Trọn bộ chứng từ vận tải hàng không cần phải gồm những gì?

Việc nắm vững bộ chứng từ vận tải hàng không là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo hoạt động logistics quốc tế diễn ra hiệu quả. Từ Vận đơn hàng không (AWB), hóa đơn thương mại đến quy trình làm thủ tục hải quan, mỗi yếu tố đều đóng một vai trò không thể thiếu. Trong bài viết này, PTN Logistics đi từ khái niệm cơ bản đến quy trình luân chuyển thực tế, trang bị cho bạn kiến thức cần thiết để tự tin quản lý lô hàng của mình. Đọc ngay!

Tại sao chứng từ vận tải hàng không là “tấm hộ chiếu” không thể thiếu của hàng hóa?

Trong thế giới logistics hiện đại, mỗi lô hàng khi di chuyển qua biên giới quốc gia đều cần một “tấm hộ chiếu” quyền lực để chứng minh danh tính, nguồn gốc và tính hợp pháp của mình. “Tấm hộ chiếu” đó chính là bộ chứng từ vận tải. Hãy cùng PTN Logistics giải mã tầm quan trọng của bộ chứng từ vận tải hàng không qua các vai trò cốt lõi dưới đây.

Chứng từ vận tải hàng không là gì

Về bản chất, chứng từ vận tải hàng không là một bộ sưu tập các văn bản pháp lý và thương mại đi kèm với lô hàng trong suốt hành trình. Nó không phải một, mà là nhiều loại giấy tờ khác nhau như Vận đơn hàng không (AWB), Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói…

Mỗi loại có một chức năng riêng, nhưng chúng kết hợp lại để định danh, mô tả và chứng minh quyền sở hữu hàng hóa. Hiểu đúng vai trò của chứng từ vận tải là bước đầu tiên để đảm bảo lô hàng của bạn được vận chuyển suôn sẻ, đúng pháp luật và an toàn.

Là bằng chứng pháp lý cho hợp đồng vận chuyển

Đây là chức năng cốt lõi nhất. Khi hãng hàng không hoặc công ty forwarder phát hành vận đơn, họ đã chính thức xác nhận một thỏa thuận vận chuyển. Bộ chứng từ vận tải hàng không này chính là bằng chứng hợp đồng vận chuyển không thể chối cãi, ràng buộc trách nhiệm giữa người gửi, người nhận và người chuyên chở.

Trên đó ghi rõ các điều khoản quan trọng: thông tin các bên, mô tả hàng hóa, cước phí, điều kiện giao hàng. Mọi tranh chấp nếu phát sinh sau này đều sẽ dựa trên các thông tin đã được thể hiện trên bộ chứng từ này để giải quyết.

Là biên lai nhận hàng không thể chối cãi

Khi người chuyên chở tiếp nhận lô hàng từ người gửi, Vận đơn hàng không (AWB) được phát hành sẽ đóng vai trò như một biên lai xác nhận. Chứng từ này ghi rõ tình trạng, số lượng, và trọng lượng hàng hóa tại thời điểm giao nhận.

Đây là một bằng chứng vật chất quan trọng, xác minh rằng hãng bay đã nhận đúng và đủ hàng như shipper khai báo. Trong trường hợp xảy ra mất mát hay hư hỏng, bộ chứng từ vận tải hàng không này sẽ là cơ sở đầu tiên để thực hiện các khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường bảo hiểm một cách hợp lệ và nhanh chóng.

Là cơ sở cốt lõi để thông quan và thanh toán quốc tế

Không có bộ chứng từ vận tải hàng không hợp lệ, hàng hóa của bạn sẽ bị “mắc kẹt” tại biên giới. Cơ quan hải quan tại cả hai đầu xuất và nhập khẩu đều dựa vào các thông tin trên hóa đơn thương mại, tờ khai, C/O để xác định trị giá, áp thuế và kiểm tra tính hợp pháp của lô hàng.

Đây là yêu cầu bắt buộc trong mọi thủ tục hải quan hàng không. Hơn nữa, trong các giao dịch quốc tế sử dụng phương thức thanh toán tín dụng thư (L/C), bộ chứng từ hoàn hảo là điều kiện tiên quyết để ngân hàng tiến hành thanh toán cho người bán trong toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu.

Là bản chỉ dẫn chi tiết cho toàn bộ chuỗi cung ứng

Hãy hình dung bộ chứng từ vận tải hàng không như một cuốn cẩm nang hướng dẫn chi tiết cho tất cả các bên liên quan. Từ nhân viên kho, đội ngũ an ninh sân bay, đến đại lý tại cảng đích, tất cả đều dựa vào thông tin trên phiếu đóng gói, vận đơn để xử lý, xếp dỡ và giao nhận hàng hóa một cách chính xác.

Một bộ chứng từ hàng không đầy đủ và rõ ràng sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa thời gian và đảm bảo luồng hàng hóa được lưu thông liền mạch từ điểm đầu đến điểm cuối trong chuỗi cung ứng phức tạp.

>>Tìm hiểu ngay: Vận tải hàng không tại PTN Logistics – Nhanh chóng và an toàn

Phân tích chi tiết các chứng từ quan trọng nhất trong vận tải hàng không

Sau khi đã hiểu vai trò sống còn của chúng, giờ là lúc chúng ta “bóc tách” từng loại giấy tờ quan trọng nhất cấu thành nên một bộ chứng từ vận tải hàng không hoàn chỉnh. Mỗi loại đều có một chức năng riêng biệt, không thể thay thế và đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong từng chi tiết nhỏ.

Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB)

Trái tim của bộ chứng từ vận tải hàng không chính là Vận đơn hàng không (AWB). Vậy air waybill là gì? Đây là chứng từ do người chuyên chở phát hành, xác nhận hợp đồng vận chuyển đã được ký kết. Cần phân biệt MAWB và HAWB:

• Master Air Waybill (MAWB): Do hãng bay cấp cho forwarder
• House Air Waybill (HAWB): Do forwarder cấp cho chủ hàng.

Trên AWB có các thông tin tối quan trọng như tên shipper/consignee, sân bay đi/đến, mô tả hàng, và đặc biệt là số vận đơn hàng không để theo dõi toàn trình. Lưu ý: AWB không phải là chứng từ sở hữu như B/L đường biển.

Nhóm chứng từ thương mại (Commercial Documents)

Nhóm này đóng vai trò then chốt trong việc xác định giá trị và chi tiết vật lý của lô hàng.

• Hóa đơn thương mại (commercial invoice): Là cơ sở để cơ quan hải quan tính thuế xuất nhập khẩu, vì vậy thông tin trên đó phải tuyệt đối chính xác với giá trị giao dịch thực tế.
• Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list): Mô tả chi tiết cách thức đóng gói, số lượng, trọng lượng của hàng hóa trong từng kiện.

Đây là một chứng từ vận tải hàng không không thể thiếu, giúp cho việc kiểm đếm và quản lý kho bãi trở nên dễ dàng, nhanh chóng.

Nhóm chứng từ hải quan & xuất xứ

Để hàng hóa được phép xuất hoặc nhập cảnh, các chứng từ vận tải hàng không cần có như sau:

• Tờ khai hải quan: Là một chứng từ vận tải hàng không bắt buộc. Cung cấp toàn bộ thông tin chi tiết về lô hàng cho cơ quan quản lý nhà nước.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Giúp doanh nghiệp hưởng các ưu đãi thuế theo các hiệp định thương mại tự do. Ví dụ, việc xin C/O form D, E, AK… sẽ giúp giảm đáng kể chi phí thuế, nâng cao lợi thế cạnh tranh cho hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường quốc tế.

Các chứng từ vận tải hàng không đặc thù khác (Nếu có)

Tùy thuộc vào đặc tính của hàng hóa, một bộ chứng từ vận tải hàng không có thể yêu cầu thêm các giấy tờ đặc thù.

• Đối với hàng hóa nguy hiểm (dangerous goods), bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS) là bắt buộc để đảm bảo an toàn bay.
• Các mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt sẽ cần giấy phép xuất nhập khẩu từ cơ quan có thẩm quyền.
• Các sản phẩm có nguồn gốc từ thực vật hoặc động vật phải có giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật để ngăn ngừa dịch bệnh lây lan qua biên giới.

Tìm hiểu thêm các bài viết chuyên sâu tại danh mục dịch vụ vận tải do PTN Logistics biên soạn

Bảng tổng hợp trọn bộ chứng từ vận tải hàng không

Tóm lại một bộ chứng từ vận tải hàng không đầy đủ sẽ gồm những chứng từ sau:

Bộ chứng từ vận tải hàng không

Quy trình luân chuyển bộ chứng từ vận tải hàng không trong một lô hàng không điển hình

Hiểu rõ từng loại giấy tờ là điều kiện cần, nhưng nắm bắt được dòng chảy của chúng trong thực tế mới là điều kiện đủ. Quy trình làm chứng từ hàng không là một chuỗi các mắt xích liên kết chặt chẽ. Dưới đây là 3 giai đoạn cốt lõi trong hành trình của một bộ chứng từ vận tải hàng không.

Giai đoạn 1: Tại nơi người gửi hàng (Shipper)

Điểm khởi đầu của mọi lô hàng luôn là từ người gửi hàng (shipper). Ở giai đoạn này, shipper có trách nhiệm chuẩn bị các chứng từ thương mại cơ bản nhất như Hóa đơn thương mại (Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List). Nếu hàng hóa cần hưởng ưu đãi thuế, shipper cũng sẽ tiến hành xin Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).

Sau khi hoàn tất, toàn bộ các giấy tờ gốc này sẽ được tập hợp và bàn giao cho công ty forwarder. Đây là bước nền tảng, bởi sự chính xác của các thông tin ban đầu này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quá trình xử lý sau đó.

Giai đoạn 2: Tại văn phòng Forwarder & Sân bay đi

Sau khi nhận chứng từ từ shipper, công ty forwarder sẽ kiểm tra và đối chiếu. Dựa trên các thông tin này, họ sẽ phát hành Vận đơn hàng không thứ cấp (HAWB) và tiến hành mở tờ khai hải quan điện tử.

Toàn bộ bộ chứng từ vận tải hàng không, bao gồm cả giấy tờ của shipper và các chứng từ do forwarder chuẩn bị, sẽ được nộp cho hãng hàng không. Hãng bay sau khi xác nhận sẽ phát hành Vận đơn hàng không chủ (MAWB). Quá trình này đòi hỏi sự chuyên nghiệp để đảm bảo bộ chứng từ vận tải hàng không hợp lệ và sẵn sàng cho chuyến bay.

Giai đoạn 3: Tại Sân bay đến

Trước khi máy bay hạ cánh, đại lý của forwarder tại cảng đến sẽ nhận được bộ chứng từ vận tải hàng không thông qua hệ thống. Họ sẽ dựa vào đó để gửi thông báo hàng đến cho người nhận hàng (consignee) và tiến hành các thủ tục hải quan cần thiết.

Khi hàng đã được thông quan, đại lý sẽ phát hành lệnh giao hàng (D/O). Consignee chỉ cần mang D/O cùng các giấy tờ tùy thân đến kho hàng của sân bay để hoàn tất thủ tục nhận hàng tại sân bay và lấy hàng về, kết thúc một chu trình vận chuyển.

Để tránh những rủi ro sai sót chứng từ không đáng có. Liên hệ đội ngũ của PTN Logistics để được tư vấn.

PTN Logistics: Giải pháp toàn diện và an toàn cho bộ chứng từ vận tải hàng không

Quy trình xử lý chứng từ vận tải hàng không phức tạp và đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Lựa chọn một đối tác đồng hành chuyên nghiệp không chỉ là một giải pháp, mà là một khoản đầu tư chiến lược. Tại PTN Logistics, chúng tôi cung cấp một dịch vụ toàn diện, được xây dựng dựa trên bốn giá trị cốt lõi.

Đội ngũ nhận sự giàu kinh nghiệm

Nền tảng của một công ty logistics uy tín chính là con người. Đội ngũ chuyên viên tại PTN Logistics sở hữu kinh nghiệm thực chiến nhiều năm, am hiểu sâu sắc từng chi tiết nhỏ của bộ chứng từ vận tải hàng không. Chúng tôi không chỉ xử lý giấy tờ một cách máy móc, mà còn có khả năng lường trước các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra phương án tối ưu. Khi bạn cần tư vấn thủ tục xuất nhập khẩu, chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ, đảm bảo lô hàng của bạn luôn thông suốt và tuân thủ đúng pháp luật.

Quy trình xử lý nhanh chóng, tối ưu hóa thời gian

Trong ngành hàng không, mỗi phút giây đều quý giá. Hiểu được điều đó, PTN Logistics đã xây dựng một quy trình xử lý chứng từ tinh gọn và hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ làm chứng từ hàng không và dịch vụ khai báo hải quan trọn gói, giúp khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian và công sức. Mọi thủ tục đều được số hóa và phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo bộ chứng từ vận tải hàng không của bạn được hoàn tất nhanh chóng, giúp hàng hóa cất cánh đúng lịch trình và tránh các chi phí lưu kho không đáng có.

Mạng lưới đối tác hàng không rộng lớn

Nhờ mối quan hệ hợp tác bền chặt với các hãng hàng không hàng đầu thế giới, PTN Logistics có lợi thế vượt trội trong việc sắp xếp và xử lý các lô hàng quốc tế. Mạng lưới rộng lớn này không chỉ đảm bảo chúng tôi luôn có chỗ và lựa chọn bay linh hoạt cho khách hàng, mà còn giúp tối ưu hóa cước vận tải hàng không quốc tế. Việc phối hợp xử lý chứng từ vận tải hàng không với các hãng bay cũng trở nên thuận lợi hơn, đảm bảo mọi yêu cầu từ hãng được đáp ứng nhanh chóng và chính xác.

Minh bạch chi phí, tối đa hóa lợi nhuận

Chúng tôi cam kết mang đến một giải pháp logistics toàn diện với chi phí minh bạch, rõ ràng ngay từ đầu. Mọi khoản phí liên quan đến việc xử lý chứng từ vận tải hàng không và các dịch vụ khác đều được báo giá chi tiết, không phát sinh chi phí ẩn. Bằng cách tối ưu hóa quy trình và đưa ra các tư vấn giá trị, PTN Logistics không chỉ giúp bạn vận chuyển hàng hóa an toàn, mà còn góp phần giảm thiểu chi phí hoạt động, từ đó tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn.

>>Xem thêm: Luật vận chuyển hàng không quốc tế – Tìm hiểu để tránh rủi ro

Quản lý hiệu quả bộ chứng từ vận tải hàng không chính là bạn đang đầu tư vào sự thành công của cả chuỗi cung ứng. Việc lựa chọn một đối tác đồng hành phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tối đa hóa lợi nhuận. Hãy để PTN Logistics trở thành đối tác chiến lược, giúp bạn xử lý mọi thủ tục phức tạp một cách chuyên nghiệp. Gửi yêu cầu của bạn ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp logistics toàn diện từ chúng tôi.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về chứng từ vận tải hàng không