Cách nhập hàng Trung Quốc chính ngạch: Hướng dẫn chi tiết

Nhập hàng Trung Quốc chính ngạch là lựa chọn chiến lược để tham gia vào lĩnh vực thương mại quốc tế một cách chuyên nghiệp. Không giống hình thức nhập khẩu tiểu ngạch tiềm ẩn rủi ro pháp lý, phương pháp này đảm bảo sự ổn định, minh bạch và cho phép vận chuyển số lượng lớn. Tìm hiểu cùng PTN Logistics để đưa ra quyết định kinh doanh an toàn nhất.

Nhập hàng Trung Quốc chính ngạch là gì? 

Để kinh doanh bền vững trong lĩnh vực thương mại quốc tế, việc hiểu rõ bản chất và lợi ích của các phương thức nhập hàng là bước đi đầu tiên và quan trọng nhất.

Định nghĩa “chính ngạch” trong lĩnh vực xuất nhập khẩu

Hiểu một cách đơn giản, “chính ngạch” là hình thức giao thương chính thức, được pháp luật công nhận và bảo vệ. Nhập hàng Trung Quốc chính ngạch đòi hỏi hợp đồng mua bán quốc tế rõ ràng. Đồng thời chuẩn bị đầy đủ chứng từ hợp lệ, khai báo hải quan theo quy định.

Toàn bộ lô hàng khi nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc sẽ đi qua các cửa khẩu quốc tế. Điều này đảm bảo sự minh bạch và hợp pháp tuyệt đối. Việc nhập hàng chính ngạch từ Trung Quốc là nền tảng bắt buộc cho các doanh nghiệp muốn phát triển kinh doanh một cách bài bản và an toàn.

So sánh nhanh giữa nhập khẩu chính ngạch và tiểu ngạch 

Điểm khác biệt cốt lõi khi tiến hành so sánh chính ngạch và tiểu ngạch nằm ở tính pháp lý và quy mô.

Tiêu chí	Nhập khẩu chính ngạch	Nhập khẩu tiểu ngạch
Tính pháp lý	An toàn tuyệt đối, minh bạch, đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.	Tiềm ẩn rủi ro về pháp lý, hàng hóa thường không có hóa đơn.
Quy mô & Số lượng	Cho phép vận chuyển số lượng lớn.	Thường áp dụng cho số lượng nhỏ, lẻ.
Mức độ ổn định	Ổn định, đảm bảo thông quan.	Không ổn định, rất dễ bị ách tắc tại biên giới.
Quy trình & Thủ tục	Quy trình chặt chẽ, chuyên nghiệp.	Quy trình linh hoạt, thủ tục đơn giản hơn.
Chi phí	Minh bạch mọi chi phí.	Chi phí ban đầu thấp, nhưng có thể phát sinh chi phí không lường trước.
Bản chất	Lựa chọn chiến lược, an toàn và chuyên nghiệp.	Linh hoạt, phù hợp cho việc đi hàng nhỏ lẻ, nhưng rủi ro cao.

Liên hệ PTN Logistics ngay để được tư vấn và tìm ra giải pháp nhập khẩu tối ưu nhất

Quy trình các bước nhập hàng Trung Quốc chính ngạch 

Để đảm bảo quá trình nhập hàng Trung Quốc chính ngạch diễn ra thuận lợi, an toàn và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần nắm vững quy trình chuyên nghiệp. Việc tuân thủ đúng các bước không chỉ giúp tối ưu chi phí, thời gian mà còn khẳng định sự uy tín trên thương trường.

Bước 1: Ký kết hợp đồng ngoại thương

Đây là nền tảng pháp lý vững chắc, ràng buộc trách nhiệm giữa bên mua và bên bán. Một hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) chi tiết sẽ là công cụ bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp, ngăn ngừa các tranh chấp phát sinh.

Hợp đồng cần quy định rõ các điều khoản về tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, và đặc biệt là điều khoản Incoterms.

Việc lựa chọn điều kiện giao hàng phù hợp (như FOB, CIF, EXW) sẽ xác định chính xác thời điểm chuyển giao rủi ro và trách nhiệm chi phí vận chuyển giữa hai bên, là yếu tố then chốt trong thương mại quốc tế.

Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu (nếu cần)

Không phải tất cả mặt hàng đều được tự do nhập khẩu. Đối với các sản phẩm thuộc danh mục quản lý đặc biệt của nhà nước (ví dụ: thiết bị y tế, thực phẩm chức năng, hóa chất, giống cây trồng), doanh nghiệp bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu từ các cơ quan có thẩm quyền trước khi hàng về.

Quá trình này thường yêu cầu thực hiện kiểm tra chuyên ngành để đảm bảo hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng, an toàn, vệ sinh. Việc chủ động chuẩn bị sớm sẽ giúp quá trình nhập hàng Trung Quốc chính ngạch không bị gián đoạn.

Bước 3: Thực hiện thanh toán quốc tế

Nghĩa vụ thanh toán phải được thực hiện theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng. Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức thanh toán quốc tế (T/T, L/C) phù hợp nhất.

• Chuyển tiền bằng điện (Telegraphic Transfer – T/T) có ưu điểm là nhanh gọn, chi phí thấp nhưng tiềm ẩn rủi ro cho bên mua.
• Thư tín dụng (Letter of Credit – L/C) do ngân hàng phát hành sẽ đảm bảo an toàn cho cả hai bên nhưng quy trình phức tạp và tốn nhiều chi phí hơn.

Lựa chọn phương thức nào phụ thuộc vào giá trị đơn hàng và mức độ tin cậy với đối tác.

Tìm hiểu thêm: Dịch vụ xuất nhập khẩu là gì trong chuỗi cung ứng

Bước 4: Thuê đơn vị vận chuyển quốc tế

Sau khi nhà cung cấp hoàn tất việc sản xuất và đóng gói, doanh nghiệp cần liên hệ với một công ty giao nhận vận tải (Forwarder) uy tín để tổ chức vận chuyển hàng từ Trung Quốc về Việt Nam.

Tùy thuộc vào khối lượng, tính chất hàng hóa và yêu cầu về thời gian, có thể lựa chọn

• Đường biển: chi phí rẻ, phù hợp hàng lớn
• Đường bộ: linh hoạt, nhanh qua các cửa khẩu
• Đường hàng không: tốc độ cao cho hàng giá trị

Việc lựa chọn đúng đối tác logistics là yếu tố sống còn trong quá trình nhập hàng Trung Quốc chính ngạch để đảm bảo an toàn và tối ưu chi phí.

Bước 5: Nhận bộ chứng từ hàng hóa từ người bán

Bộ chứng từ rất quan trọng đối với lô hàng, là cơ sở để khai báo hải quan và thực hiện các thủ tục liên quan. Người bán có trách nhiệm gửi cho người mua bộ chứng từ gốc, đầy đủ và chính xác.  Các giấy tờ không thể thiếu bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói chi tiết (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form E)

Để PTN Logistics lo trọn gói thủ tục nhập khẩu, bạn chỉ cần tập trung vào kinh doanh.

Bước 6: Khai báo và làm thủ tục hải quan

Đây là khâu nghiệp vụ cốt lõi, yêu cầu tính chính xác tuyệt đối. Doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục hải quan bằng cách chuẩn bị hồ sơ và truyền tờ khai qua hệ thống khai báo hải quan điện tử (VNACCS/VCIS).

Việc quan trọng nhất là phải tra cứu và áp mã HS code cho sản phẩm một cách chính xác, vì nó quyết định trực tiếp đến thuế suất và chính sách quản lý.

Sai sót ở bước này khi nhập hàng Trung Quốc chính ngạch có thể dẫn đến việc bị phạt hành chính, thậm chí là truy cứu trách nhiệm hình sự.

Bước 7: Kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu có yêu cầu)

Sau khi truyền tờ khai, hệ thống hải quan sẽ tự động phân luồng:

• Luồng xanh: miễn kiểm tra, thông quan ngay
• Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ chứng từ
• Luồng đỏ: kiểm tra  hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa

Quá trình kiểm tra phải được thực hiện minh bạch, đúng quy định để đảm bảo lô hàng được xử lý nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi không đáng có.

Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thông quan

Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp đầy đủ các loại thuế theo quy định. Bao gồm thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu (và một số loại thuế khác nếu có như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường).

Số tiền thuế được tính dựa trên trị giá tính thuế của hàng hóa và thuế suất tương ứng với mã HS đã khai báo. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính, hệ thống sẽ xác nhận và cấp phép thông quan hàng hóa.

Đây là bước cuối cùng để lô hàng được chính thức công nhận đủ điều kiện lưu thông tại thị trường Việt Nam sau quy trình nhập hàng Trung Quốc chính ngạch.

Bước 9: Vận chuyển hàng về kho và kiểm tra

Khi đã có lệnh giao hàng (D/O) và tờ khai được thông quan, doanh nghiệp có thể tiến hành điều xe vận chuyển hàng từ cảng hoặc cửa khẩu về kho của mình.

Tại bước này, cần thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, tình trạng bao bì và chất lượng sơ bộ của sản phẩm so với phiếu đóng gói và đơn đặt hàng.

Việc kiểm tra cẩn thận giúp phát hiện sớm các sai sót hoặc tổn thất (nếu có) trong quá trình vận chuyển để có cơ sở làm việc với các bên liên quan như nhà cung cấp hoặc công ty bảo hiểm.

Bước 10: Lưu trữ hồ sơ, chứng từ sau thông quan

Hoạt động nhập khẩu chưa kết thúc khi hàng về đến kho. Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải lưu trữ toàn bộ hồ sơ của lô hàng (hợp đồng, hóa đơn, tờ khai, chứng từ nộp thuế, C/O, giấy phép,…) trong thời gian tối thiểu 5 năm.

Việc lưu trữ đầy đủ và khoa học không chỉ phục vụ cho công tác kế toán nội bộ mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để giải trình với cơ quan thuế và hải quan trong các đợt kiểm tra sau thông quan.

Đây là bước cuối cùng, hoàn tất quy trình nhập hàng Trung Quốc chính ngạch một cách chuyên nghiệp.

Khám phá ngay: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Những loại thuế, phí phải nộp khi nhập hàng Trung Quốc chính ngạch

Minh bạch chi phí là một trong những ưu điểm lớn nhất của nhập khẩu chính ngạch. Giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch nhập hàng Trung Quốc chính ngạch. Dưới đây là các loại thuế và phí chính bạn cần nắm rõ.

Thuế nhập khẩu

Đây là loại thuế đầu tiên và quan trọng nhất khi nhập hàng Trung Quốc chính ngạch. Về cơ bản, cách tính thuế nhập khẩu là lấy trị giá tính thuế của lô hàng nhân với thuế suất tương ứng của mặt hàng đó.

Mức thuế suất này phụ thuộc vào mã HS code của sản phẩm. Một lợi ích lớn là doanh nghiệp có thể hưởng mức thuế suất ưu đãi đặc biệt (thường là 0%) nếu cung cấp được C/O form E hợp lệ theo hiệp định ACFTA.

Thông quan hàng hóa nhanh chóng và không rủi ro cùng đội ngũ chuyên gia của PTN Logistics.

Thuế giá trị gia tăng (VAT)

Sau khi nộp thuế nhập khẩu, doanh nghiệp sẽ tiếp tục nộp thuế giá trị gia tăng (VAT) cho hàng nhập khẩu. Đây là loại thuế bắt buộc đối với hầu hết hàng hóa khi nhập hàng Trung Quốc chính ngạch. Cách tính là:

• Trị giá tính thuế + Thuế nhập khẩu) x Thuế suất VAT

Mức thuế suất VAT phổ biến hiện nay là 8% hoặc 10% tùy mặt hàng. Ưu điểm của hình thức chính ngạch là khoản thuế VAT này sẽ được nhà nước hoàn lại hoặc khấu trừ vào thuế VAT đầu ra. Điều này giúp doanh nghiệp cân đối dòng tiền và tối ưu hóa tài chính.

Các loại phí khác khi nhập hàng Trung Quốc chính ngạch

Bên cạnh hai loại thuế chính, tổng chi phí logistics khi nhập hàng Trung Quốc chính ngạch còn bao gồm nhiều khoản phí khác. Trong đó có các khoản local charges (phí địa phương) tại cảng đến như phí chứng từ, phí xếp dỡ.

Ngoài ra, nếu hàng hóa không được thông quan và lấy đi kịp thời, có thể phải trả thêm phí lưu kho, lưu bãi tại cảng hoặc sân bay.

Hợp tác với đơn vị logistics chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp nhận báo giá trọn gói. Quá trình này minh bạch các khoản phí, tránh phát sinh chi phí ẩn không đáng có khi nhập hàng Trung Quốc chính ngạch.

Tại sao nên hợp tác với một công ty dịch vụ logistics chuyên nghiệp?

Hợp tác với một công ty logistics chuyên nghiệp là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình nhập hàng Trung Quốc chính ngạch.

Tiết kiệm thời gian và chi phí ẩn

Một công ty logistics uy tín sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và các chi phí ẩn trong quá trình nhập hàng Trung Quốc chính ngạch.

Họ có kinh nghiệm để xử lý nhanh các thủ tục phức tạp, giúp tránh các khoản phạt do chậm trễ. Với vai trò là một đơn vị forwarder, họ còn có mạng lưới đối tác vận tải rộng lớn. Việc này tạo thuận lợi để lựa chọn phương án vận chuyển tối ưu nhất về chi phí và thời gian

Đảm bảo tính chính xác của thủ tục, tránh phạt và rủi ro pháp lý

Sai sót trong việc khai báo hải quan khi nhập hàng Trung Quốc chính ngạch có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như:

• Bị phạt hành chính
• Truy thu thuế
• Tạm giữ lô hàng…

Một đại lý hải quan chuyên nghiệp sẽ thay mặt thực hiện các nghiệp vụ này với độ chính xác cao nhất. Từ việc áp mã HS, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ cho đến việc hoàn thành tờ khai.

Tìm hiểu: Các quy trình nhập khẩu hàng hoá chi tiết nhất

PTN Logistics – Giải pháp nhập hàng Trung Quốc chính ngạch toàn diện và an toàn

PTN Logistics mang đến một giải pháp toàn diện, đóng vai trò là người đồng hành đáng tin cậy. Giúp quá trình nhập hàng Trung Quốc chính ngạch trở nên an toàn, minh bạch và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Dịch vụ trọn gói từ A-Z

Thay vì phải tự mình thực hiện các bước nhập hàng Trung Quốc chính ngạch phức tạp, PTN Logistics cung cấp dịch vụ hải quan trọn gói, thay bạn xử lý toàn bộ quy trình.

Đội ngũ nhân sự của PTN sẽ đảm nhận từ khâu tìm kiếm và xác minh nhà cung cấp uy tín, hỗ trợ đàm phán, tư vấn ký kết hợp đồng ngoại thương, thực hiện thanh toán quốc tế an toàn, cho đến việc vận chuyển và hoàn tất thủ tục hải quan.

Giải pháp linh hoạt cho mọi tình huống phức tạp

Thực tế nhập khẩu luôn phát sinh những tình huống không lường trước. Một trong những vấn đề thường gặp là nhà cung cấp không có chức năng xuất khẩu.

Với PTN Logistics, đây không phải là rào cản. Chúng tôi cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu, đứng ra làm thủ tục thay cho nhà cung cấp của bạn. Đảm bảo lô hàng vẫn được thông quan chính ngạch một cách hợp pháp.

Tóm lại, nhập hàng Trung Quốc chính ngạch bao gồm một quy trình nhiều bước phức tạp, đòi hỏi chuyên môn cao để xử lý. Thay vì tự mình thực hiện, việc lựa chọn một đối tác tin cậy sẽ giúp tối ưu hóa nguồn lực cho doanh nghiệp. Liên hệ PTN Logistics để trải nghiệm dịch vụ trọn gói từ A-Z, giúp bạn hoàn toàn yên tâm tập trung vào kinh doanh.

Thông tin liên hệ 

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

Các câu hỏi thường gặp về nhập hàng Trung Quốc chính ngạch