Khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan xử như thế nào?

Khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan là lỗi nghiệp vụ phổ biến khiến doanh nghiệp đối mặt với chế tài xử phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP. Sai sót này không chỉ gây phát sinh tiền chậm nộp mà còn ảnh hưởng đến uy tín thông quan. Cùng PTN Logistics tìm hiểu để nắm vững quy trình xử lý AMA chuẩn xác và giải pháp phòng ngừa rủi ro hiệu quả nhất. 

Tầm quan trọng của tiêu chí “Ngày hàng đến” trong xuất nhập khẩu

Ngày hàng đến là mốc thời gian pháp lý quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và tính hợp lệ của hồ sơ. Việc xác định sai dẫn đến khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan sẽ gây ra chuỗi rủi ro dây chuyền cho doanh nghiệp.

Ngày hàng đến xác định tỷ giá tính thuế như thế nào?

Trong nghiệp vụ hải quan, tỷ giá tính thuế nhập khẩu được xác định dựa trên tỷ giá ngoại tệ mua vào theo hình thức chuyển khoản của Hội sở chính Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam tại thời điểm cuối ngày của ngày thứ năm tuần trước liền kề.

Tuy nhiên, mốc thời gian áp dụng tỷ giá lại phụ thuộc chặt chẽ vào ngày đăng ký tờ khai. Ngày này thường phải khớp với ngày hàng đến (đối với trường hợp khai báo sau khi hàng đến).

Khi doanh nghiệp khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan, hệ thống có thể ghi nhận sai thời điểm tỷ giá. Từ đó dẫn đến sai lệch trị giá tính thuế. Điều này đặc biệt nghiêm trọng khi biến động ngoại tệ lớn. Điều này khiến số thuế phải nộp thay đổi, tạo thành hành vi gian lận thuế vô ý.

Mối liên hệ giữa ngày hàng đến và thời hạn nộp tờ khai

Theo Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu là trước ngày hàng đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu.

Việc khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan sẽ làm sai lệch mốc tính thời hạn này. Nếu ngày khai báo thực tế vượt quá 30 ngày so với ngày hàng đến (do khai sai), doanh nghiệp sẽ bị phạt vi phạm hành chính về thời hạn làm thủ tục.

Ngược lại, việc khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan sớm hơn thực tế khi tàu chưa cập cảng (chưa có Manifest) cũng khiến tờ khai không thể thông quan. Nguyên nhân là do không khớp dữ liệu hệ thống.

Chưa rõ ngày hàng đến ảnh hưởng tỷ giá thế nào? Nhận tư vấn 1:1 miễn phí từ PTN Logistics.

Các trường hợp khai sai ngày hàng đến thường gặp

Thực tế vận hành cho thấy lỗi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan thường xuất phát từ sự bất đồng bộ dữ liệu giữa các bên liên quan hoặc lỗi thao tác chủ quan.

Sai sót do nhầm lẫn trên Bill of Lading

Trên vận đơn (Bill of Lading), thường tồn tại nhiều mốc thời gian như:

• On Board Date (ngày xếp hàng)
• Issue Date (ngày phát hành)
• ETA (ngày dự kiến đến)

Nhân viên chứng từ thiếu kinh nghiệm thường nhầm lẫn lấy ngày ETA trên Bill để khai báo. Việc này dẫn đến khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan. Cần lưu ý, ETA chỉ là dự kiến, không phải ngày thực tế tàu cập cảng.

Việc thiếu đối chiếu chứng từ kỹ lưỡng giữa vận đơn và thông báo hàng đến thực tế là nguyên nhân hàng đầu. Khi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan do lỗi này, việc giải trình thường phức tạp vì phải chứng minh sự không cố ý trong việc sử dụng dữ liệu sai lệch từ bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Sai sót do tàu delay nhưng chưa cập nhật manifest

Hãng tàu thường gửi thông báo hàng đến với ngày dự kiến cập cảng. Tuy nhiên, trong vận tải biển, tàu có thể bị delay hoặc đến sớm hơn. Doanh nghiệp căn cứ vào thông báo cũ để truyền tờ khai sẽ dẫn đến khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan.

Điểm mấu chốt nằm ở hệ thống e-manifest. Nếu hãng tàu chưa cập nhật lại ngày cập bến thực tế trên hệ thống một cửa quốc gia, hoặc đã cập nhật nhưng doanh nghiệp không kiểm tra lại mà vẫn giữ nguyên dữ liệu cũ. Khi đó lỗi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan là điều chắc chắn xảy ra.

Sự chênh lệch giữa Manifest và tờ khai là lỗi kỹ thuật phổ biến nhất chặn đứng quy trình thông quan tự động.

Xem ngay: Quy trình khai manifest và lưu ý quan trọng

Sai sót lỗi đánh máy chủ quan của nhân viên chứng từ

Áp lực thời gian và khối lượng công việc lớn khiến nhân viên XNK dễ mắc lỗi đánh máy khi nhập liệu vào phần mềm khai báo hải quan. Chỉ cần nhập sai một con số trong định dạng ngày tháng (DD/MM/YYYY), hệ thống sẽ ghi nhận lỗi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan.

Lỗi này tuy nhỏ nhưng hậu quả pháp lý lại tương đương với các lỗi nghiệp vụ khác.

Việc không rà soát lại trước khi cắm chữ ký số truyền tờ khai chính thức khiến lỗi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan bị đẩy lên hệ thống VNACCS/VCIS. Khi tờ khai đã được phân luồng, việc sửa chữa lỗi đánh máy này buộc phải thực hiện qua quy trình phức tạp hơn rất nhiều.

Khám phá: Dịch vụ hải quan uy tín tại PTN Logistics

Quy định xử phạt khi khai sai ngày hàng đến (Cập nhật NĐ 128/2020/NĐ-CP)

Chế tài xử phạt vi phạm hành chính hải quan đối với hành vi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan được quy định cụ thể tại Nghị định 128/2020/NĐ-CP, phân loại dựa trên hậu quả thực tế của hành vi.

Trường hợp 1: Khai sai dẫn đến thiếu thuế 

Nếu việc khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan làm thay đổi tỷ giá tính thuế theo hướng có lợi cho doanh nghiệp (làm giảm số thuế phải nộp). Hành vi này bị coi là khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp.

Theo Điều 9 Nghị định 128/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị phạt 10% số tiền thuế khai thiếu nếu tự phát hiện và khai bổ sung trước khi cơ quan hải quan kết luận kiểm tra.

Trường hợp bị cơ quan hải quan phát hiện khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan, mức phạt tăng lên 20% số tiền thuế khai thiếu. Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị áp dụng biện pháp ấn định thuế và buộc phải nộp đủ số tiền thuế thiếu vào ngân sách nhà nước.

Trường hợp 2: Khai sai không ảnh hưởng số thuế 

Trong trường hợp việc khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan không làm thay đổi số tiền thuế phải nộp (tỷ giá không đổi hoặc thuế suất bằng 0), doanh nghiệp vẫn bị xử phạt vi phạm quy định về khai hải quan.

Cụ thể, theo Khoản 3 Điều 8 Nghị định 128/2020/NĐ-CP, hành vi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan nhưng không ảnh hưởng đến số thuế sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng.

Đây là mức phạt cho lỗi không tuân thủ quy định về khai báo thông tin hồ sơ hải quan. Biện pháp khắc phục hậu quả bắt buộc là phải thực hiện khai sửa đổi, bổ sung tờ khai hải quan cho đúng với thực tế hàng về.

Cách tính tiền chậm nộp (0.03%/ngày) nếu phát sinh tăng thuế

Ngoài tiền phạt vi phạm hành chính, khi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan dẫn đến thiếu thuế, doanh nghiệp phải nộp tiền chậm nộp thuế.

Theo quy định hiện hành, mức tính tiền chậm nộp là 0,03%/ngày tính trên số tiền thuế khai thiếu. Thời gian tính chậm nộp được xác định từ ngày tiếp theo ngày phát sinh nghĩa vụ nộp thuế đến ngày doanh nghiệp nộp đủ số tiền thuế vào ngân sách.

Do đó, việc phát hiện sớm lỗi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan và thực hiện truy thu thuế càng sớm sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể số tiền chậm nộp này. Từ đó tránh phát sinh chi phí tài chính không đáng có.

Nhận báo giá dịch vụ khai thuê trọn gói của PTN Logistics

Hướng dẫn thủ tục khai bổ sung (AMA) khi phát hiện sai sót

Để khắc phục lỗi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục khai bổ sung (AMA) theo đúng quy trình kỹ thuật và pháp lý.

Thời điểm để khai bổ sung không bị phạt

Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), thời điểm thực hiện khai bổ sung sau thông quan quyết định việc doanh nghiệp có bị xử phạt hay không. Doanh nghiệp sẽ không bị xử phạt hành vi khai sai nếu:

• Phát hiện lỗi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan và khai bổ sung trước thời điểm cơ quan hải quan thông báo kiểm tra trực tiếp hồ sơ hải quan – Đối với tờ khai đang trong quá trình thông quan
• Trước khi có quyết định kiểm tra sau thông quan. Trừ trường hợp thiếu thuế thì nộp phạt 10% thay vì 20%

Do đó, ngay khi tờ khai hải quan nhập khẩu được phân luồng, cần rà soát ngay. Nếu phát hiện khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan, phải thực hiện AMA lập tức.

Quy trình thực hiện nghiệp vụ AMA trên hệ thống VNACCS

Quy trình sửa lỗi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan được thực hiện qua nghiệp vụ AMA trên hệ thống VNACCS/VCIS.

• Người khai hải quan truy cập phần mềm, chọn tờ khai cần sửa, sử dụng chức năng “Khai bổ sung thông quan” (IDA01/IDA).
• Tại ô thông tin ngày hàng đến, nhập lại dữ liệu chính xác.
• Lưu ý, tại phần ghi chú lý do, cần ghi rõ “Khai bổ sung do khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan theo thực tế Manifest”.
• Sau khi truyền tờ khai sửa đổi, hệ thống sẽ cấp số tờ khai bổ sung.

Doanh nghiệp cần theo dõi phản hồi từ hệ thống để biết tờ khai sửa đổi được chấp nhận tự động hay chuyển sang trạng thái chờ công chức hải quan kiểm tra và phê duyệt.

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị để giải trình với Chi cục Hải quan

Đối với các trường hợp khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan đã qua thời điểm được hệ thống tự động chấp nhận, hoặc tờ khai rơi vào luồng Vàng/Đỏ, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ giấy để giải trình. Bộ hồ sơ bao gồm:

• Công văn giải trình hải quan nêu rõ lý do khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan (do nhầm lẫn, hãng tàu delay…)
• Tờ khai sửa đổi (in từ phần mềm); Vận đơn (Bill of Lading)
• Thông báo hàng đến (Arrival Notice) và thông tin E-manifest để đối chiếu

Công chức hải quan sẽ thực hiện kiểm tra hồ sơ hải quan, so sánh thông tin giải trình với dữ liệu trên hệ thống. Nếu thông tin khớp, công chức sẽ duyệt AMA, hoàn tất việc sửa lỗi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan.

Quy trình AMA đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, mọi sai sót trong lần khai bổ sung sẽ khiến tình trạng hồ sơ trở nên phức tạp hơn.

Xem thêm: Các tin tức dịch vụ logistics quan trọng và thiết yếu

Lời khuyên từ chuyên gia Logistics để tránh sai sót

Việc thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ là giải pháp tối ưu để loại bỏ hoàn toàn lỗi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan.

Quy trình kiểm tra chéo (Checklist) trước khi truyền tờ khai

Để ngăn chặn lỗi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt với Checklist kiểm tra chéo. Trước khi truyền tờ khai chính thức, nhân viên chứng từ phải đối chiếu 3 nguồn dữ liệu:

• Ngày trên Arrival Notice
• Ngày ETA trên Website hãng tàu
• Ngày cập bến thực tế trên hệ thống E-manifest Tổng cục Hải quan

Đặc biệt lưu ý mã loại hình nhập khẩu và luồng tờ khai dự kiến để có sự chuẩn bị phù hợp. Chỉ khi 3 dữ liệu này trùng khớp mới tiến hành khai báo.

Vai trò của đơn vị dịch vụ Logistics trong việc rà soát rủi ro

Đối với các doanh nghiệp chưa có bộ phận pháp chế chuyên sâu, việc thuê đại lý thủ tục hải quan hoặc sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan chuyên nghiệp là giải pháp an toàn.

Các đơn vị cung cấp thủ tục hải quan trọn gói thường có đội ngũ chuyên gia am hiểu tường tận về tư vấn thủ tục xuất nhập khẩu và quy trình rà soát rủi ro logistics. Họ sử dụng phần mềm chuyên dụng và có kinh nghiệm xử lý các tình huống tàu delay, đổi cảng.

Nhờ đó giúp doanh nghiệp tránh được lỗi khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan. Hơn nữa, nếu có sự cố, đơn vị dịch vụ sẽ thay mặt doanh nghiệp thực hiện giải trình.

PTN Logistics: Đối tác chiến lược kiểm soát rủi ro hải quan

PTN Logistics cung cấp giải pháp thông quan uy tín, cam kết sự chính xác tuyệt đối về dữ liệu chứng từ và thời gian xử lý. Từ đó giúp doanh nghiệp an tâm trước các quy định pháp luật.

Năng lực xử lý nghiệp vụ AMA và giải trình hải quan

Không chỉ mạnh về phòng ngừa, PTN Logistics sở hữu đội ngũ nhân sự am hiểu Nghị định 128/2020/NĐ-CP và Thông tư 38/2015/TT-BTC.

Trong trường hợp khách quan bất khả kháng dẫn đến việc khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan, chúng tôi trực tiếp tham vấn, soạn thảo công văn giải trình. Đồng thời thực hiện nghiệp vụ AMA nhanh chóng trên hệ thống VNACCS.

Kinh nghiệm thực chiến xử lý hàng nghìn lô hàng khó giúp PTN tối ưu hóa thời gian giải tỏa hàng, giảm thiểu tối đa các khoản phạt vi phạm hành chính hay rủi ro cưỡng chế thuế. Sự am hiểu quy trình nội bộ từng Chi cục Hải quan là lợi thế cạnh tranh cốt lõi giúp việc xử lý sự cố diễn ra mượt mà và hợp pháp.

Cam kết tối ưu chi phí và bảo vệ uy tín doanh nghiệp

Hậu quả của việc khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan không chỉ dừng lại ở tiền phạt mà còn là rủi ro bị phân luồng Đỏ. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ đánh giá tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.

PTN Logistics cam kết đồng hành cùng khách hàng xây dựng hồ sơ năng lực “sạch”, duy trì tỷ lệ luồng Xanh bền vững. Dịch vụ khai thuê trọn gói bao gồm cả tư vấn mã HS và trị giá tính thuế. Nhờ đó mang lại sự an tâm tuyệt đối về mặt tài chính.

Đừng bỏ lỡ: Cách khai tờ khai hải quan nhanh chóng và chính xác

Hệ thống theo dõi lô hàng Real-time hỗ trợ 24/7

PTN Logistics cập nhật liên tục trạng thái tàu và hàng hóa theo thời gian thực (Real-time). Khách hàng chủ động nắm bắt mọi thay đổi về ETA (ngày dự kiến) và Actual Arrival Date (ngày thực tế). Từ đó loại bỏ hoàn toàn nguy cơ khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan do thông tin chậm trễ.

Đội ngũ Support 24/7 sẵn sàng xử lý các tình huống phát sinh ngay cả ngoài giờ hành chính. Việc này giúp đảm bảo tờ khai luôn được xử lý đúng hạn quy định của Luật Quản lý thuế.

Tóm lại khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan là rủi ro pháp lý cần được kiểm soát chặt chẽ ngay từ khâu chứng từ. Việc rà soát kỹ lưỡng E-manifest sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt và chậm nộp không đáng có. Liên hệ PTN Logistics để được hỗ trợ rà soát hồ sơ chuyên sâu, đảm bảo quy trình thông quan diễn ra thuận lợi và an toàn tuyệt đối. 

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến khai sai ngày hàng đến trên tờ khai hải quan