Hợp đồng ủy thác nhập khẩu và những điều khoản quan trọng

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là “xương sống” pháp lý, bảo vệ doanh nghiệp trước những thủ tục phức tạp và rủi ro tiềm ẩn khi nhập hàng. Bằng cách sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể chuyển giao trách nhiệm pháp lý và chứng từ cho đơn vị giàu kinh nghiệm để tập trung vào kinh doanh cốt lõi. Tìm hiểu cùng PTN để biến rủi ro thành cơ hội.

Khám phá thêm danh mục bài viết dịch vụ xuất nhập khẩu do PTN Logistics biên soạn chuyên sâu

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là gì?

Khi đứng trước quyết định nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với những thủ tục phức tạp và rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Đây là lúc giải pháp ủy thác nhập khẩu xuất hiện như một lựa chọn chiến lược.

Định nghĩa dễ hiểu về ủy thác nhập khẩu và hợp đồng ủy thác

Trước khi đi sâu, cần làm rõ nghiệp vụ ủy thác nhập khẩu. Đồng thời, phải hiểu vai trò pháp lý của doanh nghiệp hợp đồng.

Ủy thác nhập khẩu là gì? 

Có thể hiểu đơn giản đây là nghiệp vụ mà một doanh nghiệp hoặc cá nhân (bên ủy thác) không tự mình thực hiện việc nhập khẩu mà sẽ ủy quyền cho một công ty dịch vụ logistics chuyên nghiệp (bên nhận ủy thác) đứng ra thay mặt.

Bên nhận ủy thác sẽ sử dụng tư cách pháp nhân của mình để đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương. Đồng thời thanh toán và hoàn tất mọi thủ tục hải quan.

Mọi quyền lợi và nghĩa vụ đều được ràng buộc pháp lý chặt chẽ thông qua một hợp đồng ủy thác nhập khẩu chi tiết.

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là gì? 

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là văn doanh nghiệp pháp lý quan trọng nhất, đóng vai trò là “xương sống” cho toàn bộ giao dịch.

Nó quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn của mỗi bên. Từ việc thanh toán, cung cấp chứng từ đến khiếu nại và giải quyết tranh chấp.

Chính vai trò pháp lý của hợp đồng ủy thác nhập khẩu sẽ đảm bảo quyền sở hữu hàng hóa thực tế vẫn thuộc về doanh nghiệp. Trong khi bên dịch vụ chịu trách nhiệm trước pháp luật về thủ tục của lô hàng. Việc này giúp minh bạch hóa quy trình, bảo vệ quyền lợi và giảm thiểu rủi ro cho cả hai bên.

Nên chọn ủy thác nhập khẩu và tự làm thủ tục nhập khẩu

Việc lựa chọn giữa dịch vụ ủy thác nhập khẩu và tự làm thủ tục nhập khẩu luôn là một câu hỏi lớn.

Tự thực hiện có thể giúp doanh nghiệp chủ động hơn. Nhưng cũng đi kèm với không ít rủi ro khi tự nhập khẩu hàng hóa. Đặc biệt là các vấn đề liên quan đến chính sách mặt hàng phức tạp và thủ tục hải quan hay thay đổi.

Một hợp đồng ủy thác nhập khẩu chuyên nghiệp không chỉ là một lựa chọn. Đây còn là một giải pháp đầu tư thông minh để doanh nghiệp tập trung vào kinh doanh cốt lõi.

Các yếu tố cốt lõi cần có trong một hợp đồng ủy thác nhập khẩu chuẩn pháp lý

Một hợp đồng ủy thác nhập khẩu chuẩn mực không chỉ là tờ giấy ký kết, mà là tấm khiên bảo vệ quyền lợi và là công cụ để quản lý rủi ro cho doanh nghiệp của doanh nghiệp.

Thông tin các bên (Bên ủy thác và bên nhận ủy thác)

Đây là nền tảng pháp lý đầu tiên, xác định rõ danh tính và tư cách pháp nhân của các bên tham gia. Mục này phải ghi đầy đủ, chính xác tuyệt đối các thông tin như:

• Tên công ty
• Địa chỉ
• Mã số thuế
• Số điện thoại
• Người đại diện theo pháp luật

Bất kỳ sai sót nào ở đây cũng có thể khiến toàn bộ hợp đồng ủy thác nhập khẩu bị vô hiệu.

Các nội dung ủy thác chi tiết

Sau khi đã xác định các bên liên quan, hợp đồng ủy thác nhập khẩu sẽ đi vào phần trọng tâm nhất. Đó là mô tả chi tiết về hàng hóa và các nghĩa vụ tài chính đi kèm.

Tên hàng, số lượng, quy cách, chất lượng

Đây được xem là phần quan trọng của nội dung hợp đồng ủy thác nhập khẩu. Phần này mô tả chi tiết về đối tượng của giao dịch. Cần ghi rõ:

• Tên thương mại
• Mã HS (dự kiến)
• Số lượng hàng
• Đơn vị tính
• Tiêu chuẩn chất lượng
• Tình trạng hàng hóa (mới 100% hay đã qua sử dụng).

Thông tin càng chi tiết, càng giảm thiểu rủi ro tranh chấp khi nhận hàng. Một hợp đồng ủy thác nhập khẩu rõ ràng ở mục này là cơ sở để bên nhận ủy thác khiếu nại nhà cung cấp nếu họ giao sai hàng. Giúp bảo vệ quyền lợi trực tiếp cho doanh nghiệp.

Tổng giá trị lô hàng, phương thức thanh toán

Mục này phải xác định rõ tổng giá trị hợp đồng doanh nghiệp cả số và chữ, kèm theo đơn vị tiền tệ cụ thể (ví dụ: USD, EUR). Quan trọng hơn cả là điều khoản thanh toán quốc tế, quy định lịch trình và phương thức thanh toán cho nhà cung cấp (chuyển tiền T/T, thư tín dụng L/C…).

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu cần làm rõ bên ủy thác sẽ chuyển tiền cho bên nhận ủy thác khi nào, và bên nhận ủy thác có trách nhiệm thanh toán cho người doanh nghiệp ra sao. Mọi thay đổi về giá trị đều phải được lập thành phụ lục hợp đồng.

Phí dịch vụ ủy thác và phương thức thanh toán

Vấn đề chi phí và phương thức thanh toán luôn là một trong những yếu tố nhạy cảm và quan trọng nhất. Một hợp đồng ủy thác nhập khẩu chuyên nghiệp phải giải quyết triệt để mối lo này bằng cách minh bạch hóa mọi con số ngay từ đầu.

Cách tính phí ủy thác phổ biến hiện nay

Để đảm bảo tính minh bạch, cách tính phí dịch vụ ủy thác phải được quy định cụ thể ngay trong văn doanh nghiệp. Hiện có hai hình thức phổ biến:

• Tính theo phần trăm (%) trên tổng giá trị lô hàng
• Sử dụng một mức phí cố định cho mỗi lô hàng/container.

Việc ghi rõ cách tính và mức phí trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách chính xác, tránh các chi phí ẩn không lường trước. Đây là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch của đối tác logistics, giúp doanh nghiệp yên tâm hơn khi đặt bút ký kết.

Các chi phí khác cần làm rõ (phí vận chuyển, lưu kho, kiểm tra chuyên ngành…)

Ngoài phí dịch vụ, một hợp đồng ủy thác nhập khẩu chuyên nghiệp phải liệt kê tất cả chi phí liên quan do bên ủy thác chịu. Các khoản này bao gồm:

• Cước vận chuyển quốc tế và nội địa
• Phí vận chuyển, lưu kho, lưu bãi tại cảng/sân bay
• Phí kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
• Phí nâng/hạ container
• Thuế nhập khẩu và VAT.

Việc làm rõ các chi phí này giúp tránh tranh cãi về sau, đảm bảo quá trình quyết toán diễn ra nhanh chóng. Đây là một phần không thể thiếu trong một mẫu hợp đồng ủy thác nhập khẩu chuẩn.

>>Tìm hiểu ngay: Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu PTN – Nhanh chóng và minh bạch

Quyền và nghĩa vụ của các bên

Đây là chương mục trọng yếu, phân định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi bên trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng ủy thác nhập khẩu.

Trách nhiệm của bên ủy thác (cung cấp thông tin, chứng từ, thanh toán)

Mục “Quyền và nghĩa vụ của các bên” bắt đầu với trách nhiệm của bên ủy thác. Doanh nghiệp cần cam kết cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi thông tin, chứng từ liên quan đến lô hàng (invoice, packing list, thông số kỹ thuật).

Quan trọng nhất là nghĩa vụ thanh toán đúng hạn tiền hàng và các loại phí dịch vụ, thuế theo thỏa thuận trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu.

Mọi sự chậm trễ hoặc sai sót từ phía doanh nghiệp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thông quan. gây phát sinh chi phí không đáng có.

Trách nhiệm của bên nhận ủy thác (thực hiện thủ tục, báo cáo, giao hàng)

Trách nhiệm của bên nhận ủy thác là cốt lõi của dịch vụ. Họ phải dùng tư cách pháp nhân của mình để thực hiện các việc như:

• Đàm phán
• Ký hợp đồng ngoại thương
• Làm thủ tục hải quan
• Thanh toán cho doanh nghiệp
• Chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật về lô hàng.

Đồng thời cũng có nghĩa vụ báo cáo tiến độ thường xuyên, tư vấn chính sách, và bảo quản hàng hóa cho đến khi doanh nghiệp giao.

Vai trò pháp lý của hợp đồng ủy thác thể hiện rõ nhất ở đây. Đó là ràng buộc công ty dịch vụ phải thực hiện đúng cam kết trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu.

>>Đọc ngay: Ủy thác xuất khẩu là gì? Tất cả thông tin bạn cần biết!

Các điều khoản quan trọng trong hợp đồng ủy thác

Ngoài các nội dung chính, một hợp đồng ủy thác nhập khẩu không thể thiếu các điều khoản dự phòng rủi ro sau:

Điều khoản bảo mật thông tin

Đây là cam kết sống còn trong kinh doanh. Điều khoản bảo mật thông tin khách hàng phải quy định rõ ràng rằng bên nhận ủy thác không được tiết lộ bất kỳ thông tin nào về:

• Nhà cung cấp
• Giá cả
• Chi tiết sản phẩm của bên ủy thác cho một bên thứ ba nào khác khi chưa có sự đồng ý.

Điều khoản này giúp bảo vệ lợi thế cạnh tranh và bí mật kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là một cam kết về tính chính trực và chuyên nghiệp của đối tác.

Điều khoản về tranh chấp và phương án giải quyết

Không ai muốn có tranh chấp, nhưng một hợp đồng chặt chẽ phải dự liệu trước. Phương án giải quyết tranh chấp hợp đồng cần nêu rõ quy trình: ưu tiên thương lượng, hòa giải trước.

Nếu không thành, tranh chấp sẽ được giải quyết tại một cơ quan cụ thể hay Tòa án Kinh tế được chỉ định.

Việc có điều khoản này trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu giúp hai bên có một lộ trình xử lý văn minh, rõ ràng. Đồng thời tránh xung đột kéo dài.

Điều khoản bất khả kháng

Điều khoản bất khả kháng (Force Majeure) là một phần không thể thiếu. Nó định nghĩa các sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát của các bên như thiên tai, chiến tranh, dịch bệnh, cấm vận…

Khi một sự kiện bất khả kháng xảy ra, bên bị ảnh hưởng sẽ được miễn trừ trách nhiệm đối với những chậm trễ hoặc thiệt hại phát sinh. Điều khoản này trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu tạo ra sự công bằng. Đồng thời bảo vệ các bên trước những rủi ro không thể lường trước trong thương mại quốc tế.

Việc xây dựng một doanh nghiệp hợp đồng ủy thác nhập khẩu chi tiết với đầy đủ các yếu tố trên chính là cách tốt nhất để doanh nghiệp làm chủ cuộc chơi. Biến mọi rủi ro tiềm ẩn thành sự an toàn có thể kiểm soát được.

Quy trình các bước thực hiện hợp đồng ủy thác nhập khẩu 

Sau khi đã có một hợp đồng ủy thác nhập khẩu vững chắc, sẽ cùng đi vào quy trình thực tế. Việc nắm rõ từng bước giúp doanh nghiệp chủ động theo dõi tiến độ. Đồng thời đảm bảo lô hàng về đích an toàn và đúng hẹn.

• Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và tư vấn sơ bộ.
• Bước 2: Ký kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu.
• Bước 3: Bên ủy thác chuyển tiền hàng cho bên nhận ủy thác.
• Bước 4: Bên nhận ủy thác thanh toán cho nhà cung cấp (Seller).
• Bước 5: Theo dõi lô hàng và chuẩn bị chứng từ.
• Bước 6: Thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu.
• Bước 7: Hoàn tất thông quan và vận chuyển hàng về kho.
• Bước 8: Giao hàng cho doanh nghiệp và xuất hóa đơn GTGT.
• Bước 9: Quyết toán và thanh lý hợp đồng.

Một quy trình với các bước rõ ràng chính là cam kết về sự minh bạch và chuyên nghiệp. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp yên tâm về tiến độ mà còn cho thấy những lợi ích vượt trội mà một hợp đồng ủy thác nhập khẩu chuyên nghiệp mang lại.

>>Tìm hiểu ngay: Dịch vụ xuất nhập khẩu PTN – Hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu qua công ty Logistics 

Một hợp đồng ủy thác nhập khẩu chuyên nghiệp không chỉ là một khoản chi phí. Đó là một khoản đầu tư chiến lược giúp doanh nghiệp doanh nghiệp tăng tốc an toàn.

Tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự

Thay vì phải xây dựng và duy trì một phòng xuất nhập khẩu riêng biệt, doanh nghiệp có thể tận dụng ngay đội ngũ chuyên gia của đối tác.

Đây là cách tiết kiệm chi phí nhân sự xuất nhập khẩu hiệu quả nhất. Giúp doanh nghiệp loại bỏ gánh nặng về lương, bảo hiểm và đào tạo chuyên sâu.

Thời gian mà doanh nghiệp lẽ ra phải dành để xử lý chứng từ, làm việc với hải quan giờ đây có thể tập trung hoàn toàn vào việc phát triển sản phẩm và kinh doanh.

Hạn chế tối đa rủi ro pháp lý, sai sót chứng từ

Đây là lợi ích quan trọng nhất mà dịch vụ này mang lại. Một công ty ủy thác nhập khẩu uy tín sẽ đứng tên trên tờ khai hải quan và chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật cho lô hàng.

Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý ở mức tối đa. Từ sai sót trong khai báo đến các vấn đề phát sinh khi kiểm tra sau thông quan.

Mọi sai sót về chứng từ hay tranh chấp với nhà cung cấp nếu giao sai hàng cũng sẽ do bên dịch vụ đại diện đứng ra xử lý và khiếu nại. Tất cả những cam kết bảo vệ này đều được ràng buộc chặt chẽ trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu.

Được tư vấn chuyên sâu về chính sách mặt hàng, thuế

Chính sách hải quan và thuế luôn thay đổi. Thay vì phải tự mình cập nhật, doanh nghiệp sẽ nhận được sự tư vấn chính sách mặt hàng nhập khẩu chuyên sâu từ các chuyên gia.

Họ sẽ giúp doanh nghiệp áp mã HS chính xác để tối ưu hóa thuế, chuẩn bị các giấy phép cần thiết trước khi hàng về, và dự báo các rủi ro tiềm ẩn.

Sự tư vấn này là một giá trị gia tăng vô hình nhưng cực kỳ quan trọng. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tránh được những ách tắc không đáng có. Một hợp đồng ủy thác nhập khẩu tốt luôn đi kèm với dịch vụ tư vấn tận tâm.

>>Khám phá dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói giúp nhập hàng an toàn, tối ưu chi phí.

Lựa chọn đối tác ủy thác nhập khẩu uy tín từ PTN Logistics

PTN Logistics tự tin là người đồng hành đáng tin cậy nhất. Hiện thực hóa mọi cam kết trên giấy tờ thành kết quả thực tế thông qua một hợp đồng ủy thác nhập khẩu được thiết kế cho doanh nghiệp.

Đội ngũ nhân sự tận tâm và giàu kinh nghiệm

Công nghệ có thể hỗ trợ, nhưng con người mới là yếu tố tạo nên sự khác biệt. Đội ngũ chuyên viên của PTN Logistics không chỉ am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ mà còn thực sự tận tâm với từng lô hàng của khách.

PTN xem mỗi hợp đồng ủy thác nhập khẩu là một dự án quan trọng, đòi hỏi sự tập trung và chăm sóc tỉ mỉ. Chúng tôi sẵn sàng lắng nghe, giải đáp mọi thắc mắc và chủ động cập nhật tiến độ.

Cam kết minh bạch về hợp đồng và chi phí

Minh bạch là nguyên tắc cốt lõi của PTN Logistics. Trước khi ký kết, doanh nghiệp sẽ nhận được một báo giá dịch vụ ủy thác nhập khẩu chi tiết, phân tích rõ ràng cách tính phí dịch vụ ủy thác.

Chúng tôi cam kết liệt kê mọi các chi phí nhập khẩu hàng hóa có thể phát sinh, từ phí ủy thác nhập khẩu cố định, thuế nhập khẩu phải nộp, phí vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, cho đến phí kiểm tra chuyên ngành (nếu có). Mọi con số đều được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu, và hóa đơn GTGT cho hàng nhập khẩu ủy thác sẽ được xuất đầy đủ, đúng quy định.

Có mặt hàng phức tạp, cần nhiều giấy phép? Để lại thông tin, PTN Logistics sẽ thiết kế giải pháp riêng cho doanh nghiệp

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu không chỉ là một văn bản pháp lý mà là một giải pháp chiến lược toàn diện. Nó giúp doanh nghiệp loại bỏ rủi ro thủ tục, tối ưu chi phí nhân sự và tập trung hoàn toàn vào kinh doanh cốt lõi. Gọi ngay cho PTN Logistics để được tư vấn về hợp đồng được cá nhân hóa cho riêng bạn.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về hợp đồng dịch ủy thác nhập khẩu