Đăng ký tờ khai hải quan – Những điều doanh nghiệp cần biết

Đăng ký tờ khai hải quan được xem là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong thủ tục hải quan. Việc này giúp hàng hóa sẽ nhanh chóng thông quan, nhưng nếu thực hiện sai rất dễ dẫn đến bị phạt hoặc chậm hàng. Hãy cùng PTN Logistics tìm hiểu cách thực hiện đúng chuẩn theo quy định và tránh những lỗi phổ biến.

Tờ khai hải quan là gì và tại sao doanh nghiệp phải đăng ký tờ khai hải quan? 

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) hoặc cá nhân mới bắt đầu, các thủ tục hải quan ban đầu có thể là một quy trình phức tạp. Việc đăng ký tờ khai hải quan là bước đi thiết yếu nhất, quyết định đến sự thông suốt và hợp pháp của toàn bộ lô hàng.

Tờ khai hải quan là gì?

Hiểu một cách đơn giản, tờ khai hải quan là một chứng từ pháp lý bắt buộc mà chủ hàng phải nộp cho cơ quan Hải quan Việt Nam khi có một lô hàng hóa xuất nhập khẩu.

Nó đóng vai trò như một “chứng minh thư” của lô hàng, cung cấp toàn bộ thông tin chi tiết từ người gửi, người nhận, đến tên hàng, số lượng, giá trị.

Quá trình đăng ký tờ khai hải quan là bước khởi đầu và trung tâm của mọi quy trình thủ tục hải quan, đặc biệt trong thời đại khai báo hải quan điện tử hiện nay. Không có nó, lô hàng sẽ không thể lưu thông hợp pháp qua biên giới.

Vai trò và tầm quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu

Tờ khai hải quan giữ vai trò then chốt quyết định đến sự thành công của một lô hàng.

• Thứ nhất: đây là cơ sở pháp lý duy nhất để cơ quan hải quan xem xét và quyết định cho phép thông quan hàng hóa.
• Thứ hai: các dữ liệu kê khai như mã HS, xuất xứ và trị giá tính thuế là căn cứ để xác định chính xác số thuế xuất nhập khẩu doanh nghiệp phải nộp.

Đăng ký tờ khai chuẩn xác giúp tránh được các rủi ro về pháp lý và tài chính. Bên cạnh đó, nó còn là công cụ để nhà nước quản lý hoạt động thương mại. Hoàn tất đăng ký tờ khai hải quan thể hiện việc đã hoàn thành nghĩa vụ với pháp luật.

Như vậy, khai báo không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến pháp lý, chi phí và tiến độ kinh doanh.

>>Xem thêm: Dịch vụ hải quan PTN – Giải pháp xuất nhập khẩu hàng đầu 2025

Cần chuẩn bị những gì khi đăng ký tờ khai hải quan?

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác mọi hồ sơ, chứng từ trước khi tiến hành đăng ký tờ khai hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn là yếu tố then chốt đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật hiện hành.

Chuẩn bị về mặt pháp lý và công nghệ

Để thực hiện đăng ký tờ khai hải quan điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị ba yếu tố cốt lõi.

• Thứ nhất: là chữ ký số (Token) để định danh và ký điện tử khi giao dịch.
• Thứ hai: phải cài đặt một phần mềm khai báo hải quan (ví dụ: ECUS, Thái Sơn).
• Thứ ba: doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký tài khoản trên Hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan. Quá trình này thường được thực hiện thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia.

Chuẩn bị đầy đủ và đồng bộ các công cụ này sẽ giúp quá trình khai báo diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn.

Chuẩn bị bộ chứng từ cho lô hàng xuất/nhập khẩu

Song song với công nghệ, bộ chứng từ hải quan cũng là yếu tố quan trọng của lô hàng. Cần kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cốt lõi như:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Vận đơn (Bill of Lading), Phiếu đóng gói (Packing List)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có.

Đăng ký tờ khai hải quan với bộ chứng từ chính xác sẽ đẩy nhanh tốc độ truyền tờ khai hải quan và lấy kết quả phân luồng.

Ngược lại, nếu có sai sót, sẽ phải thực hiện khai sửa đổi bổ sung (AMA) tại Chi cục hải quan quản lý, gây tốn thời gian và chi phí khi đăng ký tờ khai hải quan. Đầu tư thời gian vào khâu chuẩn bị sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tránh được những rủi ro không đáng có về sau.

Khám phá thêm các bài viết chuyên sâu về dịch vụ hải quan do PTN Logistics biên soạn, giúp bạn tự tin xử lý mọi lô hàng.

Các bước đăng ký tờ khai hải quan trên phần mềm

Đăng ký tờ khai hải quan là bước thực hành mang tính quyết định trong toàn bộ quy trình khai báo hải quan, nơi mà tất cả những tài liệu, chứng từ và thông tin đã chuẩn bị từ trước sẽ được đưa vào hệ thống phần mềm khai hải quan điện tử. Nắm vững quy trình thao tác trên phần mềm sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro. Đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của cơ quan Hải quan.

Khởi tạo và nhập liệu thông tin trên phần mềm

• Bước 1: Sau khi mở phần mềm, tiến hành tạo tờ khai mới. Cần điền chính xác các thông tin chung như Mã loại hình (A11, E31, G12, v.v.) và mã Chi cục Hải quan.
• Bước 2: Tiếp theo, nhập dữ liệu từ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Vận đơn (Bill of Lading).
• Bước 3: Khai báo chi tiết hàng hóa: mô tả, số lượng từ Phiếu đóng gói (Packing List), đơn giá, và đặc biệt là Mã HS (HS Code).
• Bước 4: Sau khi hoàn tất, dùng chữ ký số (Token) để xác thực toàn bộ thông tin đã nhập liệu trước khi truyền đi.

Truyền tờ khai và nhận kết quả phân luồng

Sau khi ký số, nhấn nút truyền tờ khai. Hệ thống sẽ trả kết quả phân luồng: Luồng xanh, Luồng vàng, hoặc Luồng đỏ.

• Luồng xanh: cần nộp thuế và lệ phí (nếu có) là có thể thông quan và giải phóng hàng.
• Luồng vàng: yêu cầu kiểm tra hồ sơ hải quan bản giấy.
• Luồng đỏ: hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.

Đăng ký tờ khai hải quan chuẩn xác ngay từ đầu sẽ gia tăng cơ hội được luồng xanh. Hoàn thành các yêu cầu của hải quan sau khi đăng ký tờ khai là bước cuối để nhận hàng. Việc nắm rõ quy trình và ý nghĩa của các kết quả trả về sẽ giúp doanh nghiệp chủ động xử lý mọi tình huống.

>>Xem thêm: In mã vạch hải quan và cách xử lý các lỗi thường gặp nhất

Phân loại tờ khai hải quan theo mục đích sử dụng

Tùy vào mục đích và loại hình kinh doanh, tờ khai hải quan được phân thành nhiều nhóm mã khác nhau. Hiểu rõ từng loại giúp doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan đúng chuẩn, đảm bảo thông quan nhanh chóng và đúng pháp luật.

Tờ khai theo loại hình kinh doanh (A11, A12…)

Tờ khai loại hình A11, A12 là nhóm phổ biến trong thương mại hàng hóa tiêu dùng. Khi đăng ký tờ khai hải quan, A11 áp dụng cho hàng hóa nhập kinh doanh tiêu dùng. Còn A12 dành cho hàng xuất tiêu dùng thông thường.

Xác định đúng loại hình giúp doanh nghiệp kê khai mã HS chính xác và tuân thủ quy định thuế. Nếu đăng ký sai loại, doanh nghiệp có thể bị từ chối thông quan hoặc xử phạt hành chính. Cần rà soát loại hình phù hợp trước khi đăng ký tờ khai hải quan chính thức trên phần mềm VNACCS.

Tờ khai theo loại hình sản xuất xuất khẩu (E31, E62…)

Với doanh nghiệp sản xuất hàng hóa để xuất khẩu, E31 và E62 là hai mã loại hình phổ biến. Trong đó, E31 dùng cho nguyên liệu nhập khẩu để sản xuất xuất khẩu. Còn E62 là tờ khai xuất hàng đã qua gia công.

Loại hình này yêu cầu quản lý tồn kho, định mức nguyên phụ liệu và báo cáo quyết toán định kỳ. Việc đăng ký sai dẫn đến sai lệch quyết toán, ảnh hưởng đến hoàn thuế.

Vì vậy, khi thực hiện kê khai chính xác là yếu tố sống còn khi doanh nghiệp tiến hành đăng ký tờ khai hải quan cho hàng sản xuất xuất khẩu.

Tờ khai theo loại hình gia công (E21, E52…)

Loại hình gia công áp dụng cho doanh nghiệp nhận đơn hàng từ nước ngoài, sử dụng nguyên vật liệu nhập khẩu.

Đăng ký tờ khai hải quan theo mã E21 (nhập nguyên liệu gia công) và E52 (xuất sản phẩm sau gia công) cần kèm theo:

• Hợp đồng gia công
• Định mức kỹ thuật
• Báo cáo quyết toán

Sai sót khi đăng ký có thể ảnh hưởng đến cả hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP) và quá trình thanh khoản hợp đồng. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ bên thứ ba để đảm bảo việc đăng ký tờ khai hải quan gia công luôn chính xác, kịp tiến độ xuất hàng.

Những lưu ý khi đăng ký tờ khai hải quan

Quá trình đăng ký tờ khai hải quan ngày nay đã được số hóa và đơn giản hóa nhờ các phần mềm hỗ trợ. Nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải những lỗi sai khiến lô hàng bị chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Những lỗi sai thường gặp và cách phòng tránh

Một trong những lỗi sai khi khai hải quan phổ biến nhất là áp sai mã HS và khai báo trị giá không chính xác. Điều này sẽ dẫn đến chậm trễ và phát sinh phạt. Để phòng tránh, cần kiểm tra chéo thông tin trên chứng từ và tham khảo các quy định hiện hành.

Đăng ký tờ khai hải quan một cách cẩn trọng giúp tối ưu chi phí khai báo hải quan và tránh các khoản phạt không đáng có. Một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ lô hàng. Vì vậy khâu kiểm tra cuối cùng trước khi truyền tờ khai là vô cùng quan trọng. Việc này để đảm bảo tính chính xác.

Khi nào nên sử dụng dịch vụ khai báo hải quan?

Nếu là doanh nghiệp mới hoặc xử lý mặt hàng phức tạp, thì sử dụng dịch vụ khai báo hải quan trọn gói là một lựa chọn khôn ngoan. Đại lý hải quan chuyên nghiệp thực hiện đăng ký thủ tục nhanh chóng. Họ cung cấp tư vấn thủ tục hải quan để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp. Dịch vụ này sẽ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro phát sinh.

Dù có thể tự khai báo để tiết kiệm chi phí, nhưng khi thuê chuyên gia để xử lý đăng ký tờ khai hải quan sẽ giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.

Giải pháp dịch vụ khai báo hải quan từ PTN Logistics

PTN Logistics thấu hiểu thách thức doanh nghiệp gặp phải trong thông quan hàng hóa. Công ty cung cấp giải pháp dịch vụ toàn diện giúp đơn giản hóa mọi quy trình.

Đơn giản hóa quy trình – Tối ưu và chính xác

Với đội ngũ am hiểu sâu sắc hệ thống VNACCS/VCIS và các quy định hiện hành, PTN Logistics cam kết quá trình chuẩn bị và truyền tờ khai diễn ra nhanh chóng.

Công ty PTN rà soát chi tiết bộ chứng từ từ hóa đơn thương mại đến vận đơn. Đồng thời áp mã HS và xác định trị giá tính thuế để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Việc đăng ký tờ khai hải quan chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi sai phổ biến, tối ưu hóa thời gian và tăng cơ hội được phân luồng xanh để thông quan nhanh chóng.

Giải pháp toàn diện cho mọi loại hình kinh doanh

PTN Logistics sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu cho các loại hình kinh doanh phức tạp như sản xuất xuất khẩu (E31, E62) hay gia công (E21, E52).

Việc quản lý định mức nguyên phụ liệu và báo cáo quyết toán là yếu tố sống còn. Do đó hãy để PTN Logistics xử lý những thủ tục hải quan phức tạp này, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký tờ khai hải quan một cách chính xác, tránh mọi rủi ro về pháp lý và tài chính.

Tối ưu hóa chi phí – Minh bạch và hiệu quả

Sử dụng dịch vụ của PTN Logistics là một khoản đầu tư thông minh giúp tối ưu hóa chi phí khai báo hải quan. PTN giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có do sai sót. Đồng thời tư vấn giải pháp về thuế và giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để hưởng các ưu đãi.

Bằng quy trình chuyên nghiệp, công ty PTN cam kết việc khai báo hải quan không còn là gánh nặng mà trở thành lợi thế, giúp bạn hoàn toàn tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình trong khi vẫn đảm bảo lô hàng được thông quan đúng tiến độ.

Muốn thông quan hàng hóa nhanh hơn? Liên hệ cho PTN Logistics để được hỗ trợ.

Tóm lại, đăng ký tờ khai hải quan là bước quan trọng giúp lô hàng xuất nhập khẩu được thông quan thuận lợi. Từ chuẩn bị hồ sơ, phần mềm, đến thao tác điện tử, tất cả cần sự chính xác. Hãy liên hệ PTN Logistics để được tư vấn và hỗ trợ chuyên sâu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro.

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về đăng ký tờ khai hải quan