiện vệ sinh an toàn để chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay.

Thiếu chứng từ này, lô hàng gần như sẽ bị từ chối nhập khẩu. Thậm chí bị tiêu hủy tại nước đến khiến quá trình chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay bị gián đoạn.

Các loại giấy phép chuyên ngành khác

Tùy thuộc vào đặc tính sản phẩm và quy định của nước nhập khẩu, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị thêm các loại giấy phép chuyên ngành khác. Ví dụ

• Hàng thủy sản cần giấy chứng nhận y tế (Health Certificate)
• Dược phẩm cần giấy phép lưu hành sản phẩm

Việc tìm hiểu kỹ và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ này là yêu cầu bắt buộc khi chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay để tránh các rủi ro pháp lý. Một đơn vị logistics giàu kinh nghiệm sẽ giúp tư vấn chính xác các giấy tờ cần thiết cho lô hàng.

Những lưu ý quan trọng để đảm bảo an toàn cho lô hàng đông lạnh

Việc chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay đòi hỏi sự cẩn trọng tuyệt đối để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Dưới đây là những lưu ý then chốt giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu tránh được các rủi ro không đáng có. Từ đó bảo vệ lô hàng an toàn và hiệu quả.

Có nên mua bảo hiểm hàng hóa hay không?

Mua bảo hiểm là một biện pháp phòng ngừa rủi ro thông minh mà mọi doanh nghiệp nên cân nhắc khi chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay.

Mặc dù các đơn vị vận chuyển luôn cố gắng đảm bảo an toàn tối đa cho hàng hóa, nhưng những sự cố ngoài ý muốn như:

• Hỏng hóc thiết bị
• Sự cố chậm trễ chuyến bay
• Các vấn đề trong quá trình làm thủ tục

Mua bảo hiểm hàng hóa đông lạnh sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ tài chính trước những tổn thất bất ngờ. Đồng thời được đền bù cho những thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay. Dựa trên giá trị lô hàng và mức độ rủi ro, bạn có thể lựa chọn các gói bảo hiểm phù hợp. Từ đó an tâm hơn trong suốt quá trình vận chuyển.

Lựa chọn đơn vị logistics uy tín, có kinh nghiệm

Việc chọn đúng đối tác logistics là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của việc chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay. Một công ty logistics uy tín không chỉ có kinh nghiệm mà còn sở hữu mạng lưới đối tác rộng khắp. Đồng thời am hiểu các quy định phức tạp của từng thị trường.

Họ sẽ tư vấn cho bạn dịch vụ vận chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay phù hợp nhất. Từ việc chọn hãng bay, lên kế hoạch vận tải, đến giải quyết các thủ tục phát sinh.

Khám phá thêm các bài viết chuyên sâu về dịch vụ vận tải do PTN Logistics biên soạn

PTN Logistics – Giải pháp chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay toàn diện

Để quy trình chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay diễn ra suôn sẻ, việc lựa chọn một đối tác logistics am hiểu và tận tâm là yếu tố then chốt. PTN Logistics tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng đông lạnh chuyên nghiệp, cam kết mang đến giải pháp tối ưu và an toàn tuyệt đối cho chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Tư vấn chuyên sâu và tối ưu hóa chi phí

Tại PTN Logistics, chúng tôi hiểu rằng mỗi lô hàng đều có yêu cầu nhiệt độ và bảo quản đặc thù. Đội ngũ PTN sẽ bắt đầu bằng việc tư vấn kỹ lưỡng, kiểm tra thông tin hàng hóa và các quy định của nước nhập khẩu.

Dựa trên đó, xây dựng phương án chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay phù hợp nhất. Từ việc lựa chọn hãng bay, lịch trình cho đến việc tối ưu hóa cước phí và các phụ phí liên quan.

Mục tiêu của chúng tôi là mang đến cho bạn một giải pháp hiệu quả về chi phí. Đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng và tiến độ nghiêm ngặt.

Năng lực xử lý thủ tục và chứng từ phức tạp

Sự chậm trễ trong khâu chứng từ là rủi ro lớn nhất có thể phá vỡ chuỗi cung ứng lạnh. Với kinh nghiệm dày dặn, PTN Logistics tự tin xử lý toàn bộ bộ chứng từ xuất nhập khẩu phức tạp.

Chúng tôi đảm bảo các giấy tờ quan trọng được hoàn thiện một cách nhanh chóng và chính xác. Năng lực thông quan chuyên nghiệp giúp lô hàng của bạn được xử lý suôn sẻ. Từ đó tránh mọi ách tắc tại sân bay.

Tóm lại, chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay là giải pháp tối ưu để đảm bảo tốc độ, an toàn và giữ trọn vẹn chất lượng cho hàng hóa nhạy cảm về nhiệt độ. Quy trình này đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt từ khâu đóng gói theo chuẩn IATA đến việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ xuất nhập khẩu. 

Bạn đang tìm giải pháp tối ưu hóa tốc độ và an toàn cho lô hàng? Liên hệ chuyên gia PTN Logistics ngay!

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến chuyển hàng đông lạnh bằng máy bay